Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Unternehmenskonferenzen für Analysten

Hallo allerseits!

Mein Name ist Nikolai Tolmachev, ich bin Leiter der Abteilung System- und Geschäftsanalyse in einem IT-Unternehmen. Die Abteilung besteht aus 22 Mitarbeitern, von denen 16 im wahrsten Sinne des Wortes IT-Analysten zugeordnet werden können (der Rest ist näher an SQL-Entwicklern oder Projektmanagern). Zum dritten Mal in Folge haben wir eine interne Analystenkonferenz abgehalten, und das letzte Mal ist es endlich gut gelaufen.

Unsere Erfahrung bei der Organisation und Durchführung interner Konferenzen ist unter dem Strich.

Was ist eine Konferenz von Analysten

Das Konzept lautet wie folgt: Eine Analystenkonferenz ist eine Veranstaltung, bei der alle im Unternehmen tätigen Analysten zusammenkommen, sich interessante Dinge erzählen, wunde Probleme diskutieren und Spaß haben. Hinweis: Der Begriff „Analyst“ in diesem Artikel bezieht sich auf Mitarbeiter, die Softwareanforderungen entwickeln.

Ereignisse dieser Art sind besonders nützlich in Unternehmen, in denen Analysten in kleinen Gruppen an verschiedenen unabhängigen Projekten arbeiten und sich bei der Arbeit selten überschneiden. In einer solchen Situation wächst unweigerlich der „Team-Separatismus“ und die Tendenz, das Rad ständig neu zu erfinden (anstatt vorgefertigte Lösungen anderer Teams wiederzuverwenden) sowie die Fähigkeit von Analysten zu verringern, zwischen Projekten zu wechseln (weil die Nachbarn „alles anders“ haben). In unserem Unternehmen ist die Situation genau so - parallel dazu befinden sich in der aktiven Entwicklungsphase 5-7 Projekte, in denen jeweils 1 bis 4 Analysten tätig sind.

Artikelstruktur

Zu Beginn werden die Erfahrungen mit der Abhaltung von Konferenzen bis zum Jahr 2016 , 2017 , 2018 vermittelt . Für jede Konferenz wird Folgendes gesagt:

• Hauptmerkmale - Zeit und Ort, Dauer, Teilnehmer, Redner, Budget usw.
• Programmnamen und Zusammenfassung der Berichte.
• Im Zuge der Vor- und Nachteile identifiziert.

Das Folgende ist eine Typisierung von Berichten , die auf Konferenzen vorgestellt wurden und als erfolgreich angesehen wurden. Zu jedem Typ werden Empfehlungen gegeben, auf die es sich zu konzentrieren lohnt.

Am Ende werden allgemeine Empfehlungen für die Abhaltung interner Konferenzen gegeben , die wir auf der Grundlage der Ergebnisse von drei Jahren Erfahrung in der Abhaltung von Konferenzen formuliert haben.

Es sollte beachtet werden, dass wir keine Fachleute bei der Durchführung dieser Veranstaltungen sind, und dies ist unsere persönliche Erfahrung - wie wir interessante und nützliche interne Veranstaltungen mit einem Mindestbudget in einem relativ kleinen Unternehmen selbst organisieren konnten.

Konferenz 2016

Im Jahr 2016 gab es einen deutlichen Anstieg der Anzahl der Abteilungen, neue Mitarbeiter (einschließlich neuer führender Analysten) und eine Anfrage nach einem Erfahrungsaustausch. Insbesondere interessierten sich alle dafür, an welchen Projekten die Menschen früher beteiligt waren, wie die Prozesse angeordnet waren, welche Tools verwendet wurden und wie sich die Arbeit in anderen Unternehmen von unserer unterscheidet. Und im Allgemeinen - sind wir Lapotniki oder moderne Menschen? Als Antwort auf diese Anfrage wurde beschlossen, eine Konferenz abzuhalten und Erfahrungen auszutauschen.

Die Personalabteilung war für die Suche und Buchung des Saals und die Organisation der Afterparty verantwortlich, der Rest wurde unabhängig erledigt: die Erstellung des Programms, die Erstellung von Berichten und Proben, das Feedback-Formular, die Organisation der Videoaufzeichnung usw.

Hauptmerkmale:

• Datum - 29. Oktober 2016.
• Berichtsteil - von 9:30 bis 17:00 Uhr.
• 13 Berichte, darunter 12 von Analysten, 1 vom Leiter der Regionalentwicklung.
• Veranstaltungsort - gemieteter Konferenzraum im Business Center.
• Wir bestellten Mittagessen und zwei Kaffeepausen (im selben Business Center).
• Anwesend - alle Analysten, mehrere Personen aus verwandten Abteilungen, der CEO ging zu einigen Berichten. Nur ungefähr 25 Leute.
• Afterparty - eine kulinarische Meisterklasse.

Das Gesamtbudget der Konferenz:

• 30.000 Rubel für einen Saal, Abendessen und Kaffeepausen.
• 25 Tausend Rubel für eine kulinarische Meisterklasse.
• 130 Mannstunden für die Erstellung und Probe von Berichten.

Die Berichte wurden von neuen Mitarbeitern sowie die drei wichtigsten Berichte zu drei Benutzeroberflächenkonzepten präsentiert: Material Design, Metro (Windows-Benutzeroberfläche) und Apple Human Interface Guidelines. Der Rest wurde nach dem Prinzip "von jedem nach seinen Fähigkeiten" erledigt.

Das wichtigste Feedback der Konferenz lautete: „Wie großartig ist es, dies zu tun?“, Es wurden jedoch einige Mängel festgestellt. Einschließlich:

• Bei der Vorbereitung gab es das Prinzip „von jedem laut Bericht“, sie versuchten, für jeden Analysten ein Thema aufzugreifen. Es stellte sich von fast allen heraus. Das Problem war die unterschiedliche Ebene der Sprecher, nicht jeder wusste (und wollte) Material zu erzählen und zu präsentieren. Einige Berichte waren zerknittert und unverständlich, was sich negativ auf den allgemeinen Eindruck der Konferenz auswirkte.
• Zu viele Berichte, einschließlich umfangreicher, zu viele verschiedene Themen. Es war für alle Teilnehmer sehr anstrengend, die neuesten Berichte wurden bereits schwer wahrgenommen - es ist schwierig, sich so lange zu konzentrieren.
• Eine vorläufige Probe fast aller Berichte wurde durchgeführt (manchmal zweimal). Die Probe nahm viel Zeit in Anspruch. Gleichzeitig war ich im Wesentlichen nur mit Proben beschäftigt, und zwei Wochen lang fiel ich wegen ihnen aus der aktiven Arbeit aus.
• Nach den Berichten wurde wenig Zeit für Fragen und Antworten aufgewendet. Manchmal waren die Diskussionen sehr stürmisch und interessant, weshalb alle nachfolgenden Berichte verschoben wurden und der Zeitplan nicht eingehalten wurde.
• Eine kulinarische Meisterklasse wurde als Afterparty abgehalten, es war anstrengend. Wie sich herausstellte, ist dies ein überraschend aktives Ereignis, das Aufmerksamkeit, Konzentration und Anstrengung erfordert. Nach den Berichten war es schwer.
• Es gab nicht genügend Rückmeldungen von verwandten Einheiten. Es gab nur einen Bericht des Leiters der Regionalentwicklung, und er wurde nicht verstanden. Basierend auf den Ergebnissen der ersten Konferenz wurde eine neue Anfrage formuliert - was denken verwandte Abteilungen über uns, was wir gut machen, was schlecht ist, wie wir besser werden können.
• Ein Bericht war nicht klar, was. Es gab keine Probe dafür, daher war der Redner (scheinbar) auf hohem Niveau, mit umfangreicher Erfahrung usw. Alle Berichte müssen einstudiert werden (oder zumindest verstehen, worüber der Redner sprechen wird).

Wir haben uns entschlossen, diese Mängel zu berücksichtigen und es beim nächsten Mal besser zu machen.

Es sollte auch beachtet werden, dass wir zum ersten Mal alle Berichte auf Video aufgezeichnet haben. Es stellte sich als völlig nutzlos heraus - DVDs mit Videoaufnahmen befinden sich seit 3 ​​Jahren in meinem Nachttisch. Wir haben keine Videoaufnahmen mehr geübt.

Konferenz 2017

Im Jahr 2017 gab es keine wesentlichen personellen Veränderungen in der Abteilung, es gab deutlich weniger neue Mitarbeiter. Das Hauptthema der Konferenz war das ausgewählte Feedback - was Entwickler und Tester über uns denken, ob wir gut arbeiten, wie wir besser werden können.

Hauptmerkmale:

• Datum - 25. November 2017.
• Berichtsteil - von 10:00 bis 17:15 Uhr.
• 8 Berichte, 3 davon von Analysten, 2 von Projektmanagern, 1 von einem Testmanager, 1 von einem Entwicklungsmanager, 1 Joint von einem Analyseleiter und einem Entwicklungsmanager.
• Runder Tisch zur Erörterung dringender Fragen.
• Veranstaltungsort - gemieteter Konferenzraum im Hotel.
• Wir bestellten Mittagessen und zwei Kaffeepausen.
• Anwesend - fast alle Analysten, Projektmanager, Manager und einige Teamleiter für Entwicklung und Test. Es gab auch Mitarbeiter des technischen Supports, die an der zukünftigen Position des Analysten interessiert waren. Nur ungefähr 25 Leute.
• Afterparty - ein gemeinsamer Ausflug ins Cafe.

Konferenzbudget:

• 28 Tausend Rubel für die Halle, Abendessen und Kaffeepausen.
• 30 Mannstunden für die Erstellung und Probe von Berichten.

Das Hauptproblem der zweiten Konferenz war ein negativer Hintergrund - sowohl das Feedback als auch der Runde Tisch drehten sich um Probleme und Mängel. Infolgedessen konnte die Konferenz kaum als „einfache“ und „unterhaltsame“ Veranstaltung bezeichnet werden. Gegen Ende war die Stimmung der meisten Teilnehmer deprimiert.

Entsprechend den Ergebnissen wurden folgende Nachteile formuliert:

• Zu wenige informative Berichte, in denen Sie etwas Neues und Nützliches in Ihrer Arbeit lernen können. Der allgemeine Nutzen der Konferenz wurde als unzureichend bewertet.
• Zu viel Feedback. Gleichzeitig konzentrierten sich die Redner auf die Mängel und Probleme, sodass die Analysten am Ende des Berichtsblocks über Rückmeldungen traurig und deprimiert waren. Leider konnten die Lautsprecher das „Sandwich-Prinzip“ nicht aushalten.
• Teilnahme von Leitern verwandter Abteilungen und Projektmanagern an einem Runden Tisch. Alle diese Leute sind aktiv, proaktiv und als Ergebnis haben sie am runden Tisch solo gespielt. Obwohl die Diskussion unter Analysten gemeint war. Dieses Format wurde als nicht erfolgreich befunden.
• Fast niemand ging zur Afterparty, da die Stimmung nicht sehr gut war und das Afterparty-Programm nicht sehr interessant schien. Ich konnte auch nicht gehen. Aber sie sagen, dass es sich mental herausgestellt hat.

Folgendes wurde als erfolgreich anerkannt:

• Die Gesamtdauer der Konferenz ist nicht zu lang und nicht zu kurz.
• Das Vorhandensein (aber nicht die Anzahl!) Von Berichten von Vertretern verwandter Einheiten.

Wir haben uns erneut entschlossen, die Mängel zu berücksichtigen, die Vorteile zu entwickeln und es beim nächsten Mal besser zu machen.

Konferenz 2018

Hauptmerkmale:

• Datum - 10. November 2018.
• Berichtsteil - von 10:00 bis 17:15 Uhr.
• 8 Berichte, 5 davon von Analysten, 1 vom Leiter der Gruppe der Analysten für Informationssicherheit, 1 vom Teamleiter des Entwicklungsteams, 1 vom Projektmanager.
• Nach den Berichten fand ein Geschäftsspiel statt.
• Veranstaltungsort - gemieteter Konferenzraum in einem Bürogebäude.
• Kaffeepausen und Mittagessen wurden selbst organisiert. Es gab einen Kühler und Tassen in der Halle, Kekse wurden für Kaffeepausen gekauft, Pizza und Brötchen wurden zum Mittagessen bestellt.
• Fast alle Analysten aus der angrenzenden Einheit waren anwesend - Analysten für Informationssicherheit, Referenten verwandter Einheiten (Leiter der Gruppe der Analysten für Informationssicherheit, einer der Leiter des Entwicklungsteams, Projektmanager). Nur ungefähr 28 Leute.
• Afterparty - ein gemeinsamer Ausflug ins Cafe.

Konferenzbudget:

• 5 600 Rubel - mieten Sie ein Zimmer für einen Tag.
• 10 500 Rubel - Mahlzeiten und Kaffeepausen für sich.
• 60 Mannstunden für die Auswahl, Vorbereitung und Probe von Berichten.

Eine Umfrage zur Zufriedenheit der Konferenzteilnehmer (über Google Forms) wurde durchgeführt. Die Ergebnisse sind wie folgt (auf einem 5-Punkte-System):

• allgemeine Eindrücke der Konferenz: 4.4
• Vorlesungsinteresse: 4.1
• Nützlichkeit von Berichten: 4
• Berichtsqualität: 4
• Geschäftsspiel: 3.9
• Veranstaltungsort: 3.8

Bei früheren Konferenzen war die Umfrage auf Papier, leider blieben die Ergebnisse nicht erhalten.

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Fazit

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