Projektkosten mit Earned Value Management verwalten

Wie man die Wirksamkeit der Umsetzung von Projektplänen misst und überwacht - solche Probleme bereiten ihren Führungskräften ständig Kopfschmerzen. Es gibt viele Ansätze zur Lösung dieser Probleme. In diesem Artikel werden wir die Hauptelemente der Earned Value Management (EVM) -Technik betrachten, die überall in US-Projekten verwendet wird, und wir werden erst mit der Aktualisierung des Praxisstandards für Earned Value Management (PMI) im Projektmanagement immer beliebter. (2012 habe ich bereits in einer Zeitschrift geschrieben, die in engen Kreisen darüber bekannt ist.) Sie können herausfinden, wie EVM verwendet wird, und in den Kommentaren diskutieren wir, wer es war und wie es aus Erfahrung heraus funktioniert hat.

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Wichtige Projektpunkte

Jeder Manager möchte ein klares Verständnis des Status seines Projekts und Antworten auf Fragen, ob das Projekt hinter dem Umsetzungsplan zurückbleibt oder davor liegt, wie effizient Ressourcen eingesetzt werden, ob das Budget überschritten wird oder Einsparungen erzielt werden. Wie hoch sind die Kosten für die verbleibende Arbeit? Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen Sie jede Komponente und jeden Prozess sorgfältig verwalten. Der Projektmanager benötigt ständiges Feedback, um mögliche Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu lösen, alles pünktlich zu erledigen und das Budget einzuhalten.

Die Earned Value Management-Technologie hilft bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. Es integriert eine Analyse des gesamten Arbeitsumfangs des Projekts mit einem Arbeitsplan und den Kosten seiner Umsetzung. Dank ihr ist es möglich, die Hauptkennzahlen des Projektstatus zu beobachten und die reale Situation zu bewerten, wobei die erforderlichen Anpassungen des Managements vorgenommen werden.

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EVM-Arbeit aufbauen

Sie sind führend und haben sich für Earned Value Management entschieden. Sprechen Sie über die praktischen Schritte, die Sie unternehmen müssen. Zuerst Projektplanung, dann Messung und Analyse des Arbeitszeitpunkts und ihrer Kosten als Umsetzung von Projektaufgaben.

Planen

Wir bestimmen den vollen Arbeitsumfang: Was soll entwickelt und an den Kunden geliefert werden? Der Band ist im Inhalt der Arbeit angegeben (Leistungsbeschreibung, SOW), wir haben diesen Begriff mit den üblichen Namen - Leistungsbeschreibung, technische / funktionale Anforderungen. Darauf aufbauend wird ein Projektdurchführungsplan erstellt und die Kosten berechnet. Der Anfang ist einfach, alles ist wie bei einem Klassiker.

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Jede Arbeit ist in Teilaufgaben unterteilt, die eine bessere Kontrolle über die Umsetzung des Plans ermöglichen - die Arbeit wird zerlegt. Nicht umsonst wird "der Elefant in Teilen gefressen".

Die hierarchische Arbeitsstruktur (ISR, Projektstrukturplan, PSP) ermöglicht es Ihnen, das Projekt auf überschaubare Teile zu verfeinern - Elemente, die den gesamten Arbeitsaufwand abdecken. Die Blätter des PSP-Baums werden immer detaillierter.

Die hierarchische Struktur der Arbeit zur Erstellung eines Softwareprodukts

Jetzt definieren wir die Auftragnehmer und ihre Verantwortungsbereiche - wir bereiten die Organisationsstruktur des Projektteams vor (OS, Organisationsstrukturplan, OBS).

Organisationsstruktur des Projektteams

Danach stärken wir die Kontrolle über das Projekt und legen Kontrollpunkte fest. Für sie bestimmen wir den Arbeitsaufwand, das Budget und den Arbeitsplan selbst. Bei der Durchführung von Kontrollmaßnahmen werden wir uns in Zukunft zunächst diese Punkte ansehen, um das genutzte Volumen und die tatsächlich angefallenen Kosten zu analysieren.

Die Verantwortung für diese Punkte, die Rollen der Teilnehmer sind in der Verantwortlichkeitszuweisungsmatrix (RAM) angegeben - wir überschneiden PSP (Arbeitsumfang, Beantwortung der Frage „Was ist zu tun?“) Und OBS (Projektteilnehmer, Beantwortung der Frage „Wer ist verantwortlich?“ für die Erledigung der Aufgabe? ”), wodurch die für die Kontrollpunkte Verantwortlichen identifiziert werden. Eine verantwortliche Person kann für mehrere Kontrollpunkte verantwortlich sein, ein Kontrollpunkt kann jedoch nicht von mehreren verantwortlichen Personen kontrolliert werden.

In dieser Abbildung sind die Kontrollpunkte gelb hervorgehoben.

Haltepunkte definieren

Wir erstellen den Hauptplan für die Projektumsetzung (integrierter Masterplan, IMS). Im Plan unterteilen wir alle Aufgaben in Phasen der Aufgabenausführung (bis zur untersten Ebene des PSP) mit Angabe ihrer Dauer und ihrer logischen Verbindungen. Markieren Sie dann das Budget für jede Aufgabe.

Projektmasterplan

Wir machen ein Budget

Um Earned Value Management nutzen zu können, muss der Arbeitsplan in die geplanten Projektkosten integriert werden. Ganz am Ende der IMS-Planung (ich kann es dann nur empfehlen) müssen Sie ein Budget entwickeln. Das Budget sollte klar an die Zeitintervalle für die Erledigung von Aufgaben gebunden sein, um zu verstehen, wann und wie viel Budget ausgegeben wird.

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Das Projektbudget ist eines der Hauptelemente des Earned Value Managements. Es wird berücksichtigt:

• In den geplanten Gesamtkosten (Budget at Completion, BAC) sind die Managementreserven nicht enthalten.
• in geplanten Werten - das geplante Volumen (geplanter Wert, PV oder geplante Kosten der geplanten Arbeit, geplante Kosten der geplanten Arbeit, BCWS);
• in "gemasterten" Werten - das gemasterte Volumen (Earned Value, EV) - die Reflexion der geplanten Kosten der tatsächlich abgeschlossenen Arbeit für einen bestimmten Zeitraum; manchmal wird es auch als budgetierte Arbeitskosten (BCWP) bezeichnet;
• in tatsächlichen Begriffen die tatsächlichen Kosten der durchgeführten Arbeit (tatsächliche Kosten, AC oder tatsächliche Kosten der durchgeführten Arbeit, ACWP).

Projektentwicklungsoption. Beispiel EV, PV und AC anzeigen

Aus dem obigen Beispiel kann ich die Situation im Projekt ersehen - die analytische Arbeitseinheit wurde im Voraus durchgeführt, aber ab dem Zeitpunkt, an dem die Anforderungen vereinbart wurden, begann die Abweichung vom Plan, auch in der Entwicklung ...

Die Summe aller Budgets der Meilensteine ​​und des nicht zugewiesenen Budgets ist die Grundstufe der Leistungsmessung (PMB). Dies ist für uns nützlich, um die Kosten bei der Umsetzung des Arbeitsplans zu vergleichen.

Sie können die in beliebigen Maßeinheiten verwendeten Ressourcen messen (z. B. in Arbeitsstunden, im monetären Äquivalent der verwendeten Ressourcen, aus denen das Budget besteht usw.).

Betrachten Sie die Grundprinzipien der EVM-Technik:

• Falls die Aufgabe abgeschlossen ist, entspricht das ausgezahlte Volumen dem Budget dieser Aufgabe.
• Wenn die Aufgabe noch nicht begonnen hat, ist das ausgezahlte Volumen Null.
• Wenn die Aufgabe fortgesetzt wird, entspricht das gemasterte Volumen seinem Budget multipliziert mit dem Prozentsatz seiner Fertigstellung.

Fortschritt messen

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Es gibt verschiedene grundlegende Ansätze, um den Fortschritt einer Aufgabe zu bestimmen.

Feste Formel
Praktisch für kleine Aufgaben. Ein Beispiel für diesen Ansatz ist die 50/50-Methode, bei der 50% des Abschlusses von Aufgaben zu Beginn ihrer Ausführung und die restlichen 50% nach Abschluss angezeigt werden. Alternative Formeln 25/75 und 0/100 können verwendet werden. Mein Lieblingsverhältnis ist 10/70/20 (Beginn der Arbeit, signifikante Fertigstellung der Aufgabe und Abschluss ihrer Aufgabe), damit ich den dreistufigen Bewertungsprozess durchlaufen kann: 0% → 10% → 80% → 100%.

Gewichtete Kontrollpunkte und
Wirksam für lange Aufgaben, wenn Zwischenergebnisse vorliegen. Die Aufgabe ist in Teile unterteilt. Das Ende jedes Teils ist ein Meilenstein. Nach Erreichen jedes Meilensteins wird der Aufgabe ein angemessener Prozentsatz ihrer Fertigstellung zugewiesen.

Ausführungsprozentsatz
Dies ist ein einfacher, aber subjektiver Ansatz, bei dem die für die Aufgabe verantwortliche Person den Prozentsatz der Fertigstellung der geplanten Arbeit für den Zeitraum bewertet. Eine solche Bewertung ist nicht immer effektiv und plausibel, aber ein solcher Ansatz findet auch statt.

Wenn es quantitative Indikatoren gibt, kann der Prozentsatz auf deren Grundlage berechnet werden. Zum Beispiel migrierten 65.356 Elemente von 110.320, d.h. 59%

Verteilte Arbeitslast
Wenn die Aufgabe einer anderen Aufgabe zugeordnet ist, die über einen eigenen EV verfügt, kann der Wert für die abhängige Aufgabe basierend auf der Hauptaufgabe ermittelt werden. Dies können synchrone Aufgaben sein.

Aufwand (LOE)
Wenn das Ergebnis der Aufgabe nicht greifbar ist und die anderen aufgeführten Ansätze nicht angewendet werden können, verwenden wir diesen Ansatz. Bei Aufgaben wie Projektmanagement oder technischem Support für Benutzer sind die Verantwortlichen beispielsweise für einen festgelegten Prozentsatz der Zeit beschäftigt. Daher ist es recht einfach zu berechnen, welche Fortschritte erzielt werden, wenn die Verantwortlichen an diesen Aufgaben beteiligt sind.

Abweichungen analysieren

Mit Earned Value Management können Sie mögliche Abweichungen von den Plänen identifizieren, indem Sie die Hauptelemente analysieren - das gemasterte Volumen, den Arbeitsplan und die tatsächlichen Kosten. Anhand dieser können Sie Folgendes bestimmen:

• Kostenabweichung (Kostenabweichung, Lebenslauf) wird in absoluten Werten angegeben und zeigt die Kostenüberschreitung oder Einsparungen beim Projekt;
• Zeitliche Abweichung (Planabweichung, SV) wird in absoluten Werten angegeben und zeigt die Verzögerung oder das Vorrücken des Arbeitsplans;
• Der Cost Performance Index (CPI) zeigt, wie effizient das Projektteam Ressourcen nutzt.
• Der Schedule Performance Index (SPI) zeigt, wie effizient das Projektteam seine Zeit nutzt.

Wie berechnet man sie? Die Berechnungsformeln sind einfach. Hier sind sie:

$$$CV = EV-AC$;; $$$SV = EV-PV$;; $$$CPI = EV / AC$;; $$$SPI = EV / PV$

Wenn die ersten beiden Indikatoren negativ sind, achten Sie besonders darauf, dass Ihre Abweichung im Projekt nicht zum Besseren ist.

Wenn die letzten beiden Indizes größer oder gleich 1 sind, ist das Projekt in ausgezeichnetem Zustand. Umgekehrt bedeutet dies, wenn weniger als 1, dass es ein Problem mit dem Zeitpunkt oder den Kosten des Projekts gibt.

Projektstatus abhängig von Indikatoren

Vorhersagen

In EVM gibt es weitere nützliche Elemente für die Projektanalyse, mit denen Sie Fragen dazu beantworten können, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist, wie viel Geld noch auszugeben ist und ob die Prognosen mit dem aktuellen Fortschritt der Arbeit übereinstimmen. Ich werde diese Elemente unten geben.

Projektabschlussprognose (Schätzung bei Abschluss, EAC)
Hier können Sie unter Berücksichtigung des aktuellen Trends bestimmen, wann das Projekt endet und wie viel Geld letztendlich dafür ausgegeben wird.

Abweichung bei Fertigstellung (VAC)
Informiert über Einsparungen oder Kostenüberschreitungen am Ende des Projekts in absoluten oder relativen Zahlen für den Zeitraum.

So vervollständigen Sie den Leistungsindex (TCPI)
Es zeigt die notwendige Effizienz bei der Nutzung der verbleibenden Ressourcen durch das Team, sodass die Kosten letztendlich den BAC-Werten entsprechen (oder EAC, wenn sie nach einer Expertenmethode berechnet wurden). Nachdem Sie den Index ermittelt haben, müssen Sie festlegen, welche Aktionen ausgeführt werden müssen, um den CPI in Richtung eines neuen Werts zu ändern, der TCPI entspricht.

Prognose bis zur Fertigstellung (Schätzung bis zur Fertigstellung, ETC)
Zeigt die erwarteten Kosten der verbleibenden Arbeit am Projekt an. Sie kann sowohl fachmännisch als auch mithilfe mathematischer Berechnungen berechnet werden, die auf der vom CPI ermittelten Arbeitsleistung basieren.

Basierend auf den Ergebnissen der Prognose der Umsetzung des Projektplans empfehle ich, die Ergebnisse der Prognose und Durchführung von Messverfahren in Grafiken / Übersichtstabellen festzuhalten. Dies hilft dabei, die Trends und die Lebensdauer des Projekts sowie dessen Verlauf zu erkennen. Vergessen Sie nicht, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um die erfolgreiche Implementierung des Projekts aufrechtzuerhalten, da das Änderungsmanagement nicht ohne Grund eine der Hauptkompetenzen des Projektmanagers in der IT-Welt ist.

Um zu verstehen, wie EVM-Elemente miteinander in Beziehung stehen, werde ich im Folgenden ein Diagramm der Abhängigkeit der Elemente zeichnen.


Die Berechnung aller EVM-Elemente ist in der folgenden Intellektkarte in einem für den Druck geeigneten Format angegeben (siehe - ein Spickzettel).

EVM-Elemente und ihre Berechnungsformeln

SV und SPI werden auf der Grundlage der Arbeit abgeschlossener und geplanter Arbeiten betrachtet. Daher ist es möglich, dass die Arbeiten später als geplant abgeschlossen werden, gleichzeitig zeigen die Indikatoren den idealen Zustand des Projekts - SV = 0 und SPI = 1. In diesem Fall wird die Methode zur Messung der Produktivität von Aufgaben verwendet, wenn die Zeit als Hauptindikator verwendet wird. Anstelle von PV und EV müssen die geplante Zeit (PT) und die tatsächlich aufgewendete Zeit (AT) verwendet werden. Wenn also der gesamte Arbeitsaufwand ausgeführt wird und eine Verzögerung bei der Ausführung vorliegt, können alternative Werte für SV und SPI berechnet werden, wobei der Schwerpunkt darauf liegt. Die Berechnung für diese Größen ist in der obigen Abbildung dargestellt.

Für die Analyse von Kontrollpunkten empfehle ich die Verwendung von Schwellenwerten, um Abweichungen zu bestimmen, die außerhalb der zulässigen Werte liegen. Schwellenwerte helfen dabei, sich auf Abweichungen zu konzentrieren und nur signifikante Abweichungen und Projekttrends zu analysieren.

Ein Bericht zur Analyse von Qualitätsabweichungen enthält:

• Beschreibung des Problems
• Grund für Abweichungen
• Maßnahmen zur Verringerung der Auswirkungen von Abweichungen auf das Projekt.

Einige Schwellenwerte sollten für die interne Berichterstattung strenger festgelegt werden als für die externe Berichterstattung. Dies hilft, sich auf die Produktivität zu konzentrieren und mögliche Abweichungen zu identifizieren, bevor sie für den Kunden zum Problem werden.

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In der Praxis anwenden

Earned Value Management auf der ganzen Welt hat sich als nützliches Instrument zur Überwachung der Leistung und zur Einholung von Feedback zum Status des Projekts während seiner Verwaltung etabliert. Im Ausland wird EVM von Unternehmen wie IBM, Jacobs, Toshiba, SAP und Boeing aktiv eingesetzt. In Russland erkennen es nicht viele Unternehmen offiziell an, zum Beispiel Lukoil und Renaissance Capital.

Haben Sie EVM in Ihrer Arbeit kennengelernt? Waren Ihre Ansätze hilfreich? Ich schlage vor, in den Kommentaren zu sprechen.

Nachwort

PMI entwickelt Ideen ESM (Earned Schedule Management) - Management des gemasterten Zeitplans unter Verwendung von EVM-Ansätzen. Es gibt bereits Entwürfe, die von Mechanikern für ESM-Zwecke verwendet werden und die eine gezielte Kontrolle des kritischen Pfads und der kritischen Kette ermöglichen. Dies ist jedoch eine ganz andere Geschichte, die ich erzählen kann oder über die Sie im Practice Standard for Earned Value Management, 2. Auflage (2011), einer kostenlosen PMBOK-Anwendung für PMI-Mitglieder, lesen können.

In der Zwischenzeit überlegen Sie, was Sie gelesen haben, lösen ein kleines Problem und schreiben die Antworten in die Kommentare.


Richtig beantwortet, willkommen zum Interview .