In diesem Artikel werde ich Ihnen einen Überblick über Trends im Bereich Dokumentenmanagement und Dokumentation geben. Das Material basiert auf persönlichen Erfahrungen und Beobachtungen, Daten aus offenen Quellen, Veröffentlichungen von Anbietern.
Born-Digital est mort! Vive le "born-online"!
Geschichte der Dokumente von Dinosauriern bis zu "online geboren"
Es war einmal eine Zeit, in der Computer gerade erst Teil des täglichen Arbeitsablaufs wurden und die Erkennung gescannter Dokumente durch Software allmählich verbessert wurde. Die Menschheit begann, Papierdokumente aktiv in digitale Formate umzuwandeln.
Dann kam eine neue Ära. Alle beruflichen und persönlichen Dokumente wurden am Computer geboren, aber immer noch auf Papier gedruckt. Dies wurde fortgesetzt, bis das Konzept „papierlos“ am Horizont auftauchte, mit dem das Tempo des Workflows erhöht werden sollte, der schrittweise auf die Schultern spezieller Software übertragen wurde.
Gleichzeitig beobachteten wir, wie mit der weit verbreiteten Verbreitung des Internets die Zeit des „Born-Digital“ kam, was nicht nur durch das Auftreten von Materialien angezeigt wurde, die in der digitalen Umgebung für die digitale Umgebung erstellt wurden, sondern auch durch die Benutzer, die sich dem Konsum relevanter Inhalte zuwandten.
Die Definition von "geboren-digital" bezieht sich auf Materialien, die im digitalen Format erstellt wurden, im Gegensatz zu Materialien, die die Transformation vom analogen zum digitalen Format durchlaufen. Dieser Begriff wird häufiger für elektronische Bibliotheken und Prozesse in Organisationen verwendet, die sich mit Datenspeicherung und geistigem Eigentum befassen. Mit der Entwicklung der Technologie begann das Konzept von „Born-Digital“ jedoch auch für digitale Inhalte für den privaten Verbrauch (E-Books, Musik usw.) zu gelten. Andere Begriffe, die für solche Inhalte gelten, sind "nativ digital", "digital-first" oder "digital-exklusiv".
- Per. Wikipedia
Darüber hinaus wird im Kontext von „geboren-digital“ zwischen „digital für den Druck“ unterschieden, aber meiner Meinung nach sollte das echte „geboren-digital“ als „geboren, um digital zu sein / leben / bleiben“ betrachtet und über den Lebenszyklus von Informationen bestimmt werden.
Der letzte Schritt in Richtung digitaler Transformation war der Übergang von „Born-Digital“ zu „Born-Online“, der vor einigen Jahren begann und weltweit immer schneller voranschreitet. Im Wettlauf um einen Geschäftsbenutzer boten Giganten wie Microsoft und Google eine vollständig „Online“ -Erfahrung mit bekannten Dokumentformaten. Hier spreche ich über Microsoft Office 365 und Google G Suite (wir kennen es durch Google Text & Tabellen, Blätter, Folien).
Von hier aus werde ich die Geschichte über die Trends bei der Arbeit mit Dokumenten und Dokumentationen beginnen.
Trends stärken
Benutzermigration zu Webdiensten
Der Wechsel zu Online-Tools für die Arbeit mit Dokumenten wird immer intensiver.
Die Hinwendung von Benutzern zu Online-Tools ist eine vollendete Tatsache. Es bleibt nur hinzuzufügen, dass der Prozess des Wechsels zu Online-Tools für die Arbeit mit Dokumenten intensiver wird, wenn Dienste wie Microsoft Office 365 und Google G Suite funktionaler und zugänglicher werden. Die Ära des "Online-Geborenen" verspricht sich für lange Zeit in die Länge zu ziehen.
Funktion zur Dokumentversionierung
Wenn bis vor kurzem nur Programmierer über Versionskontrolle sprachen, verfügt heute fast jeder Fachbereich über eigene Tools, die die Versionierung gespeicherter Dokumente unterstützen.
Viele beliebte Online-Dokumentenverwaltungsdienste unterstützen die Versionierung. Dies ist das Beste, was den Dokumentbearbeitungsprozess für die meisten Desktop-Programme qualitativ unerreichbar macht. Wenn Sie lernen, diese Funktion zu nutzen, haben Sie immer Zugriff auf historische Daten in der von Ihnen benötigten Form und ertrinken nicht in einer unendlichen Anzahl von "_final" -Dateien.
Dies ist nur 1/5 der gesamten Versionsliste eines Dokuments. Dies ist nicht erforderlich.Wenn bis vor kurzem nur Programmierer über Versionskontrolle sprachen, verfügt heute fast jeder Fachbereich über eigene Tools mit Unterstützung für die Versionierung gespeicherter Dokumente. Einen Platz für solche Optionen wurde in Tools für Designer gefunden, zum Beispiel in
Figma , in Diagrammdiensten, zum Beispiel in
Lucidchart , selbst für die Verwaltung der technischen Dokumentation gibt es ähnliche Möglichkeiten, zum Beispiel hatte ich einmal die Möglichkeit,
Vitro-CAD basierend auf Microsoft SharePoint zu implementieren. Das hat die Funktionalität der Versionskontrolle von Dokumenten und Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Dokumenten.
Beispielsweise sieht eine der früheren Versionen dieses Artikels in der Google Text & Tabellen-Oberfläche so aus.Ähnliche Optionen zum Verwalten von Dateiversionen, unabhängig von deren Erweiterung und Inhalt, finden Sie in Dropbox, OneDrive und Google Drive. Die Datei erneut gespeichert - ganz einfach eine neue Version erhalten.
SpiderOak ( Quelle )Mögliche Vorteile der Anwendung:- Verringern Sie die Anzahl der gespeicherten Dateien
- Weitere Änderungssteuerungsfunktionen
- Transparenz von Änderungen bei der Arbeit mit einem Dokument
- Zugriff auf den gesamten Verlauf der Dokumentrevision
Produktbeispiele: Microsoft Office 365, Google Text
& Tabellen, SpiderOak, Dropbox, OneDrive
Gehen Sie zum Cloud-Speicher
Diesem Trend folgend verschieben immer mehr Unternehmen Daten von ihren Office-Servern in die Cloud. Dieser Ansatz bietet die beste Erfahrung bei der Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit mit Dokumenten und erleichtert den Informationsaustausch, was insbesondere für geografisch verteilte Unternehmen gilt. Eine gute Motivation für die Migration in die Cloud kann eine hohe Speicherzuverlässigkeit und Qualitätskontrolle beim Zugriff auf Dokumente sein.
SpiderOak ( Quelle )Mögliche Vorteile der Anwendung:- Trennen Sie die Verbindung zur lokalen Büroinfrastruktur, zu Jobs und zum VPN
- Unterstützung des lokalen Servers für die Dateispeicherung nicht möglich
- Erhöhung der Flexibilität der Datenzugriffskontrolle
- Datenverfügbarkeit über das Internet und mobile Plattformen
- Hoher Schutz vor Datenverlust
- Bereitstellungs- und Supportkosten
- Unterstützt Active Directory, SSO, MFA / TFA
Produktbeispiele: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box
Mein Punkt ist, dass das Speichern von Dateien auf einem Netzwerklaufwerk auf einem Office-Server eine schlechte Idee ist. Sie müssen mir nicht zustimmen, aber meiner Meinung nach lehrt das Speichern von Daten in der Cloud die Benutzer, vorsichtig mit der Qualität und Quantität der gespeicherten Informationen umzugehen. Vertrauen Sie nicht den Personen, die im Ordner 40 Versionen des Dokuments mit dem Namen "final" speichern.Verwenden von Dokumentenverwaltungssystemen
Dokumentenverwaltungssysteme, die die Funktionen zum Erstellen, Speichern, Organisieren und Zusammenarbeiten von Daten und Dokumenten kombinieren, sind in der Unternehmensumgebung weit verbreitet. Viele Dienste bieten Unterstützung für automatisierte Workflows im Zusammenhang mit der Dokumentation, z. B. Genehmigung, Genehmigung, Veröffentlichung, Änderungsanforderungen und andere. Bemerkenswert ist, dass Projektmanagementsysteme zunehmend ähnliche Funktionen bieten.
Portalbeispiel zur Konfluenz ( Quelle )Der Einsatz von Dokumentationsmanagementsystemen ist auch in einzelnen Projekten gerechtfertigt, wenn Sie für viele Teilnehmer ein gewisses Maß an Transparenz und Zugänglichkeit von Informationen gewährleisten müssen. Mit Confluence können Sie beispielsweise einen FAQ-Bereich für Kunden organisieren, detaillierte Dokumentationen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung veröffentlichen, diese an Kunden oder Kollegen weitergeben und gleichzeitig allen Benutzern den erforderlichen Zugriff gewähren.
Mögliche Vorteile der Implementierung:- Standardisierung und Beschleunigung von Workflow-Prozessen
- Erhöhung der Transparenz und Zugänglichkeit von Informationen
- Vereinfachung des Informationsaustauschs
- Organisation der Speicherung von Dokumenten und Informationsdateien
Produktbeispiele: Confluence ,
HotDocs ,
Microsoft SharePointDie Nachfrage nach mobilfreundlichen Diensten wächst
Wenn Sie über ein Dokumentenverwaltungssystem verfügen, Dokumente in der Cloud speichern oder Dokumente online erstellen und bearbeiten, ist es hilfreich, von Ihrem Smartphone aus auf alles zugreifen zu können. Trotz der Tatsache, dass das Smartphone nicht die ergonomischste Plattform für die Arbeit ist, ist die Fähigkeit, an Arbeitsprozessen teilzunehmen und mobil zu bleiben, in der modernen Welt sehr gefragt.
Neue Horizonte
Datengesteuerte Dokumente
Eine neue Ebene der Organisation der Arbeit mit Schlüsseldaten, deren Verfolgung für das Geschäft von entscheidender Bedeutung ist und auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden.
Mit dem Wachstum des Volumens und der Menge der Datenquellen begann das Unternehmen zu erkennen, dass neue Tools für die Ausgabe, Visualisierung und den täglichen Gebrauch komplexer Daten bei der Entscheidungsfindung erforderlich sind. Tools, mit denen die Zeitspanne zwischen dem Empfang der Daten und der Verarbeitung, Interpretation und Verwendung der Daten durch Personen minimiert werden kann.
Die Tatsache, dass führende Unternehmen auf dem Gebiet der Softwareentwicklung wie Google und Microsoft Unternehmen in diesem Segment bereits erschwingliche Lösungen in diesem Sinne angeboten haben, spricht für die aktuelle Marktnachfrage nach solchen Funktionen.
Google Analytics-Datenberichtsvorlage in Google Data StudioSie können gleichzeitig mit Ihren Kollegen mit dem Inhalt von Dokumenten, Präsentationen und Dashboards interagieren, auf historische Daten zugreifen, Inhalte und Diagramme verwalten, Ergebnisse ohne Datenanalysekenntnisse, SQL-Kenntnisse, Programmierkenntnisse oder direkten Zugriff auf Datenbanken filtern .
Obwohl die offensichtliche Leichtigkeit der Implementierung solcher Lösungen täuschen kann, ist es notwendig, das Problem des Sammelns und Aufbereitens von Daten für die Verwendung zu lösen, um die Werkzeuge voll auszunutzen.
Mögliche Vorteile der Implementierung:- Erstellen einer interaktiven Umgebung für die Arbeit mit Daten
- Reduzieren Sie die Datenzugriffszeit
- Organisation einer datengesteuerten Geschäftsverwaltungsumgebung
Produktbeispiele: Google Data Studio ,
Microsoft Power BIBlockchain zum Speichern und Sicherstellen der Datenauthentizität
Trotz der Tatsache, dass die Blockchain-Technologie im Zuge der negativen Ereignisse, die den Pionieren der neuen Kryptoökonomie nachjagen, Opfer einer Marktdepression geworden ist, wenden sich immer mehr Unternehmen den Vorteilen und Chancen zu, die Blockchain-Produkte für ihre Produkte bieten können. Es gibt ganze Netzwerkdienste für die verteilte Datenspeicherung, die natürlich kein so umfangreiches Funktionsniveau wie die „klassische“ Cloud-Software bieten können, aber eine Reihe weiterer Vorteile bieten.
Ein hohes Maß an Garantie für die Authentizität gespeicherter Daten ist beispielsweise die wichtigste Blockchain, ein hohes Maß an Unabhängigkeit von der Infrastruktur eines bestimmten Anbieters oder Unternehmens sowie ein beispielloses Maß an Datenzugriffssicherheit. Sogar einige auf dem Markt anerkannte Unternehmen wie SpiderOak führen Blockchain ein, um solche Probleme zu lösen.
Bei Verwendung von Blockchain werden im Speicherbereich von Big Data auch separate Versuche auf Experimentebene angezeigt.
Mögliche Vorteile der Implementierung:- Maximale Echtheitsgarantie der gespeicherten Daten.
- Ein beispielloses Maß an Datenzugriffssicherheit.
- P2P bietet Hochgeschwindigkeits-Dateizugriff.
- Die Verteilung von Peers auf der ganzen Welt bietet überall eine hohe Datenverfügbarkeit.
- Extrem niedrige Kosten (ca. 2 USD pro Terabyte)
Produktbeispiele: Storj ,
Sia ,
SpiderOakAbschließend
Ich möchte sagen, dass es in 99% der Fälle ein Aufholspiel ist, egal wie schnell Sie neue Tools und Techniken für die Arbeit mit Dokumentation implementieren. Jede implementierte Lösung und jedes implementierte Produkt hat immer eine Reihe von Vor- und Nachteilen, die für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Gewichte haben können. Gehen Sie auf die Verwendung neuer Tools zu, nachdem Sie sich zuvor Fragen dazu beantwortet haben, welche Funktionen Sie für die Arbeit benötigen und von denen Sie sicher ablehnen können.
Bonus für diejenigen, die bis zum Ende gelesen haben