Event-Management-Technologien sind seit langem bekannt, entwickelt und in Betrieb genommen worden. Sie können jederzeit eine schlüsselfertige Veranstaltung bestellen, die von der Konferenz bis zur Hochzeit reicht.
Roboterwettbewerbe und Festivals für Schüler und Schüler (nicht zu verwechseln mit Ausstellungen oder Demonstrationen) zeichnen sich in dieser Reihe aus, insbesondere wenn sie massiv sind und in kurzer Zeit stattfinden. Solche Ereignisse können aufgrund der Vielzahl von Nuancen nicht vollständig den Auftragnehmern überlassen werden.
Unter dem Schnitt - ein kurzer Überblick über die Funktionen, mit denen sich Organisatoren von Robotikwettbewerben befassen müssen.
Jede Bildungsorganisation, die sich mit Robotik befasst, wird früher oder später damit beginnen, Wettbewerbe für ihre Schüler abzuhalten und an anderen Robotikwettbewerben verschiedener Größenordnungen teilzunehmen.
Wir werden den Block vorbereitender Maßnahmen, die auf die Rekrutierung abzielen, und in einigen Fällen die Auswahl der Teams, die an den Wettbewerben teilnehmen werden, aus dem Kasten herauslassen und direkt zur Sache kommen.
Erstens unterscheiden sich Robotikwettbewerbe für Kinder von anderen Veranstaltungen darin, dass die folgenden Punkte zu allem hinzugefügt werden, was für die Organisation klar und verständlich ist:
- Kinder, Kinder und wieder Kinder. Viele Kinder an einem Ort.
- Von mehreren Stücken bis zu mehreren Dutzend Wettbewerbsbereichen, in denen alles unabhängig abläuft, aber im Allgemeinen sollten ihre Prozesse mit dem allgemeinen Zeitplan übereinstimmen.
- Massenregistrierung in einem begrenzten Zeitraum, wenn Teams auf der Website erscheinen.
- Verstehen, was jeder Teilnehmer zu jedem Zeitpunkt tut.
- Organisation der Massenverpflegung in einem begrenzten Zeitraum.
- Massenpreise in einem begrenzten Zeitraum.
Natürlich hängt viel von der Anzahl ab: Teams, ihre Teilnehmer, Gäste und potenzielle Besucher. Die Technologien zur Durchführung von Wettbewerben für 100 und 1000 Teilnehmer sind sehr unterschiedlich. Und für 5000 Teilnehmer ändern sie sich dramatisch. Aber immer in Bezug auf solche Ereignisse bleibt die Schlüsselformel, dass alles "massiv und in einem begrenzten Zeitraum" geschieht.
Jede Veranstaltung, an der Kinder teilnehmen, erfordert besondere Aufmerksamkeit in Bezug auf die Begleitung durch besondere Dienste, zu denen unter anderem Krankenwagen, Feuerwehr und Sicherheit gehören.
Im Folgenden werden wir mehr über Veranstaltungen von 2000 bis 3000 Personen sprechen, aber die meisten Empfehlungen gelten auch für lokale Schulveranstaltungen.
Fünf Fragen
Die Antwort auf diese allgemeinen und eng miteinander verbundenen Fragen ermöglicht einen aussagekräftigeren Übergang zu einer detaillierten Planung der Veranstaltung.
Was? Sie müssen verstehen, welches Format der Veranstaltung geplant ist. Es wird eine freundliche Veranstaltung für 20 Teams zwischen Schulen oder ein großes Festival für 1000 Teams.
Wo? Es ist wichtig zu unterscheiden zwischen: oder Sie haben eine Vereinbarung über eine Site, die eine bestimmte Anzahl von Teams aufnehmen kann; oder Sie haben eine Mindestanzahl von Teams, für die Sie nach einer Site suchen müssen.
Wann? Von diesem Punkt hängt nicht nur ein Verständnis der für die Vorbereitung verfügbaren Zeit ab, sondern auch eine Prognose bezüglich der Teams. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung mit Schülern und Schülern planen, sind die Sommerferien, der Beginn des Schuljahres oder die Prüfungszeit nicht der richtige Zeitpunkt. Lesen Sie den Veranstaltungskalender des Schul- / Schülerlebens sorgfältig durch, damit sich die Daten des Wettbewerbs nicht überschneiden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Hauptteilnehmer nicht anwesend sind.
Wer? Wir müssen auf jeden Fall verstehen, wer der Hauptorganisator der Veranstaltung ist. Wenn es mehrere davon gibt, muss festgelegt werden, wer das letzte Wort hat und wer Inhaber des Siegels für Dokumente ist und wessen Mitarbeiter der Organisation der Schlüssel auf der Website ist und alle Prozesse verwaltet.
Auf wessen Kosten? Immer eine sehr wichtige Frage zu verstehen. Insbesondere in Bezug auf das Volumen des Budgets und den Zeitpunkt seines Eingangs.
Es gibt nur 4 Phasen der Veranstaltung - Planung, Vorbereitung, Durchführung und Abschluss. Der schwierigste Moment ist die Vorbereitung der Veranstaltung nach der allgemeinen Planung. Alle Probleme, die in der vorherigen Phase nicht berücksichtigt wurden, müssen in der nächsten Phase gelöst werden. Dies kostet Ressourcen und Zeit (insbesondere wenn ignorierte Probleme nach dem Start des Wettbewerbs aufgedeckt werden).
Alles in Ordnern
Wie kann man nicht jede Kleinigkeit vergessen und alles berücksichtigen? Vor allem, wenn Sie nur über begrenzte personelle, vorübergehende und finanzielle Ressourcen verfügen. Es gibt Scheduler-Programme für verschiedene Zwecke und Typen. Jemand benutzt sie, jemand nicht. Die wichtigste Bedingung ist jedoch die Fähigkeit des gesamten Systems, einen ununterbrochenen Zugriff auf alle Informationen offline zu ermöglichen.
Eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, nichts zu vergessen und alles zu berücksichtigen, besteht darin, Ordner zu erstellen, selbst in der Cloud, sogar auf dem lokalen Computer. Das Prinzip ist sehr einfach: Der Ordner sollte umfassende Informationen enthalten; Jeder Ordner sollte mit klaren und relevanten Informationen für jede Person aus dem Organisationsteam gefüllt sein.
Als Beispiel werde ich eine Liste von Ordnern geben, die es Ihnen meiner Meinung nach ermöglichen, die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung am besten widerzuspiegeln:
- Abzeichen und Aufkleber für Teams
- Danksagung
- Auszeichnungsformulare und Zertifikate
- Freiwillige
- Temporäre Dateien zum Senden
- Business-Programm
- Verträge
- Gebäude
- Informationen für Teilnehmer
- Richtungen
- Antworten an die Teilnehmer
- Eröffnungsveranstaltung und Gäste, Eröffnungsskript
- Offiziell
- Partner - Informationen
- Gedruckte Produkte
- Ernährung
- Gewinner
- Position
- Einladungen
- Preise und Auszeichnungen
- Zeitplan
- Registrierungslisten
- Ergebnisse
- Richter und Experten
Die Logik des Füllens kann unterschiedlich sein, und die Ordner in der Liste sind nur zur Erleichterung der Suche und des Verständnisses in alphabetischer Reihenfolge angeordnet.
Abzeichen und Abzeichen mit Aufklebern für Teams
Warum wird das benötigt? Dies ermöglicht jederzeit eine sehr klare Abstufung und einfache Identifizierung. Das ist äußerst wichtig für die Logistik- und Sicherheitsarbeit.
Sie können beispielsweise die folgende Farbdifferenzierung von Abzeichen verwenden:
- Organisationskomitee - Grün
- Richter - Rot
- Gäste - Gelb
- Drücken Sie - Blau
- VIP - schwarz
- Technischer Service - Grau
Abzeichen sind am besten für Teammitglieder. Es ist bequemer, Aufkleber oder Abzeichen mit Aufklebern mit Teamnummern zu verwenden, die ihnen bei der Registrierung zugewiesen werden. Übrigens zum Thema Budget: Aufkleber für Abzeichen zum Drucken auf einem normalen Drucker werden in Bürogeschäften in einer sehr wirtschaftlichen Version verkauft - 65 Stück auf A4-Blatt. Darüber hinaus können Sie mit dieser Methode viele Vorteile erzielen:
- Das Team nimmt mit einem Identifikationsbuchstaben, der den Wettbewerb angibt, und einer Seriennummer am Wettbewerb teil. Zum Beispiel heißt der Wettbewerb "Kegelring", an dem ältere und jüngere Altersgruppen beteiligt sind. Dementsprechend kann der Buchstabencode mit der Teamnummer folgendermaßen aussehen: KPc-08 (die achte in Folge Teamrichtung "Kegelring" der älteren Altersgruppe).
- Die Anzahl der Teams ermöglicht es Ihnen, mehrdeutige Situationen zu vermeiden (zum Beispiel, wenn ein Team plötzlich beschließt, den Namen "Cool Eggs" anzunehmen, was bei der Preisverleihung offen gesagt nicht wirklich klingt.
- Aufkleber können auf Abzeichen, Abzeichen angebracht werden. Und wenn Sie dem Team mehr solcher Aufkleber geben, können die Teilnehmer solche Aufkleber auf ihren Robotern, Laptops, Rucksäcken, Kameras usw. anbringen. Dies beschleunigt das Auffinden verlorener Dinge. Die Abzeichen hier haben eine doppelte Funktion: Dies ist die Kennung der Teammitglieder und Souvenirprodukte zum Gedenken an das Ereignis.
- Aufkleber können auch verwendet werden, um den Teilnehmern Mahlzeiten anzubieten.
- Sie werden vor dem zeitaufwändigen und sehr teuren Drucken von Ausweisen vor Ort bewahrt, wenn Hunderte und manchmal Tausende von Menschen morgens in ein oder zwei Stunden zum Einchecken kommen. Darüber hinaus ist das Ändern des Teilnehmers oder des Namens des Teams für den Wettbewerbsprozess selbst kein Problem mehr.
- Auf den ersten Blick versteht der Veranstalter, welche Art von Person vor ihm steht: von welchem Team, in welcher Richtung des Wettbewerbs und wo sich sein Veranstaltungsort befindet - und kann ihn sofort orientieren.
Es wäre logisch, diese Materialien in den Ordner „Printed Materials“ zu legen, aber dies sollte nicht getan werden: Dies ist ein wichtiger Block, der mit Registrierungslisten verknüpft ist, besondere Aufmerksamkeit und schnellen Zugriff erfordert und daher in Sichtweite sein sollte.
Registrierungslisten
Registrierungslisten sind die Basis der gesamten Veranstaltung, mit der Sie die Anzahl der Teilnehmer und die Zusammensetzung der Teams steuern, viele Dinge vorhersagen und planen können, die das Budget stark beeinflussen (z. B. Mahlzeiten).
Die Registrierung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Nur eines ist unveränderlich: Einhaltung des Bundesgesetzes 152 vom 27. Juli 2006 "Über personenbezogene Daten".
Unabhängig davon, wie die Registrierung der Teilnehmer für die Veranstaltung durchgeführt wird, sollte alles konsolidiert und tabellarisch dargestellt werden. Von hier aus werden Registrierungslisten für den Informationsschalter und die Ausgabe eines Pakets von Souvenirprodukten erstellt, von hier aus werden Listen für Lebensmittel und Listen für Richter übermittelt. Schließlich werden Zertifikate und Diplome für die Gewinner und Teilnehmer des Wettbewerbs aus denselben Tabellen gedruckt.
Als nächstes folgen einfache Tipps, die das Leben erheblich vereinfachen können:
- Nachname, Vorname und Patronym sollten für den einfachen und effizienten Massendruck von Zertifikaten und Briefen in verschiedenen Spalten angegeben werden.
- Die Region und die Siedlung sollten aus der festen Liste ausgewählt werden, um die Verarbeitung zu vereinfachen und statistische Informationen schnell zu erhalten. In der Praxis wurde getestet, dass sogar das Wort „Moskau“ von Menschen auf verschiedene Arten geschrieben werden kann.
- Bitten Sie darum, das Telefon im Format 8 123 456 78 90 anzugeben, damit Tabellenkalkulationen Sie nicht alle Listen verderben. Oder erzwingen Sie eine Neuformatierung der Eingabe.
- Bitten Sie darum, nur eine E-Mail des Teams anzugeben. Dies erleichtert die Erstellung einer Mailingliste (es ist wünschenswert, dass dies der Kontakt der Person ist, die tatsächlich für das Team verantwortlich ist, und nicht der Direktor der Bildungseinrichtung oder des Schulleiters).
- Halten Sie eine Excel-Registrierungstabellenvorlage für Nachzügler bereit und füllen Sie unbedingt ein Beispiel aus.
Die ideale Option ist, wenn alle Daten konvergieren. Trotzdem wird es einzelne Teilnehmer oder ganze Teams geben, die sich aus irgendeinem Grund nicht registriert haben oder deren Daten nicht übereinstimmen. In diesem Fall müssen die Organisatoren vor Ort eine Reihe von Aktionen mit diesen Teilnehmern durchführen: Hinzufügen zu den Listen, Aktualisieren und Weiterleiten an die Richter und die für den Druck von Diplomen und Zertifikaten Verantwortlichen; sowie den obligatorischen Teil des Empfangs eines Pakets von Dokumenten von diesen Teilnehmern zu erfüllen - Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten, Sicherheitsmaßnahmen, eine Begleitbestellung, eine neue Teamliste.
Freiwillige
Wenn Sie die Möglichkeit haben, Freiwillige für die Veranstaltung zu gewinnen, tun Sie dies.
Spezielle Freiwilligenorganisationen können Menschen geben, aber Sie können Ihre eigenen freien Mitarbeiter oder Studenten lokaler Universitäten gewinnen.
Natürlich ist es bei den Freiwilligen notwendig, im Voraus viele Vorbereitungsarbeiten durchzuführen. Wenn jedoch alles richtig gemacht wird, sind Freiwillige eine sehr effektive Möglichkeit, die Veranstaltung sowohl für die Teilnehmer als auch für die Organisatoren angenehm zu gestalten.
Vergessen Sie nicht, dass die Organisatoren den Freiwilligen traditionell Uniformen und Mahlzeiten anbieten.
Es gibt eine Reihe von Dingen, die Freiwillige tun können:
- Geben Sie den Durchgang zu den Standorten gemäß Plan an.
- Um den Richtern am Austragungsort des Wettbewerbs zu helfen.
- Helfen Sie im technischen Bereich, Ordnung zu halten.
- Drängen, Ordnung in den technischen Zonen (Trainingszonen) des Teams zu halten.
- Der Freiwillige hat das Recht, vor dem Richter die Frage der Disqualifikation des Teams zu erörtern, wenn die Anforderungen für die Einhaltung der Anordnung nicht erfüllt werden.
- Begleiten Sie Teilnehmer und Besucher zu den Standorten, Kleiderschrank, Erste-Hilfe-Post.
- Übergeben Sie Teams gemäß den Anweisungen der Richter in technische Zonen.
Es gibt jedoch Prozesse, an denen Freiwillige nicht beteiligt werden können (dies ist häufig direkt verboten und in der Vereinbarung über Freiwillige vorgeschrieben, insbesondere wenn sie über spezialisierte Organisationen beteiligt sind):
- Kommunikation mit der Presse.
- Ausführen einer Sicherheitsfunktion (einschließlich der Befragung von Personen, die sich unangemessen verhalten).
- Kommunikation mit Feuerwehren oder Vertretern der Bauleitung.
- Zimmerreinigung.
- Beseitigung von Ausfällen von Stromnetzen, Ständen oder Geräten.
- Handhabung.
Auszeichnungsformulare und Zertifikate
Persönliche Bescheinigungen über die Teilnahme an Roboterwettbewerben (oder anderen Wettbewerben) und Preisdiplome sind natürlich ein sehr nützliches Dokument für alle Teilnehmer. Diese Dokumente erkennen nicht nur die Verdienste der Teams an, sondern sind auch häufig rechenschaftspflichtig und gelten in vielen Bildungseinrichtungen als Prämien.
Hier sind einige Tipps, um die Arbeit in dieser Phase zu minimieren:
- Layouts des Textes von Zertifikaten und Diplomen müssen im Voraus erstellt werden und einen Testdruck erstellen. Darüber hinaus sollte alles offline funktionieren, dh ohne Zugang zum Internet.
- Alle persönlichen Zertifikate müssen vor der Belohnung gedruckt und gemäß den Befehlen in Ordnern abgelegt werden. Life Hack, der bei der Suche und Kontrolle sehr hilfreich ist: Geben Sie die Teamnummer in die Ecke des Zertifikats ein.
- Die bekannte Zusammenführung von Word- und Excel-Dateien ermöglicht das Drucken von Zertifikaten in Massen und in kurzer Zeit.
- Denken Sie daran, dass Standard-Laserdrucker mit Papiergewichten von bis zu 160 g / m2 arbeiten können, um Überraschungen zu vermeiden.
- Es ist notwendig, im Voraus die sogenannten Belohnungstabellen vorzubereiten, in denen alle Wörter, die während der Belohnung ausgesprochen werden, buchstabiert werden. Die Schiedsrichter vor Ort geben einfach die Namen und Nummern der Mannschaften an diesen Tischen ein. Vergessen Sie nicht, dass für Intrigen die von der Bühne deklarierten Orte in die entgegengesetzte Reihenfolge gehen müssen. Das heißt, beginnend zum Beispiel vom 3. Platz bis zum 1. Platz.
- Stellen Sie Computer und Drucker zum Drucken von Diplomen an einem ruhigen Ort mit eingeschränktem Zugang auf. Idealerweise würde eine speziell ausgebildete und geschulte Person eintreten. Seine Aufgabe ist es, schnell Informationen über die Ergebnisse des Wettbewerbs einzugeben. Layoutdateien befinden sich auf dem Computer. Diplome werden nur von der Vergabekarte gedruckt, wodurch anstößige Fehler vermieden werden.
- Weisen Sie jemanden zu, der Fotos von allen Vergabekarten macht, damit nichts verloren geht.
All diese Schwierigkeiten werden es ermöglichen, Dutzende und Hunderte von persönlichen Diplomen in einem kurzen Zeitraum von 1,5 bis 2 Stunden zu drucken, den Organisatoren und Richter treffen müssen. Dies ist die maximale Zeit, die zwischen dem Ende des Wettbewerbs und der Belohnung des ersten Preisträgers auf der Bühne vergehen muss, damit die Teammitglieder keine Zeit haben, müde zu werden und „auszubrennen“.
Business-Programm
Wenn es die Ressourcen erlauben, ist es oft logisch, im Rahmen von Festivals und Wettbewerben Treffen von Fachspezialisten, Leitern von Bildungseinrichtungen, Teamleitern und Partnern der Veranstaltung zu arrangieren. Solche Treffen, Workshops und Diskussionen finden in getrennten Räumen mit Moderatoren und Moderatoren statt.
Und genau jeder Teil des Geschäftsprogramms im Rahmen von Roboterwettbewerben kann von jeder externen Person oder jedem Auftragnehmer unter der Aufsicht eines Vertreters des Veranstalters perfekt durchgeführt und vorbereitet werden, der die Ziele und Vorgaben des Geschäftsprogramms kennt, dessen Zweck in den allgemeinen Verlauf und Zeitplan der gesamten Veranstaltung eingetaucht ist, welche Redner sein sollten Wer hört zu und mit wem sollen die Lautsprecher ausgetauscht werden, wenn sie nicht kommen können?
Das heißt, das "Business-Programm" ist in der Tat eine Veranstaltung in der Veranstaltung. Es hat alle Eigenschaften einer Veranstaltung: Teilnehmer, Redner, Trainer, Räumlichkeiten, Bereitstellung, Registrierung, Mahlzeiten usw. Wir dürfen nicht vergessen, dass für die Wartung und Bereitstellung eine separate Person und ein separates Budget erforderlich sind.
Verträge
Um eine Veranstaltung mit mindestens einem gewissen Budget abzuhalten, müssen Sie nach Auftragnehmern suchen und Vereinbarungen über die Vermietung von Baustellen, Drucksachen, Möbelvermietung, medizinische Unterstützung, Brandschutz, Lebensmittel, Eventversicherung und vieles mehr schließen. In einigen Fällen wird dieser Prozess durch das Vorhandensein von Ausschreibungen zur Auswahl eines Lieferanten oder von Wettbewerbsverfahren erschwert.
Dies ist ein großer und komplexer Block, der dennoch vielen und aus verschiedenen Blickwinkeln bekannt ist. Wie überall in der Organisation von Roboterwettbewerben gibt es keine universellen Vereinbarungen. Erkundigen Sie sich vorab bei Ihrer Buchhaltungsabteilung nach den Bedingungen und Formen der Dokumente (einschließlich der Stornierung von Teilnehmerpaketen und Handouts).
In den meisten Fällen sind die meisten Roboterwettbewerbe nicht selbsttragend, und die Ausgabe von Sponsoren, privat oder öffentlich, erfordert immer eine genaue Beachtung der Berichtsdokumentation.
Genehmigen Sie im Voraus die Formulare und die Liste der Dokumente für den Abschluss von Verträgen (Rechtsakte, zusätzliche Vereinbarungen), da hierfür keine Zeit bleibt.
Alle Fragen zu Genehmigungen sollten auch von den örtlichen Abteilungen des RNPR (regionale Abteilung für Aufsicht und vorbeugende Arbeit), dem Innenministerium und den örtlichen Behörden (Benachrichtigungsschreiben, genehmigte Baupläne, Vereinbarungen mit Rettungskräften und Feuerwehrleuten an den Veranstaltungstagen) geklärt werden.
Site-Entwicklung
Einer der umfangreichsten und komplexesten Blöcke bei der Vorbereitung von Roboterwettbewerben ist die Planung des Gebiets, auf dem die Veranstaltung selbst stattfinden wird. Die Größe der Website und die Anzahl der Teams sollten sich nicht widersprechen. Wenn endlich das Gleichgewicht gefunden ist, ist es Zeit, mit der Planung des Gebiets zu beginnen. Der Organisator muss klar verstehen, wie viele Teams er hat, welchen Platz jeder benötigt, wie viele Stühle und Steckdosen zugewiesen werden müssen, wie breit die Gänge zwischen den Tischen bleiben sollten, um keine Beschwerden von Feuerwehrleuten zu verursachen (dies sind jedoch jeweils mindestens 3 Meter) lokale Dienste RONPR).All diese Anordnung mit ausgewiesenen Tischen, Stühlen, Steckdosen, Bannern, Trennwänden, Gehwegen, die normalerweise als Kurzgebäude bezeichnet werden.Vielleicht sollte ein separater Artikel diesem Thema gewidmet werden, aber kurz gesagt beinhaltet die Entwicklung die Erstellung eines Plans in einem Maßstab:- Zeichnen eines Plans für den Standort der Wettbewerbsbereiche.
- Zeichnen von Möbeln und Filmmaterial von Wettbewerbsfeldern.
- Fechtplätze.
- Planen Sie den Standort der Sicherheit und anderer Dienste.
- Elektriker. Es gibt immer viele Elektriker bei Robotikwettbewerben. Jedes Team benötigt mindestens 2-3 Nester. Separate Buchsen für große Bildschirme und professionellen Sound. 380V-Steckdosen für Catering-Dienstleistungen. All dies erfordert sehr sorgfältige Berechnungen und die Gewährleistung der elektrischen Sicherheit.
- Separate Anordnung der Kühler zur Einhaltung des Trinkregimes.
- Notausgänge und ein Platz für Ärzte ist ein Axiom.
Eine Datei (vorzugsweise eine Tabelle) mit der vorgeschriebenen Menge an Ausrüstung in jeder Zone:- Der Name und die Nummer der Site.
- Kurzbeschreibung.
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Der Plan und die Datei müssen immer synchronisiert sein und jeweils in einer einzigen Instanz vorhanden sein, in der alle Änderungen parallel vorgenommen werden.Ein Plan ist kein Diagramm. Es wird auf einer Skala durchgeführt, um Fehler und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Der Plan kann in einem speziellen Programm erstellt werden, um umgehend Anpassungen vorzunehmen. Jedes Programm, das mit Kurven arbeiten kann, ist geeignet. Für große Hallen und Veranstaltungen ist die 3D-Visualisierung sehr nützlich. Auf diese Weise können Sie viele Fehler bei der Logistik und der externen Darstellung vermeiden (bei der 3D-Visualisierung besteht häufig ein Platzmangel oder -überschuss, der auf der "flachen" Ebene nicht sichtbar ist).Verlassen Sie sich bei der Vorbereitung der Site nicht auf den Speicher, sondern beziehen Sie sich immer auf den vorbereiteten Plan. Der gleiche Plan sollte jederzeit vor Ort sein.Aus Sicht des Organisationskomitees ist es unerlässlich, dass alle Teilnehmer des Prozesses alle Informationen darüber haben, was auf der Website geschieht, aber jeder versteht klar, wer für was verantwortlich ist. Es gibt eine Regel, die besagt, dass Sie es selbst tun müssen, wenn Sie nicht wissen, wer dies tut, oder es wird überhaupt nicht getan.Es ist ein separater Raum erforderlich, in dem alle Vertreter des Organisationskomitees schnell zusammenkommen und sich unterhalten können. An dieser Stelle werden alle notwendigen Unterlagen aufbewahrt. Es ist ratsam, nur die Grundrisse, Zeitpläne und Zeitpläne an die Wand zu hängen, damit sie definitiv nicht verloren gehen.Es ist praktisch, eine Reihe von Walkie-Talkies auf der Website für die Kommunikation zwischen wichtigen Verantwortlichen zu verwenden. Mobiltelefone können sich in solchen Situationen als unwirksam herausstellen. Es ist besser, sich im Voraus auf die Verhandlungsregeln für das Walkie-Talkie zu einigen.Richter und Experten
Die Richter und ihre Assistenten sind diejenigen Personen, die die gesamte Arbeit vor Ort erledigen, um Roboterwettbewerbe durchzuführen. Die Aufgabe des Veranstalters ist es, alles zu tun, damit die Richter ihre Arbeit ruhig und effizient erledigen können, ohne sich um Haushaltsgegenstände kümmern zu müssen. Die Auswahl, Ausbildung, Schulung und Ausbildung von Richtern ist eine große vorbereitende Einheit. Es ist sehr schwierig, Richter in einem Monat von Grund auf neu vorzubereiten, und in ein oder zwei Wochen ist es fast unmöglich. In der Tat ist der Richter bei einer solchen Veranstaltung oft ein Freiwilliger.Für die Veranstaltung müssen Sie eine absolut klare Vorstellung von den folgenden Positionen haben:- .
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- Die Dokumentation der Schiedsrichter ist ein wichtiger Punkt bei der Aufzeichnung der Ergebnisse von Wettbewerben für Richter und Teilnehmer:
- Protokoll jedes Rennens
- Pivot-Tabellen
- Kontroverse Fragen
Informationen für Teilnehmer
Die unauffällige, aber konstante Information der Teilnehmer ist eine Möglichkeit, Fragen vor Ort zu minimieren und einen Selbstregulierungsprozess zu organisieren. Alles geschieht viel einfacher und kommt nicht aus dem Zeitplan, wenn die Teilnehmer und Teams im Voraus wissen, was sie tun sollen, wohin sie gehen sollen und zu welcher Zeit.Solche Informationen in einem minimalen Format können umfassen:- Zugangsplan zum Veranstaltungsort von der nächsten Haltestelle der öffentlichen Verkehrsmittel.
- Memo des Teilnehmers (ein großes Dokument, das hauptsächlich für den Veranstalter benötigt wird und einen separaten Artikel verdient).
- Lageplan mit dem Standort des Wettbewerbs und der technischen Zonen.
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Der Informationsschalter ist das Gesicht des Wettbewerbs, nicht nur der Haupteingang, sondern auch der erste Eindruck der Veranstaltung. Daher ist es notwendig, eine einzelne verantwortliche Person mit der erforderlichen Anzahl stressresistenter Assistenten zu bestimmen (sie können unter den Freiwilligen sein), sie müssen Antworten auf alle Fragen haben, Probleme müssen schnell und effizient gelöst werden. Und dafür alle Dokumente in der Reihenfolge der Registrierung und eine Liste mit Antworten auf alle Fragen, die Sie selbst vorbereiten und im Voraus bereitstellen müssen. Darüber hinaus in einer Form, die selbst für einen Außenstehenden verständlich ist, unvorbereitete Person. Je mehr mögliche Antworten auf die unmöglichsten Fragen Sie vorhersehen, desto weniger werden Sie angerufen, um aktuelle Fragen zu lösen.Denken Sie auch hier an das Gesetz „Über personenbezogene Daten“. Vergessen Sie nicht, die Originale der Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten von jedem Teilnehmer einzuholen! Und wenn es minderjährig ist, gibt es auch die Zustimmung der Eltern.Antworten an die Teilnehmer
Fragen der Teilnehmer an das Organisationskomitee werden vor Beginn des Wettbewerbs gestellt. Sammeln Sie sie (zusammen mit den Antworten) sofort in einem separaten Ordner und verwenden Sie sie in Zukunft, um Memos und Anweisungen für den Informationsschalter zu erstellen. Idealerweise, wenn die Regeln den Richtern direkt Antworten geben. Es ist auch nützlich, einen Ordner zu haben, in dem Teambeschwerden und Antworten auf Beschwerden gesammelt werden können. Lass es sein.Richtungen
Hier werden Wettbewerbsbereiche beibehalten (dh die Wettbewerbsblöcke, in denen die verschiedenen Richter und Teilnehmer unterschiedlich sind). Die Hauptdokumente jeder Richtung sind die Bestimmungen der Wettbewerbe selbst und die Layouts der Wettbewerbsfelder mit Elementen.. Word ( ) PDF ( ), PDF TIFF, . , .
Unabhängig vom Umfang der Veranstaltung ist eine offizielle Eröffnung erforderlich, um die allgemeine Atmosphäre des Urlaubs zu schaffen. Es ist besonders wichtig, Vertretern von Organisationen, mit deren Unterstützung Wettbewerbe stattfinden, das Wort zu erteilen. Wenn möglich, wird das Eröffnungsskript am besten an Profis weitergegeben. Es ist besser, die Zeremonie einer Person vorzustellen, die den Prozess und das Format versteht. Es gibt definitiv keine Möglichkeit, hier einen Freiwilligen zu engagieren.Wenn Künstler bei der Eröffnung anwesend sind, vergessen Sie nicht, dass sie einen separaten Raum für die Vorbereitung und Platzierung von Requisiten benötigen.Wenn Sie an Statusgästen teilnehmen möchten, denken Sie daran, dass diese Personen zu spät kommen und den gesamten Zeitplan abschießen können. Daher sollte man nicht unmittelbar nach der Eröffnungsfeier die für die Teams wichtigen Wettkampfphasen festlegen, es ist besser, eine Freigabe zu hinterlassen.Offiziell
Vor, während und nach dem Wettbewerb werden ständig Informationen von Interessenten angefordert: Management, Partner, Medien. Damit Ihre Informationen immer zur Hand sind und im gleichen Format und ohne Inkonsistenzen in externen Quellen verbleiben, konsolidieren Sie sie an einem Ort und vergessen Sie nicht, sie bei Bedarf zu aktualisieren und anzupassen.Legen Sie alle Dokumente, die vom Veranstalter als offizielle Daten genehmigt wurden, in den Ordner „Offiziell“:- Pressemitteilung
- Nach der Veröffentlichung
- Nachrichten zur Veröffentlichung vorbereitet
- Social Media Beiträge
- Tabellen mit offiziellen Daten zur Anzahl der Mannschaften
- Eine Auswahl von Fotos von der Veranstaltung
Häufig angeforderte Daten:- Datum, Ort und Zeit des Wettbewerbs
- Die Anzahl der Teams ist insgesamt und in Richtungen
- Anzahl und Name der teilnehmenden Regionen und Siedlungen
- Welche Beamten nahmen an der Veranstaltung teil?
- Gewinner in alle Richtungen
- Gewinnerstatistik nach Regionen
Es ist nützlich, eine „Ereigniskarte“ zu erstellen, auf der offizielle Informationen gesammelt und ständig aktualisiert werden.Es ist praktisch, einen Newsletter über die Ergebnisse der Veranstaltung vorzubereiten, bei dem Sie am Ende des Wettbewerbs nur die Namen der Gewinner eingeben und einige neue Fakten angeben müssen.Temporäre Dateien zum Senden
Während der Vorbereitung werden häufig Daten angefordert, die sich zusammen mit anderen in Ihrer Struktur befinden und Informationen für den internen Gebrauch enthalten.Für solche Dateien ist es sinnvoll, einen separaten Ordner zu organisieren. Dies verkürzt die Zeit für die Erstellung von Informationen und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass vertrauliche Informationen versehentlich an Dritte weitergegeben werden.Partner - Informationen
Wenn Vertreter von Partnern auf der Website anwesend sind, haben Sie immer Folgendes zur Hand:- Ihre Kontakte
- Informationen zum Partner (kurze Beschreibung der Aktivität, Bedeutung für Ihre Veranstaltung)
- Partnerlogo vinyl-ready und jpg / png
- Offizielle Informationen über den Partner zur Veröffentlichung auf der Website
- Liste der Anforderungen eines Site-Partners
Wenn es mehr als 3 Partner auf der Website gibt, ist es notwendig, einen Kurator für sie und Ihre Bequemlichkeit bereitzustellen.Wenn ein Partner Preise zur Verfügung stellt, geben Sie im Voraus an, ob sein Vertreter persönlich an der Preisverleihung teilnehmen wird.Gedruckte Produkte
Jeder Robotikwettbewerb umfasst eine Vielzahl von Druckprodukten: Dokumente, Vorschriften, Wettbewerbsfelder, Bildbanner, Programme, Memos, Zeiger, Medaillen, Tassen und Würfel für Tassen selbst, Diplom- und Zertifikatsformulare.Wenn das Budget dies zulässt, wird das Paket des Teilnehmers der Drucksache hinzugefügt:- T-Shirt / Polo / Jacke
- Ordner / Tasche / Rucksack
- Bleistift / Stift / Flash-Laufwerk
- Notizblock
- Ikone
- Spezielles Souvenir (Thermobecher, Power Bank)
Vergessen Sie nicht, in Ihrer Buchhaltungsabteilung oder in der Buchhaltungsabteilung Ihres Sponsors nachzufragen, wie diese Ausgabenposition erstellt und abgeschrieben wird.Wenn das Budget es Ihnen ermöglicht, die gesamte Druckindustrie zu kaufen, müssen Sie einen Platz für die Lagerung bereitstellen und Personen finden, die diese erhalten, entladen und vervollständigen.Verantwortliche Feuerwehren mögen es jedoch möglicherweise nicht, wenn all diese Dinge in einem Raum aufbewahrt werden. Wenn am Veranstaltungsort ein Lager erwartet wird, sollten diese Räumlichkeiten mit den Feuerwehren vereinbart werden. Bieten Sie dem Gelände und den Feuerwehren die Möglichkeit, Regale, freie Durchgänge und Feuerlöscher zu organisieren, dh überzeugen Sie die verantwortlichen Dienste davon, dass es in diesem Raum keine Deponien und blockierten Gehwege geben wird. Denken Sie jedoch daran, dass es an vielen kommerziellen Standorten einen separaten bezahlten Lagerservice gibt, der das Budget der Veranstaltung belastet. Und doch müssen alle Banner unbedingt Brandschutzzertifikate haben, die am besten zur Hand sind.Ernährung
Gemäß SanPiN 2.4.5.2409-08, Abschnitt 6, Abschnitt 6.8, "sollten die Intervalle zwischen den Mahlzeiten 3,5 bis 4 Stunden nicht überschreiten", was bedeutet, dass Kinder, die sich auf einer langen öffentlichen Veranstaltung aufhalten, mindestens zur Verfügung gestellt werden müssen ein volles warmes Mittagessen. Auch wenn es nicht möglich ist, die erste zu organisieren, muss die Option der zweiten genau und heiß sein. Dies kann natürlich als die Verantwortung der Begleitpersonen (Eltern und Leiter) interpretiert werden. In diesem Fall liegt es jedoch in Ihrer Verantwortung, auf den bezahlten Lebensmittelpunkt zu zeigen, der zu Fuß erreichbar ist. Wird ein solcher Punkt neben der Bequemlichkeit erscheinen und ob den Teilnehmern dieses Format gefallen wird, ist eine andere Frage.Im Allgemeinen werden sie bei Wettbewerben normalerweise mit Mahlzeiten versorgt:- Teammitglieder und ihre Leiter
- Organisatoren, Richter und Experten
- Freiwillige
- Technische Dienste und Ärzte, Feuerwehrleute. Wenn diese Dienste im Rahmen des Vertrags funktionieren, liegt es im Ermessen des Veranstalters, zu füttern oder nicht zu füttern.
- Manchmal Gäste
Das Essen einer großen Anzahl von Personen in einem begrenzten Zeitraum ist für Organisatoren und Auftragnehmer keine triviale Aufgabe und erfordert eine detaillierte Berechnung und Abstimmung mit dem allgemeinen Zeitplan.
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur diejenigen vorab genehmigen, die Lebensmittel bereitstellen, sondern auch diejenigen, die die Reinigung nach dem Catering durchführen. Übrigens gibt es auch bei Reinigungsproblemen bei Roboterwettbewerben einige Nuancen. Beispielsweise verbieten viele Reinigungsorganisationen ihren Mitarbeitern die Reinigung an den Ständen und Tischen der Teilnehmer in technischen Zonen (Schulungszonen) von Teams. Die Müllabfuhr in technischen Bereichen (Teamtrainingsbereichen) ist daher ein separates Thema, dessen Lösung ebenfalls im Voraus vorgesehen werden muss.
Kommen wir zurück zur Ernährung. Es ist notwendig, den Ort und die Zeit des Essens zu bestimmen und sicherzustellen, dass dies nicht dem Zeitplan des Wettbewerbs widerspricht. Auf den Schultern der Veranstalter liegt die Zustimmung zum Menü. Es kann nicht nur anders sein (für Teilnehmer und Mitarbeiter), sondern zusätzlich zum Mittagessen ist es unbedingt erforderlich, für diejenigen, die den ganzen Tag auf der Veranstaltung arbeiten, 12 bis 16 Stunden lang Abendessen anzubieten (Richter, Organisatoren, Freiwillige).
Sie müssen Listen aller Personen zur Hand haben, die Lebensmittel bereitstellen müssen.
Gewinner
Das Ergebnis eines Wettbewerbs ist der Sieg. Sowohl die Teilnehmer selbst als auch die Personen, die sich Sorgen um sie machen, möchten die Namen der Gewinner und Preisträger so schnell wie möglich auf der Website oder in anderen offiziellen Quellen sehen. Daher sollte der Prozess des Sammelns von Daten und des Erstellens einer Pivot-Tabelle sorgfältig überprüft und getestet werden.
Die folgende Datenerfassungslogik funktioniert gut:
- Der Richter füllt die Vergabetabelle aus.
- Bringt die Teams in einer gedruckten speziellen Person gemäß Arbeitszeitblatt an den Gewinnertisch (siehe Kapitel Formulare für die Vergabe und Zertifikate, Abschnitt 6).
- Das Zeugnis wird zum Drucken von Diplomen verschickt.
- Laut Arbeitszeitblatt liest der Leiter die Gewinner während der Preisverleihung.
Diese Probleme können beispielsweise mit spezieller Software behoben werden. In diesem Fall sollte alles „wie eine Uhr“ funktionieren.
Fazit: Am Ende der Veranstaltung haben Sie eine vollständige Gewinnertabelle, die Sie eine halbe Stunde nach Ende der Veranstaltung veröffentlichen und einreichen können.
Wichtig! Sie können keine Diplome drucken, bis die Gewinnertabelle gefüllt ist. Andernfalls entstehen Fehler, die nicht schnell behoben werden können. Das obige Diagramm stellt sicher, dass alle wichtigen Daten gespeichert werden.
Position
Das Hauptdokument, auf dessen Grundlage die Arbeiten auf der Veranstaltung durchgeführt werden. Für die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer ist dies das Hauptdokument, auf dessen Grundlage sie auf eine Reise geschickt werden und die Reisekosten an jemanden gezahlt werden. Für Organisatoren ist dies eine Möglichkeit, sich auf die Regeln und das Verhalten auf der Website zu einigen. Alles, was in der Bestimmung nicht aufgeführt ist, kann gegen Sie verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise vergessen haben, in der Verordnung anzugeben, dass „das Alter der Wettbewerber zwischen 10 und 14 Jahren liegt“, können Sie die Teilnahme an einem 30-jährigen Onkel nicht zu Recht ablehnen. Dies erfordert lange Klarstellungen vor Ort, die Ihre wichtigste Ressource - die Zeit - stehlen.
In der Verordnung sollten mindestens die wichtigsten Punkte aufgeführt sein:
- Veranstalter
- Ziele und Vorgaben
- Ort und Daten
- Kategorien von Teilnehmern
- Wettbewerbsrichtungen mit den Altersgrenzen der Teilnehmer
- Preise und Auszeichnungen
- Was ist erlaubt
- Was ist verboten
- Projektfinanzierungsquellen
- Besondere Anforderungen
In der Verordnung wird häufig geschrieben, dass die Parameter der einzelnen Wettbewerbsbereiche in den Verordnungen detaillierter festgelegt sind.
Als Witz sagen sie, dass eine gute Regelung zu einer Veranstaltung mindestens 200 Seiten haben sollte. Und jeder weiß, dass in jedem Witz nur ein Bruchteil des Witzes steckt.
Einladungen
Für die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer ist eine schriftliche Einladung des Organisationskomitees der einfachste Weg, um legitim zu einer Veranstaltung zu kommen. Das Ausstellen, Signieren und Versenden von Scans von 10-15 Einladungsschreiben ist problemlos möglich. Wenn die Anzahl solcher Einladungen jedoch einhundert oder zwei überschreitet, nimmt dies viel Zeit in Anspruch, da jede Organisation ihre eigenen Präferenzen bei der Gestaltung solcher Briefe hat.
Ich biete einige Optionen zur Optimierung der Arbeit an.
Erstens: Sie können ein PDF-Dokument mit einer festen Füllung in den Feldern freigeben, die der Teilnehmer selbst ausfüllt, und dann einfach ausdrucken.
Die zweite Option (nur für den Fall, dass wir viele Organisationen mit eigenen Anforderungen haben) beinhaltet einen energieintensiveren Algorithmus zum Erstellen von Einladungen: Das Organisationskomitee bietet einen grundlegenden Entwurf des Textes mit den Hauptparametern der Veranstaltung an, und das Team ändert diesen Text bereits für sich selbst und sendet ihn zur Registrierung an das Organisationskomitee zurück .
Es ist besser, ein separates Postfach für die Verarbeitung von Einladungen zu erstellen, das dann problemlos gelöscht werden kann. Dies spart in Zukunft Zeit und Nerven.
Preise und Auszeichnungen
Der Höhepunkt des Wettbewerbs ist die Bestimmung der Gewinner und deren Belohnung. Idealerweise mit Diplomen, Medaillen, Pokalen und Fanfaren.
Befolgen Sie einige Grundsätze, um den Eindruck nicht zu schmieren und den Gewinnern unvergessliche Erinnerungen zu hinterlassen:
Zwischen dem Ende des Wettbewerbs und der Auszeichnung sollte nicht mehr als 2 Stunden und vorzugsweise eineinhalb Stunden stattfinden. Dies ist besonders wichtig für kleine Kinder.
Fehler in den Namen der Teams und Namen der Teilnehmer sollten nicht zugelassen werden.
Für jeden Teilnehmer des ausgezeichneten Teams müssen registrierte Diplome gedruckt werden. Es ist wichtig, dass jeder ein persönliches Diplom mit nach Hause bringt und es in seinem Portfolio ablegt.
Vergessen Sie bei der Vorbereitung der Preise nicht:
- Bestimmen Sie die Zusammensetzung der Preise (direkt von den Organisatoren und Partnern des Wettbewerbs bereitgestellt).
- Bestimmen Sie die Anzahl und den Satz von Pokalen und Medaillen an bestimmten Stellen (jemand macht 3 Preisplätze, jemand 4 oder 5).
- Verwenden Sie dieselbe Vorlage für die Gewinnertabelle, um das Bild vollständig zu verstehen.
- Packen Sie die Preise entsprechend dem Belohnungsszenario in Kartons ein.
- Bereiten Sie Ersatzpreise vor (bei Wettbewerben erhalten Sie plötzlich zwei zweite oder dritte Plätze).
Das Mindestprämienkit enthält:
- Box mit Preisen, Medaillen und Tassen.
- Eine Datei mit Diplomen, die in der Reihenfolge der Vergabe angeordnet sind: vom letzten Platz bis zum ersten.
- Zeugnis (für den Anführer).
Veranstaltungsplan
Terminplanung - eine lange und sorgfältige Arbeit mit der Koordination aller interessierten Parteien (Richter, Sponsoren, Websitebesitzer).
Bei der Planung ist es am logischsten, von allgemein zu speziell zu wechseln und das Rückgrat hervorzuheben - Punkte, die nicht ersetzt werden können und die unter keinen Umständen aufgegeben werden können:
- Registrierung
- Mittagessen
- Entdeckung
- Belohnung
Machen Sie den Zeitplan auf dem Banner, dem Rollup und dem Bildschirm - im Allgemeinen so sichtbar und lesbar wie möglich von überall im Wettbewerbsbereich.
Eine großartige Lösung (wenn möglich) ist eine Smartphone-Anwendung mit einem Zeitplan für Wettbewerbe.
Übrigens sollte für jede Richtung ein eigener Zeitplan gelten. Natürlich interessieren sich die Teams einer Richtung nicht sehr für den Zeitplan einer anderen. Warum benötigen sie zusätzliche Informationen? Und dann bietet der Zeitplan in den Anweisungen die maximale Selbstregulierung des Prozesses. Schreiben Sie einen persönlichen Zeitplan für jedes Team separat, auch wenn es mindestens 100 Teile gibt, aber die Teilnehmer kennen die Zeit ihrer Rennen genau.
Für Gäste ist ebenfalls ein separater Zeitplan erforderlich.
Für die Organisatoren gibt es natürlich einen internen Zeitplan, der alle Punkte von der Entwicklung bis zur Schließung der Standorte enthält.
Ergebnisse
Speichern Sie hier alle Daten von Richtern. Elektronische Protokolle, Scans und Fotos der Ergebnisse der Rennen.
Falls erforderlich, hilft dies, die erforderlichen Informationen ohne erheblichen Aufwand wiederherzustellen.
In der Verwirrung können Protokolle verlieren. Bitten Sie daher die Richter, sie zu fotografieren.
Danksagung
Nach Abschluss der Wettbewerbe und Festivals kehren die Teams nach Hause zurück, und es ist ratsam, dass jeder konkrete Beweise für die Arbeit vorlegt, die sowohl vor sich selbst als auch vor der Führung und den Sponsoren geleistet wurde. Für diejenigen, die Preise gewonnen haben, zum Beispiel Diplome. Für den Rest der Zertifikate. Ein wichtiger Indikator ist außerdem die Dankbarkeit in Form der Veranstaltung oder ein Dankesbrief an die Organisation, die sie gesendet hat, für den Sponsor, der Mittel für die Reise des Teams bereitstellen konnte.
Dies ist ein greifbares Ergebnis der Bemühungen nicht nur des Teams, sondern auch derer, die alle Vorbereitungsarbeiten für die Teilnehmer bei der Vorbereitung der Veranstaltung durchgeführt haben. Dankbarkeit, die auch an die Wand gehängt werden kann, ist immer angenehm und fördert die Teilnahme an folgenden Veranstaltungen.
Um den Prozess zu optimieren, können Sie eine Dankesvorlage erstellen und dem Team zur Verfügung stellen. Das Team gibt die fertige Vorlage zurück. Es bleibt nur noch zu prüfen, das Original auszustellen und an das Team zu senden.
Abschließend
Abschließend möchte ich sagen, dass wenn Sie eine Organisation von Roboterwettbewerben haben, an denen Schüler und Schüler teilnehmen, Sie dies unabhängig vom Umfang einer solchen Veranstaltung nicht als Vergnügungsspaziergang betrachten und nicht die Formel „Vor Ort entscheiden“ verwenden.
Die Wettbewerbe selbst für die Organisatoren abzuhalten, ist nur die Spitze des Eisbergs an der Oberfläche, unter dem sich ein Riese an Volumen- und Verantwortungsarbeit verbirgt, der überhaupt nicht endet, wenn sie von der Bühne aus verkünden: „Liebe Teammitglieder und Gäste! Technische Bereiche und Wettbewerbsbereiche schließen. Wir sehen uns wieder! "