Ursprünglich für die Organisation der Kommunikation innerhalb von Unternehmen entwickelt, können moderne Plattformen für die Zusammenarbeit den Mitarbeitern nicht nur Zugriff auf E-Mail, Kalender und andere Tools für die Zusammenarbeit bieten, sondern auch verschiedene andere Aufgaben ausführen. Beispielsweise werden solche Plattformen häufig mit der Verwaltung bestimmter Unternehmensressourcen betraut. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie die Ressourcenverwaltungsfunktionen in der Zimbra Collaboration Suite implementiert sind.
Die Hauptmerkmale der Ressourcen, die das System für die Zusammenarbeit verwalten kann, bestehen darin, dass sie mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zur Verfügung stehen, aber gleichzeitig von einer Person verwendet werden können. Dazu gehören beispielsweise Besprechungsräume, Firmenwagen, Audio- und Videogeräte und eine Reihe anderer Dinge. In den Fällen, in denen die Verwaltung solcher Ressourcen dem Zufall überlassen wird, können unangenehme Situationen auftreten, wenn der vom Manager ernannte Termin mit dem Kunden verschoben wird oder sogar zusammenbricht, weil sein Kollege das einzige freie Gespräch geführt hat. Aus diesem Grund wird in der Regel über das kollaborative System die Reservierung von Ressourcen und Geräten implementiert, wodurch automatisch ein Zeitplan für die Nutzung der Ressourcen des Unternehmens erstellt wird, der solche Situationen vermeidet.
Das Ressourcenmanagement in der Zimbra Collaboration Suite wird über die sogenannten „Ressourcenkonten“ implementiert, bei denen es sich um Postfächer mit einem eigenen Kalender handelt, in denen Benutzer ihre eigenen Ereignisse hinzufügen können. Der Serveradministrator kann im Abschnitt "Benutzerverwaltung" des Zimbra-Administrationsbereichs ein Ressourcenkonto erstellen. Bei der Erstellung eines solchen Kontos kann er Folgendes angeben:
- Art der Ressource: Kann eine Sache oder ein Raum sein
- Reservierungsbedingungen
- Adresse für den Versand von Einladungskopien
- Ressourcenbeschreibung
- Kontaktinformationen (In der Regel werden die Kontakte der verantwortlichen Person angegeben)
- Informationen zum Standort (z. B. die Nummer des Besprechungsraums, der Adresse oder des Gebäudes, in dem er sich befindet, sowie dessen Kapazität)
Nach dem Erstellen eines Ressourcenkontos wird auf dem LDAP-Server ein Ordner dafür erstellt, und Benutzer können ihm Einladungen zu ihren Veranstaltungen senden. Wie das Ressourcenkonto auf solche Einladungen reagiert, hängt von den Reservierungsrichtlinien ab. Der Administrator kann aus fünf Arten von Richtlinien auswählen:
- Alle wiederkehrenden Termine automatisch ablehnen - Diese Buchungsrichtlinie lehnt automatisch alle wiederkehrenden Termine ab. Diese Richtlinie sollte in Fällen enthalten sein, in denen die Ressource jeweils nur für eine Besprechung geplant werden kann.
- Automatisch akzeptieren, falls verfügbar, bei Konflikt automatisch ablehnen - Mit dieser Richtlinie akzeptiert eine Ressource automatisch eine Besprechung, wenn sie noch nicht gebucht wurde, und lehnt sie im Konfliktfall automatisch ab. In diesem Fall können Benutzer den Zeitplan anzeigen und der Administrator kann die automatische Ablehnungsregel ändern, um einige Besprechungen auch in Konfliktfällen zu akzeptieren.
- Manuelles Akzeptieren, automatisches Ablehnen bei Konflikten - Wenn Sie diese Richtlinie auswählen, lehnt das Konto automatisch alle widersprüchlichen Einladungen ab. Alle Einladungen, die nicht in Konflikt stehen, werden im Ressourcenkalender als vorläufig markiert und müssen manuell angenommen werden. Wenn Sie eine solche Richtlinie verwenden, wird dringend empfohlen, die Postanschrift zu konfigurieren, an die Kopien der Einladung zur weiteren Genehmigung gesendet werden. Darüber hinaus ist es möglich, den Algorithmus zum Ablehnen widersprüchlicher Einladungen zu konfigurieren.
- Immer automatisch akzeptieren - Die Ressourcenkontorichtlinie ist so konfiguriert, dass alle Einladungen automatisch akzeptiert werden. In diesem Fall werden keine Informationen zur Beschäftigung gespeichert, und daher kann die Ressource sofort für mehrere Besprechungen gleichzeitig geplant werden. In der Regel wird diese Richtlinie für Standorte verwendet, die sich in Bereichen neben Gebäuden befinden.
- Keine automatische Annahme oder Ablehnung - Es wird empfohlen, eine solche Reservierungsrichtlinie mit vollständig manueller Ressourcenverwaltung zu verwenden. Der verantwortliche Benutzer muss sich beim Ressourcenkonto anmelden, um Einladungen annehmen oder ablehnen zu können.
Zusätzlich zur Reservierungsrichtlinie kann der Administrator die Arbeit mit widersprüchlichen Einladungen für die Ressourcenkonten optimieren, deren Richtlinie die automatische Ablehnung und Annahme von Einladungen unterstützt. Für diese Konten können Sie den akzeptablen Betrag festlegen, um widersprüchliche Einladungen automatisch anzunehmen. Der Wert kann sowohl in absoluten Zahlen als auch als Prozentsatz der Gesamtzahl der Einladungen angegeben werden. Wenn Sie beide Grenzwerte angeben, wird die automatische Annahme von Einladungen nach Erreichen des ersten Werts gestoppt.
In den Kalendereinstellungen des Ressourcenkontos finden Sie außerdem den Punkt "
Nur die folgenden internen Benutzer dürfen mich zu Besprechungen einladen ", mit dem Sie die Anzahl der Benutzer begrenzen können, die die Möglichkeit haben, die Ressource zu reservieren und zu verwenden, sowie die E-Mail-Adresse angeben, an die alle eingehen Ressourceneinladungskonto. Beispielsweise können einige Besprechungsräume der Verkaufsabteilung zugewiesen werden, sodass sie nur von Verkäufern und einige nur der Kundendienstabteilung reserviert werden können. Darüber hinaus ist es möglich, die Verwaltung des Ressourcenkontokalenders auf jeden Benutzer mit Verwaltungsrechten zu übertragen.
Ressourcenkonten können auch in der Befehlszeilenschnittstelle erstellt werden. Erstellen Sie dazu zunächst ein neues Konto auf dem Server
zmprov ca resource@zimbra.local resource und konvertieren Sie es dann mit dem Befehl
zmprov ma resource@zimbra.local + objectClass zimbraCalendarResource displayName "resource" zimbraAccountCalendarUserType RESOURCE zimbraCalResType Equipment in eine Ressource. Sie können den Erfolg beim Erstellen eines Ressourcenkontos mit dem
Befehl zmprov gacr überprüfen , mit dem die Kalender aller Ressourcenkonten auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Mit dem Befehl
zmprov ma resource@zimbra.local -objectClass zimbraCalendarResource displayName "Benutzerkonto" zimbraAccountCalendarUserType USER -zimbraCalResType Equipment können Sie ein Ressourcenkonto wieder in ein reguläres
Konto umwandeln .
Bei allen Fragen zur Zextras Suite können Sie sich per E-Mail an katerina@zextras.com an den Vertreter der Firma "Zextras" Katerina Triandafilidi wenden