Es gibt zwei Hauptgründe, warum sich Unternehmen normalerweise für die Implementierung eines Projektmanagementdienstes entscheiden. Der erste ist, dass ein richtig ausgewählter Service sowohl eine Reihe aktueller als auch zukünftiger Probleme im Zusammenhang mit dem Wachstum des Unternehmens lösen kann. Der zweite Grund ist eine Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen im Allgemeinen. Natürlich schließen sich diese Gründe nicht gegenseitig aus - Unternehmen implementieren häufig eine Lösung, um alle Ziele gleichzeitig zu erreichen.
Wenn sich eine Organisation für die Implementierung entscheidet, werden immer ähnliche Muster beobachtet, beispielsweise eine ausgeprägte Begeisterung für Führungskräfte in den frühen Stadien. Das Management erwartet schnelle Ergebnisse und verbesserte Indikatoren. Natürlich ist nicht alles so einfach, und aufgrund einer Reihe von Problemen läuft nicht alles nach Plan. In diesem Artikel werde ich 6 typische Probleme analysieren, aufgrund derer eine Projektmanagementlösung keine Ergebnisse bringt. Und natürlich werde ich für jeden von ihnen Lösungen anbieten.
Ich schlage vor, zunächst die wichtigsten Vorteile des Projekts für den Einsatz von Projektmanagementlösungen aufzulisten:
- Solche Systeme bieten Transparenz über Geschäftsprozesse. Wenn jede Aufgabe einen Ausführenden und eine Frist hat, versteht jeder Mitarbeiter, wer für was verantwortlich ist und wie Aufgaben jeden Tag priorisiert werden müssen
- Die Lösung dient als ein einziger Hub für die gesamte Kommunikation im Projekt. Es ist nicht mehr erforderlich, fragmentierte Daten in verschiedenen Tools wie E-Mail, What's App, Slack, Skype usw. zu erfassen. Alles ist zentralisiert und es ist einfach, das gesamte Bild zu sehen.
- Zeitersparnis. Wenn immer alle Projektdaten verfügbar sind, kann die Anzahl der Besprechungen reduziert werden. Wenn die Lösung über die Funktionalität von Projektvorlagen verfügt, können neue mit nur wenigen Klicks gestartet werden.
- Die Lösung vereinfacht die strategische und taktische Planung. Viele Projektmanagementsysteme enthalten Tools zum Steuern und Freigeben der Roadmap und ermöglichen es Benutzern, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Auf diese Weise können Sie sehen, wie alle Teile des Projekts ein Ganzes bilden, und verschiedene Faktoren bewerten - von den Aktionen aller am Projekt beteiligten Personen bis zur Arbeitsbelastung des gesamten Teams.
Das Management erwartet in der Regel, dass das Unternehmen einige (oder besser alle) der oben genannten Vorteile erhält und die Lösung schnell Ergebnisse bringt. Es gibt jedoch eine Reihe von Faktoren, die zu einem Fiasko führen können. Im Allgemeinen sprechen wir immer über zwei Dinge: das Fehlen eines Arbeitsplans für das Management von Veränderungen und die Unfähigkeit, von Anfang an neue Prozesse aufzubauen und zu implementieren. Alle unten aufgeführten Probleme beziehen sich entweder auf die erste oder die zweite Kategorie.
6 Probleme
Problem Nr. 1: Fehlendes Onboarding oder falsches Boarding
Bei der Implementierung einer Lösung muss das Management viele Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören die Übertragung aktuell vorhandener Geschäftsprozesse, die Schulung und die Verteilung der Rollen (Benutzer, Administrator) auf die Teammitglieder in das System. All diese Aktivitäten werden zusammenfassend als „Onboarding“ bezeichnet.
Viele Manager unterschätzen die Bedeutung des Onboarding oder überspringen es sogar lieber. Sie glauben, dass die Entscheidung selbst „Wurzeln schlagen“ und Vorteile bringen wird. Ich habe schlechte Nachrichten für Sie: Dies wird nicht passieren. Damit eine Lösung Wert schafft, muss das Management in der Implementierungsphase viel Zeit investieren. Unvollständiges oder schlecht durchgeführtes Onboarding ist ein ernstes Problem. Es stellt sich oft heraus, dass Mitarbeiter nicht bereit sind, Zeit zu verbringen und sich um Aktivitäten im Zusammenhang mit Onboarding zu bemühen: Sie sehen sich keine Schulungsvideos an, kommen nicht zu Sitzungen über die Übertragung von Geschäftsprozessen auf ein neues System (wo natürlich ihr Fachwissen erforderlich ist) oder verstehen einfach nicht einmal mit grundlegender Funktionalität.
Lösung:
- Die Entscheidung, dass das Team ausreichend Zeit für das Onboarding aufwenden sollte, muss in der Phase der Auswahl des Projektmanagement-Tools getroffen werden. Nicht später. Das Management sollte an allen Aktivitäten im Zusammenhang mit Onboarding teilnehmen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter daran beteiligt sind.
- Ein großes Plus wird sein, wenn der Lösungsanbieter einen Implementierungsservice hat (leider hat ihn heute nicht jeder). Professionelle Implementierungsberater sparen dem Team viel Zeit, da sie wissen, was in jeder Phase des Onboarding genau zu tun ist.
Problem Nr. 2: Mangelnde Managementunterstützung
Die Entscheidung zur Implementierung eines Projektmanagement-Tools ist nicht einfach. In der Regel haben Unternehmen immer mehrere proaktive, technisch versierte Mitarbeiter, die sie einfach mit einem neuen Tool experimentieren lassen. Und das ist wunderbar. Es gibt jedoch ein Problem: Die Einführung eines Werkzeugs führt immer zu einer vollständigen Neugestaltung des Spielfelds. Dies ist keine einfache Checkliste mit Produktivitätstipps. Und die Begeisterung einiger Mitarbeiter wird nicht ausreichen, um dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten. Wenn das Management sowohl in der Phase der Implementierung der Lösung als auch in der Zukunft keine vollständige Unterstützung bietet, besteht das Problem eines teilweisen (oder vollständigen) Mangels an Ergebnissen.
Lösung:
- Stellen Sie sicher, dass Manager das Tool selbst verwenden, und geben Sie anderen Mitarbeitern ein Beispiel. Wenn das Management darauf besteht, dass Teammitglieder eine Lösung verwenden, die sie selbst überhaupt nicht verwenden, wird sie immer demotiviert.
- Treffen Sie sich mit dem Management und besprechen Sie, welche Ressourcen für die erfolgreiche Implementierung der Lösung erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Abteilungsleiter / Teams haben, die bereit sind, Zeit mit dem Studium und der Implementierung der Lösung zu verbringen.
- Bitten Sie die Manager, regelmäßige (z. B. wöchentliche) Besprechungen mit ihren Teams abzuhalten, um zu besprechen, wer die Lösung wie verwendet. Bei diesen Treffen wird es möglich sein, auftretende Probleme zu besprechen und um Hilfe zu bitten.
Problem Nr. 3: Das Team ist in dem Produkt nicht gut geschult
Es ist erstaunlich, wie viele Unternehmen die Bedeutung der Schulung eines Produkts in der Implementierungsphase unterschätzen. Jedes Unternehmen hat zwei Kategorien von Mitarbeitern: diejenigen, die neue Technologien wie einen Schwamm aufnehmen, und diejenigen, für die jede technisch schwierige Lösung ein großes Problem darstellt. Manchmal beherrschen Mitarbeiter die Grundlagen der Verwendung eines Projektmanagementsystems, haben jedoch Probleme mit bestimmten Funktionen, die, wie es das Glück wollte, in direktem Zusammenhang mit ihrer Arbeit stehen. Die Tatsache, dass es für einen bestimmten Mitarbeiter eine Frage von 30 Minuten ist, ein neues Produkt zu verstehen, bedeutet nicht, dass dies der Standard für alle anderen sein kann. Denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter unterschiedlich sind.
Lösung:
- Informieren Sie sich beim Hersteller der Lösung darüber, wie lange die Schulung dauern wird, und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter, der die Lösung verwendet, diese Zeit einteilen kann.
- Passen Sie das Training an die Bedürfnisse des Teams an. Finden Sie heraus, welche Vorteile verschiedene Teams durch die Verwendung einer Lösung erzielen können. Die Betonung einer bestimmten Funktionalität während der Trainingseinheiten für verschiedene Teams kann sehr unterschiedlich sein.
- Wenn möglich, machen Sie ein paar Trainingseinheiten. Der Lernprozess ist in der Regel in kleineren Gruppen effektiver, da jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen
Problem Nr. 4: Mitarbeiter sehen die Lösung als Zeitverschwendung an
Wenn das Management beschließt, ein Produkt für das Projektmanagement zu implementieren, hat es normalerweise klar formulierte Erwartungen an den Wert, den das Produkt bringen sollte. Diese Aussage funktioniert jedoch nicht immer für andere Mitarbeiter. Sie denken möglicherweise, dass das neue Tool ein weiteres Wunderkind der IT ist, das das Management für mehrere Monate zur Verwendung zwingen wird, und dann wird alles umsonst sein. Und das kann ein ernstes Problem sein.
Wenn Sie ein Änderungsverwaltungsbuch öffnen, finden Sie den folgenden Satz in der einen oder anderen Form: „Damit Änderungen vorgenommen werden können, müssen sich die Benutzer ändern möchten.“ Und Mitarbeiter werden sich nicht ändern wollen, wenn sie in den Änderungen keinen direkten Nutzen für sich sehen. Sogar der Ansatz, Entscheidungen von oben nach unten zu „senken“, funktioniert manchmal nicht. Natürlich steigt der Prozentsatz der Mitarbeiter, die die Lösung täglich nutzen, wenn das Management dies regelmäßig überwacht. Gleichzeitig bedeutet dies jedoch, dass das Management Zeit verschwendet, indem es die Verwendung der Lösung ineffizient auferlegt. Dies widerspricht im Wesentlichen dem Konzept der Steigerung der Effizienz von Prozessen aus der Lösung (und insbesondere der Tatsache, dass die Lösung Zeit spart).
Lösung:
- Treffen Sie sich mit einem Führungsteam und überlegen Sie, wie eine Lösung Mitgliedern verschiedener Teams zugute kommen kann. Sammeln Sie regelmäßig Informationen über die aktuellen Probleme von Teams, auf die sie stoßen. Erstellen Sie Listen mit Problemen, die mit dem Tool gelöst werden können, und besprechen Sie sie mit den Teams.
- Oder konzentrieren Sie sich sofort auf die spezifischen Prozesse der Teams und darauf, was sie durch die Verwendung des Tools erzielen. Zum Beispiel kann den Vertriebsmitarbeitern gesagt werden, dass, wenn sie ständig Informationen über ihre Kunden und Transaktionen im System aktualisieren, alles für das Management transparent ist und sie wiederum nicht an den meisten Besprechungen teilnehmen können und mehr Zeit haben, Kunden anzurufen
Problem Nr. 5: Das Team hat bereits in der Vergangenheit negative Erfahrungen mit der Verwendung einer anderen Lösung gemacht
Das Team hat also bereits ein ähnliches Produkt ausprobiert, und der Versuch war erfolglos. Dafür kann es viele Gründe geben. Das Wichtigste dabei ist jedoch, dass die Mitarbeiter von Anfang an eine negative Einstellung zur neuen Lösung haben. Für die letzte Entscheidung wurde wahrscheinlich viel Zeit aufgewendet, aber es gab keine Ergebnisse.
Das Unternehmen kann auch beschließen, das Produkt zum falschen Zeitpunkt einzuführen. Wenn Mitarbeiter einen Verkaufsplan haben, kommen Fristen. Das Letzte, woran sie denken möchten, ist die „dringende Übertragung aller Daten auf eine neue Superlösung“.
Lösung:
- Analysieren Sie zunächst die Probleme, auf die das Unternehmen bei der Implementierung der vorherigen Lösung gestoßen ist, und gehen Sie diese Probleme unter Berücksichtigung der Erfahrungen an
- Verwenden Sie nach Möglichkeit die Hilfe der Manager von Customer Success-Lösungsanbietern. Qualifizierte CSMs sind in der Regel Experten für Änderungsmanagement und können den Migrationsprozess zu einer neuen Lösung maßgeblich unterstützen.
- Wenn der Lösungsanbieter einen kostenpflichtigen Implementierungsservice bereitstellt, sollten Sie diesen Service erwerben. Wenn Ihr Team professionell an Bord ist, sind alle Schritte der anfänglichen Implementierung und „Bereitstellung“ der Lösung im Unternehmen schneller und weniger schmerzhaft.
Problem Nr. 6: Der Lösung fehlen die notwendigen Integrationen
Eine Reihe beliebter Projektmanagementlösungen, die auf dem Markt vorgestellt werden, und ihre Vorteile unterstreichen die Möglichkeit, der zentrale Ort zu werden, an dem die gesamte Kommunikation über Projekte stattfinden wird. Was aber, wenn ihnen native Integrationen fehlen (z. B. mit Slack, Adobe usw.)? Nur dem Kunden ein gut isoliertes Produkt anzubieten, reicht nicht mehr aus. Die Verfügbarkeit von Integrationen kann ein Schlüsselfaktor sein.
Selbst wenn die Lösung native Integrationen mit allen möglichen Produkten und Dienstleistungen aufweist, bleibt es wichtig, dass die Lösung über eine offene API verfügt. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf eine zusätzliche Integration entwickeln.
Lösung:
- Stellen Sie bei der Auswahl einer Lösung sicher, dass Sie herausfinden, welche Integrationen bereits integriert sind. Erstellen Sie eine Liste der Produkte (Dienstleistungen), die das Team bereits regelmäßig verwendet. Vergleichen Sie dann, wie viele Elemente aus diesen Listen sich überschneiden.
- Wenn die Lösung für das Team ideal ist, aber einige der erforderlichen Integrationen fehlen, sollten Sie sie mithilfe der API selbst erstellen oder einen Integrationsspezialisten eines Drittanbieters bezahlen.
Die Implementierung einer Projektmanagementlösung kann erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsleistung haben. Der positive Effekt wird jedoch nur dann eintreten, wenn das Unternehmen bereit ist, in der Implementierungsphase und danach genügend Zeit zu verbringen. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen!