Kürzlich haben wir
einen Artikel darüber veröffentlicht, warum ausländische Einzelhändler in Russland den Service „schlüsselfertige Ladeneröffnung“ benötigen. Heute möchten wir noch einmal über die russischen Niederlassungen ausländischer Marken und Einzelhandelsketten sprechen und über die Pilotlösung, die ihnen hilft, die Anforderungen der Gesetzgebung unseres Landes zu erfüllen.
Warum ist ein solches Andocken zwischen Programmen notwendig?
Für die Vertreter ausländischer Unternehmen, die zum ersten Mal den russischen Markt entdecken, ist es ziemlich schwierig, sich schnell an die Anforderungen unserer Gesetzgebung anzupassen. Und die von ihnen verwendeten Informationssysteme erlauben keine Buchhaltung und Steuerberichterstattung gemäß unseren Gesetzen. Gleichzeitig verschwindet auch nicht die Notwendigkeit, konsolidierte Informationen über alle Repräsentanzen in ihrem Basisinformationssystem zu haben, da dies für Analyse- und Managemententscheidungen erforderlich ist. Ausländische Einzelhändler benötigen daher Software, die mehrere Systeme integrieren und Daten in ihnen synchronisieren kann.
Nehmen wir ein Beispiel. Eine der Pilot-Kunden - eine ausländische Kette von Damenbekleidungsgeschäften - wandte sich wegen einer solchen Verbindung an uns. Er musste die folgenden Systeme integrieren:
- Buchhaltungssystem der im Ausland ansässigen Zentrale (SAP);
- Front-Office-Handelssystem für Kassen und andere Handelsgeräte ( Profi-T );
- System der Abrechnung von Besuchern in Geschäften (SM Counter);
- Buchhaltungssystem ("1C Accounting").
Daher sollte das Integrationssystem folgende Grundfunktionen haben:- Import von Sortimenten und Preisen (aus dem SAP-Hauptsystem);
- Import von Benachrichtigungen über den Versand von Waren nach Russland (aus dem SAP-Hauptsystem);
- Einfuhr von Daten über tatsächlich erhaltene Waren (aus der vom Zollagenten bereitgestellten Zollanmeldungsdatei);
- die Bildung von Dokumenten über den Empfang von Waren in Geschäften (einschließlich auf der Grundlage von Datenerfassungsterminals - TSD);
- Generierung von Dokumenten für den Wechsel zwischen Filialen (einschließlich basierend auf TSD-Daten);
- Erstellung von Inventardokumenten in Geschäften (einschließlich basierend auf TSD-Daten);
- Import und Konsolidierung von Verkaufsdaten aus allen Filialen im Netzwerk (aus dem Profi-T Trade Front-Office-System);
- Export konsolidierter Daten zu Verkaufsergebnissen (in das SAP-Hauptsystem);
- Berichterstattung über Warenverteilung und -leistung in verschiedenen Abschnitten;
- Export von Leistungsdaten zur Bereitstellung von Steuerberichten für das Buchhaltungsprogramm (in „1C Accounting“).
Um die vor uns liegende Aufgabe zu lösen
, haben Pilot- Spezialisten das RBS-System (Retail Backoffice System)
auf der 1C 8.3-
Plattform entwickelt . Bereits heute wird es von namhaften Modehändlern auf dem russischen Markt erfolgreich eingesetzt. Das RBS-System dient zum Sammeln, Verarbeiten und Konsolidieren von Daten zu Kundenaktivitäten, um Aktivitäten zu überwachen, Managemententscheidungen zu treffen und Abschlüsse an Regierungsstellen zu übermitteln.
RBS gibt es in mehreren Modifikationen - für jeden Kunden seine eigene, da es offensichtlich ist, dass es in diesem Fall keine universelle Zirkulationslösung geben kann. Schließlich kommen Einzelhändler aus verschiedenen Ländern und fast alle haben ihre eigenen grundlegenden Informationssysteme und Buchhaltungsfunktionen. Darüber hinaus können verschiedene Cash-Programme verwendet werden (z. B. Profi-T, Retail Pro). Trotzdem variiert die Zusammensetzung der grundlegenden RBS-Module von Version zu Version geringfügig, gleichzeitig wird das Programm jedoch erheblich geändert, um den Anforderungen und Merkmalen jedes Kunden gerecht zu werden.
Wie RBS funktioniert
Als Teil unseres Beispiels möchten wir eine Beschreibung des Betriebs einer der neuesten RBS-Modifikationen zeigen. Die Reihenfolge der Bewegung und Verarbeitung von Daten in elektronischer Form ist wie folgt:
1. Eine IDoc-Datei mit einer Liste der Waren- und Einzelhandelspreise wird vom SAP-System der Zentrale im Datenaustauschverzeichnis auf einem Server in Russland empfangen.
2. Die Warenliste und die Einzelhandelspreise aus der IDoc-Datei werden in die RBS-Datenbank geladen (automatischer und manueller Modus sind möglich). Preiswerte sind periodisch und werden, falls sich ein Artikel in der Datenbank befindet, nur im Falle einer Änderung erfasst.
3. Bei der Bildung von Chargen und dem Versand von Waren an die russische Einheit generiert der IT-Service der Zentrale die Warenversanddateien - Warenlieferung. Dies erfolgt für jedes Geschäft separat. Versanddateien werden an den Server in Russland im Austauschverzeichnis sowie an den Partner gesendet, der an der Logistik und Zollabfertigung der Waren beteiligt ist, und verwenden diese Dateien, um Waren an Geschäfte zu verteilen und eine Zollanmeldungsdatei zu erstellen.
4. RBS generiert auf der Grundlage der Daten aus den Warenlieferdateien „Lieferbenachrichtigungen“ in seiner Datenbank.
5. Wenn die Waren bei der Zollstelle in Russland ankommen, erstellt das für Logistik und Zollabfertigung zuständige Partnerunternehmen eine Zollanmeldungsdatei in dem vom föderalen Zolldienst Russlands genehmigten Format. Die Zollanmeldungsdatei wird auf den RBS-Server im Exchange-Verzeichnis hochgeladen. Diese Datei sollte die folgenden erforderlichen Informationen enthalten:
- Eindeutige Produktkennung
- Produktlieferkennungen für jede Sendung, die für ein bestimmtes Geschäft bestimmt ist.
6. Der Lagerverwalter in der Zentrale lädt die Zollanmeldungsdaten mithilfe einer speziellen Verarbeitung hoch, wodurch das Dokument „Zollanmeldung“ in der RBS-Datenbank erstellt wird. Wenn das Dokument zur Zollanmeldung gebucht wird, werden die Belegdokumente in der RBS-Datenbank erstellt.
7. Die Liste der Waren und Einzelhandelspreise aus der RBS-Datenbank wird auf den Registrierkassenserver des Profi-T Centers hochgeladen (automatische und manuelle Modi sind möglich).
8. Die Warenliste und die Einzelhandelspreise aus der Profi-T-Serverdatenbank werden in die Registrierkassen des Geschäfts hochgeladen und sind dann bereit, die Waren zu verkaufen.
9. Daten über Verkäufe in Geschäften, Zahlungen und Rückgaben von Kunden in Echtzeit werden an den Kassen auf dem Profi-T-Server empfangen. Im Falle einer Unterbrechung sammeln sie sich an der Abendkasse an und werden nach ihrer Wiederherstellung auf den Profi-T-Server hochgeladen.
10. Der Profi-T-Server lädt im automatischen Modus mit einer bestimmten Häufigkeit (standardmäßig 1 Mal pro Tag um 2 Uhr morgens) Daten von Registrierkassen in Dateien im Austauschverzeichnis hoch.
11. Der RBS-Server lädt im automatischen Modus mit einer festgelegten Häufigkeit (standardmäßig einmal täglich um 4 Uhr morgens) Daten von Kassen aus Dateien herunter, die vom Profi-T-Server in das Exchange-Verzeichnis hochgeladen wurden.
12. Daten zu Verkaufsergebnissen werden über CSV-Dateien in das 1C Accounting-Programm hochgeladen.
Das folgende Diagramm zeigt das Datenbewegungsdiagramm, die blauen Pfeile sind die ausgehenden Daten, die grünen Pfeile sind die eingehenden Daten:
So erhält der Kunde mit RBS eine Lösung, die eine Vielzahl von Aufgaben im Zusammenhang mit der Speicherung und Verarbeitung von Daten abdeckt.
Dies sind insbesondere:- Hinzufügen und Speichern von Informationen zu Produkten;
- Hinzufügen und Speichern von regelmäßigen Informationen zu Einzelhandelspreisen;
- Hinzufügen und Speichern von Informationen über den Warenverkehr, einschließlich Empfang, Abschreibung, Kapitalisierung, Bewegung;
- Hinzufügen und Speichern von Verkaufsinformationen im Zusammenhang mit Geschäften, Waren und deren Merkmalen;
- Hinzufügen und Speichern von Informationen über Zahlungen von Kunden;
- Hinzufügen und Speichern von Informationen zu Einfuhrvorgängen, einschließlich der Verarbeitung von Zollanmeldungen und Lieferdaten;
- Hinzufügen und Speichern von Informationen zu Wechselkursen;
- Laden von Daten aus SAP-IDoc-Dateien mit Produktinformationen;
- Herunterladen von Daten aus SAP-IDoc-Dateien mit Informationen zum Wareneingang;
- Laden Sie Daten aus Profi-T-CSV-Dateien mit Verkaufsinformationen herunter.
- Entladen der Ergebnisse der Aktivitäten des Unternehmens für den Zeitraum in CSV-Dateien zum Hochladen in das 1C-Buchhaltungsprogramm;
- Hochladen von Waren- und Preisdaten in CSV-Dateien zum Hochladen in das Profi-T-System;
- Exportieren Sie Verkaufsdaten in IDoc-Dateien, um sie in das SAP-System hochzuladen.
- Entladen von Daten über den Warenverkehr (Bewegung, Buchung, Abschreibung) in IDoc-Dateien zum Hochladen in das SAP-System;
- Berechnung der Warenkosten;
- Drucken von Primärdokumenten;
Mit dem RBS-System können Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit in Russland aufnehmen, die Zeit für die Gründung eines Unternehmens verkürzen, sich schnell an die russische Gesetzgebung anpassen und ein praktisches Instrument zur Überwachung und Kontrolle von Aktivitäten erhalten.