Die Erfahrung des Projektmanagers manifestiert sich unter anderem in den kleinen Dingen, die es ihm ermöglichen, effizient zu arbeiten. Dies ist besonders zu Beginn des Projekts wichtig, wenn Sie alle Prozesse schnell starten müssen. Ein erfahrener RP kommt mit einem Koffer mit eigenen Werkzeugen und Techniken zum Projekt, mit denen Sie ohne viel Diskussion beginnen können, wie Sie die Arbeit am besten organisieren können.
Bei Schulungen werden sie manchmal nach Chips, Techniken und Technologien gefragt. Wenn Sie etwas für eine lange Zeit tun, werden solche Dinge selbstverständlich, und es ist schwierig, die Frage sofort zu beantworten. Trotzdem werde ich versuchen, auf den ersten Blick einige unbedeutende Punkte hervorzuheben, die helfen, Zeit und Mühe zu sparen. Kleine Life-Hacks.
Was ist in der Tasche?
Wenn ein Projekt startet, ist es wichtig, schnell mit der Arbeit der Projektteilnehmer zu beginnen. Zu diesem Zweck ist es besser, im Voraus die Verfahren, Tools und Regeln festzulegen, nach denen das Projektteam arbeiten wird.
Schnell ist das Schlüsselwort, weil Verwirrung und Schwanken zu einem sich selbst tragenden Prozess werden und ein Haufen unproduktiver, schlecht organisierter Aktivitäten wie ein Schneeball wächst.
Daher benötigen Sie Lifehack 1: Um zum Projekt zu gelangen, benötigen Sie Entwürfe für Projektverfahren, Dokumente und entwickelte Tools, die Sie nur bereitstellen, zeigen und alle davon überzeugen müssen, dass dies nicht die einzige, aber bewährte Option ist.
Was genau:
- Struktur des Projektteams und Verteilung der Verantwortlichkeiten.
- Eine Reihe von Entwurfsverfahren. Wenn Sie sie in einem der Projekte gut beschrieben haben, werden nur Anpassungen und Verbesserungen vorgenommen.
- Eine Möglichkeit, eine Designbibliothek zu organisieren. In einem Artikel von JIRA und Confluence zum Projektmanagement wird eine der Optionen erörtert.
- Organisation der Aufgabenverwaltung. Im selben Artikel finden Sie eine Beschreibung der von uns verwendeten Option.
- Typischer übergeordneter Projektplan und Implementierungsmethode
- Eine Reihe typischer Risiken
Wenn Sie alles fertig haben, können Sie sofort loslegen.
Wer kauft die Leber?
Laut Life Hack 1 beginnt das Projekt lange bevor sich das Projektteam versammelt. Wenn Sie es schaffen, die Infrastruktur im Voraus vorzubereiten, wird die Organisation der Arbeit unübertroffen einfacher.
Um den Startprozess weiter zu optimieren, empfiehlt es sich, eine Seite für neue Mitglieder des Projektteams vorzubereiten. So verschwenden Sie keine Zeit mit der Lösung alltäglicher Probleme.
Was könnte in dieser Beschreibung sein:
- Wo und wie erhalten Sie einen Eintrittspass, wenn sich die Arbeit im Gebiet des Kunden befindet?
- Was sind die Regeln des Zeitplans (Arbeitstage, Wochenenden)
- So stellen Sie nach Möglichkeit eine Remoteverbindung her
- So schließen Sie einen Drucker an
- Wo ist das Esszimmer, wie kommt man am besten ins Büro?
- Was sind die Berichtsregeln, wenn die Arbeit auf Arbeitszeitnachweisen steht, wie über Ausgaben zu berichten
- Wer kauft die Leber
Damit all diese Informationen verfügbar sind, müssen Sie das Projektinformationszentrum sofort ermitteln. Es ist bequem, dies über das Portal im Wiki zu tun, wo Sie Informationen für neue Teilnehmer, eine Kontaktkarte und alle Arten von Links, Entwurfsverfahren und Ankündigungen veröffentlichen können.
Regeln für Dokumente
Eine der Vorschriften, die das Leben dann erheblich erleichtern, sind die Regeln für die Benennung und die Standards für das Schreiben von Dokumenten.
Wenn Sie eine Regel zum Codieren eines Dateinamens angeben, können Sie diese später leicht finden und identifizieren, ohne sie zu öffnen. Zum Beispiel:
<Projektcode>. <Taskcode>. <Dokumentname>. <Version>Es ist nützlich, Schlüsselaufgaben des Projekts mit Codes zu kennzeichnen. In der Oracle-Implementierungsmethode sind beispielsweise alle Entwurfsaufgaben vorcodiert: "TA.030 - Technische Architektur", "TE.025 - Testszenarien" usw. Nach einer Weile beginnt jeder im Projekt, mit diesen Codes zu sprechen, weil sie eindeutig und wirtschaftlich sind.
Die Papierkramregeln werden durch Vorlagen festgelegt. Sie können eine Deckblattvorlage als separate Datei erstellen und dann auf ihrer Grundlage neue Dokumente erstellen. Dadurch werden automatisch die in der Datei definierten Stile verwendet.
Einmal ging ich noch weiter und schrieb einen Spickzettel, in dem ich die Prinzipien zum Schreiben des Textes von Projektdokumenten beschrieb: die Regeln für die Verwendung von Stilen, Schriftköpfen, Abkürzungen usw. Die Wirksamkeit war jedoch leider nicht sehr hoch. Niemand liest die Anweisungen von uns.
Sitzungen und Protokolle
Die Geißel großer Projekte sind endlose Treffen. Ein Meeting, das länger als eine Stunde dauert, wird unwirksam, weil die Teilnehmer müde werden, den Fokus verlieren und anfangen zu kreisen.
Um sie zu reduzieren, müssen Sie mindestens a) sich auf sie vorbereiten, b) sich ein Ziel setzen - in 30-40 Minuten passen, c) den Prozess moderieren. Es wurden viele Bücher darüber geschrieben, diejenigen, die auf diesem Gebiet professionell werden wollen, werden es lesen.
Was ich beachten möchte, ist die Zusammenstellung von Protokollen. Es kommt vor, dass sich drei nach einem Treffen an einem anderen Tag auf ein Protokoll einigen. Dafür wird viel Zeit und Mühe aufgewendet, und die Informationen in dieser Zeit werden „schlecht“.
Idealerweise sollte das Protokoll bis zum Ende der Besprechung fertig sein. Sie können dies sofort in einem Brief tun, den der Moderator sendet, wenn alle anderen den Besprechungsraum verlassen. Wir haben das Protokoll auf der Projektportalseite vorbereitet, die wir zu Beginn jedes Meetings gemäß der Vorlage erstellt und im Kurs ausgefüllt haben (siehe
JIRA und Confluence im Projektmanagement ). Danach konnte jeder Teilnehmer den Wortlaut ergänzen oder korrigieren, das Protokoll wurde jedoch jederzeit als relevant angesehen. Die Geschichte aller Änderungen wurde beibehalten, es war möglich zu sehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Somit hatten wir keine zusätzliche Zeit für die Genehmigung.
Wöchentliche Berichte
Auch wenn es niemand benötigt, ist es besser, die Praxis der wöchentlichen formellen Berichte von Beginn des Projekts an einzuführen.
Der Bericht sollte 1-2 Seiten umfassen. Der Inhalt des Berichts ist von Woche zu Woche strukturiert und einheitlich. Zumindest enthält es:
- Allgemeine Bewertung des Projekts beispielsweise durch eine Ampel. Und Kommentare zu diesem Thema - wo sind wir, die wichtigsten Erfolge und Probleme
- Abgeschlossene Aufgaben für die Vorwoche
- Planen Sie für nächste Woche
- Risiken, Probleme, Vorschläge
Selbst wenn Sie einen Bericht an eine begrenzte Gruppe von Personen senden, denken Sie daran, dass der Bericht jeden erreichen kann, von jedem Mitglied des Projektteams bis zu den Aktionären des Unternehmens. Wählen Sie daher sorgfältig Wörter und Informationen aus, die Sie nicht anzeigen. Vor dem Versand muss es mit jemandem koordiniert werden, der diesen Projektstatus mit Ihnen schützt.
Der wöchentliche Bericht schafft einen Rhythmus, der die RP diszipliniert und Vertrauen bei seinen Managern und Kunden schafft, dass alles unter Kontrolle ist und sie verstehen, was im Projekt passiert. Die Ampel ist grün - alles in Ordnung!
Zeitmangel
Die knappste Ressource ist die Zeit. Alles ist unmöglich zu tun. Das Nützlichste, was ein Projektmanager tun kann, ist daher, anzuhalten, eine Weile nichts zu tun und über Prioritäten nachzudenken. Lassen Sie das Gehirn 10 Minuten lang frei schwimmen. Wenn Sie den Körper entspannen und kurz meditieren, können Sie erkennen, was wichtig ist und was nicht. was überhaupt zu tun ist und was anderen gegeben werden kann.
Es gibt jedoch Dinge, die nicht verschoben werden können. Wenn Sie beispielsweise versprochen haben, am Freitagabend einen Bericht über den Fortschritt des Projekts zu senden, müssen Sie dies tun. Denn sonst wird es zu einem Zeitpunkt aufmerksam, an dem es völlig inakzeptabel ist. Ein unvollendetes Geschäft verschlingt Energie. Es ist besser, die Routine nicht zu verschieben, was planmäßig erfolgen sollte. Ansonsten holt es dann wie eine Lawine auf. Es ist besser, sich zu belasten, zu tun und tief und fest zu schlafen.
Beziehung
Neben Verfahren und Vorschriften besteht immer eine Beziehung. Beziehungen im Projektteam, Beziehungen zum Kunden. Ein aufrichtiger Respekt für alle spielt hier eine Rolle; Verständnis, dass alle Menschen, nicht nur Projektteilnehmer. Wenn das RP dies nicht enthält, hilft keine Teambildung.
Wenn Sie eine konstruktive Arbeitsbeziehung aufgebaut haben, werden Ihnen viele Fehler vergeben. Und wenn sie nicht da sind, verstehen sie Ihre Erfolge möglicherweise nicht. Das ist die menschliche Natur.
Es ist klar, dass einige der Dinge, die wir bei der Realisierung tun, so dass Sie uns nicht alles erzählen können. Es ist immer nützlich, die Arbeit des Meisters zu beobachten, ob er das Projekt leitet, Schuhe repariert oder ein Buch schreibt. Sie können von jedem lernen, wenn Sie die Essenz sehen.