Abseits von Buchhaltungssorgen - so klingt der Traum eines jeden einzelnen Unternehmers, der das vereinfachte Steuersystem anwendet. Die Kombination von Internetbanking und Buchhaltung in einem Dienst wird zu einer der wichtigsten Aufgaben jeder Bank. Welchen Weg unser Team in diese Richtung eingeschlagen hat, welche Schwachstellen entdeckt wurden und wie wir sie lösen werden, enthüllen wir unsere Karten.
Ein erheblicher Teil der Kleinunternehmen in Russland besteht aus Einzelunternehmern der USN 6% ohne Mitarbeiter. Privatunternehmer sind jedoch nicht besonders bemüht, Bankdienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Um diesen Mitarbeitern zu helfen, die Prozesse in Bezug auf Buchhaltung, Berichterstellung und Dokumente so einfach wie möglich zu automatisieren, haben wir das Projekt „My Accountancy 1C“ erstellt und entwickeln es weiter. Visuell - Dies ist eine separate Registerkarte auf der Seite von My Business Online Banking, die wir nach und nach mit neuen und nützlichen Funktionen füllen. Mit dem Service können Sie derzeit alle Steuern und Beiträge einzelner Unternehmer berechnen und bezahlen. In den letzten zwei Monaten haben sich mehrere hundert Kunden mit dem Service verbunden. In den besten Traditionen der UX-Praxis haben wir Kunden aktiv angerufen, uns mit ihnen getroffen und Feedback gesammelt. Infolgedessen gab es ein Verständnis dafür, wo man sich weiterentwickeln sollte. Und hier möchten wir diese Erfahrung und Produktvision teilen.
Erstens, wie es jetzt funktioniert. Um Benutzer des Dienstes "My Accountancy 1C" zu werden, muss der Kunde in der Internetbank "My Business" zur Registerkarte "My Accountancy 1C" gehen und auf die Schaltfläche "Connect" klicken. Von der IP-Adresse aus muss lediglich die E-Mail-Adresse angegeben werden, unter der die Benachrichtigung über die erfolgreiche Registrierung im Dienst erfolgt. Für jeden Client wird eine Instanz der 1C: BusinessStart-Anwendung erstellt und gestartet. Diese Anwendung ist an Ihr persönliches Online-Banking-Konto gebunden.
Nach einer erfolgreichen Verbindung mit dem Dienst wird ein Auszug für die letzten 2 Jahre der Geschäftstätigkeit des Unternehmens erstellt und die Steuerbemessungsgrundlage auf dieser Grundlage neu erstellt.
Für jeden Kunden wird eine separate vollwertige Anwendung „1C: BusinessStart“ gestartet und mit der My Business Internetbank verknüpft. In Anwendung 1C wird der Kontoauszug verarbeitet und ein Steuerereignis für den Kunden erstellt. In der Tat ist es ein Analogon einer Erinnerung, aber in einem fortgeschritteneren Format. Das Steuerereignis enthält Informationen darüber, wann und wie die Steuer zu zahlen ist und Berichte einzureichen sowie wie diese Steuer berechnet wird. Wenn ein Kunde in der Internetbank arbeitet, sieht er Erinnerungen, die auf der Grundlage von Daten generiert werden, die von der 1C-Anwendung heruntergeladen wurden. Die Anzeige dieser Erinnerungen kann verschoben werden und wird dann erst eine Woche vor dem Ende der Laufzeit von Steuerereignissen wieder angezeigt. Banner sind klein und lenken nicht viel von aktuellen Aufgaben ab. Aber gleichzeitig fällt auf, dass es ziemlich schwierig ist, sie zu übersehen.
Dank der Rückmeldungen der ersten Nutzer des Dienstes konnten wir eine Karte der Weiterentwicklung von „My Accountancy 1C“ erstellen. Zu den Hauptbereichen gehören Berichterstattung, transparente Rechnungslegung, Dokumentenverwaltung, Registrierkassen und Wiederherstellung der Rechnungslegung.
Rechnungslegungsmethode: Bildungsprogramm erforderlich
Unternehmer, die ein vereinfachtes Steuersystem von 6% verwenden, schaffen nur 13 Steuerereignisse pro Jahr. So viele Ereignisse können im Auge behalten werden. Kunden erinnern sich in der Regel erst dann genau an Steuern, wenn sie bezahlt wurden. Und erst dann stellen sich Fragen wie „Warum so viele?“. Jemand hat bereits in der vorherigen Steuerperiode mehr bezahlt, jemand hat sich erst kürzlich registriert und muss einen Betrag zahlen, der geringer ist als der aktuelle. Und Anrufe bei der Support-Hotline beginnen.
Wir prüfen verschiedene Optionen für die ordnungsgemäße Zusammenarbeit mit einem Kunden, für die Erklärung, was und wann zu zahlen ist, bevor ein Steuerereignis eintritt. Bereiten Sie dazu ein umfangreiches, detailliertes Schulungshandbuch vor - was, wann und an wen Sie zahlen müssen. Der Einfachheit halber haben wir mathematische Formeln eingefügt, damit der Kunde alles mit Hilfe eines Taschenrechners überprüfen kann. Wir werden auch an einem separaten FAQ-Bereich arbeiten, der dem Kunden hilft, herauszufinden, was, wann und warum er bezahlen muss.
Berichterstattung: Danke, CEP!
Wie wir herausgefunden haben, nehmen Kunden die Buchhaltung nicht getrennt von der Berichterstattung wahr, für sie handelt es sich um eine einzelne Dienstleistung. Mit anderen Worten, die Buchhaltung muss selbst alle erforderlichen Berichte und Erklärungen erstellen und an die Regulierungsbehörden senden. Ist es logisch?
Die Erstellung von Berichten und Erklärungen, die gesetzlich vorgeschrieben sind, erfolgt gemäß Anhang 1C. Damit sie jedoch an die Aufsichtsbehörden gesendet werden können, benötigt der Kunde ein Zertifikat über eine qualifizierte elektronische Signatur (CEP).
Das Erhalten ist eine nicht triviale Aufgabe, da der Kunde Dokumente sammeln und einen Antrag ausfüllen muss. Bei der Kommunikation mit Kunden haben wir festgestellt, dass die Verbindung im Durchschnitt etwa 20 Minuten dauert: Sie müssen Ihre Steuernummer und die Nummer in der russischen Pensionskasse SNILS finden und all dies in die entsprechenden Felder eingeben. Es gibt etwas zu überlegen und etwas zu verbessern.
Sie können beispielsweise die Integration mit Diensten von Drittanbietern durchführen und die erforderlichen Daten automatisch abrufen. Basierend auf den Informationen, die der Bank zur Verfügung stehen, ist es möglich, die automatische Vervollständigung der meisten Felder zu implementieren - der Client muss nur die Daten überprüfen. Wir bewegen uns derzeit in diese Richtung.
Workflow: weg von Papieren
Bei der Kommunikation mit Kunden haben wir festgestellt, dass sie manchmal einfache Formen von Dokumenten benötigen. Kunden möchten garantiert korrekte Vorlagen haben und diese direkt in der Internetbank ausfüllen. Jetzt arbeiten wir aktiv daran, dass Kunden eine solche Gelegenheit haben. Für das vereinfachte Steuersystem 6% und ähnliche einfache Steuersysteme arbeiten wir an einem Dokumentendesigner. Grundlage war eine Auswahl von mehreren tausend Standardformularen, die in der Anmeldung 1C enthalten sind. Wir wählen die gängigsten Formulare aus und ermöglichen es Kunden, diese in unserer Online-Bank auszufüllen.
Wir haben bereits einen Rechnungsservice, der jedoch leider noch nicht in den 1C-EDO-Service integriert ist. Durch die Integration können Kunden, die EDI des Internetbankings verwenden, ihren Auftragnehmern Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert sind, direkt in Anhang 1C in elektronischer Form senden.
Jetzt ist nur ein kleiner Teil unserer Kunden mit 1C-EDO verbunden und nutzt das elektronische Dokumentenmanagement. Wir glauben jedoch, dass die Popularität dieses Dienstes zunehmen wird. Es ist viel bequemer und einfacher, ein Geschäft zu führen, indem die Erstellung von Abschlussdokumenten mit der Erstellung von Zahlungsaufträgen verknüpft wird. Ich habe die Zahlung getätigt - senden Sie sie über 1C-EDO, damit Ihre Buchhaltungsabteilung diese Dokumente erhält und den Vorgang abschließt. Der Dokumentendesigner wird planmäßig bis Ende 2019 in unserer Online-Bank erscheinen.
Ticketschalter: Zeit für einen Automaten
Bei der Kommunikation mit Kunden haben wir festgestellt, dass viele von ihnen mit Registrierkassen arbeiten und dass sie die Möglichkeit benötigen, Daten "manuell" in die Online-Buchhaltung einzugeben. Im Rahmen unseres Projekts können IPs mit Kassen arbeiten, müssen aber leider direkt zur 1C-Anwendung gehen. Die meisten Kunden sollten keine Schwierigkeiten haben, aber wir haben dennoch die erste Reihe von Support-Mitarbeitern geschult - sie werden Ihnen sagen, wo und wann Sie klicken müssen, um beispielsweise einen Z-Bericht zu Anhang 1C hinzuzufügen.
In der Tat ist dies nicht schwierig: Sie wählen ein Steuerereignis aus, klicken auf den Link „In 1C bearbeiten“, fallen auf das Einkommen herein und erstellen darin einen Cashflow. Dazu müssen Sie die Schecknummer, den Scheckbetrag und den Namen der Operation löschen. Der Service zählt die Einnahmen automatisch nach, berücksichtigt, dass diese Einnahmen über die Kasse getätigt wurden, und die Berichterstattung des Kunden ist in Ordnung. Unsere zukünftigen Pläne sind die Automatisierung der manuellen Eingabe.
Wiederherstellen des Buchhaltungsverlaufs: Ein Schatten der Vergangenheit
Wir dachten, dass unser Projekt in erster Linie Menschen anziehen wird, die sich gerade als Einzelunternehmer registriert haben. In Wirklichkeit lief alles anders. Der Dienst wurde von Menschen genutzt, die seit langem unternehmerisch tätig sind. Und es ist nicht so einfach, mit der Meldung „nicht von Grund auf neu“ zu beginnen. Es stellte sich die Frage, ob die Berichterstattung, die IP in den vergangenen Jahren durchgeführt hat, wiederhergestellt werden soll.
Hier wollen wir uns zu automatischen Versöhnungsakten entwickeln. Es gibt 5 Dokumente, mit denen Sie die Buchhaltung des Kunden in einem bestimmten Format wiederherstellen und alle Informationen abrufen können, die die Steuer über das Geschäft unseres Kunden kennt oder wissen möchte. Infolgedessen können wir Erklärungen abgeben, die der Kunde zuvor nicht eingereicht hat, und die Höhe der Strafen und Geldbußen bei Nichtzahlung oder teilweiser Zahlung von Steuern korrekt berechnen.
Jetzt überlegen wir aktiv, wie wir die Dinge in einem einzigen Szenario zusammenfassen können: Wenn der Kunde nur die Buchhaltungsabteilung verbindet, stellen wir ihm sofort eine CEP aus und ermöglichen es uns, einen Abstimmungsbericht und zusätzliche Dokumente von den Regulierungsbehörden anzufordern. Und vor allem, nachdem die Regulierungsbehörden eine Antwort erhalten haben, um die erforderlichen Steuerereignisse zu erstellen, damit der Kunde sie schließt.
Wie wird es funktionieren? Bei der Registrierung einer IP im Dienst erstellen wir die 1C-Anwendung und übertragen dort den Kontoauszug vom Kundenkonto. Der Auszug deckt jedoch möglicherweise nicht alle Steuerereignisse ab, da er nur das enthält, was direkt in unserer Bank passiert ist. Wenn der Kunde andere Abrechnungskonten bei anderen Banken verwendet, muss er von dort Kontoauszüge sammeln und eine 1C-Anwendung auf uns hochladen. Dann können wir verstehen, welche Steuern er gezahlt hat. Anschließend erstellt die Anwendung „1C: BusinessStart“ eine Aufgabe für den Client, um einen Abstimmungsbericht anzufordern.
Die nächste Stufe ist die Ausstellung eines qualifizierten Zertifikats für die elektronische Signatur. Nach Ausstellung des Zertifikats bitten wir den Kunden, alle Dokumente zu unterschreiben. Der Kunde überprüft alle an die Aufsichtsbehörden gesendeten Anfragen und klickt auf "OK". Nach einiger Zeit kommt eine Antwort von den Aufsichtsbehörden, wird im "Rechnungswesen" verarbeitet und wir können davon ausgehen, dass wir nun über alle Daten verfügen, um Rechnungen zur Zahlung korrekt auszustellen und Berichte einzureichen.
Die Hauptsache ist Feedback
Wenn die Entwicklung des Dienstes von den Bedürfnissen des Kunden abhängt, ist das Vorhandensein von Feedback die wichtigste Voraussetzung für die Umsetzung unserer Pläne. In der ersten Phase haben wir etwa 100 Personen interviewt, detaillierte Antworten von ihnen erhalten und als Ergebnis Aufgaben für Versöhnungsakte und einen Dokumentendesigner geplant. Mehr ist mehr. Wir suchen Kunden, die an Tests teilnehmen möchten. Wenn Sie IP auf der USN 6% sind - treten Sie bei!
Schreiben Sie Ihre Fragen und Vorschläge in die Kommentare, wir werden sie gerne lesen und Schlussfolgerungen ziehen.
Mit freundlichen Grüßen das Team "My Accounting 1C".