Meine Erfahrung im Projektbüro legt nahe, dass eine Kombination von Methoden das beste Ergebnis liefert, um die Fähigkeiten von Projektmanagern zu verbessern.
Das Hinzufügen einiger Techniken zu diesem System führt zu einer mehrfachen Steigerung des Ergebnisses.Das große Beratungsunternehmen, für das ich damals gearbeitet habe, dachte darüber nach, wie der Erfolg von Projekten gesteigert werden kann, was die Steigerung der Rentabilität und die termingerechte Fertigstellung von Projekten bedeutet.
Offensichtlich hängt der Erfolg eines Projekts weitgehend von der Arbeit des Projektmanagers ab. Daher wurde beschlossen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und ihre Arbeit durch verbindliche Verfahren und Techniken zu organisieren. Etwas hat gut funktioniert, etwas in geringerem Maße. Ich werde nicht die ganze Geschichte beschreiben, ich werde mich nur auf wichtige Punkte konzentrieren.
1. Projektmonitor
Zunächst haben wir das Projektüberwachungsverfahren gestartet.
Jede Woche füllte der Projektmanager einen Online-Gesundheitsmonitor des Projekts aus. Zu diesem Zweck bewertete er das Projekt auf acht Arten:
- Timing - Inwieweit ist der Projektplan sicher?
- Budget - passt die Projektkostenprognose zum Plan?
- Projektumfang - gerät die Änderung des Arbeitsumfangs außer Kontrolle?
- Produkt - ist der Kunde mit den Ergebnissen der aktuellen Aktivitäten zufrieden?
- Ressourcen - Ist das Projektteam ausreichend besetzt?
- Kundenpflichten - Erfüllt der Kunde seinen Teil der Arbeit?
- Beziehungen zum Kunden - gibt es Konflikte, sind vasimotorische Beziehungen konstruktiv?
- Interaktionen mit Dritten - ist alles in Ordnung mit Subunternehmern?
Die Bewertung erfolgte in Form einer Ampel: „Grün“, „Gelb“, „Rot“. Plus Kommentare für rote Bewertungen erforderlich, optional für andere.
Dies ermöglichte es, das Gesamtbild der Projekte zu kontrollieren und die Manager auf das aufmerksam zu machen, was sich in einer benachteiligten Zone befindet. Für Projekte in der roten Zone sowie für alle Schlüsselprojekte wurde eine regelmäßige Überprüfung mit dem Abteilungsleiter durchgeführt.
2. Schulung für Projektmanager
Das Projektbüro entwickelte Kurse und führte regelmäßig Schulungen für RP durch. Zunächst wurden Schulungen zum Umgang mit dem Projektplan, den Risiken und dem Budget durchgeführt. Durchführung von Runden Tischen zum Erfahrungsaustausch. Wir haben Videos und Online-Kurse aufgenommen.
Darin war nichts grundlegend Neues, die Regelmäßigkeit und Atmosphäre neuer Möglichkeiten, die von den Trainern geschaffen wurden, war wichtig. Wir haben versucht, sehr kompakte und praktische Kurse zu erstellen, die Erfahrungen von den besten Führungskräften an weniger erfahrene vermitteln.
3. Audit und Projektunterstützung
Was wirklich neu war, war die Teilnahme der erfahrensten Mitarbeiter des Projektbüros an laufenden Projekten.
Die Teilnahme wurde in zwei Dingen ausgedrückt.
Das erste ist das Projektaudit. Wir haben den Status des Projektmanagements anhand von Dokumenten und Interviews mit dem Projektmanager untersucht und Empfehlungen abgegeben, die angepasst werden müssen.
Die zweite, arbeitsintensivere ist die Unterstützung des Projekts. Wenn jemand aus der Republik Polen Hilfe brauchte, wurde der Mitarbeiter des Projektbüros ein „Spieltrainer“ und half, die Situation zu korrigieren.
Zum Beispiel haben wir uns zusammen mit dem aktuellen RP zusammengesetzt und gemeinsam an einem Projektplan gearbeitet, sowohl vom inhaltlichen Standpunkt als auch vom Standpunkt der Regeln für dessen Erstellung. Oder die Prioritäten der aktuellen Aufgaben besprochen. Oder sie haben versucht, Optionen für die Lösung von Problemen im Projektteam zu finden.
Manchmal war es notwendig, mit dem Kunden zu sprechen. Wir haben dies als interne Revision vorgestellt, um die Qualität des Projektmanagements zu verbessern. Die Tatsache, dass eine neue Person auftaucht, die aufmerksam zuhört, die Spannung löst und zusätzliche Zeit und die Möglichkeit eines Neustarts bietet.
Der Hauptunterschied zwischen dieser Interaktion und dem regelmäßigen Training besteht darin, dass RP gelernt hat, die Projektmanagement-Tools in einer Kampfsituation zu verwenden, nachdem bereits einige Probleme behoben wurden. Die Wirksamkeit solcher Arbeiten ist viel höher. Die Manager, mit denen wir auf diese Weise zusammengearbeitet haben, haben Qualifikationen um eine Größenordnung schneller rekrutiert.
In einer Kombination von Methoden spielt die Weiterbildung im Rahmen der praktischen Arbeit eine besondere Rolle. Dies kann vom Übungsleiter oder einem anderen erfahrenen RP durchgeführt werden. Coaching-Methoden und Qualitäts-Feedback wirken Wunder und ergänzen formale Schulungen und Vorschriften.