Risikomanagement - warum sind Verfahren so selten?

Scheinbare Einfachheit

In jedem Lehrbuch, einschließlich PMBOK, wird das Risikomanagementverfahren in kristallklaren und verständlichen Begriffen beschrieben.

Das Risiko ist erforderlich:

• zu offenbaren
• Gegenstand einer qualitativen und quantitativen Analyse
• in den entsprechenden Abschnitt der Risikomatrix einfügen
• Treffen Sie eine Entscheidung über die Zusammenarbeit mit ihm
• verfolgen bis zum Einsetzen oder Verlust der Relevanz.

Im wirklichen Leben ist es jedoch nicht so häufig, dass Sie genau sehen können, wie diese Verfahren befolgt werden, und noch seltener, welche Vorteile dies hat.

Hinter der scheinbaren Einfachheit steht die tägliche Arbeit des Projektmanagers, die Disziplin, Kreativität und intellektuelle Anstrengungen erfordert. Und da das Risiko ein wahrscheinliches Ereignis in der Zukunft ist, das möglicherweise nicht eintreten wird, möchte ich es jetzt nicht tun - es gibt dringendere Aufgaben.

Angenommen, ein Projektmanager versteht, dass Risikomanagement erforderlich ist. Ihn davon zu überzeugen ist nicht notwendig. Aber wie geht das am effizientesten? Welche Techniken und Werkzeuge sollten verwendet werden, um Verluste durch das Einsetzen von Risiken mit minimalem Zeitaufwand wirklich zu reduzieren?

Risikotools

Es gibt eine Reihe obligatorischer Tools, deren Vorhandensein sowie die Qualität des Inhalts bereits darauf hinweisen, dass der Projektmanager versucht, Risiken zu managen. Das

• Risikoregister
• Kritische Risikokarten
• Risikozuordnungen und Aufgaben

Ihre Anwesenheit allein liefert jedoch kein Ergebnis.

Zunächst müssen Sie das Risiko korrekt identifizieren. Eine Kette von Ereignissen führt in der Regel zu nachteiligen Folgen. Was ist Risiko? Die Konsequenzen oder eines der Ereignisse, die dazu führen?

Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an.

Die Abbildung zeigt dieselbe Kette, wobei der Schwerpunkt auf verschiedenen Gliedern liegt.



Sie können versuchen, nie zu spät zur Arbeit zu kommen. Um beispielsweise nicht zu spät zu kommen, gehen Sie eine halbe Stunde früher aus. Und dies ist eine gute Option, wenn Sie eine Lerche sind und eine halbe Stunde Schlaf am Morgen für Sie nicht von großem Wert ist.

Und Sie können ein Festnetztelefon auf ein Mobiltelefon umleiten, und Sie können wahrscheinlich einen verpassten Anruf vermeiden, obwohl Sie zu spät kommen.

Die Kosten für den Umgang mit der Wahrscheinlichkeit eines Risikos sind in zwei Fällen unterschiedlich. Eine halbe Stunde Schlaf oder eine wertlose Weiterleitung auf ein Handy. Abhängig von der Definition dessen, womit wir zu kämpfen haben, können die Kosten für die Prävention dramatisch variieren.

Ein riskantes Ereignis ist etwas, mit dem wir kämpfen und das wir zu verhindern versuchen werden.
Die folgenden Kriterien können als praktischer Hinweis zur Bestimmung eines Risikoereignisses verwendet werden:

• Ein Ereignis steht unter direkter Kontrolle - es kann erkannt und beeinflusst werden.
• Das Ereignis wird garantiert zu Konsequenzen führen.
• Es gibt einen Standardweg, um das Problem zu lösen, und diese Methode ist normalerweise kostengünstig.

Das Erkennen von Risiken ist ein fortlaufender Prozess. Sie können auf der Grundlage früherer Erfahrungen, der Analyse der aktuellen Situation, von jedermann und in jeder Form formuliert werden. Wenn Sie die Augen offen halten, sind Risikoinformationen immer verfügbar.
Die Frage ist, was es wert ist, daraus in die Registrierung aufgenommen zu werden.

Der Eintrag in das Risikoregister sollte spezifisch sein:

• Wenn passiert ...
• Die Konsequenzen werden kommen ...
• Wir können Folgendes tun:

Für jedes Risiko werden eine verantwortliche Person und ein Kontrolldatum zugewiesen.

Ich empfehle die folgende Struktur des Risikoregisters, die jedoch je nach spezifischen Bedingungen und Präferenzen geändert oder ergänzt werden kann:

1. Nein. - Eindeutiger Risikocode
2. Titel - eine kurze Bezeichnung des Risikos
3. Beschreibung - eine Beschreibung des Risikoereignisses und der Folgen
4. Offen - Datum der Risikoregistrierung
5. Initiator - vollständiger Name des Initiators
6. Risikokontrolle - vollständiger Name der Person, die für die regelmäßige Risikokontrolle verantwortlich ist
7. Priorität - Hoch / Mittel / Niedrig
8. Erforderliches Entscheidungsdatum - Zeitpunkt für Risiko- oder Problemmaßnahmen
9. Die Folgen des Risikoeintritts (Zeitpunkt und Kosten) - Wie wird der Risikoeintritt in numerischer Hinsicht aussehen?
10. Risikoaktionen - Was tun mit Risiko?
11. Verantwortlich für Handlungen - Wer sollte diese Handlungen ausführen?
12. Geplantes Aktionsdatum - Wann Maßnahmen ergriffen werden sollen
13. Gefährdete Maßnahmen - Was tun, wenn ein Risiko auftritt?
14. Statusdatum - Datum der Statusaktualisierung
15. Status - Offen / Analyse abgeschlossen / Gelöst / Geschlossen

Risikokarte
Die wichtigsten Risiken sind es wert, ein separates Dokument darüber zu erstellen - eine Risikokarte.

In die Risikokarte schreiben wir:

• eine detaillierte Beschreibung dessen, was passieren könnte
• Was sind die Konsequenzen, vorzugsweise in Geld ausgedrückt
• Eintrittswahrscheinlichkeit
• Handlungsoptionen (nichts tun, etwas tun, etwas anderes tun)
• Entscheidungs- und Aktionsplan

Die Risikokarte ist sehr praktisch für die Eskalation. Wenn die Aktionen von einer anderen Person abhängen, die nicht in der Macht des Projektmanagers liegt, ist eine Eskalation erforderlich.

3. Umsetzung des Risikomanagementplans

Sie können Risiken identifizieren, ein Register führen und Karten erstellen. Wenn es jedoch keine Risikoaktion gibt, sind alle vorherigen Schritte nutzlos.

Folgende Risikomanagementstrategien und Anwendungsbeispiele sind möglich:

• Ausweichen - mache kein Projekt; sich weigern, unbekannte Technologie zu verwenden.
• Zurückhalten - Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit oder das Ausmaß der Auswirkungen der Folgen zu verringern: einen Subunternehmer mit einschlägiger Erfahrung anzuziehen; riskante Aufgaben an den Anfang des Projekts verschieben; zusätzliche Tests durchführen.
• Akzeptieren - eine Reserve für den Beginn des Risikos bilden (temporärer Puffer, Bestand im Budget)
• Übertragung - Beauftragen Sie jemanden (Kunden, Auftragnehmer, Versicherungsunternehmen) mit der Verantwortung für die Ausführung einer Aufgabe, für die ein Risiko besteht, oder deren Folgen.

Sobald Sie sich für eine Strategie entschieden haben, ist es wichtig, deren Umsetzung sicherzustellen.

Bei einem der Projekte habe ich die folgende Praxis angewendet. Er verabredete sich mit dem stellvertretenden Generaldirektor des Kunden zu einem Risikotreffen und kam mit mehreren Risikokarten. Er bat darum, bei Bedarf etwas zu lesen, etwas zu erklären, eine der Optionen zu wählen oder eine andere Lösung zu formulieren. Danach auf Papier unterschreiben. Dies hat die Handlungen der Menschen bei der Unterordnung dieses Führers stark stimuliert.

Ein solches Schema ist jedoch nicht immer anwendbar, wenn es nicht der Unternehmenskultur entspricht oder der Manager über Taktiken verfügt, um die Entscheidung zu vermeiden. Manipulation ist eine kreative Angelegenheit.

Bei einem anderen Projekt haben wir im Projektportal Risikokarten erstellt (siehe Verwenden von JIRA und Confluence im Projektmanagement ), die dann automatisch in der Registrierung erfasst wurden. Diese Option ist bequemer als der Versuch, die gesamte Informationsfülle in einer Excel-Tabelle unterzubringen. Darüber hinaus war es aufgrund der Verbindung mit dem Task-Management-System einfach, Risikomaßnahmen zu planen und zu steuern.

Diese Aussage erhebt keinen Anspruch auf strenge Bedingungen und Vollständigkeit des Themas. Stattdessen habe ich versucht zu teilen, was wirklich funktioniert.

Wenn Sie die Bedeutung des Risikomanagements erkennen, die Tools systematisch einsetzen und dies in der Praxis angehen, können Sie viele Komplikationen und die damit verbundene zusätzliche Arbeit vermeiden.