Mit Vergnügen planen. Wie wir Prozesse ohne Manager einrichten

Kleines Unternehmen oder großes Unternehmen - überall wird der Prozess der Interaktion mit dem Kunden aufgebaut. Irgendwo wird dies durch ein Produkt / Projekt erledigt (bei Bedarf unterstreichen), irgendwo ist das Team direkt in die Kommunikation involviert. Ich bin aus dem zweiten Lager. In diesem Artikel werde ich Ihnen erzählen, wie unser Team den Prozess der Interaktion mit Kunden aufgebaut hat, ohne Manager einzubeziehen. Unter dem Strich ein Aktionsplan, wie Sie mit einer großen Anzahl von Kunden organisch leben können, ohne Termine zu verbrennen und ohne Ihre Wunschliste zu vergessen.

Das Team

Das Team, in dem ich arbeite, entwickelt eine öffentliche API und ist einer der wichtigsten Datenanbieter für 2gis.ru und kommerzielle Partner. Jede Suchanfrage mit 2gis.ru geht durch unser Team - wir generieren Daten in der Antwort.



Die Aufgaben, die zum Team kommen, können bedingt wie folgt dargestellt werden:

• Must-Have-Aufgaben für die umfassende Umsetzung, an denen die gesamte Abteilung oder Firma arbeitet. Sie können nicht gemacht werden.
• Produktunterstützungsaufgaben. Wenn etwas kaputt geht, sollte Zeit sein, es zu reparieren.
• Technische Schulden. Das Vorhandensein dieser Aufgaben hängt von der Notwendigkeit und Anzahl anderer ab. Leider sind sie im Kampf der Prioritäten die ersten Kandidaten für die Beseitigung.
  
• Aufgaben von Kunden. Aufgaben, die nicht in den Plänen der Abteilung enthalten sind, aber einem bestimmten Kunden gut tun.

Die erste und die letzte Art von Aufgaben stammen von denselben Personen. Der Hauptunterschied liegt in den Prioritäten und dem Umfang dieser Aufgaben. Wenn Sie etwas opfern müssen, ist es meistens eine technische Schuld und Aufgabe von Kunden.

Beispiel: Die Pflichtaufgabe besteht darin , beta.2gis.ru freizugeben . Die Aufgabe des Kunden besteht darin, der Anwendungsantwort ein neues Feld hinzuzufügen.

Die Verteilung der Aufgaben war fast immer ungefähr die gleiche wie oben beschrieben, aber der Ansatz, mit dem Ablauf dieser Aufgaben zu arbeiten, war früher anders als der aktuelle.

Wie zuvor

Wir waren ein Team, das beim Übergang von Scrum zu Kanban in der Mitte stehen blieb. Beim Versuch, den Aufgabenfluss mithilfe des Kanban-Boards zu steuern, haben wir die monatlichen Aufgaben, die wir in einem Monat ausführen wollten, nicht aufgegeben - das heißt, wir haben einen typischen Sprint eingegeben.

Wir haben die gesamte Liste der Aufgaben gesammelt, Prioritäten und Bewertungen in Google festgelegt. Es erforderte viel Kraft, Nerven und Zeit - daher wurde uns die Rolle eines „Masterplans“ geboren, der innerhalb des Teams übertragen wurde. Eine Person mit dieser Rolle überprüfte zusätzlich zu ihren Hauptaufgaben einmal im Monat die Richtigkeit der Formeln für die Berechnung der Ressourcen, sammelte wichtige Aufgaben, eine Wunschliste von Kunden und Teamwünsche. Er hielt lange Teambesprechungen ab, um diese Aufgaben zu bewerten, und versuchte, sie auf der Grundlage seiner eigenen Prioritätenvorstellungen in einer einzigen Liste von Arbeiten zusammenzufassen. Der Ansatz war alles andere als ideal.

Problem 1. Den Kunden ist nicht klar, was mit ihren Aufgaben passiert.

Jeden Monat stellten wir unseren Kunden die Frage „Was passiert, wenn wir diese Aufgabe nicht erledigen?“. Wenn die Nichterfüllung der Aufgaben für uns keine finanziellen Verluste zur Folge hatte, haben wir die Teamressourcen meistens für diese Aufgaben bereitgestellt, deren Ergebnis für den Endbenutzer sichtbar ist. Wie Sie sich erinnern, gab es 15 bis 20 Kunden, so dass einige Aufgaben jahrelang im Rückstand lagen und in den Startlöchern warteten.

Die Kunden haben nicht verstanden, wie viel Zeit vergehen würde, wenn die Aufgabe das Kanban-Board erreicht. Bei der Erstellung von Plänen haben wir angekündigt, dass die Aufgabe innerhalb eines Monats abgeschlossen sein wird. Möglicherweise. Wenn wir Zeit haben. Darüber hinaus verstand der Kunde nicht, was zu tun war, mit wem er sprechen und wie die Aufgabe gelöst werden konnte.

Googlodok war nicht informativ. Es war sowohl eine Liste von Aufgaben für einen Monat als auch ein Rückstand von Aufgaben, die von Blatt zu Blatt übertragen wurden. Aufgaben gingen verloren und wurden dupliziert. Es war nicht klar, wo die Aufgabe eingebettet werden sollte und wie man verstehen sollte, ob sie zum monatlichen Sprint gebracht wurde oder nicht. Und im Allgemeinen sah das Google Dock abstoßend aus.

Problem 2. Kanban Board spiegelt nicht die Realität wider

Zusätzlich zu Problemen mit Kunden hatten wir ein Problem damit, die Relevanz der Aufgabenliste sowohl im Board als auch im Backlog aufrechtzuerhalten. Im Rückstand gab es Aufgaben aus der Zeit der Könige, und neue Aufgaben gingen einfach verloren. Nur Aufgaben mit Fristen oder mit der höchsten Bedeutung für das Team wurden an den Vorstand übergeben. Alle anderen Aufgaben häuften sich irgendwo unten in den Tiefen des Boards an, wiederholten den Rückstand und vergrößerten die Warteschlange der Aufgaben in todo, ohne Hoffnung.

Problem 3. Dem Team ist nicht klar, was mit den Aufgaben passiert

Innerhalb des Teams gab es kein klares Verständnis dafür, woher die Aufgaben kommen, was als nächstes kommt und was mit denen passieren wird, die am unteren Rand des Kanban-Boards liegen. Diejenigen, die sich verpflichtet hatten, in die Feinheiten des Prozesses einzutauchen, teilten nicht die Freude am Planen und versuchten, nie wieder in die Rolle eines „Masterplans“ zurückzukehren. Die meisten waren unwissend.


Im Allgemeinen ist niemandem etwas klar, Aufgaben häufen sich, Kunden sind wütend, das Team befasst sich nicht mit dem Prozess, weil er kompliziert ist und Sie mit all dem etwas anfangen müssen. Von allen Problemen haben wir eine Liste von Schritten abgeleitet, mit denen zwei Probleme gelöst wurden - um sie für den Kunden transparent zu machen und das Team transparent zu machen.

Kunden transparent machen

1. Sie gaben Rammaufgaben aller Art in einem großen und komplexen Sprint auf. Nach wie vor finden alle paar Monate eine Reihe wichtiger Aufgaben für die gesamte Abteilung statt, nach denen die für den nächsten Zeitraum erforderlichen Aufgaben klar sind. In der Vergangenheit haben wir versucht, sie monatlich hart zu brechen und zu packen, und versprochen, alle Aufgaben bis Ende des Monats freizugeben. Die Nichterfüllung einiger Aufgaben führte dazu, dass der Kunde nicht wusste, wann sie freigegeben werden. Jetzt geben wir eine Schätzung, wie viele von ihnen in einigen Monaten enthalten sein werden, und brechen ungefähr nach Monaten auf. In diesem Fall geben wir dem Kunden eine vageere Einschätzung des Zeitpunkts - zum Beispiel im Februar oder März -, aber solche Vereinbarungen passen zu den Kunden. Dies gab ihnen ein Verständnis dafür, was wir tun würden, ohne falsche Versprechungen zu machen oder den Sprint zu überlasten.
2. Von der Priorisierung in Guglodok zur Priorisierung in Jira gegangen. Die Praxis breitete sich auf technische Schulden, Aufgaben von Kunden und Aufgaben zur Unterstützung des Produkts aus. Damit haben wir das Problem der Werkzeugkomplexität gelöst.
3. Verweigert die Priorisierung nicht notwendiger Aufgaben von Kunden. "Wenn Sie die Priorität nicht bestimmen können, verschieben Sie diese Aufgabe auf das Tool", dachten wir und entwickelten das Tool "Kundenkarussell".
   
   
   
   
   Der Karussellalgorithmus lautet wie folgt: Einmal pro Woche übernehmen wir zusätzlich zu den wichtigsten Aufgaben, die Sie benötigen, eine weitere Aufgabe vom Kunden. Von wem genau wird es durch die Tabelle bestimmt, das gleiche wie im folgenden Beispiel. Und da die Reihenfolge kreisförmig ist, daher der Name des Instruments.
   
   Prioritäten unter seinen Aufgaben werden vom Kunden selbst festgelegt und wählen aus unserem Rückstand, der für ihn persönlich festgelegt ist. Um die Arbeit mit dem Rückstand sowohl für Kunden als auch für uns angenehm zu gestalten, haben wir Folgendes getan:
   
   
   • Archiviert alle Aufgaben aus dem Rückstand, die älter als ein Jahr sind. Es war sehr schön, wenn man bedenkt, wie alt die Probleme waren. Das älteste Ticket gibt es seit mehr als 4 Jahren.
   • Markieren Sie alle Aufgaben manuell mit dem persönlichen Tag des Kunden, damit Sie in jira Schnellfilter auf der Tafel einrichten können, innerhalb derer der Kunde die Priorität unter seinen Aufgaben festlegt. Die Arbeit ist gewaltig, aber das Ergebnis hat sich definitiv gelohnt. Der Kunde sieht eine Liste aller Aufgaben, die er jemals erstellt hat, ändert die Prioritäten, ohne das Team zu benachrichtigen.
   
   
   
   
   
4. Nachdem es bequem geworden war, mit dem Rückstand zu arbeiten, kehrten wir zu den Ursprüngen des Kanban zurück und begannen erneut, Zykluszeitaufgaben zu zählen und uns darauf zu konzentrieren - die durchschnittliche Zeit, für die eine Aufgabe eine Kanban-Tafel durchläuft. Diese Zahl sagt dem Kunden nun, wie lange seine Aufgabe die Veröffentlichung erreichen wird und wann sie das Board erreichen wird. Das heißt, das Vorhersagbarkeitsproblem wird gelöst.

Machen Sie das Team transparent

1. Ordnen Sie die Dinge an der Tafel. Alles, was unnötig und irrelevant ist, was in der Tiefe liegt, wurde geschlossen, und was getan werden muss, wird in den Rückstand gestellt. Das Kanban-Board begann wieder, den Aufgabenfluss so zu reflektieren, wie er ist. Die Einführung von Beschränkungen für die Warteschlange vor der Entwicklung - todo - und für die Warteschlange vor der Veröffentlichung bis zur Veröffentlichung - erledigt - trug dazu bei, das Board auf dem neuesten Stand zu halten. Um das Team an die Notwendigkeit zu erinnern, Einschränkungen zu überwachen, haben sie einen Bot geschrieben, der im Falle einer Verletzung von Limits darüber in den Team-Chat schreibt. Nachdem wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen hatten, lösten wir das zweite und dritte Problem des vergangenen Prozesses: Das Board spiegelt die Realität wider und das Team versteht, was passiert.
   
   
   
2. Da es sich bei Backlog um ein Tool zur Aufgabenplanung handelt, müssen Sie es auf dem neuesten Stand halten. Angesichts aller Änderungen hatten wir ein regelmäßiges Treffen, bei dem wir gemeinsam die eingehenden Aufgaben überprüften und Fragen zu den Bedingungen und Anforderungen stellten. Ein großes Plus dieser Lösung besteht darin, dass die Anforderungen spezifiziert / geschrieben werden, bevor die Aufgabe an die Tafel kommt. Das heißt, wir führen im Voraus vereinfachte Analysen durch, ohne Zeit während der Entwicklung zu verschwenden.
   
   Alle Aufgaben, die die Testfragen des Teams bestanden haben, werden mit einer zusätzlichen Note bewertet, die es ihnen ermöglicht, an die Tafel zu gelangen.
   
   Die Rolle des „Masterplans“ hat sich weiterentwickelt, um die Rolle des für die Projektunterstützung zuständigen Beamten während der Woche zu ergänzen. Er muss Aufgaben an die Tafel werfen und eine wöchentliche Besprechung abhalten.

Es ist kein Schmerz mehr, Prioritäten herauszufinden und zu versuchen, alles auf einmal in einen überfüllten Sprint zu bringen. Es gibt nicht viele Stunden Diskussionen und Klarstellungen der Anforderungen für eine große Anzahl von Aufgaben, die in einem Monat eingegangen sind - mit einer wöchentlichen Analyse geht der Prozess schnell voran und es gibt nur wenige Aufgaben. Aufgaben sind immer in Sicht und das gesamte Team im Kontext der Kundenwünsche.

Wie hat

Nachdem alle offensichtlichen Probleme gelöst waren, wurde es für alle Teilnehmer transparenter, und jetzt können Sie am Prozess teilnehmen, ohne Ihre Nerven und viel Zeit zu verschwenden. Obwohl dies nicht die endgültige Version des Planungsprozesses ist, gibt es überall Raum für Verbesserungen.

Was ich als nächstes tun möchte:

• Automatisieren Sie den Prozess, um Aufgaben auf das Kanban-Board zu bringen. Jetzt werden die Aufgaben von der diensthabenden Person aus dem Rückstand übernommen, die eine Woche lang das Vorhandensein von Aufgaben im Vorstand überwacht. Ich möchte, dass ein Teil der Aufgaben (oder möglicherweise alle ihre Typen) bei Bedarf automatisch zu todo verschoben wird.
• Automatisieren Sie den Prozess der Interaktion mit Kunden und arbeiten Sie mit dem Karussell. Eine mögliche Lösung wäre die Implementierung eines Bots, der den nächsten Kunden daran erinnert, die Prioritäten seiner Aufgaben zu überprüfen.
• Automatisieren Sie gegebenenfalls das Ziehen von Aufgaben mit Fristen. Fügen Sie einfach eine Automatisierung hinzu, um solche Aufgaben zu verfolgen.

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