Wie Smartcards IT-Projekte vorantreiben

In Fortsetzung des Artikels über Zeitmanagement mache ich Sie auf meine Erfahrungen mit dem Tool zur Arbeit mit Nachrichtenkarten aufmerksam. In den letzten zehn Jahren war ich im Projektmanagement in den Bereichen IT und Telekommunikation tätig und habe die ganze Zeit den MindJet MindManager verwendet. Heute werde ich Ihnen erklären, wie Sie damit die Aufgaben des Projekts und alles, was im Kopf des Projektmanagers passiert, organisieren können. Ich hoffe, dass Sie diesen Artikel lesen, während Sie eine Tasse Kaffee trinken, und für die nächsten paar werden wir ihn mit Ihnen besprechen.

In diesem Beitrag lernen Sie die Prinzipien der Bildung von Nachrichtenkarten, die Hauptchips von MindJet MindManager (im Folgenden als Mind bezeichnet) und die Merkmale seiner Anwendung in der Entwurfsarbeit eines Managers kennen.

Ich wollte diesen Artikel nicht in eine Anleitung oder ein Benutzerhandbuch verwandeln. Beurteilen Sie nicht streng, aber die folgenden Informationen sind wirklich effektiv und ich möchte sie mit Ihnen teilen.

Quelle

Für diejenigen, die nicht wissen, was Nachrichtenkarten sind, und einfach aus ästhetischen Gründen, schlage ich vor, mit der schönen Leonardo Da Vinci-Nachrichtenkarte zu beginnen, die im Internet zu finden ist. Ich denke, etwas Ähnliches war mit dem großen Italiener im Kopf.


Mind Management ist eine Technologie zur Bereitstellung von Informationen in einer Form, die nur minimale Zeit und psychophysiologische Ressourcen benötigt, um Informationen zu suchen, zu analysieren und zu verstehen.

Präsentationen, Aufgabenstellung, Sammlung von Anforderungen, Pläne, Konzepte, Priorisierung von Aktivitäten, Budgetierung des Projekts und des Familienbudgets, eine kurz- und langfristige Aufgabenliste, Notizen zu interessanten Büchern - für all diese Aktivitäten habe ich zu der einen oder anderen Zeit Nachrichtenkarten verwendet.

Das Hauptprinzip von Nachrichtenkarten ist eine bequeme Form zum Übermitteln von Informationen für die weitere Arbeit damit. In meinen Projekten ist Mind immer noch das Hauptwerkzeug zum Organisieren von Informationen. 2017 habe ich für meine Kollegen von LANIT eine Meisterklasse zu diesem Thema abgehalten . In diesem Artikel finden Sie einen kleinen Insider darüber, was ich mit ihnen gesprochen und was ich empfohlen habe.

Gewinn!

„Kaninchen sind nicht nur wertvolles Fell,
aber auch drei oder vier Kilogramm leicht verdauliches Fleisch. “
Vladimir Pertsov

Der offensichtliche Gewinn von Mind ist für mich wie folgt:

• Ein effektiver Start in meinen Arbeitstag. "Observation Decks" (für diejenigen, die es nicht wissen, siehe meinen Artikel über Zeitmanagement ), die ich morgens verbringe, beginnen mit der Arbeit mit Nachrichtenkarten in Mind. Sie können Ihren eigenen Ansatz für das Aufgabenmanagement entwickeln und sich auf den Tag / die Woche konzentrieren. Nach meinen Gefühlen erreicht das Sparen pro Tag ungefähr 20 Minuten (100 Minuten pro Woche, 400 Minuten pro Monat, 4800 Minuten pro Jahr oder zwei 40-Stunden-Arbeitswochen pro Jahr) + das Fehlen verlorener Aufgaben, was nicht weniger wichtig ist.
• Flexibilität bei der Aufgabenverwaltung. Aufgaben haben offensichtliche visuelle Prioritäten, die Fähigkeit, Prioritäten im laufenden Betrieb zu ändern, das Timing von Aufgaben zu ändern und zu steuern, Verantwortung zuzuweisen - und das ist noch nicht alles. Alle unsere geliebten OneNote-, Evernote- und Todo-Listen rauchen beiseite.
• Die Transparenz meiner Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ich benutze dafür die Visualisierung und Prinzipien der Eisenhower Matrix.
• Alle Dokumente und Links an einem Ort. Immer zur Hand sind ein „Projektplan“, Budgets, Jira-Aufgaben, Projektordner und Websites.
• Persönliche Ziele erreichen. Nachrichtenkarten sind auch im Privatleben wirksam: Sie planen Einkäufe, führen eine SWOT-Analyse durch, planen Reisen und konzentrieren Ihre Prioritäten auf verschiedene Zeiträume.
• Einfache Verwendung. Die Hauptsteuerelemente sind Tastaturpfeile, Eingabetasten und Einfügetasten. Das Hinzufügen von Elementen zur Karte dauert einen Bruchteil einer Sekunde, und die Übertragung von Elementen und ihrer gesamten Struktur auf der Karte erfolgt mit einer leichten Mausbewegung.
  

Wie man Nachrichtenkarten anwendet und zum richtigen Denken übergeht

Die Hauptidee bei der Durchführung eines Projekts mithilfe von Nachrichtenkarten ist die integrierte Planung mit der Möglichkeit, wichtige Informationskomponenten von der Karte zu entfernen, ohne tief in sie einzutauchen (Status, Kritikalität, Verzögerungen, Knochen usw.). Intelligente Karten können die Effizienz des Gehirns steigern, indem zwei Hemisphären gleichzeitig verwendet werden: die linke Hemisphäre, die für die Logik verantwortlich ist (indem sie der Struktur Chaos verleiht), und die rechte Hemisphäre, die für Emotionen verantwortlich ist (durch Visualisierung von Informationen, „Färben“ der Intellektkarte usw.). p.).

Für eine bessere Wahrnehmung von Nachrichtenkarten müssen Sie Ihr Denken und Ihre Herangehensweise an die Informationsverarbeitung ändern. Darüber in Ordnung.

1. Zuerst müssen Sie Ihren Kopf entladen, die zusätzlichen Informationen auf die Nachrichtenkarte ausgeben - um das Chaos zu visualisieren. Lassen Sie vorerst nur das Notwendigste im Kopf, um operative Entscheidungen zu treffen.
   
   
   
2. Wir strukturieren das resultierende Chaos, indem wir nach ähnlichen Parametern gruppieren.
   
   
   
3. Wir zerlegen die Struktur in Aufgaben und ordnen die Verbindungen zwischen ihnen.
   
   
   
4. Wir priorisieren.
   
   
   

So könnte das „Schlachtfeld“ meines realen Projekts aussehen. Bitte beachten Sie, dass Problembereiche ohne zusätzlichen Aufwand erkannt werden können.


Es gibt Dutzende von Programmen und Onlinediensten, mit denen Sie Smartcards erstellen können. Es gibt noch mehr im Netzwerk mit verschiedenen Bewertungen und Bewertungen der besten Anwendungen (zum Beispiel im Artikel " Wie zeichnet man MindMap? Eine detaillierte Übersicht über die 6 beliebtesten Mindmap-Zeichenprogramme "). Am beliebtesten sind die kostenlosen Xmind und Freemind. Der Funktionsumfang ist klein, eignet sich jedoch für die einfache Arbeit mit Nachrichtenkarten.

Eines der beliebtesten Programme für Profis, die mit Nachrichtenkarten arbeiten, ist Mindjet MindManager. Dies ist zwar nicht das billigste Tool (das Produkt kostet 25.000 Rubel), aber mit der Möglichkeit, von älteren Versionen zu geringeren Kosten zu aktualisieren. Das Programm ist nicht nur führend im Unternehmenssektor. Hier sind die Hauptmerkmale:

• Die Programmoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und ähnelt der Microsoft Office-Suite. Die Stile von Registerkarten, Menüs und grundlegenden Steuerelementen sind den Produkten kleiner weicher sehr ähnlich.
• die Fähigkeit zur Integration in alle Hauptanwendungen der Office-Suite sowie in Microsoft Project;
• die Fähigkeit zum Exportieren in Dokumentformate, Präsentationen und Arbeitspläne;
• flexibler und leicht anpassbarer Arbeitsbereich nach Ihrem Geschmack - Hintergründe, Textstile, Elementstile;
• eine große Anzahl von Mustern von Nachrichtenkarten von Radial- bis Ishikawa-Diagrammen;
• zusätzliche Elemente für die Planungseffizienz - Ernennung von Verantwortlichen, Erinnerungen und Zeiterfassung für das Brainstorming;
• verschiedene Arten und Methoden zum Filtern aller in der Karte enthaltenen Informationen und vieles mehr.

Neue Chips der neuesten Version

In den neuesten Versionen des Programms gibt es neue Chips. Hier sind die wichtigsten.

• Neue SWOT-Analyse.
  
  
  
• Überarbeitete SwimLine-Diagramme.
  
  
  
• Extinktionsfilter. Sie verbergen den Rest der Karte nicht vor Ihrer Ansicht, sondern verdecken sie nur. Dies hilft, im Kontext der gesamten Karte zu bleiben und sich nur auf die erforderlichen Informationen zu konzentrieren. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie nur „Aufgaben der zweiten Priorität“ wiedergegeben werden können:
  
  
  
• Kalender Aufgaben werden mit Bezug auf Daten reflektiert. Es ist zweckmäßig, Aufgaben mit Bezug auf Zeiträume umfassend zu betrachten und die Last für ihre Implementierung zu berechnen.
  
  
  
• Prioritäten Alle bevorzugten Prioritätenlisten sind jetzt im Kopf.
  
  
  
• Bedingte automatische Formatierung. Abhängig von der festgelegten Regel können Ihre Elemente getönt, durchgestrichen und ihre Form geändert werden. Dies ist nützlich, um die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen, wenn wichtige Ereignisse auftreten.
• Gantt-Diagramm. Diejenigen, die versucht haben, es früher in diesem Produkt zu verwenden, müssen über seine Winkligkeit empört gewesen sein. Jetzt ist es eine bessere, fast voll funktionsfähige Kopie von Gant aus MS Project geworden.
  
  
  
• Arbeiten Sie mit MS SharePoint. Für diejenigen, die MS SharePoint in ihren Projekten verwenden, gibt es endlich eine Erweiterung für die vollwertige Arbeit damit, für die Versionierung, Bearbeitung und andere Freigabebrötchen.

Trotz der Angemessenheit und Popularität des Programms gibt es Nachteile, und für mich ist es nur einer - "Browser". Absolut unpraktisch für das Surfen im Internet, integriert in Ihre Nachrichtenkarte, bietet das Öffnen aller darin enthaltenen Links.


Um diese Traurigkeit aus Ihrem Leben auszuschließen, können Sie Links in Browsern von Drittanbietern öffnen. Siehe unten:

Wie man Intelligenzkarten im Alltag und bei Projektaktivitäten anwendet

Im Folgenden werde ich die Hauptelemente des Tools angeben, die häufig in meiner Arbeit verwendet werden, und einige Tipps geben.

• Wir verwenden Prioritäten.

Um Prioritäten zu setzen, gibt es in der Symbolleiste auf der Registerkarte „Aufgabe“ separate Markierungen für Aufgaben, die meine Anforderungen nicht vollständig widerspiegeln. Um im Rahmen der Eisenhower-Matrix zu arbeiten, verwende ich eine doppelte Abstufung - alphanumerisch.



Die alphanumerische Bezeichnung kann über das Aufgabenkontextmenü hinzugefügt werden. Im Menü unter dem Abschnitt "Allgemeine Symbole" werden die am häufigsten verwendeten Bezeichner hervorgehoben - laut Mind meine "Favoriten".

Zusätzlich zu den oben genannten verwende ich ein Flaggensystem: -

Ich erstelle Aufgabenmarken mit einer lila Flagge, die heute unter Einbeziehung anderer Spezialisten / zusätzlicher Ressourcen durchgeführt werden müssen.
die grüne Flagge - Aufgaben sind völlig autonom, die ich selbst schließen kann, ohne jemanden einzubeziehen,
schwarz - wird später gemacht.

Jeden Tag überprüfe ich alle Flaggen auf ihre Relevanz und Übersetzung in der Kategorie Lila / Grün.


Visuell sind die Aufgaben wie folgt:

• Wir verwenden die Festlegung von Fristen für Aufgaben, weisen Verantwortliche zu.

Auf jedem Element der Karte können Sie die Eigenschaft der Leistungskontrolle hinzufügen - Fristen und Verantwortlichkeiten. Falls die Fristen überschritten werden und die Aufgabe unvollständig ist, wird die Aufgabe rot hervorgehoben, und dieser Fehler kann leicht erkannt werden. Ihre Installation ist in der Symbolleiste auf der Registerkarte "Aufgabe" und über das Kontextmenü unverändert. Sie können die Zeiträume der Aufgaben und den Fortschritt ihrer Ausführung festlegen. Ressourcen werden im Gantt-Diagramm berücksichtigt, wobei die konfigurierte mögliche Belastung berücksichtigt wird. Es sieht so aus (Aufgabenfehler werden automatisch rot hervorgehoben):

• Wir füllen die Aufgaben mit der Essenz.

In Aufgaben können Sie eindeutige Eigenschaften verschiedener Formate hinzufügen. Es sind diese Eigenschaften, die dann bei der Berechnung von Formeln verwendet werden können (dazu später mehr), aber ich verwende am häufigsten Eigenschaften wie die Produktionskosten und die Arbeitskosten für die Ausführung. Nachdem ich sie in den Tätigkeitsbereichen meines Projekts zusammengefasst habe, sehe ich ein umfassendes Bild der Knochen für das Projekt.

• Wir verwenden die Formeln

Dies ist eine meiner am häufigsten nachgefragten Funktionen. Sie können Berechnungen innerhalb der Karte durchführen, um das Ergebnis genau dort zu erstellen, wo es benötigt wird - in der vorkonfigurierten Eigenschaft der Aufgabe. Es werden einfache mathematische Formeln verwendet, die Syntax ist viel einfacher als in Excel. Um eine Formel anzugeben, wird in der Benutzeroberfläche ein spezielles Feld angezeigt (siehe unten).

Mit der Funktionalität können Sie Eigenschaften aus untergeordneten Aufgaben und aus Aufgaben von „Eltern“ lesen und so Werte auf höheren Ebenen aggregieren. Beispiel unten:

• Wir verwenden in Form von Berichten und Präsentationen.

Von Mind aus ist es möglich, Informationen in verschiedenen Formaten zu exportieren, und es ist flexibel genug:

• Präsentationserstellung. Der Präsentationsassistent selbst schlägt mögliche Folien vor. Sie haben die Möglichkeit, die Liste und die darauf angezeigten Informationen zu ändern, um eine Präsentation zu erstellen.

• Export über eine spezielle Einstellung mit der Auswahl der zu exportierenden Parameter (welche Parameter exportiert werden sollen, auf welche Ebene der Karte, in welchem ​​Format) sowie der Erstellung einer interaktiven HTML5-Karte zur Demonstration auf Geräten ohne MindJet MindManager-Unterstützung.

• Über die Schnittstelle Speichern unter ... werden Formate zum Konvertieren von Informationen angeboten, ungefähr die gleichen wie für den Export. Nur das Ergebnis ist sehr einfach und entspricht nicht Ihren Erwartungen.

• Wir verwenden es als Desktop, hängen alle Links und Dokumente an die Karte an.

Wie bei jedem anderen Drag'n'Drop-Tool können Sie die erforderlichen Dokumente per Drag & Drop auf die Karte ziehen, um schnell darauf zugreifen zu können (rufen Sie OneNote auf). Sie werden gefragt, ob Sie den Link verwenden möchten, um ihm später zu folgen, oder ob Sie die eigenständige Version mit der an die Karte angehängten Datei verwenden möchten. Zur besseren Übersichtlichkeit können Bilder sofort in die Elemente eingefügt werden. Sie können Ihrer Karte externe Links hinzufügen, z. B. zu Projektressourcen oder wichtigen Artikeln im Internet. Dieser Ansatz ist praktisch bei der Planung langer Reisen.


Links öffnen sich in dem bereits erwähnten integrierten Browser.

Eine weitere Option für die Verwendung von Nachrichtenkarten ist eine interaktive Karte Ihrer Projektdokumente. Wenn es viele Projekte gibt, ist es praktisch, alle wichtigen Links zu Projektordnern, Schätzungen, Diagrammen, Berichten und Präsentationen sowie anderen Nachrichtenkarten darin zu behalten. Wirklich zentral für das Projekt.

• Brainstorming.

Mit dem Tool können Sie die drei Grundregeln des Brainstormings befolgen

• Notieren Sie alle Informationen, einschließlich Wahninformationen, um nicht in der Intellektkarte zu verlieren (siehe Punkt 1 oben - Visualisierung des Chaos).
• Sie fungieren als Moderator, da es eine geeignete Vorlage für das Brainstorming gibt, und selbst wenn Sie dies noch nie getan haben, werden Sie Erfolg haben.

• Begrenzen Sie die Brainstorming-Zeit des Meetings - es gibt einen eingebauten Timer (rechts im unteren Bereich). Wie alles, was in Mind ist, können Sie es auch anpassen.

• Wir verwenden Filter nach Parametern.

Es gibt verschiedene Arten der Anzeige des Filterergebnisses, die ausgewählt werden können: "Ausblenden" (z. B. alle zukünftigen Aufgaben mit einem Datum verbergen, das größer als der aktuelle Monat ist), "Anzeigen" (z. B. nur Priorität 1 anzeigen) und "Ausblenden" (ein Beispiel oben in den neuesten Versionen von Innovationen angegeben) .


Die Filterung wird auch nach Parametern angewendet, sodass Sie nach jedem festgelegten Parametertyp, Stil, Text und Informationen nach Aufgabe, Ressource filtern und eine Möglichkeit zum Anzeigen der Filterergebnisse auswählen können.

Ich verwende konfigurierte und vorgespeicherte Filter nach Ausführungsflags - „schwarze Flags“ (Aufgaben für die Zukunft) und „andere Flags“ (Aufgaben für heute). So können Sie sich nur auf das konzentrieren, was an einem bestimmten Tag benötigt wird. Ein Beispiel ist unten.

• Wir bleiben in der Cloud. Unsere Project Intelligence-Karte ist ein wichtiges Steuerelement. Ich empfehle Ihnen daher, sie in der Cloud (Yandex.Disk, Dropbox oder als Option in einem privaten NAS) zu speichern, um von jedem Ort der Welt aus von jedem Gerät aus darauf zugreifen zu können.

Für jedes Projekt empfehle ich, eine separate Karte zu führen und die von mir gegebenen Empfehlungen auf jedes von ihnen anzuwenden. Wenn Sie viele Projekte haben, können Sie die Master-Karte bequem als Zwischen-Hub verwenden, um durch alle anderen Projekte zu navigieren.

Wann soll dieses Tool verwendet werden?

Meine Intellektkarte ist immer entweder auf dem zweiten Monitor oder im Hintergrund geöffnet. Die Aktualisierung erfordert nicht viel Zeit, wenn Sie ständig damit arbeiten.

Es gibt Zeiträume, in denen eine umfassende und systematische Überprüfung erforderlich ist. Hierbei handelt es sich um Beobachtungsplattformen (siehe meinen Artikel zum Zeitmanagement ), in denen wir unsere Aktivitäten für einen Tag / eine Woche / einen Monat planen und die abgeschlossenen Aktivitäten aufzeichnen (indem Sie zum Abschnitt "Abgeschlossen" wechseln. er ist es, der am Anfang des Artikels auf der Karte schwarz hervorgehoben ist). Daher sollte es keine Abschnitte der Karte geben, in denen keine unerfüllten Aktivitäten vorhanden sind, während das Hauptthema nicht im Feld "Fertig" platziert ist. In diesem Fall wird die Aufgabe einfach nicht in das Feld „Abgeschlossen“ (Sie haben es gerade vergessen) gestellt oder nicht abgeschlossen (Sie haben gerade keine weiteren Aktivitäten geplant): Sie müssen die Aktivität ausführen / ein Ergebnis erhalten, das nicht auf der Karte angezeigt wird, und es sollte sein hinzufügen und planen.

Ihre Meinung

Sie können Nachrichtenkarten ohne IT-Tools verwenden. Ihre schöne und klare Visualisierung wird beim Schreiben verwendet, sodass der Visualisierer sich vollständig ausdrücken und dem Hörer Informationen übermitteln kann. Solche Smartcards sind weniger zuverlässig für die Speicherung und weniger tragbar, weniger skalierbar und austauschbar.

Quelle

Nachrichtenkarten sind für mich die Grundlage des Arbeitstages, der die Situation im Projekt visuell darstellt. Was ist mit dir? Welche Tools verwenden Sie? Vielleicht Tracker, Task-Manager, Nachrichtenkarten, Erinnerungen, Tud-Listen oder andere Tools, die Ihre Arbeit und Ihr Leben effektiver machen? Ich lade Sie ein, Ihre Erfahrungen zu teilen.

Übrigens werden alle Mechanismen des Denkens und der menschlichen Physiologie in einem guten Artikel vorgestellt, den Sie vielleicht schon einmal gelesen haben. Tyts .