Digitale Verträge: Eine Kurzanleitung für NICHT Anwälte

Dieses Material ist ein kleiner Teil des Kurses für digitales Projektmanagement und wird in erster Linie für Projektmanager, Kundenbetreuer und Agenturmanager nützlich sein.

Wir haben uns entschlossen, unsere Erfahrungen aus gutem Grund zu teilen: Unangenehme Fälle von Branchenkollegen und selbstgefüllte Unebenheiten deuten darauf hin, dass dieses Thema für viele (und nicht nur für die IT) ein wunder Punkt ist. Lesen Sie im Material, welche Vertragsstruktur Sie bei der Arbeit an SCRUM auswählen sollen (und warum) und vor allem, wie Sie diese mit den Anwälten des Kunden verteidigen können. Life Hacks nach Vereinbarung, 5 Vorsichtsregeln, ein paar echte Geschichten sowie der Workflow-Prozess im Sibirix-Studio von innen - hier.

Nur wenige schreiben einen Vertrag für jeden Kunden von Grund auf neu. Fast jedes Unternehmen verfügt über eine Vorlage, die meistens aus dem Internet stammt und bearbeitet wird. Wir haben ungefähr gleich angefangen. Bei der Arbeit an einem Wasserfallmodell mit Workflow war es einfach: Die Arbeit wurde sofort ausgewertet und in der Verkaufsphase im Vertrag festgehalten.

Vor ungefähr 8 Jahren haben wir begonnen, an SCRUM zu arbeiten - dem ersten in der Webentwicklung (ein separater Beitrag mit einem Holivar ist aus diesem Grund bereits im Archiv;). Es war sehr cool, aber unsere vertraute und gemütliche Vertragsvorlage passte nicht gut zu neuen Prozessen.

Die Schlüsselidee bestand darin, in jeder Entwicklungsphase eine Rahmenvereinbarung sowie Anträge darauf zu treffen. Eine solche Vereinbarung bestimmt die allgemeine Reihenfolge und die Arbeitsbedingungen, während wir und der Kunde die Risiken nur im Rahmen des aktuellen Antrags tragen - mit anderen Worten, innerhalb einer Arbeitsphase.



In dieser Vorlage haben wir nach und nach Änderungen und Ergänzungen vorgenommen, basierend auf allen von uns gefüllten Unebenheiten. Es wuchs allmählich, wurde schwer zu lesen und zu verstehen. Es begann unanständig viel Zeit zu vergehen, um zu überprüfen, zu ändern, zu koordinieren. Es stellte sich die Frage: "Brauchen wir einen Anwalt?"

Wir haben sehr gut verstanden, dass wir keinen Anwalt im Staat haben wollten (er produziert nichts, was bedeutet, dass er den Direktor wütend machen wird). Dass Manager nicht viel Zeit haben, um mit Dokumenten zu arbeiten. Gleichzeitig wollten wir den Workflow wirklich sicher machen. Aus diesem Grund haben wir die Vorlagen mithilfe von Runetlex-Anwälten überarbeitet und spezielle Vorschriften eingeführt, die sowohl die Komplexität als auch die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich reduzieren.

Zum Beispiel:

• Ein neuer Vertrag sollte immer aus einer Vorlage und nicht aus einem Vertrag eines früheren Kunden erstellt werden. Es ist bereits unangenehm, sich in den Dokumenten für den Namen eines anderen zu entschuldigen, aber es gibt noch Arbeiten an der NDA ....
• Orte, an denen sich Daten ändern können, werden farblich hervorgehoben: Dies spart wirklich 20 Prozent der Zeit beim Vorbereiten von Dokumenten aus Vorlagen.
• In jedem Fall muss der Vertrag vor dem Absenden an den Kunden erneut überprüft werden. Und sehr wünschenswert - eine andere Person. Das Problem ist, dass eine solche Person normalerweise allein im Unternehmen ist. Und es kann viele Dokumente geben (zum Beispiel haben wir mehr als 400 pro Jahr).
• Und nicht nur - die Vorschriften sind eigentlich ziemlich groß.

Das Unangenehmste, aber Unvermeidliche - das sind Korrekturen der Anwälte des Kunden. Außerdem müssen sie auf potenzielle Risiken überprüft und bewertet werden. Die Lösung besteht darin, eine bewährte Vertragsvorlage für jede Art von Dienstleistung und eine Checkliste für die Bearbeitung von Einwänden zu haben (wir teilen unsere Vorlage hier ). Dann erfordert die Verhandlung nicht viel Zeit und gesunden Menschenverstand.

Es gibt drei Arten von Änderungen, mit denen wir unterschiedliche Algorithmen verwenden:

1. Prozessverfeinerungen. Meistens kommen sie von Projektmanagern auf Kundenseite. Normalerweise reicht es aus, Ihnen noch einmal zu sagen, warum die Arbeit auf diese Weise und nicht anders erstellt wird und welche Vorteile sie dem Kunden bietet.
2. Günstigere Bedingungen "ausschalten". Mehr Iterationen von Änderungen, weniger Zeitpläne, niedrigere Preise. Was zu tun ist? Verbinden Sie den gesunden Menschenverstand und zeigen Sie, dass die Kosten und das Timing direkt von der Komplexität abhängen. Wir brauchen mehr Iterationen von Änderungen - ok, aber es wird mehr Geld und Tage dauern. Es sollte billiger sein - wir reduzieren den Arbeitsumfang: Sie können immer einige Funktionen aus dem Budget streichen. Freie Arbeit ist eine Sünde.
3. Referenzen von den Anwälten des Kunden. Es gibt viele, genauer gesagt VIELE. Besonders in den Fällen, in denen der Anwalt versucht, kein echtes Problem zu lösen, sondern den Anschein von Arbeit zu erwecken. Änderungen sind möglicherweise nicht sehr rational und verständlich. Lassen Sie uns sehen, wie Sie damit arbeiten, um Dokumente mit minimalen Verlusten zu koordinieren.

Der erste Schritt besteht darin, Klauseln im Vertrag festzulegen, die speziell darauf ausgelegt sind, flexibel zu sein und sich an den jeweiligen Kunden anzupassen. Dies können Bestimmungen sein, die gesetzliche Normen duplizieren oder die für Sie bequemen, aber nicht grundlegenden Arbeitsnuancen regeln. Diese Gegenstände sind Sie bereit aufzugeben. Ihre Abwesenheit hat keinen Einfluss auf die Komplexität, das Timing, die Kosten, die Prozesse oder die Risiken. Wenn die Anwälte des Mandanten sehr fragen, können Sie sie sicher ausschließen und zuvor schützen.


In unseren Vorlagen werden solche Elemente hervorgehoben, und Manager können unabhängig voneinander Entscheidungen darüber treffen.

Leider gibt es neben den Punkten, die Sie nicht wirklich im Voraus wollten, noch andere in den Dokumenten. Für Sie sind sie nicht nur wichtig, sondern von grundlegender Bedeutung. Wenn die Anwälte des Mandanten Korrekturen an sie senden, müssen Sie zustimmen. Es gibt keinen und es kann keinen einzigen Algorithmus geben, es ist immer ein Verhandlungsprozess.

In solchen Punkten lohnt es sich zunächst, einen alternativen Wortlaut vorzuschlagen. Auch wenn die andere Version nur geringfügige Zugeständnisse oder Klarstellungen enthält und sich im Allgemeinen kaum von der vorherigen unterscheidet, werden sie diese häufig übersehen.

Vergleichen Sie - die Anwälte waren sich über diesen Wortlaut nicht einig:

Der Kunde gibt dem Auftragnehmer das Recht, seinen Namen (Namen), Logos, Marken, Handelsbezeichnungen im Portfolio und Informationsmaterial des Auftragnehmers zu verwenden. Der Kunde gewährt dem Auftragnehmer das Recht
die Ergebnisse aller Arbeiten im Rahmen des Abkommens bekannt zu geben.

Und dieser wurde vermisst:

Der Kunde räumt dem Auftragnehmer das Recht ein, seinen Namen und sein Logo im Portfolio und in den Informationsmaterialien des Auftragnehmers zu verwenden sowie die Ergebnisse aller Arbeiten im Rahmen des Vertrags bekannt zu geben, vorbehaltlich der vorläufigen Genehmigung des Ankündigungstextes mit dem Kunden, indem er der verantwortlichen Person des Kunden spätestens 2 eine E-Mail sendet Arbeitstage vor der vorgeschlagenen Veröffentlichung.

Es ist sogar noch besser, vorab eine Liste der Punkte zu erstellen, bei denen es häufig zu Meinungsverschiedenheiten kommt, und Alternativen im Voraus vorzubereiten. Der Vorteil dieser Liste besteht darin, dass Sie die Diskussion über Änderungen teilweise an Account Manager und Projektmanager delegieren können.

Wenn Sie sich auf keine Punkte einigen können, können Sie versuchen, die Verhandlungen auf eine höhere Ebene zu verschieben. Oft genug, um zu sagen, dass Sie nicht genug Autorität haben und das Problem nur durch den CEO lösen können. Eskalation ist für beide Parteien immer ressourcenintensiv, daher werden Probleme in unkritischen Punkten höchstwahrscheinlich ohne sie eskaliert.

Wenn der Kunde Sanktionen in den Vertrag aufnehmen möchte - zum Beispiel für verspätete Arbeiten -, überlegen Sie, ob er selbst genau so verzögern kann. Wenn ja - fügen Sie zwei Spiegelelemente hinzu: für sich selbst und für ihn. Wir sind nicht gegen die Verantwortung für die Parameter, die vollständig in unserer Macht stehen. Aber Verantwortung ist zweischneidig. Und dies ist erneut eine Gelegenheit, die Risiken zu überschätzen und möglicherweise die Sanktionen im Allgemeinen aufzugeben.

Die Akte der Schiedsverfahren hat eine gerichtliche Vorgeschichte des Kunden. Viele Klagen gegen Lieferanten? Ja, vielleicht hat er wirklich die ganze Zeit Pech, aber seine Rechtsabteilung ist von Vorteil und verdient Geld durch Lücken in Dokumenten. Beachten Sie dies, wenn Sie die Risiken und die Rentabilität eines Projekts bewerten und Änderungen vereinbaren. Dies ist beispielsweise ein wichtiges Argument, wenn Sie sich auf einen Gerichtsstand einigen.

Zusätzlich zu Skripten zur Koordinierung von Korrekturen gibt es in unseren Vorschriften eine Reihe von Vorsichtsregeln, die in jeder Branche nützlich sind:

Regel 1. Keine Dokumente in Word. Wir geben dem Kunden Dokumente im Bearbeitungsmodus in Google oder (wenn die Anwälte des Kunden eine Datei benötigen) eine PDF-Datei. Es ist einfacher, Punkte aus dem Protokoll der Meinungsverschiedenheiten an Google.Docs zu übertragen, als den Text aus Word vollständig auf unbemerkte Änderungen zu überprüfen.

Regel 2. Überprüfen Sie die Dokumente. Es kommt vor, dass Kunden im Bearbeitungsmodus 2-3 Änderungen hinzufügen und der Rest leise, in der Hoffnung, dass niemand etwas davon merkt. Wir hatten zwei solche Fälle: Die Bedingungen, Beträge und Prozesse haben sich geändert.

Regel 3. Überprüfen Sie die Originalversionen des Kunden. Sie können plötzlich vom vereinbarten Dokument abweichen. Leider wurde eine solche Option in unserer Praxis mehrmals getroffen.

Regel 4. Fordern Sie eine Vollmacht an, wenn der Vertrag nicht vom Generaldirektor unterzeichnet wurde. Und überprüfen Sie, ob es nicht abgelaufen ist. Andernfalls kann der Vertrag vor Gericht für ungültig erklärt werden, und unabhängig davon, wie gut Sie Ihre Arbeit erledigen, müssen Sie das Geld zurückgeben. Der Fall ist nicht fiktiv (Kollegen geteilt).

Regel 5. Überprüfen Sie die Signaturen. Die Unterschrift auf einem bestimmten Dokument muss mit dem Unterschriftenmodell in der Rahmenvereinbarung übereinstimmen (und in den Gründungsdokumenten des Unternehmens müssen Sie die Gegenparteien um Kopien bitten, oder?) Und etwas mit dem Namen des Unterzeichners gemeinsam haben. Aufgrund der zweifelhaften Unterschrift können Dokumente auch ungültig werden.

Wir glauben, dass die Vereinbarung die tatsächlichen Vereinbarungen und Spielregeln genau widerspiegeln sollte. Es sollte die Arbeit nicht beeinträchtigen. Im Falle von Streitigkeiten ist es eine schwache und zweifelhafte Idee, Papierstücke vor der Nase zu winken. Aber die Reihenfolge in den Dokumenten sollte sein. Ansonsten reicht es aus, sich vom gesunden Menschenverstand und der Intuition leiten zu lassen.

Die Vorlage des Rahmenvertrags und dessen Anhang können hier heruntergeladen werden .