Während ich als Programmierer arbeitete, war alles in Ordnung.
Als ich Chef der Programmierer wurde, traten bestimmte Schwierigkeiten auf, die jedoch überwunden wurden.
Als sie mich für strategische Veränderungen verantwortlich machten, wurde es schlimm. Ich fing an
zu verpassen .
Schwierigkeiten mit Aufgaben
Als Programmierer wurden mir zunächst alle Aufgaben von Menschen gestellt. Kunden, interne Benutzer, Führungskräfte usw. Wenn alles, was Sie tun müssen, als Aufgaben aufgezeichnet wird, gibt es kein Problem. Nimm es einfach und mach es. Es ist besonders gut, wenn jemand Prioritäten setzt - man muss ihm nur folgen.
Dann, mit der Entwicklung und dem Erwerb von Autorität, begann ich, mir die Aufgaben selbst zu stellen. Ich sehe das Problem eines Benutzers - ich schreibe eine Aufgabe auf. Ich möchte einen universellen Mechanismus entwickeln, der schnell eine Gruppe von Problemen des gleichen Typs löst - ich schreibe die Aufgabe auf.
Das Ausführen der Aufgaben anderer Personen ist einfach. Das Ausführen von Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, ist noch einfacher.
Dann kamen die Untergebenen. Benutzer stellen Aufgaben - entweder direkt an Programmierer oder an mich, aber ich habe sie unter den Jungs verteilt. Zuerst tauchte ein kleines Problem auf - wie kann man Leute dazu bringen, Aufgaben zu erledigen? Es ist leicht, sich zu zwingen, aber manchmal gab es Schwierigkeiten mit Untergebenen. Diese Schwierigkeiten lassen sich leicht überwinden - durch einfache Management- und Führungsmethoden.
Wenn Sie Veränderungen anführen, ist alles anders. Eine ungewöhnliche Managementstruktur ist enthalten, ähnlich wie das Projekt und die Matrix. Der Unterschied zwischen ihnen ist gering und hängt mehr vom Blick auf die Änderungen ab. Wenn Sie sie als Projekt betrachten, dh als zeitlich begrenzte Zielaktivität, gibt es eine Projektstruktur. Wenn Sie denken, dass Veränderung für immer ist, erhalten Sie eine Matrix.
Beide Strukturen haben jedoch eines gemeinsam: Niemand ist Ihnen völlig untergeordnet. Jeder Mitarbeiter hat einen Funktionsmanager. Zum Beispiel hat der Lieferant einen Beschaffungsleiter. Der Verkäufer hat einen Verkaufsleiter oder Produktlinienmanager. Usw.
Und hier bin ich mit meinen Veränderungen. Das Team bestand aus Mitarbeitern verschiedener Positionen - sowohl Managern als auch normalen Büroangestellten und Mitarbeitern aus der Produktion. Jemand ist bereit, die Hälfte der Zeit mit der Teilnahme an dem Projekt zu verbringen, etwa eine halbe Woche pro Woche. Es gab auch tote Seelen - diejenigen, die einfach im Team waren.
Schwierigkeiten begannen mit der Ausführung von Aufgaben. Sie sagen es der Person - tun Sie dies im Rahmen des Veränderungsprojekts. Der Kopf nickt, geht, aber es gibt kein Ergebnis. Sie fragen beim nächsten Treffen - oh, sagt er, verdammt noch mal, wenn es einmal eine Menge grundlegender Arbeit gibt, haben wir dort überhaupt eine Blockade, dann werde ich es tun.
Zuerst dachte ich, dass nur Nicht-Führer solche Probleme hatten. Grundsätzlich sind ähnliche Fälle aufgetreten. Zum Beispiel, wenn ein Verkäufer im Change-Projektteam ist und sein Manager aus irgendeinem Grund nicht. Der Chef sabotiert einfach das Projekt, was verständlich ist - wer will einen Teil der Zeit seinem Untergebenen geben, versteht wen nicht?
Es stellte sich jedoch heraus, dass sich auch die im Change-Team enthaltenen Führungskräfte ähnlich verhalten. Sie haben die Aufgabe auch nicht erledigt. Es stellte sich nur mit sehr einfachen Anweisungen heraus, die schnell oder sogar ohne Verlassen des Ortes ausgeführt werden können (wie "Senden Sie mir Ihre Datei mit der Beschreibung des Prozesses").
Aufgaben als Management-Tool funktionierten nicht zuverlässig. Natürlich können Sie sie einfach weiter aufzeichnen, die Leistung verfolgen und die Fristen endlos verschieben und dann sagen, dass ich alles getan habe, was ich konnte. Aber ich war der Projektmanager der Änderungen und wollte ein Ergebnis erzielen.
Also das Problem. Aufgaben werden schlecht ausgeführt, wenn sie nicht benötigt werden. In meinem Fall waren sie optional in der Box. Erstens wurden sie nicht von einem direkten Vorgesetzten gestellt. Zweitens gilt nicht für aktuelle Aktivitäten.
Ich musste dringend eine Lösung erfinden.
Bin ich der einzige
Als ich mein Problem erkannte, bemerkte ich es bei anderen. Zuallererst bei Treffen der Führer.
Marker waren Sätze wie "Also, ich erinnerte mich, wir wollten ..." oder "Nun, dieses Problem muss separat besprochen werden ...", "Ich habe drei Jahre lang gesagt, was zu tun ist ...", "Übrigens, warum bisher ... "," Warte, wir haben uns schon lange entschieden, dass du ... "usw.
Es stellte sich heraus, dass das Unternehmen viele Probleme hat, die nicht angesprochen werden. Die meisten von ihnen hatten zwei Hauptmerkmale:
- es gab keine formalisierte Aufgabe;
- Fragen im Zusammenhang mit Änderungen.
Wenn eine Aufgabe gestellt wurde, die sich auf die aktuelle Aktivität einer Funktion bezog, wurde sie normalerweise erfüllt. Wenn sich die Aufgabe nur indirekt auf unmittelbare Aufgaben bezog, bewegte sie sich in der Regel dynamisch.
Manchmal wurden Aufgaben gestellt. Obwohl es kein elektronisches System gab, sprachen sie mündlich, ungefähr was getan werden muss. Die Problemstellung enthielt in der Regel Markierungen wie "Um die Frage von ... zu klären", "Damit zu diskutieren ...", "Ein Treffen zum Thema zu organisieren ...", "Die Situation analysieren für ...", "Eine Entscheidung treffen über ...".
Wenn die Aufgabe in einem Notizbuch aufgezeichnet wurde, wurde sie erfolgreich vergessen. Große Unternehmensnotizbücher sind im Allgemeinen eine unterhaltsame Möglichkeit, Aufgaben zu verwalten. Ich habe aufgeschrieben, was sie heute gesagt haben, die Seite umgedreht, und Sie werden nie wieder darauf zurückkommen.
Als solche Aufgaben durch das Informationssystem gestellt wurden, wuchs die Disziplin etwas, aber nur formal. Wenn eine Person die Aufgabe "Analyse der Frage von ..." erhalten hat, war das Ergebnis der Ausführung der Ausdruck "Analyse der Frage" und dergleichen.
Sobald sie eine solche Antwort erhalten hatten, erhielten zwei und gaben auf. Sie haben in Aufgaben nur das geschrieben, was verständlich ist - nehmen Sie es dort, nehmen Sie es dort, berichten Sie über die Ausführung. Und Fragen, die keine Aufgaben waren, wurden einfach manchmal mit denselben Markierungen wie „Also, ich erinnerte mich an eine Frage ...“ geäußert.
Das Problem, das ich in mir selbst fand, war für das gesamte Unternehmen relevant. Es gibt Aufgaben und Fragen. Aufgaben werden irgendwie erfüllt, Fragen - einfach rumhängen, manchmal im Gedächtnis des Fragestellers schweben.
Drei Nägel
Aus der Tatsache, dass das Problem allgemein ist und noch interessanter geworden ist. Er begann genauer zu beobachten. Obwohl die meisten dieser Probleme nicht gelöst wurden, gab es Ausnahmen. Es war notwendig zu verstehen, welche Methoden funktionieren und welche nicht.
Irgendwo zufällig traf ich einen Witz über drei Nägel. Ich werde zitieren:
Sowjetzeit. Kongress der Manager für den Erfahrungsaustausch. Der am weitesten fortgeschrittene Vorsitzende des Managements wird gefragt:
- Und wie schaffen Sie es, so viel zu tun?
Er antwortet:
- Sehr einfach! Drei-Nägel-Methode. Ich habe drei Nägel über den Tisch gefahren. Wenn eine Bestellung oder Anfrage zu mir kommt, schreibe ich sie auf ein Stück Papier und hänge sie an einen Nagel. Und ich mache nichts. Wenn die erste Erinnerung kommt, überwiege ich sie am zweiten Nagel. Nach der zweiten Erinnerung an die dritte. Und erst nach der dritten Mahnung gehe ich zur Hinrichtung. Allerdings erreichen nur wenige Bestellungen den dritten Nagel.
Ein Witz, aber genau das ist passiert. Die Frage wird ausgesetzt oder die Aufgabe gestellt - und Schweigen. Wenn sich der Leiter erinnert und die Frage erneut aufwirft, antwortet er mit „Ja, wir sind verlobt, noch nicht bereit“. Er wird sich beruhigen und vergessen. Wenn er sich wieder erinnert, wird alles wieder passieren.
Es stellt sich heraus, dass das Problem aus zwei Teilen besteht:
- sich erinnern oder vielmehr nicht vergessen;
- durchhalten - zum dritten Nagel gehen und weiter.
In den meisten Situationen, die ich gesehen habe, zeigten sich beide Seiten des Problems. Einige Leute vergaßen einfach die Themen, die sie selbst angesprochen hatten. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte, die einen großen Kontext berücksichtigen müssen - optionale Fragen fallen einfach heraus.
Es gab Menschen mit einem guten Gedächtnis, aber mangelnder Ausdauer. Oder ein Übermaß an Schüchternheit. Sobald sie sagen, ein zweites Mal werden sie daran erinnern, und dann ... irgendwie unangenehm. Vielleicht erinnert er sich an alles und tut es? Was werde ich wie ein Narr gehen und noch einmal fragen?
Dann fiel mir eine Ausnahme auf - eine Person, deren Aufgaben ausgeführt wurden. Lange, langweilig, mit Fluchen und manchmal Tränen (es war eine Frau), aber erfüllt. Ich habe sie eine Weile beobachtet - ich wollte verstehen, wie sie es schafft, durch drei Nägel zu springen.
Aufgaben und Fragen
Es stellte sich heraus, dass sie einfach Aufgaben und Probleme teilte - sowohl als Entitäten als auch gemäß dem Steuerungsalgorithmus.
Bei den Aufgaben ist alles klar - es handelte im Rahmen des damals existierenden Informationssystems. Ich stellte die Aufgabe ein, vereinbarte den Zeitpunkt und kontrollierte die Umsetzung. Tatsächlich kontrollierte das System selbst - bei verspäteten Bestellungen sank das Gehalt.
Einige Aufgaben haben sich jedoch nicht durch das System gekrochen - genau diese sind optional. Die Empfänger lehnten sie einfach mit unterschiedlichen Formulierungen ab. Entweder ist die Zustimmung des Direktors erforderlich, dann "nicht meine Pflicht", dann "Ich werde nicht akzeptieren, jetzt gibt es keine Zeit für die Ausführung".
Aber das Mädchen war hartnäckig und obligatorisch, also begann sie, diese Fragen auf ein Blatt Papier zu schreiben und sie zu Versammlungen mitzunehmen. Und Stimme bei jeder Gelegenheit.
Formal war dies keine Erklärung des Problems. Nur eine Frage oder eine Anfrage oder eine Anfrage oder eine Beschwerde, die rhythmisch ist, wird jede Woche geäußert. Und am interessantesten ist, dass es endlich ausgeführt wird.
Es stellt sich ein ziemlich einfacher Algorithmus heraus:
- Aufgaben und Fragen - getrennt;
- Aufgaben leben ihr eigenes Leben;
- Fragen werden immer an einem Ort zur Hand gesammelt;
- es ist notwendig, diese Fragen regelmäßig zu äußern;
- und dann wird alles klappen.
Mit dieser schönen Frau habe ich beschlossen, ein Beispiel zu nehmen. Ich musste ein ähnliches Problem lösen.
Erste Versuche
Zuerst habe ich auch versucht, ein Notizbuch oder ein Stück Papier zu benutzen, aber es schnell weggeworfen.
Erstens wuchs es schnell - nicht durch Hinzufügen von Fragen, sondern aufgrund von Notizen und Kommentaren. Jedes Mal, als ich die Person erneut fragte, machte ich mir eine kurze Notiz - was er beim nächsten Mal antwortete, um daran zu erinnern.
Zweitens schien es mir unpraktisch, Aufgaben und Fragen an verschiedenen Orten aufzubewahren. Einer ist am Computer, der zweite ist auf einem Stück Papier.
Drittens habe ich aufgrund der territorialen Verteilung (4 Punkte in der Region verteilt) die meisten Fragen im Internet gestellt - E-Mail, Instant Messenger, Skype. Das Papier in dieser Kette schien überflüssig.
Ich entschied mich, nach Werkzeugen im System zu suchen. Damals war es ein modifizierter 1C: Workflow. Es gibt eine solche Funktion - "Kontrolle übernehmen". Im Aussehen - was Sie brauchen. Sie nehmen ein Objekt, setzen es unter Kontrolle und geben den Zeitraum (für sich selbst) an. Sie können einen Kommentar für sich selbst schreiben. Die Frist kommt, eine Benachrichtigung kommt heraus, Sie kommen herein, denken Sie daran, Sie schreiben einer Person einen Brief oder eine Nachricht.
Weitere Optionen gibt es nur wenige. Wenn es mit einem Nagel funktioniert hat, ist alles in Ordnung - Sie hören auf zu überwachen. Andernfalls können Sie den Begriff des aktuellen Steuerelements verschieben und einen Kommentar hinzufügen. Unbequem - es stellt sich heraus, dass das gleiche schnell wachsende Stück Papier nur in elektronischer Form vorliegt. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dieses Steuerelement zu stoppen und ein neues für dasselbe Objekt zu starten. Es wird einen neuen Kommentar und eine neue Frist geben. Aber dann ist es unpraktisch, Geschichte zu sammeln - wie sich die Frage über die Nägel bewegte.
Ich habe es auch mit Outlook versucht, aber dort ist es noch schlimmer als auf einem Blatt Papier und in 1C. Als Ergebnis habe ich eine einfache Automatisierung gemacht.
Automatisierung
Es ist schwierig, es Automatisierung zu nennen - arbeiten Sie ein paar Stunden. Aber die Wichtigkeit der Lösung des Problems lässt Zweifel wie "Nein, es kann nicht so einfach sein" beiseite.
Ich mochte die Idee, die Kontrolle über jedes Objekt einzurichten, und habe sie auch implementiert.
Aber es gab ein kleines Problem - in welchen Objekten sollte ich meine Fragen zur Kontrolle aufschreiben? Bei Aufgaben? Zu wem? Für dich selbst? Sie werden sich in die allgemeine Liste der Aufgaben einmischen.
Als Ergebnis schuf er ein einfaches Objekt, das er "Fragen zur Kontrolle" nannte.
Als nächstes habe ich in 1C etwas verpasst: Die Dokumentenverwaltung ist eine konsistente Kontrolle, die eine beliebige Anzahl von Nägeln überwindet. Sie können jedem kontrollierten Objekt eine beliebige Anzahl von Mini-Aufgaben mit Mini-Berichten, Fristen und einer Markierung nach Abschluss hinzufügen.
Zuerst schien es mir seltsam, eine Art Kontrollaufzeichnung zu machen, aber dann stellte ich in der Praxis fest, dass ich mich in einem Monat nicht erinnern konnte, was genau ich tun wollte, mit wem ich sprechen sollte, wie alles das letzte Mal endete usw. Daher ist dennoch eine kleine Notiz erforderlich.
Nun, für jede kontrollierte Frage, würde die ganze Geschichte, von Nagel zu Nagel gehängt zu werden, gehen.
Die Verwendung des Kontrollverlaufs erwies sich für mich persönlich als sehr praktisch. Der Kopf begann sich sofort von Fragen zu befreien, die zuvor entweder berücksichtigt oder von Papier zu Papier oder von einem Kontrollpunkt zum anderen kopiert werden mussten. Die Zeit ist gekommen - Sie kommen herein, schauen, erinnern sich schnell und erinnern sich.
Um die Kontrollpunkte nicht zu verpassen, habe ich ein einfaches Cookie erstellt, das alle Punkte auf einem Bildschirm sammelt.
Für jedes Objekt wird der letzte Kontrollpunkt mit einem eigenen Begriff angezeigt. Außerdem gibt es einen Link zu früheren Haltepunkten. Die Färbung ist einfach:
- grün - alles ist gut, der Begriff der Kontrolle ist noch nicht gekommen;
- rot - die Frist ist bereits abgelaufen;
- lila - Leerlaufsteuerung, wenn die Frist nicht festgelegt ist und die Aufgabe nicht aufgezeichnet wird.
Eigentlich ist das alles. Was ich unter Kontrolle habe, wie ich es benutze, welche Aufgaben und Fristen ich mir selbst setze, ist nur für mich sichtbar. Nun, ich fing an, es zu benutzen.
Ergebnisse
Ich wurde schnell wie das Mädchen, mit dem ich ein Beispiel nahm. Auch für mich wichtige Fragen wurden erfüllt. Darüber hinaus spielt es keine Rolle, um welche Art von Person es sich handelt - um den Ladenbesitzer oder den Eigentümer.
Es gab einige Unterschiede bei Phrasen und Texten, die wir beim Erinnern verwendet haben. Also hatte ich die ganze Geschichte der Kontrolle zur Hand, dann fügte ich hinzu: "Im Allgemeinen hängt die Frage jetzt seit einem Monat" und "das letzte Mal, als du gesagt hast ...", na ja, oder "du sagst dasselbe dreimal hintereinander". Metriken im Allgemeinen. Wie viele Nägel werden wann und unter welchen Umständen überwunden?
Lustige Leute reagierten. Zuerst waren sie überrascht, lächelten und taten, was ich verlangte. Anscheinend war es so ungewöhnlich, dass die Frage zumindest beim zweiten Nagel überwogen wurde, was aus einem Interesse heraus half.
Dann stellten sie fest, dass ich etwas plante oder einen Trick benutzte, und begannen sich zu widersetzen. Wahrscheinlich dachten sie, dass er nicht zum dritten Nagel kommen würde, nur eine Art Ärger wurde erwischt.
Und dann, als der vierte, fünfte usw. ging Nägel, versöhnt und begann zu helfen. Einige fragten, was ich vorhabe und wie viel so nervig werde. Ich sagte, dass ich Fragen auf ein Blatt Papier schreibe.
Die Zurückhaltung bestand darin zu erklären, dass das Problem der drei Nägel sehr einfach gelöst wird. Vielleicht lösen Sie es auch auf die gleiche Weise? Oder hast du kein solches Problem?