Tipps für einen funktionierenden Kunden. Drücken Sie zum Lesen Δ

Manchmal gibt es bei der Umsetzung der Mission des IT-Projekts so wenige Tipps: „Drücken Sie W, um vorwärts zu kommen“ . Um zumindest denjenigen zu helfen, die an der Stelle eines funktionierenden Kunden standen (vieles hängt von ihm im Projekt ab), haben wir die 10 wichtigsten Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, die Mission mit dem Codenamen "Implementierung eines automatisierten Systems" erfolgreich abzuschließen.

Mit funktionalem Kunden (Functional Customer, FZ) ist eine Person oder Gruppe von Personen gemeint, die die grundlegenden funktionalen Anforderungen eines IT-Systems übersetzen. Wenn Sie unter diese Beschreibung fallen oder Projekte verwalten, ist der Artikel für Sie nützlich und hoffentlich interessant.



Dieser Artikel ist der "Schrei der Seele" eines der Projektmanager unserer Firma Digital Design Sasha. Sasha hat viele gute und sehr gute Projekte gemacht, also glauben wir ihm und hören ihm zu. Er weiß genau, wie man das Projekt erfolgreich abschließt. Sasha hat den Algorithmus mit uns geteilt und wir teilen ihn mit Ihnen.

Früher hatte Digital Design mehr Projekte zur Büroautomatisierung, jetzt hat sich der Vektor in Richtung einzelner Geschäftsprozesse verschoben. So haben sich Geschichten über Projekte zu Prüfungsautomatisierung, Corporate Governance, HR-Prozessen, Vertrags- und Beschaffungsworkflows, Ansprüchen und Ansprüchen und sogar zum Umgang mit Betrugsverdacht in einer Bank angesammelt.

Wir tun dies alles auf unserer nativen BPM-Plattform Docsvision. Diese Empfehlungen gelten jedoch für die Automatisierung anderer Prozesse mit anderen Plattformen.

Schritt Nummer 1. Informationen sammeln

Um vollständig ausgestattet zu sein und den Umfang des Projekts zu bewerten, müssen Sie umfassende Informationen sammeln und studieren:

• Vertrag
• Ausschreibungsunterlagen
• technische Aufgabe,
• Informationen über den Auftragnehmer,
• Projektdaten
• welche Einheiten / Tochtergesellschaften beteiligt sind,
• Informationen über den automatisierten Geschäftsprozess (wie er jetzt ausgeführt wird, welche Vorschriften dokumentiert sind, wie relevant sie sind),
• aktueller Automatisierungsstand (wenn Sie beispielsweise das alte System durch ein neues ersetzen).

Bewusst - bedeutet bewaffnet. Muss mich einfach nicht auf den Kampf vorbereiten. Wenn Krieg, dann bedenken Sie, dass das Projekt bereits begraben werden kann.

Schritt Nummer 2. Stakeholder identifizieren

Wenn die RPs diesen Artikel lesen (und wir möchten daran glauben), dann hat dieser Satz sie bereits angegriffen. In der Regel sind RPs an der Bestimmung von Stakeholdern beteiligt.
Aber warum raten wir einem funktionierenden Kunden dazu? Ja, weil er viel besser weiß, wie alles im Unternehmen funktioniert, wo und wie sich die Interessen der Kollegen überschneiden.
In den Lehrbüchern zum Projektmanagement gibt es eine Klassifizierung, die hilft, keine der interessierten Parteien zu verpassen - wir überlassen es der RP und dem Bundesgesetz. Um diese Liste zusammenzustellen, ist es besser, diese Fragen so detailliert wie möglich zu beantworten:

1. Wer wird während der Implementierung von dem Projekt betroffen sein? Wer muss umziehen? Wer muss etwas geben (Budget, Ressourcen, Zeit)?
2. Wer ist während des Industriebetriebs betroffen (wenn alle das System nutzen)? Wessen Arbeit wird sich nach der Implementierung ändern?

Wenn das Projekt offiziell gestartet wird (z. B. auf Bestellung), ist es wichtig, nicht zu vergessen, alle diese Personen zu benachrichtigen, die Ziele des Projekts zu erklären, Termine festzulegen und die Teilnehmer vorzustellen.

Im weiteren Verlauf des Projekts ist es erforderlich, regelmäßig zu dieser Liste zurückzukehren und Ihre Maßnahmen unter Berücksichtigung der Interessen der darin aufgeführten Parteien zu planen. Für jeden von ihnen müssen Sie verstehen, wie und wann wir sie in das Projekt einbeziehen sollten, in welchem ​​Kontext und unter welcher Sauce sie informiert werden sollten.

Schritt Nummer 3. Finde RP

Der Kunde muss einen eigenen Projektmanager haben. Glauben Sie mir, das RP des Auftragnehmers kann es nicht vollständig ersetzen. Zumindest werden die Fristen definitiv nicht eingehalten, wenn nur der Auftragnehmer für die gesamte Arbeitsorganisation verantwortlich ist.

RP sollte der Projektmanager sein, d.h. Erfahrung im Projektmanagement zu haben, ist eine einzigartige Einheit, die selbst ein Lehrbuchschrank nicht ersetzen kann. Und ein Buchhalter mit guten organisatorischen Fähigkeiten wird hier nicht arbeiten. Wenn es sich um ein IT-Projekt handelt, ist es äußerst wünschenswert, dass der RP des Kunden mit IT vertraut ist. Wenn dies nicht der Fall ist, lassen Sie ihn eine Teamperson aus der IT-Abteilung einstellen.

Ohne diesen goldenen Mann können Sie die geplante Zeit sofort viermal verlängern! Es ist besser, Ihre Kraft, Zeit und Ihren Einfluss zu verwenden, um diese Person vom Projektbüro (falls vorhanden) zu isolieren oder auf andere Weise zu finden, einzustellen.

Und wenn Sie es finden, stellen Sie sicher, dass er Schritt 1 und Schritt 2 ausführt.

Schritt Nummer 4. Definieren Sie eine Arbeitsgruppe

Die Arbeitsgruppe ist diejenigen, die die funktionalen und technischen Anforderungen an das System formulieren.

Es ist notwendig, die Arbeitsgruppe zusammen mit dem RP auf der Grundlage Ihrer und ihrer Listen interessierter Personen zu bestimmen (siehe Abschnitt 2).

Bei der Festlegung einer Arbeitsgruppe sollte man sich an der Regel orientieren, dass eine Gruppe von mehr als 10-12 Personen schwer zu verwalten ist und es schwierig sein wird, die Interessen in einer solchen Gruppe zu koordinieren. (Wenn KPI das Projekt vor Ende dieses Jahres abschließen soll, ist 10 die Grenze).

Die Arbeitsgruppe muss Folgendes umfassen (mit Ausnahme des Bundesgesetzes und der Republik Polen):

1. Der Eigentümer des Prozesses (wenn es nicht das Bundesgesetz ist) ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Es muss eine Person geben, die unmissverständlich sagt, was benötigt wird und was nicht, die alle widersprüchlichen Anforderungen löst und bei Bedarf entscheiden kann, ob der Prozess nach der Implementierung des Systems geändert wird. In der Regel ist dies der Leiter der Abteilung, zu der der automatisierte Prozess gehört: der Direktor der Abteilung für Fallmanagement, wenn es sich um Büroarbeit handelt; Direktor der internen Revision, wenn es sich um Prüfungen der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten usw. handelt.
2. Die Spezialisten der Abteilung, die das System verwenden, die im Unternehmen ziemlich gut arbeiten und wissen, wie der automatisierte Geschäftsprozess funktioniert, wissen, wo er sich von den dokumentierten Verfahren unterscheidet und welche „Lücken“ darin bestehen ... Es ist großartig, wenn es solche gibt Hat schon einmal in einem solchen System gearbeitet oder war bereits an der Erstellung von Anforderungen für ein automatisiertes System beteiligt (nicht unbedingt sogar ähnlich). Wenn es welche gibt - an das Team!
3. Wenn der automatisierte Prozess die Grenzen der Organisation überschreitet (z. B. werden Vertreter von Tochterunternehmen im zukünftigen System arbeiten), sollten gemäß dem in den obigen Absätzen beschriebenen Prinzip Vertreter von interessierten Organisationen Dritter herangezogen werden, wobei die Regel von 10 bis 12 Teilnehmern zu beachten ist.
4. Sicherheitspersonal muss haben! Je früher Sie sie mit dem Projekt verbinden, desto besser.
5. Ein IT-Vertreter ist erforderlich, wenn es um die Zuweisung von Kapazitäten für das Hosting des Systems, die Organisation der Infrastruktur, die Netzwerkbandbreite usw. geht.

Übrigens kann eine Person mehrere Funktionen kombinieren.
Die Arbeitsgruppe ist in der Regel auch durch Anordnung (Dekret) festgelegt.

Schritt Nummer 5. Nehmen Sie an einem Einführungstreffen teil

Im Allgemeinen ist dies die Aufgabe beider Projektmanager und weitgehend ein Druck auf das Dokument „Projektcharta“, das sie zu Beginn des Projekts vorbereiten.

Und hier ist, was bei diesem Treffen gut zu erklären wäre:

Die Ziele des Projekts.
Und welche Ziele wollen wir eigentlich erreichen? Und stimmen die in der Dokumentation angegebenen Projektziele mit den tatsächlichen Schmerzen überein, die wir beseitigen? Wenn in der Dokumentation Unsinn steht (dies passiert), scheuen Sie sich nicht, dem Auftragnehmer die Wahrheit zu sagen. Er wird alles verstehen.

Phasen und Bedingungen des Projekts.
Lassen Sie uns vom Auftragnehmer mitteilen, was in jeder Phase des Projekts passieren wird, wenn eine aktive Teilnahme der Arbeitsgruppe erforderlich ist und wann nicht, wie bestimmte Arbeiten organisiert werden (z. B. Tests).

Die resultierenden Projektdokumente.
Und auf den Punkt gebracht, was jedes Dokument impliziert und warum es benötigt wird.

Genehmigungsbedingungen für die Projektdokumentation.
Es ist wichtig, dass alle Mitglieder der Arbeitsgruppe verstehen, wie viele Tage sie Kommentare formulieren müssen und wie lange der Auftragnehmer sie bearbeiten sollte.

Informieren über das Projekt.
Wie oft und in welchem ​​Format finden Berichterstattungssitzungen und Fortschrittsberichte statt? Wer sollte informiert werden: Nur eine Arbeitsgruppe oder alle Mitarbeiter des Unternehmens, wenn das Projekt beispielsweise die gesamte Organisation betrifft. In diesem Fall können Sie Nachrichten über das Projekt in den Unternehmensmedien veröffentlichen.

Vorgehensweise zum Vornehmen von Änderungen.
Wie werden die Teilnehmer über Änderungswünsche informiert, die sich möglicherweise auf den Zeitpunkt, die Kosten oder den Inhalt des Projekts auswirken können, und welche Maßnahmen sollten nach der Information ergriffen werden?

Für die verbleibenden Abschnitte der Installationspräsentation - fügen Sie nach Belieben Salz und Pfeffer hinzu (Arbeitsplan für das Projekt, Kommunikationskanäle usw.)

Schritt Nummer 6. Interview verantwortungsbewusst

Bei der Erstellung von Anforderungen empfehlen wir allen Teilnehmern der Arbeitsgruppe, die folgenden Regeln einzuhalten:

Schritt Nummer 7. Dokumente sorgfältig koordinieren

Lange überlegt, ob es notwendig ist, Axiome zu deklarieren ....

Es ist notwendig.

Projektunterlagen müssen studiert werden! Studiere sorgfältig und detailliert. Überprüfen Sie auch, ob alle Mitglieder der Arbeitsgruppe dies sorgfältig und detailliert tun. Und der Punkt ist nicht, dass der Auftragnehmer so schlecht ist und möglicherweise nicht schreibt, was besprochen wurde (obwohl es sich auch lohnt, dies sicher zu überprüfen), es wird einfach viel schlimmer sein, wenn der Prozess nicht korrekt beschrieben wird.

Schritt Nummer 8. Führen Sie echte Tests durch

Testen mit Testdaten ist nicht schlecht. Die unangenehmsten Inkonsistenzen treten jedoch auf, wenn sie mit einem realen Fall im System arbeiten. Ja, das ist mühsam und es stehen nie Ressourcen dafür zur Verfügung, aber es erhöht den Erfolg der Implementierung erheblich.

Lassen Sie die Mitarbeiter die eigentliche Aufgabe übernehmen und gemeinsam mit dem Auftragnehmer das PIMI (Programm und Testverfahren) mit einem realen Szenario durchlaufen.

Schritt Nummer 9. Haben Sie keine Angst, in die Pilotproduktion zu gehen

Haben Sie von einem hervorragenden Studentensyndrom gehört? Sie sollten krank werden, wenn Sie den Planungsprozess für Starts und Landungen am Flughafen oder ähnliches automatisieren. In anderen Fällen ist es selbstverständlich, dass das System zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme nicht zu 100% betriebsbereit ist.

Ja, es ist traurig. Ja, Integratoren müssen mit faulen Tomaten geworfen werden und sagten, dass dies nicht sein sollte, und im Allgemeinen: „Testen Sie Ihr System dort oder wie ...“ (c) . Die Realität ist jedoch, dass Sie höchstwahrscheinlich in den Pilotbetrieb gehen müssen. Zu dem Einwand, dass Benutzer dies nicht mögen werden, werde ich sagen, dass dies mit einem 100% bereit System geschehen wird. Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, die Benutzer schrittweise auf ein neues Leben und auf Stress vorzubereiten und in Unternehmensmedien, Newslettern usw. über das Projekt zu sprechen.

Deshalb müssen Sie nur Mut fassen und anfangen.

Schritt Nummer 10. Beende das Projekt wunderschön

Bei der Implementierung eines Projekts müssen Sie berücksichtigen, dass Sie nicht alles auf einmal abdecken können. Tun Sie jetzt, was Sie jetzt tun können. Überlassen Sie den Rest der Entwicklung des Systems.

Hier kann die Idee zukünftiger Verträge entstehen, die auf einer „Finanznadel“ usw. beruhen. Aber das ist nicht so. Der Versuch, das Unermessliche zu erfassen, birgt ein sehr hohes Risiko, zu einer langfristigen Konstruktion zu werden, die nicht nur die Fristen verpassen kann, sondern möglicherweise überhaupt nicht endet.

Nach dem Ende des Projekts ist es wichtig, eine Abschlussbesprechung abzuhalten, eine Bestandsaufnahme des Projekts vorzunehmen, den Grad der Zielerreichung zu bewerten und zukünftige Pläne zu besprechen.

PS

Oben

1. Anwendbar für moderne Unternehmen, große und kleine.
2. Es gilt (seltsamerweise) für die Durchführung von Projekten gemäß GOST 34 und für die Dokumentation gemäß RD 50.
3. Es kann mit flexiblen Methoden kombiniert werden, es gibt keine Widersprüche.
4. Es leidet unter persönlicher Erfahrung, ist nicht vollwertig, wird aber sicherlich ergänzt.
5. Es soll dem Kunden helfen, den Auftragnehmer besser zu verstehen und die Chancen auf einen für beide Seiten vorteilhaften Erfolg zu erhöhen.