Fragen der Finanzbuchhaltung, Planung und Budgetierung sind ein heißes und dringendes Thema für alle IT-Unternehmen. Mit dem Wachstum des Unternehmens sind die Cashflows schwer zu kontrollieren und es wird deutlich, dass ein systematischer Ansatz erforderlich ist.
Abhängig von der Art der von ihm hergestellten Produkte und Dienstleistungen kann die Rechnungslegungsmethode in IT-Unternehmen erheblich variieren. Benutzerdefinierte Softwareentwicklung, Veröffentlichung von Boxed-Lösungen, Verfügbarkeit von technischem Support, Veröffentlichung von Updates, Verwendung von Lizenzen von Drittentwicklern können die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie das Cash-Management des Unternehmens erheblich beeinflussen. Eine wichtige Grundlage für die Organisation von Buchhaltung und Budgetierung ist die Aufteilung des Unternehmens in Projekte und die Verteilung der Kosten (ohne Kostenbildung) in einen Pool von Projekten nach einer vorgegebenen Methodik.
Wo soll ich anfangen?
Ergebnismodell
Zunächst sollten das Management und die Eigentümer des Unternehmens das Ertragsmodell festlegen und genehmigen. So wird das Unternehmen Geld verdienen. Dies kann die Herstellung einer Boxed-Lösung, die Ausgabe von Lizenzen zur Verwendung, die kundenspezifische Entwicklung usw. sein. In den meisten Fällen verfügt das Unternehmen über zwei oder mehr Optionen zur Umsatzgenerierung. Das System der Besteuerung von Einkommen hängt auch von der Art der Einnahmen ab (Lizenzen unterliegen nicht der Mehrwertsteuer, der technische Support und der Verkauf von Dienstleistungen beinhalten die Mehrwertsteuer). Vor diesem Hintergrund können Sie ein Kostensystem kompetent aufbauen, sowohl diejenigen, die den Selbstkostenpreis bilden, als auch diejenigen, die als Ausgaben des Zeitraums erfasst werden.
Projektkosten und Preisgestaltung
Die Besonderheit der meisten IT-Unternehmen mangels einer großen Anzahl von Sachanlagen. Dies ist keine Fabrik, kein produzierendes Unternehmen, und das wichtigste Kapital sind Menschen, Spezialisten, Entwickler, Linguisten und Tester. Es sind ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die in Dienstleistungen für Kunden oder Produkte zum Ausdruck kommen und Einnahmen generieren. Anhand der Art und Weise, wie das Unternehmen diese Ressource verwaltet und den Cashflow und das finanzielle Wohlergehen bestimmt.
Auf dem russischen Markt ist es üblich, eines von zwei Preismodellen zu verwenden (Festpreis oder Zeit und Material).
Das erste Modell ist das traditionelle Modell der Projektentwicklung, bei dem der Kunde und der Projektmanager den gesamten Arbeitsumfang in der Leistungsbeschreibung festlegen, ein festes Budget und die genauen Projektbedingungen vereinbaren. Bei Fixed Price (oder FP) zahlen Kunden für das Endergebnis und der Auftragnehmer für die Zeit ihrer Entwickler. In diesem Fall verringert sich der Gewinn des Unternehmens, wenn Programmierer mehr Zeit für die Entwicklung aufwenden und sich das Budget nicht ändert. Daher hängt hier viel von der Fähigkeit der Manager ab, die Arbeitskosten im Voraus zu bewerten. Obwohl bei jedem Projekt Risiken und höhere Gewalt auftreten können.
Das zweite Modell - Time & Materials (TM) - ist die Zahlung der tatsächlich verbrauchten Ressourcen durch den Kunden - die Zeit des Entwicklers.
Unabhängig vom verwendeten Modell ist es wichtig, ein Buchhaltungssystem zu haben, das anzeigt, wie hoch das Gesamtbudget ist, wie viel bereits getan wurde und wie viele Stunden aufgewendet wurden - das Arbeitszeittabellensystem.
Normalerweise ist ein Entwickler an der Erstellung eines Teils des Projekts beteiligt, und eine große Anzahl von Mitarbeitern ist an der Produktion des gesamten Produkts beteiligt. Um genau zu berechnen, wie viel ein bestimmtes Projekt für ein Unternehmen kostet, müssen nicht nur die Entwicklungskosten für die Arbeitszeittabelle berücksichtigt werden, sondern auch ein Kostenteilungssystem für feste und variable Kosten eingeführt werden. Um den Preis des Projekts so zu planen, ist es wichtig, Kosten zu berücksichtigen, die nicht direkt mit der Entwicklung zusammenhängen (z. B. Raum mieten, ein Büro unterhalten usw.). Sie können in OPEX pro Person und Tag oder Monat ausgedrückt werden. Durch diesen Ansatz wird vermieden, dass die Marge des Projekts „aufgefressen“ wird.
Ein wichtiger Punkt ist die Aufrechterhaltung des Plans des Projektbudgets im Echtzeitmodus. Auf diese Weise erhält das Management genaue Daten über den Fortschritt des Projekts und seine aktuelle Rentabilität und kann verhindern oder verhindern, dass das Projektbudget überschritten wird, oder die Projektkosten rechtzeitig anpassen.
Wo soll ich anfangen ...
- Bestimmen Sie die Kosten für jeden Entwickler und andere technische Spezialisten
- Planen Sie den Zeitpunkt der Arbeit
- Teilen Sie das Projekt in Phasen auf: Entwicklung, Test, Inbetriebnahme usw.
- Planen Sie das Budget für den Kauf von Ausrüstung (falls erforderlich) für die Durchführung des Projekts
Technische Ausrüstung für Kalkulation, Budgetplanung, Management Accounting
- In der Anfangsphase ist es für Planungs- und Abrechnungszwecke durchaus möglich, die Funktionen von MS Excel oder Google Sheets zu nutzen
- Da das Unternehmen einfach ist, muss sich das Management um die Automatisierung des Prozesses kümmern.
- Heutzutage hat der Markt eine ziemlich große Anzahl spezialisierter Software. Angefangen von einem fairen Budget basierend auf 1C bis hin zu seriösen Designern basierend auf Olap-Würfeln (Cognos, Anaplan). Und andere spezialisierte Lösungen (Axapta, Navision, SAP)
Rentabilitätsbewertung von Projekten und Unternehmen
Durch eine ordnungsgemäße Abrechnung und genaue Zeitverteilung für Projekte können Sie die Rentabilität des Projekts beurteilen. Das Hauptproblem junger Unternehmen ist die Bindung an die Buchhaltung nur in Geld, tatsächlich in Cashflows. Dieser Ansatz verzerrt die Informationen über das Unternehmen erheblich und führt zu katastrophalen Ergebnissen. Es ist korrekter, die Rentabilität sowohl des Projekts als auch des gesamten Geschäfts periodengerecht zu berechnen (dh einen Gewinn- und Verlustbericht über Projekte und das Unternehmen zu erstellen), eine Solvabilitätsanalyse des Unternehmens im Kontext des Cashflows für angefallene Projekte und Kosten durchzuführen und auf der Grundlage der Bilanz einen Gewinnbericht zu erstellen und Verlustrechnung der Zahlungsströme, um eine umfassende Analyse der Stabilität des Unternehmens durchzuführen.
Durch die periodengerechte Projektbuchhaltung können Sie die Projekterträge als Teil des Gesamtumsatzes aufteilen. Die Projektkosten und ihre Faktorenanalyse zeigen den Anteil der Projektkosten und die Gründe für Einsparungen oder Mehrausgaben.
Dieser Ansatz wird unrentable Projekte hervorheben, das Management Maßnahmen ergreifen, um Verluste zu reduzieren oder Entwicklungsstrategien zu überprüfen. Das Ergebnis der Analyse sollte nicht nur eine bloße Zahl sein, sondern auch die Schlussfolgerungen eines kompetenten Spezialisten, der bei den richtigen Managemententscheidungen hilft.
Eine gute Regel ist die Entwicklung eines KPI-Systems sowohl für das Projekt als auch für das gesamte Unternehmen. Die Überwachung der Implementierung von KPI garantiert Unternehmenstransparenz für Eigentümer und Manager.
Das Unternehmen, das im Laufe der Jahre Spiele für mobile Geräte entwickelt hat, hat eine Reihe von noch nicht abgeschlossenen Projekten gesammelt. Die Finanzanalyse ergab einen Rückgang der Rentabilität von 35% der Projekte. Auf der Grundlage der Ergebnisse der Analyse hat das Management beschlossen, die Bedingungen für Projekte mit Wachstumspotenzial zu überarbeiten und Projekte abzuschließen, deren Lebenszyklus kurz vor dem Abschluss steht.
Kostenfreie Kosten
Die Kosten sind sicherlich ein grundlegender Faktor, um eine akzeptable Marge für das Projekt zu erzielen. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Kosten, Planung und Abrechnung, die bei der Erstellung eines kommerziellen Vorschlags ebenfalls wichtig sind.
Marketing, Verkaufskosten, Gehaltsabrechnung von Verwaltungs- und Supportpersonal, Steuern, Verwaltungs-, Verwaltungskosten, Abschreibungen, Darlehenszinsen usw. kann einen erheblichen Teil der Kosten ausmachen. Die Gesamtheit dieser Kosten wird am besten in OPEX ausgedrückt. Verwenden Sie den erhaltenen Wert, um die minimale komfortable Rentabilität des Projekts zu bestimmen.
Meilensteine und Finanzindikatoren
Für die Unternehmensleitung ist es wichtig, Zeit für eine umfassende Analyse der aktuellen Projektergebnisse zu investieren. Analysieren Sie gemeinsam mit den Projektteamleitern die Produktions- und Finanzsituation der Arbeit und des gesamten Unternehmens.
Projektkosten: Analyse der tatsächlichen Kosten des Projekts. Identifizierung problematischer Projekte oder Arbeitsstätten.
Die Menge an produktiver Zeit und Verlusten (Zeit ist Geld). Die Analyse der Finanzindikatoren in Verbindung mit der Produktion wird ein Verständnis der Ressourcenbasis vermitteln. Beispiel: Wenn Sie die Kosten für mehr Stunden Entwickler als geplant abschreiben, sollte dies die Unternehmensführung dazu bringen, auf die Kompetenz des Entwicklungspersonals zu achten, Maßnahmen zur Steigerung der Professionalität der Mitarbeiter, Schulungen usw. zu ergreifen. Oder überarbeiten Sie die Projektplanungsmethode.
Rentabilität von Projekten. Die Kontrolle der Rentabilität von Projekten und Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung. Basierend auf einer soliden Buchhaltung und Planung. Der Wert der Fixkosten des Unternehmens ist in der Regel statisch und sollte am Rande jedes Projekts festgelegt werden. Das Management legt ein akzeptables Rentabilitätsniveau für Projekte und Unternehmen fest, die dienen sollen.
Die Struktur der indirekten Kosten: Wir bestimmen, wie viel Geld für Miete, Mitarbeiterentwicklung, Verwaltungspersonal und andere indirekte Kosten ausgegeben wurde.
Was tun, wenn nicht genug Geld vorhanden ist?
Zunächst müssen wir akzeptieren, dass der Mangel an Geld auf dem Girokonto zu einem Zeitpunkt nicht bedeutet, dass das Geschäft unrentabel ist. Eigentlich wie die umgekehrte Aussage. Cash Gap kann aus verschiedenen Gründen gebildet werden. So etwas wie: Verluste aufgrund geringer Rentabilität, „aufgeblähte“ Kosten, kumulierte Forderungen (tatsächlich handelt es sich um Kredite an Käufer oder Kunden), hohe OPEX usw. Unabhängig von den Gründen für die Liquiditätslücke kann dies vorhergesagt und verhindert werden.
Vorbeugende Maßnahmen
- Implementierung eines Finanzplanungs-, Buchhaltungs- und Kontrollsystems.
- Regelmäßige Überwachung des OPEX-Niveaus. Seine Überarbeitung, falls erforderlich.
- Überwachung der Mindestwerte für die Rentabilität von Projekten.
- Aktive Arbeit mit Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Mittel ausleihen.
- Investitionen anziehen.
Was tun mit kostenlosem Geld? Oder Geld sollte Geld bringen.
Wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Überangebot an Geld vorhanden ist, wäre es logisch, Maßnahmen für deren ordnungsgemäße Verwendung zu entwickeln (der Entzug von Dividenden vom Eigentümer zählt nicht).
Freies Geld kann in die Entwicklung des Unternehmens investiert werden: in die Schulung des Personals und die Steigerung seiner Professionalität, in die Aktualisierung des Anlagevermögens.
Oder senden Sie den Bargeldüberschuss an „Earn“: Investieren Sie in Finanzinstrumente des Banken- oder Börsensektors.
Empfehlungen an Eigentümer und Manager von IT-Unternehmen
- Entwicklung eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeit des Produktionspersonals.
- Berechnen Sie die Kosten einer Arbeitsstunde für jede Gruppe von Produktionsspezialisten, um ein klares Verständnis für die Berechnung der Projektkosten zu erhalten.
- Berechnen Sie die Kosten für die Wartung aller Mitarbeiter pro Monat (geben Sie den OPEX-Indikator ein). Dies wird dazu beitragen, das optimale geschätzte Niveau der Projektrentabilität zu bestimmen.
- Maximieren Sie die Automatisierung der Cashflow-Planung, erstellen Sie ein Register der Zahlungsanträge und einen Zahlungskalender.
- Identifizieren Sie Bargeldlücken im Voraus und ergreifen Sie Maßnahmen, um Lücken zu vermeiden.
- Investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Verbesserung ihrer Professionalität.
- Entwicklung von KPI-Indikatoren für Projekte und Unternehmen. Überwachen Sie ihre Implementierung.
- Gehen Sie nicht in Zyklen in der Buchhaltung und Planung nur Cashflows. Entwicklung eines Systems für Management Accounting, Planung und Prognose.
- Führen Sie eine fortlaufende Budgetierung in den Dimensionen "Plan", "Prognose", "Fakt" ein.
- Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Steuerbelastung zu reduzieren (akkreditieren Sie sich beim Kommunikationsministerium und reduzieren Sie die Abzüge von der Lohn- und Gehaltsabrechnung von 30 auf 14 Prozent, ändern Sie den legalen Standort in freie Wirtschaftszonen oder IT-Cluster wie Skolkovo, FEZ Innopolis usw., senken Sie die Gewinnsteuer aufgrund von F & E, senken Sie die Steuer auf Gewinn durch sofortige Abschreibung, regionale Vorteile, Mehrwertsteuer).