Hier haben wir an eines der langjährigen Projekte erinnert - die Automatisierung routinemäßiger Geschäftsprozesse in einem Industrieunternehmen. Hier geht es nicht um Know-how, sondern um Standardlösungen, die effektiv funktionieren.
Die Geschichte spielt also in einem Unternehmen der chemischen Industrie, in dem etwa 8.000 Menschen in mehreren geografisch verteilten Einrichtungen arbeiten. Jede dieser Einrichtungen verfügt über eine eigene Personalabteilung. Von Zeit zu Zeit müssen alle Mitarbeiter Anfragen und Gehaltsabrechnungen im konstanten Modus erhalten. Zuvor kamen sie zu Personalverantwortlichen, die viel Zeit damit verbrachten, alle Unterlagen vorzubereiten und zu sortieren (ein Teil der Unterlagen wurde an Werkstätten geschickt, einige an Minen). Darüber hinaus sind 85% der Anfragen die Ausstellung von Dokumenten, für die keine Unterschrift erforderlich ist. Aus diesem Grund hat uns der Kunde gebeten, Standardprozesse für die Ausstellung von Abrechnungsblättern zu automatisieren. Die verbleibenden Anfragen, zum Beispiel zur Ausstellung von Zertifikaten, müssen noch manuell bearbeitet werden: Stempel und Signaturen.
Wie funktioniert die Ausstellung von Dokumenten und Zertifikaten normalerweise?
In den meisten Fällen gibt es in einem großen Unternehmen mehrere Mitarbeiter, die für die Erstellung und Ausstellung von Zertifikaten, Dokumenten, Antragsformularen und die Aktualisierung von Informationen über Mitarbeiter verantwortlich sind. Tatsächlich durchläuft der gesamte Prozess des Personalworkflows diese. Anschließend werden die Dokumente an die Leiter der Werkstätten und anschließend an die Abteilungs- und Brigadenleiter gesendet, und erst danach gelangen die Papiere an die normalen Mitarbeiter. Der Vorgang kann 3-4 Tage dauern. Zusätzlich zu den Arbeitskosten der Personalverantwortlichen müssen Mitarbeiter, die ein Lohnblatt oder beispielsweise eine 2-Personen-Einkommensteuerbescheinigung erhalten müssen, zweimal Zeit auf dem Weg zur Personalabteilung verbringen: um eine Bescheinigung zu bestellen und diese dann zu erhalten.
Wie dieser Prozess jetzt funktioniert
Wir haben Informationskioske beim Kunden aufgestellt. In ihrer Erscheinung erinnern sie sehr an diejenigen, an die sich jeder von uns mit automatischen Maschinen erinnert, um Rechnungen für die Mobilkommunikation zu bezahlen. Dank der Kioske konnte das Problem der physischen Attraktivität der Mitarbeiter für das Personal auf ein Minimum reduziert werden. Wenn das Dokument nicht signiert und gedruckt werden muss, kann es in wenigen Minuten direkt im Flur der Werkstatt bezogen werden, wo die Mitarbeiter ohne ausgestattete Arbeitsplätze arbeiten.
Woraus besteht ein Kiosk?
Die Basis des Kiosks sind ein Computer und ein Drucker sowie ein 19-Zoll-Schutz-Touchscreen, ein Kartenleser im HID-, EM-Marine-Format, Lautsprecher für die Audiowiedergabe und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Mit dem Reader können sich Mitarbeiter mit einem Benutzernamen und einem Kennwort beim System anmelden. Das Drucken von Dokumenten ist doppelseitig im A5- oder A4-Format möglich.
Wie funktioniert das alles?
Jeder Mitarbeiter, der sich an einen Pass-Kiosk-Leser lehnt, kann alle Memos und Anweisungen, ein Lohnblatt, ein Arbeitszeitblatt, Informationen zu Feiertagen ausdrucken und das Gleichgewicht zwischen medizinischer und vorbeugender Ernährung anzeigen. Gleichzeitig ist jedes Mal eine Mitarbeiterautorisierung erforderlich: Der Kiosk speichert die Sitzung des Benutzers nicht. Jetzt gibt es 14 Antragsformulare im System, und wir haben Hilfebestellformulare hinzugefügt: Ein Mitarbeiter füllt die erforderlichen Felder mit Hilfe der Hardware aus und erhält dann ein Zertifikat, das Sie nur in der Personalabteilung unterschreiben müssen. Dies beschleunigt den Prozess erheblich. Die Software an den Kiosken greift über den erstellten Anwendungsserver oder Proxyserver auf die Daten des Personalsystems zu, sammelt Informationen und generiert das erforderliche Dokument.
Kurz nach Projektbeginn haben wir auch die Registrierung für Mitarbeiter im SMS-Dienst hinzugefügt. Darin sehen Sie die fünf häufigsten Anfragen und Gehaltsabrechnungen.
An einem der Standorte haben wir die Registrierung für Zahnmedizin durch VHI hinzugefügt. Der Prozess ist wie folgt organisiert: Der Kurator rekrutiert eine Gruppe von Mitarbeitern, die die Hilfe eines Zahnarztes benötigen, geht dann in die Klinik und zeichnet alle auf. Wir haben das Sammeln von Anträgen über den Kiosk vereinfacht. Es stellte sich eine Art elektronische Warteschlange heraus: Ein Mitarbeiter füllt einen Antrag über einen Kiosk aus, erhält eine Seriennummer und versteht, wie viele Personen sich vor ihm befinden. Und der Kurator erhält eine Liste der Mitarbeiter, die einen Termin vereinbaren müssen. Darüber hinaus haben wir auf Kundenwunsch eine Laufleitung in den Kiosken installiert, die aktuelle Informationen für Mitarbeiter, eine Liste sozialer Programme, das Datum der Firmenfeier usw. sendet.
Zur Überwachung der Leistung von Kiosken: Der Kiosk und der Drucker in ihm werden ständig überwacht, um kritische Messwerte zu verfolgen. Beispielsweise gehen Toner oder Papier aus, Papierstaus, Kommunikationsunterbrechungen. In einem dieser Fälle wird eine automatische Benachrichtigung an die Support-E-Mail gesendet. Während das Problem gelöst wird, geht die Muschi mit eingeschränkten Fähigkeiten offline.
Einige weitere technische Details
Wie gesagt, ein Kiosk ist ein Computer und ein Drucker.
Wir haben die Software dafür selbst entwickelt. Es ist für die Autorisierung der Mitarbeiter verantwortlich und wird in die E-Mail integriert, sodass Anfragen für Anfragen (die unterschrieben werden müssen) automatisch per E-Mail an die Personalabteilung gesendet werden. Darüber hinaus werden Terminals und Drucker überwacht, die Verfügbarkeit des Backends, die Einstellungen und der Fernzugriff überwacht.
Was den Service betrifft: Bei jedem Kunden gibt es einen Support-Service, der Benachrichtigungen bei Pannen oder höherer Gewalt erhält, wenn beispielsweise das Papier aufgebraucht ist. Und der technische Support der Software erfolgt remote bei uns.
Wir haben den Kiosk in unserem Büro auch an einem technischen Muster getestet. Hier haben wir zum Beispiel eine Reihe von Referenzen eingerichtet, die für einen bestimmten Kunden erforderlich sind:
Ein bisschen Schnittstelle:
Übrigens können Sie neben Anfragen auch Informationen über die Erfahrung erhalten:
Ein kleiner Ausblick: Jetzt implementieren wir die zweite Version des Projekts. Dies ist nur in der mobilen Anwendung gleich.
Die Schnittstelle ist im Allgemeinen die gleiche:
Übrigens können wir neue Installationen als Managed Service bereitstellen (dh gegen eine monatliche Gebühr und nicht standardmäßig für ein Projekt). Es hängt alles von den Bedürfnissen des Kunden ab.
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: dakulov@croc.ru