Wie kann ich aufhören, "TK zu schreiben" und anfangen zu arbeiten?

Viele derjenigen, die in Agenturen arbeiten, sind mit der Situation vertraut, in der die vom Kunden festgelegten Aufgaben immer weniger genau formuliert werden, selbst wenn es um komplexe Aufgaben wie Softwareentwicklung, Starten von Werbekampagnen oder Erstellen geht Kommunikation auslösen.

Noch seltener ist die Situation, in der der Kunde der Agentur genügend Zeit lässt, um ein ausführliches Interview zu führen, einen qualitativ hochwertigen Brief zu erstellen, die erforderlichen Unterlagen zu koordinieren, Aufgaben zu erledigen und ruhig an die Arbeit zu gehen.


Quelle

Von Bekannten und Freunden aus der Branche höre ich zunehmend die gleiche Geschichte. Ein Unternehmen, beispielsweise eine Marketingagentur oder ein Softwareentwickler, gewinnt die Ausschreibung einer bekannten Dienstleistungsmarke. Das Management hat große Hoffnungen auf den neuen Vertrag und setzt ohne Rückblick die besten Ressourcen der Agentur für das Projekt ein. Natürlich ist die Zusammenarbeit mit einer großen Marke für jedes kleine Unternehmen eine Chance, auf dem Markt Fuß zu fassen, aber wenn die erste Euphorie vergeht, ist die Zeit für echte Arbeit gekommen.

In dieser Zeit sind Träume von einer besseren Zukunft mit einer brutalen Realität konfrontiert, in der Kundenmanager eine blitzschnelle Reaktion auf jede Aufgabe benötigen. Die Zeit für die Entwicklung und Genehmigung von Aufgaben ist ein inakzeptabler Luxus, die Notwendigkeit, Projektmaterialien mit einem unglücklichen Hindernis zu koordinieren, und das Fehlen von Projektdokumentation und angemessenen Fristen werden Sie veranlassen schwere Migräne.

Unter solchen Umständen ähneln Projekte eher einem Schneeball, der von einem Berg rauscht, in dem alle Aufgaben dringend und brennend werden, der Kunde immer unzufrieden ist, Sie die Aufgabe „auf das Knie“ stellen und in Ihrer Freizeit einen Monat nach Abschluss des Projekts technische Aufgaben hinzufügen dass die Manager versprachen, dem Kunden eine Konstruktionsdokumentation zur Verfügung zu stellen. Am Ende ist Ihr Team demotiviert und beginnt Fehler zu machen.

Was tun, um nicht in eine solche Situation zu geraten und ein hohes Arbeitstempo zu gewährleisten?

Machen Sie den Produktionsprozess klar

Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team weiß, was es tut, um Teamarbeit in schwierigen Situationen zu erreichen, in denen die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Reaktion auf eingehende Aufgaben das Ergebnis und die Menge der für die Produktion aufgewendeten Ressourcen maximal beeinflusst. Jeder Mitarbeiter, der an der Arbeit am Projekt beteiligt ist, sollte verstehen:

• wie die Abfolge der Arbeit vom ersten bis zum letzten Schritt aufgebaut ist;
• wofür ist er verantwortlich;
• wie sich das Ergebnis seiner Arbeit auf das Ergebnis der Arbeit seiner Kollegen und des gesamten Projekts auswirkt;
• welche Entscheidungen er selbst treffen darf oder nicht;
• was sie tun und welche Entscheidungen andere Teammitglieder treffen.

Geleitet von vorgefertigten Prozessen wird das Team ein Minimum an Zeit damit verbringen, ähnliche Probleme zu lösen, das Endergebnis genauer darzustellen und schneller auf Kundenanfragen zu reagieren. Die Anzahl der externen und internen Kommunikationen nimmt ab.

Geben Sie während des Arbeitsprozesses vorgefertigte Beschreibungen an - sie helfen dabei, versteckte „Zeitkiller“ zu identifizieren und bilden die Grundlage für die Einrichtung eines Projektmanagementsystems oder eines ERP für ein Projekt.

Wir haben keine vorgefertigten Geschäftsprozesse. Was tun?

Wenn Sie eine Person im Team haben, die Erfahrung im Entwerfen oder Beschreiben von Geschäftsprozessen hat, bitten Sie sie um Hilfe, lassen Sie sie die am einfachsten verständlichen Dokumente und einige Diagramme für sie (optional, für komplexe Prozesse) unter Verwendung einer der geeigneten Notationen vorbereiten (Zum Beispiel bin ich ein großer Fan von BPMN ).

Wenn es keine solche Person gibt, die sich an den Prinzipien von SMART orientiert, beschreiben Sie Schritt für Schritt die Handlungen jedes Mitarbeiters, der an der Ausführung bestimmter Aufgaben beteiligt ist. Sie sollten eine Liste von Aktionen erhalten, aus der hervorgeht, wer für was verantwortlich ist und was das Ergebnis dieser Phase ist (z. B. ein Dokument, ein Code oder das Ergebnis einer bestimmten Aktion).


Hier ist ein vereinfachtes Beispiel für einen solchen Prozess zum Vorbereiten einer E-Mail-Vorlage für die Verteilung:

• Mindestens 5 Arbeitstage (Mindestzeitraum - 5 Tage, empfohlener Zeitraum - 10 Tage) vor Beginn der Werbekampagne sendet der Projektmanager die Aufgabe an den E-Mail-Vermarkter, um die Vorlage und das Layout der E-Mail-Vorlage zu entwickeln.

Die Aufgabe für die Entwicklung einer E-Mail-Vorlage enthält: Absatz 1, Absatz 2, Absatz N.

• Ein E-Mail-Vermarkter überprüft nach Erhalt einer Aufgabe innerhalb eines Werktages das empfangene Layout und den Inhalt der Aufgabe:
• Wenn das Layout fehlerhaft ist oder keine Materialien vorhanden sind, gibt der E-Mail-Vermarkter dem Projektmanager Informationen zu den Fehlern und gibt Empfehlungen zu deren Behebung.
• Wenn bei der Überprüfung des Layouts keine Fehler festgestellt wurden, fahren Sie mit Schritt 3 fort
• Mindestens 3 Tage vor dem geplanten Start der Kampagne konfiguriert der E-Mail-Vermarkter die Vorlage für die Verteilung.
• Mindestens 2 Tage vor dem geplanten Start der Kampagne testet ein E-Mail-Vermarkter

Standardtestplan: Abschnitt 1, Abschnitt 2, Abschnitt N.

• Basierend auf den Testergebnissen überträgt der E-Mail-Vermarkter Informationen über die Testergebnisse und das Ergebnis der Aufgabe an den Projektmanager.

Es muss darauf vorbereitet sein, dass nicht alle Prozesse, insbesondere diejenigen, die sich auf intellektuelle Arbeit oder kreative Aufgaben beziehen, auf diese Weise beschrieben werden können, aber meiner Erfahrung nach sind nur 5-10% der Arbeit nicht zugänglich oder schwer zu beschreiben.

Das wichtigste Kriterium in dieser Phase ist genau die Verfügbarkeit von vorgefertigten Dokumenten für die Wahrnehmung, da Sie alle Teammitglieder mit ihnen bekannt machen und Fragen beantworten müssen. Dies sollte ein Minimum an Zeit in Anspruch nehmen. Und vermeiden Sie zu viele Details!

Es ist zu spät für uns, etwas zu ändern

Es spielt keine Rolle, in welcher Phase Sie sich gerade befinden, ob Sie vor der Linie stehen, hinter der „Hit and Run“ beginnt, oder diese Linie bereits überschritten haben. Je tiefer Sie in das Projekt eintauchen, desto mehr wissen Sie über die Funktionen der Zusammenarbeit mit dem Kunden, die verwendeten Systeme und Software sowie die Besonderheiten der zu lösenden Aufgaben. Beschreiben Sie nacheinander die Prozesse und führen Sie sie schrittweise in das Team ein. Für ein paar Wochen, geleitet vom Prinzip der „Suffizienz“, können Sie leicht eine Beschreibung von 10-15 Prozessen bewältigen, wobei Sie dieser Aufgabe täglich 1-1,5 Stunden widmen.

Verwenden Sie das Projektmanagementsystem

Basecamp , Jira , Slack und [ Ihr bevorzugtes Projektmanagementsystem ]. Verwenden Sie ein beliebiges System, das Ihnen gefällt oder am besten zu Ihrer Arbeit passt. Der Hauptvorteil der erfolgreichen Implementierung von PMCs (PMs) besteht darin, die Managementeffizienz zu verbessern und den Status von Aufgaben zu verfolgen sowie den Austausch wichtiger Informationen zwischen Teammitgliedern zu beschleunigen.

Ich werde ein paar Worte zu den oben genannten Dienstleistungen sagen.

Basislager

Basecamp eignet sich besser für aufgabenorientierte Teams für Manager und Vermarkter, hat äußerst günstige Kosten und eignet sich gut für den Austausch von Aufgaben und Informationen mit einem Kunden. Die Funktionalität ist für die Wahrnehmung so einfach wie möglich.



Quelle: basecamp.com

Jira

Jira ist besser für Entwickler geeignet, da es sofort viele typische Vorlagen für die Projektorganisation unterstützt. Hier bietet Jira für Sie und Kanban-Boards sowie das Scrum Product Backlog und die Aufgabenverwaltung und wenn die Standardoptionen nicht zu Ihnen passen, viele Optionen zur Feinabstimmung der Prozesse und des Arbeitsbereichs. Ich rate Ihnen jedoch, vorsichtig zu sein. Das System hat eine hohe Einstiegsschwelle und kann das Leben eines unerfahrenen Teams erschweren. Gleichzeitig ist die Preispolitik von Atlassian nicht die demokratischste, aber Sie können sie kostenlos ausprobieren.



Quelle: konfluenz.atlassian.com

Weitere Informationen zu den beliebten Funktionen von Dokumentationsmanagementsystemen für Projekte finden Sie in meinem Artikel „ Trends in der Dokumentenverwaltung und Datenspeicherung für 2019 “.

Schlaff

Wenn Ihre Arbeit in erster Linie auf kontinuierlicher persönlicher und Teamkommunikation basiert, ist Slack eine gute Hilfe, um alle internen Chats und persönlichen Korrespondenz an einem Ort zu sammeln. Darüber hinaus verfügt Slack über einige Funktionen zum Organisieren der Aufgabenverfolgung und zum Erstellen von Aufgabenblättern. Darüber hinaus verfügt das System über umfangreiche Funktionen zur Integration in verschiedene Dienste. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren bevorzugten Task-Tracker oder ein anderes Tool unter ihnen finden. Die Preise für die Nutzung des Dienstes hängen stark von der Anzahl der Personen in Ihrem Team ab - von null bis zu mehreren hundert Dollar pro Monat.



Quelle: slack.com

Schreiben Sie ausführliche Informationen

Schreiben Sie umfassende Informationen auf und koordinieren Sie sie mit dem Kunden, auch wenn Sie auf Widerstand stoßen. Versuchen Sie nach Möglichkeit sogar, ein wenig über die Grenzen des Auftrags hinauszugehen, um die maximale Information des Kunden darüber zu erhalten, welches Ergebnis er erwartet und vor allem, wie er dieses Ergebnis verwenden wird.

Wenn Sie beispielsweise eine Kampagne entwickeln, bei der der Verbraucher personenbezogene Daten auf der Zielseite hinterlässt und dann in die Trigger-Kommunikationskette fällt, können Sie die Daten, die der Kunde zur Segmentierung des Kampagnenpublikums in den folgenden Mitteilungen verwenden wollte, leicht übersehen, haben jedoch vergessen, Sie darüber zu informieren. Solche Daten können Benutzeraktionen auf der Website, Empfängerinteraktionen mit Briefen und Kundenwerbung entlang der Auslösekette sein. Der häufigste Fehler ist jedoch häufiger der verlorene Zähler von Google Analytics oder DoubleClick, an den am Ende der Kampagne erinnert wird.

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Vorbereitung des Briefs - ein qualitativ hochwertiger Brief kann mit weniger Aufwand in eine funktionale Aufgabe verwandelt werden!

Standardisieren Sie die Anforderungen an den Projektinhalt

Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Anforderungen für einzelne Projektelemente zu standardisieren und immer zur Hand zu haben.

Wenn Sie beispielsweise dieselben persönlichen Daten in Projekten erfassen, formulieren Sie Validierungs- und Validierungsregeln für diesen Datensatz, um nicht jedes Mal darauf zuzugreifen. Sie können auch mit der Beschreibung von Funktionsaufgaben tun.

Es ist möglich, dass einige Teile der Anforderungen, die Sie neu erstellen möchten, bereits vorhanden sind. Sie wissen nur nichts darüber. Häufig sind in der CRM-Strategie bereits Ansätze zur Kontrolle der Qualität und Zusammensetzung der gesammelten Daten beschrieben, die durch die Funktionen der verwendeten Software (z. B. CRM auf der Clientseite mit API) geregelt werden. Die verwendeten Sicherheitsanforderungen und -technologien wurden vom globalen IT-Client seit langem erfunden. Leider erinnern sie sich oft daran oder finden es versehentlich ein paar Jahre nach Beginn der Arbeit mit einem Kunden heraus.

Ersetzen Sie die Leistungsbeschreibung durch funktional

Was ist der Unterschied zwischen technischen und funktionalen Spezifikationen?

Das Mandat im Detail beantwortet die Frage „Wie geht das?“ Und erfordert eine erschöpfende Menge an vorgefertigten Materialien für die Erstellung des Dokuments. Daher hängen die Arbeitskosten für die Erstellung direkt von der Komplexität des Projekts ab. In den meisten Fällen benötigen Ihre Kollegen (z. B. Entwickler) keine derart detaillierten Aufgaben, um ihre Arbeit abzuschließen.

Die funktionale Aufgabe beschränkt sich auf die Beantwortung der Frage „Was ist zu tun / was zu tun?“ Und kann auf völlig andere Weise ausgeführt werden, wobei eine Kombination verschiedener Materialien (Text, Grafik, fertige Dokumentation, Entwurfslayouts und andere) dargestellt wird. Normalerweise passt die mindestens erforderliche Beschreibung der Aufgabe auf 2-3 Seiten gegenüber 15-20 Blättern aus den ausgestellten technischen Spezifikationen.

Wenn Ihre Projekte über viele verschiedene Funktionen verfügen, verwenden Sie beispielsweise moderne Tools. Mit Scrum Product Backlog können Sie neue Anforderungen für ein Produkt / Projekt / eine Dienstleistung schnell dokumentieren und effektiv verwalten.

Gleichzeitig beschreibt das Format der funktionalen Aufgabe genau, was Sie tun, und lässt Ihren Kollegen Handlungsspielraum bei der Erreichung der Aufgabe, und ihre Vorbereitung nimmt viel weniger Zeit in Anspruch. Sie sparen 60-80% der Zeit für die Vorbereitung der Aufgabe und sogar bis zu 99% für einfache Projekte (der Titel des Dokuments muss noch geändert werden).

upd: Kommentare verweisen auf die folgende Abbildung. Das Diagramm zeigt herkömmlicherweise, wie der Übergang des Inhalts von Dokumenten von einem zum anderen Zeit und Kosten spart. Denken Sie gleichzeitig daran, dass Spezialisten unterschiedlicher Niveaus immer an der Erstellung der Dokumentation beteiligt sind. Wenn die Mathematik konvergiert, ist es besser, zuerst 8 Stunden für die Erstellung der Dokumentation und dann 4 Stunden für den Systemarchitekten aufzuwenden.

Die Praxis zeigt, dass es in 99,9% der Fälle keine Spezialisten auf Kundenseite gibt, die die Qualität und den Inhalt der technischen Aufgabe objektiv bewerten können.

Wenn eine technische Aufgabe nicht direkt erforderlich ist, verwerfen Sie sie daher.
Wenn Sie nicht vor Beginn der Arbeiten planen, die Leistungsbeschreibung mit dem Kunden abzustimmen, lehnen Sie diese ab.

Geben Sie die Dokumentation der Geschäftsleitung ein

In der Tat ist dieser Punkt eine logische Fortsetzung des vorherigen Gedankens. Führen Sie bei jedem Schließen eines Projekts ein wenig Arbeit aus, um die Aufgaben, funktionalen Aufgaben (wenn mehr als eine Iteration vorhanden war), akkumulierte Entwicklungsaufgaben sowie eingehende und ausgehende Dokumentation zu kombinieren.

Fast jedes Projektmanagementsystem oder ERP bietet die entsprechende Funktionalität. Confluence (von Atlassian), Basecamp , Miscrosoft SharePoint - alle Lösungen sind gut. Ihre Hauptaufgabe ist es, eine Wissensbasis über Projekte zu erstellen, ohne viel Zeit damit zu verbringen.

Ratschläge, die Ihr Management nicht mag

Bewerten Sie die Toxizität des Klienten zu Beginn der Beziehung sorgfältig. Lassen Sie sich nicht manipulieren, ein „Kunde um jeden Preis“ kann ein Unternehmen gute Spezialisten kosten, große Verluste verursachen und Ihren Ruf teuer kosten.

Eine große Marke kann zu einem schweren Anker im Nacken werden.

Wenn Sie feststellen, dass der Kunde von Anfang an Beziehungen aufbaut, in denen Sie immer „als Geiseln“ sind, gezwungen sind, unbezahlt zu arbeiten oder freie Arbeit zu leisten, und die Wachstumsrate des Arbeitsvolumens anfänglich die Fähigkeiten Ihres Teams zu überschreiten droht, schlagen Sie dringend Alarm. Du hast große Probleme. Und denken Sie nicht, dass die Diversifizierung des Geschäfts von Dummköpfen erfunden wurde. Die Knochen von Dutzenden von Unternehmen, die an den Ufern der Geschichte weiß werden, beweisen, dass Sie sich in eine abhängige, schwache Position versetzen, indem Sie Hoffnungen auf das Geschäft eines großen Kunden setzen. Es gibt fast keine Unternehmen auf dem Markt, die solch einzigartige Arbeiten ausführen und über dieses Wissen verfügen, um unersetzlich zu werden.

Der schlechteste Kunde ist derjenige, der am meisten bezahlt.

Ich hätte lieber 20 kleine Kunden, die meine Firma „vergöttern“ würden, als einen, der mir die Füße abwischen würde. Gleichzeitig hat jeder von ihnen keinen kritischen Wert, wodurch Sie stabil genug sind, um mit Krisensituationen fertig zu werden. Der schlechteste Kunde ist derjenige, der am meisten bezahlt.

Bonus für Projektmanager

Ich habe viele Projektmanager gesehen, die mehrere Stunden lang die Einrückung in Dokumenten ausschwitzten, einzelne Wörter fett und kursiv hervorhoben, Tabellen formatierten und Bildunterschriften erstellten, nummerierten und Glossare aus objektiv verständlichen Begriffen verfassten. Meine Klassenkameraden haben so ihre Tagebücher in der Grundschule gemalt.Mach das niemals. Vermeiden Sie Überformatierungen von Dokumenten!

Fazit

Das ist alles, was ich in diesem Artikel sagen wollte. Ich hoffe, dass mein Rat für einige von Ihnen nützlich genug ist, um vertraute Dinge neu zu betrachten, gefährliche Situationen zu verhindern oder schmerzende Probleme anzugehen. Und ich bin ehrlich, "über Bord" gibt es viele wichtige Themen, die ich in den folgenden Artikeln ausführlicher mit Ihnen besprechen möchte.

Damit die Fans die Artikel durchsehen können, gebe ich kurz die wichtigsten Gedanken:

• Machen Sie den Produktionsprozess verständlich - lassen Sie alle im Team ihre Rolle und Aufgaben verstehen.
• Verwenden Sie ein Projektmanagementsystem - das Aufgabenmanagement sollte einfach und zeiteffizient sein.
• Schreiben Sie ausführliche Informationen - versuchen Sie, die Aufgabe noch einen Schritt weiter zu führen.
• Standardisieren Sie die Anforderungen an den Projektinhalt.
• Wenn die technische Aufgabe nicht direkt benötigt wird - lehnen Sie sie ab, und führen Sie keine unnötigen Arbeiten durch.
• Executive Dokumentation eingeben - Wissen nach Abschluss des Projekts zusammenfassen;
• Vermeiden Sie giftige Kunden.
• Vermeiden Sie eine Überformatierung von Dokumenten.

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Viel Glück auf den Feldern!