Verwenden von JIRA und Confluence in einem großen Projekt

Der Start eines neuen Projekts wird normalerweise von der Entscheidung einer Vielzahl von organisatorischen Fragen begleitet: Wie die Projektteilnehmer interagieren, wo die Dokumente gespeichert werden und wie ihre Koordination aufgebaut wird, wie sie Aufgaben festlegen und Aufträge erteilen ... In jedem Unternehmen hat jeder Projektmanager bereits Präferenzen und Präferenzen . Aber es ist immer nützlich zu sehen, wie andere es tun. Daher schlage ich vor, ein Beispiel aus der Praxis kennenzulernen, das sehr erfolgreich war.

Um die Arbeit des Projektteams zu organisieren, wird ein einziges Informationszentrum benötigt, mit dessen Hilfe folgende Aufgaben gelöst werden:

• Projektdokumente speichern
• Leitarbeitsmaterialien: Protokolle, Risiken, offene Fragen
• Informieren Sie die Teilnehmer über Regeln, Veranstaltungen und Pläne
• Führen Sie alle Arten von Registern - Aufgaben, Geschäftsprozesse, Entwicklungen (Excel ist nicht das beste Werkzeug für die Teamarbeit).
• Verteilen Sie Aufgaben und Aufgaben
• Sammeln Sie Informationen zu Aufgaben und Aufgaben

Es gibt unendlich viele Lösungen - zusammen oder getrennt. Wir haben eine Menge Confluence + JIRA verwendet, und es war praktisch und effizient.

Projektportal - Zusammenfluss
Confluence ist eine praktische und fortschrittliche Wiki-Engine von Atlassian. Sie können ein internes Internetportal organisieren und allen Benutzern Zugriff darauf gewähren - zum Bearbeiten oder Lesen.

• Es ist sehr einfach und bequem, mehrere Stunden reichen für das Training. Fast alle Teilnehmer haben unsere Seiten zu unserem Projekt erstellt und bearbeitet.
• Sehr umfangreiche Formatierungsfunktionen, die erforderlich sind, um die Seite schön und leicht lesbar zu machen. Es gibt Tools, die die Erstellung der Navigation innerhalb der Site automatisieren - Inhaltsverzeichnisse, Tabellen, Links, Aufnahme von Auszügen aus anderen Seiten usw.
• Eine große Anzahl von Plugins wurde geschrieben, um die Funktionalität zu erweitern.
• Sie können Dokumente speichern, während die Versionen gespeichert werden. Standardmäßig verwendet der Benutzer immer die neueste Version, wodurch die Anzahl der Fehler verringert wird. Sie können jederzeit zu einer der vorherigen Versionen zurückkehren.
• Die Seitenversionen werden ebenfalls gespeichert, und Sie können immer sehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat, indem Sie zwei beliebige Versionen paarweise vergleichen.
• Sie können den Zugriff auf die Projektwebsite oder eine separate Seite generell einschränken.
• Die Volltextsuche wird auf allen Seiten und angehängten Dokumenten des Portals durchgeführt, einschließlich PDF.

Wir haben ein Projektportal auf Confluence erstellt, dessen Homepage Links zu wichtigen Projektmaterialien, eine Kontaktkarte, Vorschriften und Anweisungen enthielt. Auf derselben Seite wurden alle Neuigkeiten des Projekts veröffentlicht. Administratoren und Projektmanager kontrollierten den Inhalt der Seite.



Designmaterialien

Das Projektportal enthielt alle Projektmaterialien, von denen wir einige als Seitenhierarchie erstellt haben.

Die obere Ebene der Hierarchie sind die Phasen des Projekts. In jeder Phase wurden seitenbezogene Aufgaben der Phase erstellt. Darüber hinaus gibt es auf jeder Seite eine Beschreibung der Aufgabe, was ist ihr Inhalt, warum wird sie benötigt, wer führt sie aus, Dokumentvorlagen sind beigefügt.

Alle Vertragsdokumente, die als Projektergebnisse eingereicht werden sollten, wurden auf die entsprechende Seite in Word, Excel oder PDF hochgeladen. Somit waren alle Projektmaterialien an einem Ort strukturiert und es gab keine Verwechslung mit den Versionen.



Referenzinformationen

Wir haben viele nützliche Informationen in Form von speziellen Seiten organisiert. Für ein großes Team ist beispielsweise eine Kontaktkarte sehr beliebt, auf der wir eine Liste des Projektteams nach Gruppen mit Fotos und Daten der Teilnehmer hatten.

Die Seite mit Links zu Systeminstanzen wurde von Systemadministratoren verwaltet. Es gab auch ein Diagramm der Entwicklung der technischen Infrastruktur - wann welche Instanzen auftraten und außer Betrieb genommen wurden.



Verfahren und Vorschriften

Die Sammlung aller Anweisungen und Gestaltungsvorschriften auf dem Portal in einer aktuellen und leicht lesbaren Form ermöglicht es Ihnen, Erklärungen für neue Teilnehmer einzusparen und sich mit Ausreden zu befassen, die „nicht gelesen, nicht gefunden, nicht gesehen“ haben. Wenn die Frage weiterhin besteht, können Sie einen Link zur Seite senden, um das Dokument nicht weiterzuleiten und Zeit damit zu verbringen, danach zu suchen. Die Version ist immer auf dem neuesten Stand Das Update erfolgt direkt im Portal.



Risiken und offene Fragen

Wir haben Risiken und offene Fragen auf dem Portal geführt. Für jedes Risiko oder jede Frage richten wir eine separate Seite gemäß einer vorab erstellten Vorlage ein. Auf der Risikoseite gab es neben den obligatorischen Namen und Klassifikatoren eine detaillierte Beschreibung des Inhalts, der Konsequenzen sowie einen Aktionsplan mit Begriffen und Verantwortlichkeiten sowie dem Risikostatus. Offene Fragen wurden ungefähr auf die gleiche Weise organisiert.



Eine spezielle Seite sammelte automatisch eine Liste von Risikoseiten und bildete so ein Risikoregister.

Wenn Sie die Liste durchsehen, können Sie zur entsprechenden Seite gehen, die Beschreibung des Risikos lesen und den Aktionsplan dafür anzeigen.



Anleitung

Ein Aktionsplan kann ein einfacher Text, eine Aufgabe in Confluence oder ein Link zu einer Aufgabe in JIRA sein.

Berücksichtigen Sie die Optionen, die Sie verwenden können, um die Teilnehmer an Aktionen zu erinnern und ihre Implementierung zu steuern.

Eine Aufgabe in Confluence ist eine separate Entität, die einer Seite hinzugefügt werden kann. Beim Betreten des Portals wird dem Benutzer eine Aufgabenerinnerung mit einem Symbol in der oberen rechten Ecke angezeigt. Durch Klicken auf dieses Symbol gelangt der Benutzer zur Liste seiner Bestellungen. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, tickt sie und der Status der Aufgabe ändert sich in erledigt.

Auf die gleiche Weise können Sie jedoch das Kontrollkästchen deaktivieren und die Aufgabe wird erneut nicht erfüllt. Daher sieht ein solches System nicht sehr zuverlässig aus und die Kontrolle über Bestellungen ist in diesem Fall schwach.



Die zweite Option besteht darin, Aufgaben für JIRA-Aufgaben zu verwenden. Direkt auf der Projektportalseite können Sie in JIRA eine Aufgabe erstellen, eine verantwortliche Person zuweisen und eine Frist festlegen. Zu diesem Zweck haben wir ein spezielles Makro erstellt, das auf die Schaltfläche Bestellung erstellen klickt.


Im Gegensatz zur vorherigen Version kann diese Aufgabe so konfiguriert werden, dass sie nur von einem Verantwortlichen geschlossen werden kann, der sich vom Auftragnehmer unterscheidet und eine gute Kontrolle über ihre Implementierung bietet.

Protokollierung

Die Praxis, die wir befolgten, half uns, alle Entscheidungen zu behalten, die wir bei den Treffen getroffen hatten. Während jedes Meetings haben wir Protokolle direkt auf dem Projektportal geführt. Zu Beginn jedes Meetings haben wir eine neue Protokollseite basierend auf der Vorlage erstellt und die wichtigsten Punkte während der Diskussion aufgezeichnet. Am Ende haben wir eine Entscheidung und einen Aktionsplan formuliert.

Wenn jemand nach dem Meeting den Text des Protokolls klarstellen wollte, konnte er dies direkt auf der Portalseite tun, und es war klar, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Das Protokoll wurde unmittelbar nach dem Treffen als vereinbart angesehen, es sparte viel Zeit.



JIRA - System zur Pflege von Listen, Aufgaben, Aufgaben

JIRA wurde als System zum Registrieren und Ausführen von Serviceanfragen erstellt. Es kann jedoch verwendet werden, um Registrierungen zu verwalten und Aufgaben zu verwalten.
In unserem Projekt haben wir JIRA verwendet, um die Ausführung von Anweisungen zu steuern, die Entwicklung durchzuführen und Datenkonvertierungsaufgaben zu verfolgen.

Die Entwicklung mit JIRA wird im Artikel Entwicklungsmanagement ausführlich beschrieben. Hier werde ich über Auftragskontrolle und Integration mit Confluence sprechen.

Um eine JIRA-Aufgabe aus Confluence zu erstellen, wählen Sie einfach den Text aus, bewegen Sie den Cursor über den ausgewählten Text und klicken Sie auf die Schaltfläche im Kontextmenü, um den JIRA-Bildschirm zum Erstellen der Aufgabe aufzurufen.



Auf der Protokollseite wird ein Link zur Aufgabe angezeigt, und in der JIRA-Aufgabe befindet sich ein Link zur Seite in Confluence.

Auf diese Weise können wir einerseits zwischen diesen beiden Systemen wechseln, um den Status und die Historie der Ausführung des Auftrags zu klären, und andererseits den Kontext und den Grund für die Aufgabe betrachten.



Die Integration zwischen Systemen half uns auch dabei, offene entwicklungsbezogene Fragenlisten im Auge zu behalten.

Am Ende des Projekts, als es eine Liste kritischer Entwicklungen gab, die geschlossen werden mussten, um das Projekt abzuschließen, organisierten wir sie als Tabelle auf der Projektportalseite, in einer der Zellen, von denen es einen Link zur Entwicklung in JIRA gab. Dort wird neben der Aufgabennummer auch der aktuelle Status angezeigt. Wenn wir die Liste durchsehen, können wir sehen, welche Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind, in welchem ​​Zustand sie sich befinden, und wenn nötig, können wir sie aufrufen, um die gesamte Geschichte und die Korrespondenz darüber zu sehen.



Die Arbeit mit JIRA erfordert bestimmte Qualifikationen und Erfahrungen. Hier habe ich einige Anwendungsfälle beschrieben, aber tatsächlich gibt es noch viele weitere. Das Schöne ist, dass Sie mit den grundlegendsten Dingen beginnen können und es bereits funktioniert, und dann das System entwickeln, wenn Sie Erfahrung und Verständnis für die Bedürfnisse sammeln.

Zusätzlich zu Confluence haben wir in Integration mit JIRA BitBucket verwendet, auch das Atlassian-Produkt, ein Entwicklungs-Repository, mit dem Sie Codeversionen verfolgen können. Für den gleichen Zweck verwendete ein anderes Projekt kostenlose SVN.

Mit vielen Plugins können Sie die Funktionalität des Systems erweitern, insbesondere für die Integration in MS Project oder die Implementierung des Gantt-Diagramms direkt in JIRA.

Eine große Anzahl von Anwendungsfällen kann ein Hindernis für diejenigen sein, die diese Tools zum ersten Mal verwenden. In diesem Fall können Sie die Erfahrung anderer Projekte nutzen, von denen es sehr viele gibt, oder mit den einfachsten beginnen.

Die Organisation des Projektraums mit Hilfe von JIRA und Confluence hat seine Wirksamkeit und Zweckmäßigkeit bewiesen. Zu den Hauptvorteilen zählen Komfort, Zuverlässigkeit und ein breites Spektrum an Anpassungsfähigkeit. Bei unseren Projekten sind solche Systeme zum De-facto-Standard geworden.