Schau dir dieses Bild an. In den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen gibt es viele Problemumgehungen, die das Handeln der Mitarbeiter vereinfachen können, ohne die Regeln zu verletzen. Aber wie sehen Manager diese Realität im Unternehmen?
Am einfachsten ist es, Berater zu kontaktieren. Was bietet der Beratungsmarkt heute, um dieses Problem zu lösen? Führen Sie Interviews mit Mitarbeitern durch und finden Sie heraus, wie sie ihre Prozesse subjektiv sehen. Und sie können es wie den linken Pfad im Bild sehen. Oder sie wissen nicht einmal, wie dieser Weg sein sollte. Das Problem stellt sich: Wie kann man die objektive Realität sehen und nicht die Sichtweise eines Menschen? Dies gilt für alle Geschäftsprozesse - Beschaffung, Vertrieb, Logistik usw.
In der SAP-Produktlinie gibt es eine separate SAP Process Mining-Lösung, mit der Sie die "digitalen Schritte" der Mitarbeiter des Unternehmens anzeigen können. Tatsächlich können Sie jeden Prozess in jedem Informationssystem anzeigen, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -standards durch die Mitarbeiter verfolgen und verschiedene Referenzmodelle verfolgen. Die Größe des Unternehmens spielt hier keine Rolle - Hauptsache, der Prozess selbst wird digitalisiert und nicht auf Papier gewickelt.
In der obigen Abbildung startet der Benutzer beispielsweise Transaktionen beim Erstellen eines Kundenauftrags. Er erstellt eine Bestellung, erstellt eine Sendung aus dem Lager, sendet sie an den Kunden, gibt ihm die Rechnung und erhält die Zahlung. Bitte beachten Sie, dass zu dem Zeitpunkt, an dem der Benutzer Transaktionen im System ausführt, ein Transaktionsprotokoll darin angezeigt wird. Es zeigt an, dass ein bestimmter Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Bestellnummer erstellt, den Preis und die Lieferadresse geändert, solche und solche Dokumente geändert hat usw.
Und solche Protokolle können von jedem System, einschließlich selbst geschriebener, bis hin zu Textdateien und Excel gesammelt werden. Die SAP Process Mining-Lösung verfügt über eigene interne Algorithmen, mit denen Protokolle erfasst und in Diagramme umgewandelt werden können. Dies sind visuelle Bilder (siehe Abbildung 3), die zeigen, wie der Prozess wirklich aussieht, ohne dass jemand ihn interpretiert.
Abb. 3
Infolgedessen können Sie bei jedem Projekt Engpässe feststellen. Zum Beispiel haben sich Bestellungen irgendwo angesammelt. Der Manager kann sie nicht schnell verarbeiten. Die Frage ist - warum? Entweder sind nicht genügend Ressourcen vorhanden, oder der Prozess selbst ist methodisch so strukturiert, dass Sie viel Zeit aufwenden müssen.
In Abbildung 4 sehen wir eine grafische Darstellung des Prozesses „Bearbeitung eines Kreditantrags“. Jeder rote Ball ist ein Kreditantrag. Die Größe des Balls wird durch den Wert des Kreditantrags bestimmt (für welchen Betrag der Antragsteller Ansprüche geltend macht). Wenn wir uns die Grafik ansehen, sehen wir, dass zwischen einigen Aktivitäten Warteschlangen von Bällen gebildet werden - rote Linien. Dies deutet darauf hin, dass sich Anträge zu einem bestimmten Zeitpunkt zwischen den Phasen ansammeln oder eine lange Bearbeitungszeit benötigen. Die Gründe können unterschiedlich sein: Mangel an Ressourcen, Personal, Besonderheiten der Regulierungsprozesse, Qualifikation der Mitarbeiter und andere Gründe.
Abb. 4
Engpässe werden übrigens in der Beschaffung perfekt dargestellt. Insbesondere in einer Niederlassung mit mehreren Niederlassungen, in der dieser Prozess in jeder Abteilung unterschiedlich sein kann. Solche Prozesse nehmen historisch Gestalt an - es kann unterschiedliche Informationssysteme geben, Prozesse werden nach verschiedenen Methoden ausgeführt. In einer solchen Situation möchte die Muttergesellschaft sie früher oder später zu einer einzigen Vorlage zusammenfassen, damit die Steuerung einfacher ist. Ziel von Process Mining ist es, den Unterschied zwischen dem Filialprozess und dem Benchmark aufzuzeigen und aufzuzeigen, was getan werden muss, um die Prozesse in den Filialen auf einen einzigen Standard zu bringen. Abbildung 5 zeigt ein Beispiel für einen Vergleich zweier Zweige: rechts - die Referenz, links - muss geändert werden.
Abb.5
Process Mining ist für Roboteraufgaben anwendbar. Mit dieser Prozesssteuerungsmethode können Sie sehen, wo es viele Routineaufgaben gibt, und darüber nachdenken, wie sie robotisiert werden können.
Beispielsweise passt ein Unternehmen häufig die Preise für Bestellungen von bestimmten Lieferanten und für bestimmte Materialgruppen an. Und wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter damit, die Preise für 145.000 Bestellungen pro Jahr anzupassen, was jeweils 40 Minuten dauert? Wie viel Zeit und Ressourcen können eingespart werden, wenn dieser Arbeitsaufwand um mindestens 30% reduziert wird? Wie viel wird die Dauer des Beschaffungszyklus verkürzt, wenn dieser Prozess robotergesteuert ist? Infolgedessen steht es den Mitarbeitern frei, analytische und Managementaufgaben zu lösen. Abbildung 6 zeigt eine Tabelle mit einer Liste von Lieferanten, für die eine große Anzahl manueller Anpassungen vorgenommen wurde.
Abb.6
Mit Process Mining können Sie Szenarien mit Betrug (Betrug) "fangen". Angenommen, in der Firma hat jeder Manager ein bestimmtes Verkaufsgebiet mit Geschäften, in denen Waren verkauft werden können. Auf der Ebene des NSI-Systems wird diese Verbindung festgelegt und dann an das CRM-System und das Berichtssystem übertragen.
Was passiert am Ende des Jahres? Der Verkäufer betritt dieses System und trennt mehrere Geschäfte, in denen er die Waren nicht verkaufen konnte. Und es stellt sich heraus, dass sein Verkaufsplan jetzt nicht zu 80%, sondern zu 100% abgeschlossen ist. Er erhält einen Bonus, weil er seinen Plan gemacht hat. Die Zeit vergeht, das neue Jahr beginnt und er fügt sich diese beiden Geschäfte wieder hinzu. Nach einer internen Untersuchung mit Process Mining stellte sich heraus, dass Manager und ihre Kollegen Zugriffsrechte auf das System hatten, Daten ändern und Anpassungen vornehmen konnten. Ein Beispiel für einen Bericht zur Verwaltung von Rechten und Befugnissen ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Abb. 7
In den folgenden Artikeln über Process Mining werden wir über Verkaufs- und Forderungsszenarien sprechen, Anwendungsbeispiele in den Beschaffungs- und Zahlungsprozessen analysieren und mit einem unserer Partner eine detaillierte Überprüfung der Datenintegration und des Uploads durchführen.
Die Autoren des Artikels: Ekaterina Tyuleneva, SAP Business Solutions Architect, und Fedor Pavlov, Experte für SAP Platform Solutions.