Heute verfügt der Markt über eine breite Palette von Projektmanagementlösungen. Mit ihrer Hilfe haben Unternehmen die Möglichkeit, die Effizienz von Prozessen erheblich zu steigern, ein klares Verständnis dafür zu erlangen, wer welche Arbeit leistet, Zeit zu sparen und Stress im Team zu vermeiden. Am Ende ist es in Mode. Es gibt jedoch viele Szenarien, in denen das Unternehmen tatsächlich nicht bereit ist, eine Projektmanagementlösung zu implementieren. In diesem Artikel werden wir einige Beispiele für solche Szenarien diskutieren und darüber sprechen, was sich in Ihrem Unternehmen ändern sollte, damit die Implementierung der Lösung greifbare Ergebnisse bringt.
Szenario 1. Das Team hat nur wenige Mitarbeiter
Mit der Entwicklung des Internets gibt es immer mehr Unternehmen, in denen nur wenige Menschen arbeiten. Wenn es heute möglich ist, auch ernsthafte und umfangreiche Geschäftsprozesse zu automatisieren und / oder auszulagern, ist ein riesiges, überfülltes Büro nicht mehr erforderlich. Das Unternehmen erhält einen echten Mehrwert aus der Projektmanagementlösung, wenn alle Projektinformationen regelmäßig zu dieser Entscheidung hinzugefügt werden. In einer Situation, in der nur wenige Personen im Büro arbeiten und die Möglichkeit haben, alle erforderlichen Probleme schnell und persönlich zu besprechen, kann die Zeit, die für die Eingabe von Daten in das System benötigt wird, die Vorteile überwiegen.
Was soll sich ändern?
Es gibt zwei Szenarien im Zusammenhang mit der beschriebenen Situation, in denen das Unternehmen von der Implementierung einer Projektmanagementlösung profitieren wird. Das erste Szenario ist offensichtlich: Das Unternehmen wächst, es erscheinen mehr Mitarbeiter und es besteht ein dringender Bedarf, Projekte effektiv zu verwalten und die Arbeit und die Ergebnisse jedes Teammitglieds für den Rest transparent zu machen. Das zweite Szenario ist besonders relevant, wenn das Unternehmen überhaupt kein Büro hat und alle Arbeiten remote ausgeführt werden. In einer solchen Situation wird das Unternehmen wirklich von der Implementierung einer Projektmanagementlösung profitieren. Ein schöner Bonus ist die Tatsache, dass für viele Lösungen das Abonnement für sehr kleine Teams kostenlos ist.
Szenario 2. Der Entscheidungsträger hat unzureichende Befugnisse
Nicht so selten ist die Situation, in der der Manager im Unternehmen alles in seiner Macht stehende tut, um die Lösung am effektivsten umzusetzen ... nur ihm fehlt die Macht. Er ist nur einer aus einer Gruppe von Entscheidungsträgern. Oder er ist sogar Abteilungsleiter, aber damit die Lösung wirklich dem Unternehmen zugute kommt, muss sie überall implementiert werden. Und Abteilungsleiter sind dagegen oder einfach nicht interessiert. Es gibt sehr viele Beispiele. Gemeinsam ist ihnen, dass der Mitarbeiter nicht über ausreichende Berechtigungen verfügt, um sicherzustellen, dass die gesamte Organisation die Lösung verwendet.
Was soll sich ändern?
Der Leiter, der sich für die Implementierung der Lösung einsetzt, muss eine ausreichende Anzahl von Argumenten vorbereiten, um sie der Geschäftsleitung (oder den Leitern anderer Abteilungen) während des Dialogs über die Notwendigkeit der Implementierung der Lösung vorzulegen. Wenn die Entscheidung vom Management genehmigt wird, ist eine unzureichende Autorität kein Hindernis mehr. In diesem Fall wird es einfach von oben nach unten abgesenkt. Es wäre auch eine gute Idee, ein Meeting mit dem Customer Success Manager des Lösungsanbieters abzuhalten, um Indikatoren zu entwickeln, mit denen der aktuelle Status von Prozessen bewertet und vorhergesagt werden kann, wie sie verbessert werden können.
Szenario 3. Probleme mit dem Änderungsmanagement
Damit sich das Verhalten einer Person ändert, muss sie sich ändern wollen. Sie können keine Änderungen in der Organisation vornehmen (und glauben Sie mir, die Implementierung einer Projektmanagementlösung erfordert einen signifikanten Paradigmenwechsel), wenn Sie nach Ansicht der meisten Teammitglieder keinen signifikanten Grund haben, warum sie an diesen Änderungen teilnehmen sollten. Andernfalls werden Sie viel Zeit und Geld investieren, um die Lösung zu implementieren, und die Ergebnisse sind Null. Denken Sie daran, dass die Motivation verschiedener Teammitglieder sehr unterschiedlich sein kann. Für das Management kann beispielsweise die Transparenz der Prozesse und für die Mitarbeiter der Vertriebsabteilung der Schlüsselfaktor sein - die Möglichkeit, nicht zu endlosen Besprechungen zu gehen und mehr Zeit zu haben, um ihre Kunden anzurufen.
Was soll sich ändern?
Als Erstes müssen Sie herausfinden, welche Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen von der Implementierung Ihrer Lösung profitieren können, und sich mit den entsprechenden Argumenten an sie wenden. Sammeln Sie genügend Daten und präsentieren Sie konkrete und messbare Vorteile, die jede Abteilung durch die Verwendung Ihres Produkts erhält. Erwarten Sie keine schnellen Ergebnisse - Change Management erfordert immer viel Vorarbeit und Kommunikation auf allen Ebenen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die meisten Mitarbeiter bereits auf Ihrer Seite sind, halten Sie eine allgemeine Organisationssitzung ab, um die Implementierung der Lösung zu besprechen. Hören Sie sich die Argumente aller Parteien genau an. Je mehr Meinungen Sie berücksichtigen, desto motivierter werden die Mitarbeiter sein, die Lösung zu nutzen und regelmäßig Informationen einzugeben.
Szenario 4. Das Management ist in der Anfangsphase der Lösungsimplementierung nicht bereit für Ressourcenkosten
Neben der Entscheidung, ein Projektmanagement-Tool zu implementieren, gibt es in der Regel bestimmte Erwartungen, wie es zur Erreichung der festgelegten Ziele beitragen kann. Bevor dies geschieht, entstehen dem Unternehmen zusätzliche Kosten (zusätzlich zu den Kosten der Lösung selbst). Diese Kosten umfassen die Arbeitszeiten des Managements und jedes Teammitglieds. Die Mitarbeiter müssen sich mit der Funktionalität der Lösung vertraut machen, die vom Management festgelegten Regeln für ihre Verwendung verstehen und akzeptieren. Manchmal sind auch viele technische Ressourcen erforderlich, um Ihr Produkt zu implementieren. Ohne diese Schritte kann Ihr Service vom neuen Unternehmen im Prinzip nicht effektiv übernommen werden, und nur der erfolgreiche Übergang kann garantieren, dass die erwarteten Ergebnisse erzielt werden.
Einige Führungskräfte glauben jedoch, dass sie all diese Schritte überspringen und sich sofort an dem Punkt befinden können, an dem die Entscheidung von Vorteil sein wird. Ich habe schlechte Nachrichten für Sie: Dies wird nicht passieren.
Was soll sich ändern?
Das Management sollte bereit sein, zunächst die erforderlichen Ressourcen zu investieren. Trotz der Tatsache, dass die Anzahl der Lösungen auf dem Markt recht hoch ist, gibt es drei Arten von Ressourcen, die für fast alle relevant sind:
Zeitmanagement und Mitarbeiter, die die Lösung nutzen werden
Kosten für Lösungsimplementierungsdienste, die vom Entwickler bereitgestellt werden
* optional - die Kosten für die Entwicklung von Integrationen mit anderen Lösungen, falls erforderlich
Wie Sie sehen können, sind die meisten der im Artikel beschriebenen Funktionen ziemlich offensichtlich. Sie müssen jedoch berücksichtigt werden, wenn Sie über die Implementierung einer Projektmanagementlösung nachdenken. Nur in diesem Fall bringt das Produkt greifbare Ergebnisse für Ihr Unternehmen.