Brandmanagement als Teil der Arbeit des Leiters

In diesem Artikel geht es um Risikomanagement, nicht um die harte Arbeit eines Feuerwehrmanns, wie der Name vermuten lässt. Trotzdem scheint mir dieses Bild nahe zu sein, wenn ich über Risikomanagement spreche, da die Folgen einer unsachgemäßen Kontrolle manchmal nicht weniger dramatisch sein können.



Während der Überverfügbarkeit von Informationen finden Sie auf Wunsch Hunderte von Artikeln zu diesem Thema. Im Managementbereich gibt es jedoch immer noch Menschen, die die Augen vor offensichtlichen Dingen verschließen und weiterhin Zeit, Geld und ihre eigenen Kräfte verschwenden. Dieser Artikel ist mein Versuch, das „Was und Wie“ in einer klaren Sprache zu vermitteln.

Unsichtbares Feuer

Plötzlich aufgeflammter Waldbrand verlieh Orientierungslaufwettbewerben eine einzigartige Dynamik und Unterhaltung.

Stell mich zuerst vor. Alexey Trishin, Projektmanager bei einem großen IT-Unternehmen. Inhaber von Zertifikaten PMP, PRINCE2, ITIL und mehreren anderen. Der Umgang mit Risiken ist einer der wichtigsten Punkte meiner Arbeit.

Wie oft haben Sie Situationen, in denen Sie eine umfangreiche Aufgabe erledigen, viel Zeit darauf verwendet haben und sich dann, wenn Sie sich dem Ziel nähern, zunehmend unsicher fühlen? Bereiten Sie beispielsweise eine Site für den Kunden vor. Implementieren Sie eine neue, nicht bewährte Lösung. Oder migrieren Sie von zwei Rechenzentren zu einem dritten. Und immer häufiger kommen Sätze in den Sinn: „mit einem Schild oder auf einem Schild“, „schwenken oder verschwunden“, „war nicht“. Wenn der Moment der Wahrheit kommt, sagen Sie „es ist vorbei“ und fühlen Sie sich erleichtert. Oder im Gegenteil, Sie schlagen Ihren Tisch mit der Faust verärgert und begleiten diese Aktion mit Worten, die hier völlig optional sind.

Passiert es Dies dient jedes Mal als Indikator dafür, dass Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit nicht ausreichend kontrollieren können. Irgendwo winkten sie mit der Hand, irgendwo achteten sie nicht darauf und hofften auf eine russische Chance. Es kann jedoch ein Problem auftreten, egal wie sehr Sie an Ihr Glück glauben.

Jeder hat einen kleinen weisen Kauderwelsch im Kopf, der alle Ihre Fehler und Auslassungen sorgfältig aufschreibt. Je näher die Frist rückt, desto mehr Fakten sammeln sich in seinem schwarzen Notizbuch. Und Sie sehen, wie dieses kleine Buch fett wird und die Angst stetig wächst.

Tatsache ist, dass Sie, wenn Sie mit einer Arbeit beginnen, BEREITS im Epizentrum des „Feuers“ sind. Sie wissen es immer noch nicht. Versuchen wir herauszufinden, was damit gemacht werden kann.

Feuerwehr

Bei den Olympischen Spielen erhielt das Team unserer Alchemisten Gold!

In der Tat ist es wichtig zu verstehen, dass eine Person nicht in allem ein Experte sein kann - deshalb arbeiten sie als Team an Projekten, und es ist viel schwieriger, allein ein gutes Ergebnis zu erzielen. Jeder Mensch hat eine Weltanschauung, eine bestimmte Lebenserfahrung und eine Reihe von Überzeugungen, durch deren Prisma er die Welt betrachtet. Jeder bewertet die Situation aus seiner Sicht, sodass Sie sich ein vollständigeres Bild machen und die richtige Entscheidung treffen können.

Es gibt ein gutes Gleichnis über den Elefanten und die blinden Weisen. Es erzählt, wie mehrere Weise beschlossen, den Elefanten zu fühlen, und jeder untersuchte nur den Teil des Tieres, der ihm zugänglich war. Einer sagte, dass der Elefant wie eine Schlange aussieht und ihn am Rüssel hält. Der andere hielt sein Bein und bestand darauf, dass er wie ein Baum aussah. Der dritte am Schwanz gehalten und so weiter. Am Ende konnten die Weisen nicht zustimmen und verstehen, was für ein Tier das ist - ein Elefant.

Eine interessante Tatsache ist, dass jeder von ihnen auf seine Weise Recht hat. Er hat die Situation nur von seiner Seite gesehen und sich geweigert, Informationen von seinem Kollegen anzunehmen. Wenn sie ihre Beobachtungen addieren würden, könnten sie höchstwahrscheinlich vollständige Informationen zusammenstellen. Stellen Sie sich nun vor, eine sehende Person schloss sich dem Team der blinden Weisen an, die alles so sahen, wie es ist, und ihnen erzählten, was wirklich geschah. Ich glaube, dass in diesem Fall niemand daran gedacht hätte, diese Situation als Gleichnis zu bezeichnen und daraus eine Lehre zu ziehen.

So ist es auch im Risikomanagement. Unterschiedliche Personen, die dieselbe Situation betrachten, haben möglicherweise eine völlig andere Sichtweise, aber es hilft, mehr Details zu sehen und eine bessere Entscheidung zu treffen.

Sammeln Sie Menschen in einem Team, nehmen Sie Menschen mit unterschiedlichen Lebenserfahrungen auf. Das wahre "Sehende" im Team mag es nicht sein, aber eine kollektive "Vision" hilft mit größerer Wahrscheinlichkeit festzustellen, welche Art von Elefant sich vor Ihnen befindet und wie man ihn füttert.

Wir werden etwas weiter über dieselben Tools sprechen, mit denen Risiken richtig verwaltet werden können.

Brechstange, Spaten und Axt

"Wer sind wir, um den Kräften der Natur zu widerstehen ?!" Nur ein Staubkorn am Rande des Universums.
- ..., Petrowitsch! Nimm eine Schaufel und entferne den Schnee!

Im klassischen Projektmanagement beginnt alles mit einem Risikomanagementplan / einer Risikomanagementstrategie. Dort wird angegeben, wie das Risikomanagement im Projekt stattfinden wird. Dort können auch spezifische Methoden und Werkzeuge, Rollen der Teilnehmer, Risikokategorien und andere Details erwähnt werden, die zur Formalisierung des Risikomanagementansatzes beitragen. Dies ist ein sehr nützliches Dokument, das viele Fragen während des Projekts beantworten kann. Die Vorbereitung kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie diesem Problem zuvor nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt haben.

In der Praxis muss ich meistens eine Registrierung und eine Risikokarte verwenden.

Risikoregister

Die Registrierung ist eine gewöhnliche Tablette, in der drei bis vier Spalten bis zu mehreren zehn Spalten vorhanden sein können - je nachdem, in welchem ​​Umfang die Risiken ausgearbeitet werden müssen. Sie können es beispielsweise in Excel verwalten, eine Seite in einem SharePoint-Portal in Ihrer Organisation erstellen oder gegebenenfalls sogar die Project Server-Funktionen nutzen. In der Praxis ist jede Form geeignet - wenn nur dieses Werkzeug wirklich funktioniert und verwendet wurde.

Ein kleines Beispiel (aus einem realen und bereits abgeschlossenen Projekt) unten:



Der Einfachheit halber können Sie auch Spalten hinzufügen, in denen das Datum der Identifizierung der für die Arbeit Verantwortlichen angegeben ist, einen Kommentar und eine Strategie für die Reaktion auf Risiken (Akzeptieren, Vermeiden usw.), Risikotyp (Bedrohung / Möglichkeit), Kategorie, mögliche Einflusskosten und viele andere hinzufügen Attribute, die Sie steuern möchten.

Im Projektmanagement muss von Anfang an ein Risikoregister erstellt werden. Übrigens sollten auch im Business Case, der für eine allgemeine Präsentation des Projekts mit einer Beschreibung des erwarteten Nutzens des Projekts verwendet wird, wichtige Risiken angegeben werden, die bereits in dieser Phase bekannt sind.

Beispielrisiken in der Planungsphase

Sobald der Start des Projekts vereinbart wurde, beginnt die Planungsphase. Hier beginnt ein guter Projektmanager mit der intensivsten Arbeit: Sie müssen ein Projektteam zusammenstellen, eine Liste von Aktivitäten identifizieren, die Verbindungen zwischen ihnen korrekt bestimmen (zuerst zeichnen, dann setzen), bestimmen, wie das Projekt verwaltet werden soll, einen Arbeitsplan erstellen.

In dieser Phase kann eine erhebliche Anzahl von Projektmanagement-Artefakten erstellt werden, bei deren Vorbereitung viele Risiken identifiziert und nach Ihren Wünschen geschlossen werden. Beispiele für solche Artefakte können ein Arbeitsplan, Pläne (oder Strategien) für das Risikomanagement, die Kommunikation, die Qualität, eine Liste der Projektanforderungen, Ressourcenanforderungen, eine Beschreibung eines Projektprodukts usw. sein.

Schauen wir uns ein Beispiel an, welche Risiken anhand nur eines Zeitlimits identifiziert werden können. Angenommen, wir haben eine Frist von einem Monat für das gesamte Projekt. Arrangierte Aktivitäten, miteinander verbunden, bestimmten, wer was tun sollte und alles scheint zusammen zu laufen.

Es lohnt sich aber auch darauf zu achten, dass die Mitglieder des Projektteams beispielsweise zu diesem Zeitpunkt nicht abreisen müssen. Denn plötzlich hat schon vor sechs Monaten jemand ein Ticket für ein Strandresort gekauft und ist selbst für eine beeindruckende Prämie nicht damit einverstanden, seinen Urlaub zu verschieben.

Und nun, wenn dies Ihr eigenes Team ist - Sie können es im Voraus herausfinden, zustimmen, am Ende einen Ersatz vorsehen. Und wenn der Risikoauslöser auf der Kundenseite liegt? Es kommt häufig vor, dass der Kunde sich viel weniger verantwortlich fühlt und, nachdem er in Fällen mit höherer Priorität umgefallen ist, die Annahme in der letzten Woche mehrmals hintereinander verschoben hat. Infolgedessen wird das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen.

Somit können mindestens zwei Risiken hervorgehoben und in die weitere Arbeit einbezogen werden:

Risiko 1

Formulierung. Das Risiko, dass die Mitglieder des Projektteams während der Durchführung des Projekts im Urlaub sind. Dies kann sich auf den Zeitpunkt des Projekts auswirken.

Einfluss. Aufgrund der Tatsache, dass die Frist einen Monat beträgt und der Urlaub in der Regel mindestens zwei Wochen dauert, hat jeder Urlaub eines wichtigen Teilnehmers schwerwiegende Auswirkungen auf den Zeitrahmen. Ich würde zunächst einmal einen großen Eindruck hinterlassen.

Wahrscheinlichkeit. Wenn es keine Eingabe gibt, verwenden Sie zum Beispiel zumindest die subjektive Meinung „Nebensaison“. Und legen Sie ein geeignetes Niveau fest. Hier würde ich die Wahrscheinlichkeit als gering bezeichnen.

Status Wir haben noch nichts getan, wir haben nur das Risiko identifiziert, also setzen wir "Neu".

Kommentar Hier ist ein Protokoll der Risikoarbeit. Wir schreiben "Rücksprache mit den Mitgliedern des Projektteams" oder "Informationen von der Personalabteilung anfordern".

Sobald wir Informationen angefordert haben und auf eine Antwort warten, ändern wir den Status in „Bei der Arbeit“ und warten auf Informationen von Kollegen.

Risiko 2

Formulierung. Das Risiko, dass sich die Annahme aufgrund der Abwesenheit oder Beschäftigung eines Kundenvertreters verzögert. Dies kann sich auf den Zeitpunkt des Projekts auswirken.

Einfluss. Wenn wir die Frist verschieben, ist dies sicherlich schlecht. Die Verzögerung wird jedoch eindeutig auf Initiative des Kunden erfolgen, und wir können davon ausgehen, dass im Zusammenhang mit der Verzögerung keine Strafen verhängt werden. Ich würde zunächst nicht höher als "Mittel" bezeichnen.

Wahrscheinlichkeit. Es lohnt sich, zusätzliche Faktoren zu berücksichtigen, scheint mir. Das Interesse des Kunden, die Bedingungen seiner Arbeit. Zunächst würde ich die „geringe“ Wahrscheinlichkeit dieses Risikos bezeichnen, da sich der Kunde an uns gewandt hat und daher ein Bedürfnis hat. Wir können eine gewisse Beteiligung und Beteiligung am Projekt erwarten.

Status Neu, wir haben es gerade festgestellt.

Kommentar Natürlich mit dem Kunden einverstanden sein. Heben Sie in der Anfangsphase hervor, dass wir uns darauf freuen, an solchen Daten an der Annahme teilzunehmen. Holen Sie die Zustimmung ein und arbeiten Sie mit gutem Gewissen weiter am Rest des Projekts.

Tatsächlich gibt es mehr Risiken. Ein Spezialist kann krank werden, aufhören. Strafen für verspätete Zahlungen können verhängt werden, und der Kunde wird die Fristen nicht weiter verkürzen, da es für ihn rentabler ist, die Zeit zu verschieben. Der Lieferant kann die Lieferzeit des Geräts möglicherweise nicht einhalten, oder das Gerät ist möglicherweise defekt oder entspricht überhaupt nicht der Bestellung.

Es ist notwendig, alle wichtigen Optionen vorzusehen und eine Strategie zu entwickeln, um auf jede dieser Optionen zu reagieren.

Risikokarte

Manchmal reicht das Risikoregister nicht aus. Die Anzahl der identifizierten Bedrohungen hat lange Zeit mehrere zehn oder hundert überschritten, und es bleibt schmerzlich nicht genug Zeit, um alles zu kontrollieren.

Um die richtige Entscheidung zu treffen, können Sie die Risikokarte verwenden - eine visuelle Anzeige aller Registrierungseinträge in Form eines Diagramms. Wenn wir uns das Bild ansehen, können wir schnell diejenigen Punkte identifizieren, die wirklich Aufmerksamkeit verdienen.

Unten finden Sie ein Beispieldiagramm aus einem anderen Projekt (in Excel erstellt). Der Aufprall befindet sich auf der Abszissenachse. Je weiter rechts, desto stärker ist der Einfluss auf das Projekt. Auf der Ordinatenachse - die Wahrscheinlichkeit (Wahrscheinlichkeit) des Ereignisses. R1 ... Rn - das sind die Risikonummern aus der Registrierung, wir verwenden sie als Signatur.

Der Hintergrund ist dreifarbig - grün, gelb, rot und so abgestimmt, dass klar ist, in welchen Fällen wir bestimmten Risiken besondere Aufmerksamkeit schenken sollten. Wie wir in der aktuellen Grafik sehen können, befinden sich die Risiken R9 und R13 in der Gefahrenzone, sodass diese beiden Risiken beim nächsten Mal verstärkt berücksichtigt und kontrolliert werden.



Normalerweise erstelle ich das Diagramm in einer separaten Registerkarte in derselben Datei, in der ich das Risikoregister habe.

Die ersten drei Spalten sind Links zu einer anderen Registerkarte, sodass die Werte automatisch ersetzt werden. Die Spalten D und E definieren digitale Risikowerte, damit das Diagramm korrekt erstellt wird. Wie Sie sehen, habe ich in den Spalten G und H eine technische Zwischenkorrespondenztabelle, damit VLOOKUP (in der russischen Version - VLOOKUP) Werte korrekt ersetzen kann.



In den Zellen D4 und E4 habe ich die Formel entfernt, da das Risiko ausgearbeitet und geschlossen wurde. Es macht keinen Sinn, es in der Tabelle anzuzeigen.

Für alle Fälle füge ich einen Screenshot meiner Diagrammhintergrundeinstellungen hinzu, um zu verstehen, wie eine solche Verlaufsfüllung vorgenommen wird.



Und mit dieser Option füge ich Verknüpfungen zu den Punkten im Diagramm hinzu. Sie können überlagert werden, wenn die Werte übereinstimmen, daher bewege ich sie bereits manuell in verschiedene Richtungen.



Nachdem Sie ein Diagramm einmal erstellt haben, können Sie es in wenigen Minuten weiter aktualisieren und es beispielsweise für wöchentliche Berichte zum Projektstatus verwenden.

Geheime Feuerlöscher

Die Schlüsselkomponente, die zur Gewährleistung der Sicherheit beiträgt, ist meiner Meinung nach die Kommunikation.

Bei Besprechungen oder Anrufen mit Projektteilnehmern, mit dem Kunden und anderen interessierten Parteien versuche ich, Faktoren und Ereignisse zu zeichnen und mich darauf zu konzentrieren, die das Projekt beeinflussen können - positiv oder negativ.

Oft glaubt eine Person, die einige Gedanken laut ausgedrückt hat, dass jeder bereits versteht, worüber er hier noch sprechen soll. Es ist jedoch möglich, dass andere nicht einmal auf seinen Kommentar geachtet haben und der Satz nicht die notwendige Wirkung hat. Um sicherzustellen, dass wertvolle Kommentare nicht verschwendet werden, hören Sie zu und analysieren Sie, was Sie hören.

Lassen Sie mich ein kleines Beispiel geben.

Wenn ich die Ausrüstung einrichte, bis die Aufgabe eines Tages planmäßig erledigt ist, kontaktiere ich erneut den Ingenieur in der Hoffnung zu hören, dass alles erledigt ist.

- Hallo Kostya, wie geht es dir mit dem Tuning?
- Hallo. Okay. Fast fertig. Es stimmt, es blieb noch ein Moment mit der Einstellung, was immer noch nicht ganz klar ist, wie es geht.

Irgendwo hier in meinen Gedanken beginnt ein rotes Licht zu leuchten - ich muss die Aufgabe mit einem Verständnis dafür beginnen, wie die Arbeit ausgeführt wird. Für einen Ingenieur sind in diesem Fall einige Einstellungen unverständlich - dies bedeutet, dass zusätzliche Nachforschungen erforderlich sind, die sich jedoch verzögern können. Ich erkläre.

- Und was für eine Einstellung? Etwas kompliziert?
- Ja da ... * ein Strom von technischen Details, die ich leider nicht verstehe *
- Ich verstehe (nein). Was hast du damit vor?
- Weiß ich noch nicht. Ich werde im Internet nachsehen, was sie darüber schreiben ...
Das Licht ist schon an.
- ... Sie müssen sich wahrscheinlich an den Hersteller wenden, fragen Sie ihn.

Alles, eine Ampel. Ein Ingenieur wird zwei oder drei Stunden lang nach einer Lösung suchen. Es ist wahrscheinlich, dass er keine Lösung findet, und wir werden gezwungen sein, den Hersteller zu kontaktieren. Und eine solche Behandlung kann leicht mehrere Tage dauern.

Ich stimme dem Ingenieur zu, dass ich in zwei bis drei Stunden zu ihm zurückkehren werde, um Neuigkeiten zu erhalten. Wenn er immer noch keine Lösung findet, behebe ich das Risiko und analysiere den Arbeitsplan, um den Zeitrahmen zu bestimmen.

Ähnliche Momente können in jedem Dialog auftreten. Machen Sie sich deshalb Notizen, beenden Sie das Gespräch, klären Sie es und geben Sie es gegebenenfalls für weitere Arbeiten in die Registrierung ein.

Vielleicht ist es nur ein so kleiner Kommentar, der eine ganze Reihe von Problemen aufdeckt, die nur darauf warten, dass Sie, nachdem Sie nicht genug vorbereitet haben, mit der Implementierung beginnen.

Sie können eine separate Zeit für Besprechungen festlegen, um Risiken zu besprechen. Sie können Meetings organisieren, die sich ausschließlich diesem Thema widmen. Sie können selbst denken, aber mit jemandem ist es trotzdem besser. Die Diskussion über Risiken ist möglicherweise das einzige Thema, das Teil jeder Ihrer Besprechungen sein und gleichzeitig nützlich sein kann.

Zusammenfassung

Übrigens kann Sie selbst die Fähigkeit, Risiken auf der Ebene von PMI-RMP (Risk Management Professional) zu managen, nicht zu 100% schützen.

Wie auch immer, manchmal passieren Situationen, die einfach nicht zu kontrollieren sind. Es wird Probleme geben, die hätten verhindert werden können, aber dies wurde nicht getan, da niemand sie einfach vorausgesehen hat. Und es wird auch Probleme geben, die ins Auge gefasst wurden, eine Antwort geplant haben, aber alles ist wie geplant völlig schief gelaufen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Risikomanagement eine Fähigkeit ist. Es kann und sollte auch entwickelt werden. Der theoretische Teil kann aus Projektmanagementstandards (zum Beispiel: PMBOK, PRINCE2) oder durch Teilnahme an speziellen Kursen gelernt werden. Der praktische Teil, Sie sollten es jeden Tag selbst tun.

Lerne Lektionen, lerne aus deinen eigenen und den Fehlern anderer. Und dann wird die Anzahl der "Brände" stetig reduziert und ein erfolgreiches Ergebnis wird viel besser erreichbar. Viel Glück