Es war einmal
eine Konferenz und ich sprach über die Erfahrung, die Arbeit von Programmierern zu beschleunigen. Allen hat es gefallen, viele wollten diese Erfahrung zu Hause wiederholen. Sie stellten sowohl methodische als auch technische Fragen zur Optimierung ihres eigenen Task-Management-Systems.
Dann ging ich zu einer anderen Konferenz und sagte es mir noch einmal. Wieder voller Fragen, verbrannt von dem Wunsch, etwas zu ändern.
Ich antwortete - pf, was ist das Problem? Sie sind Programmierer, nehmen Sie es und machen Sie es! Fügen Sie eine Messung der Aufgaben, das richtige Prioritätensystem, die Berücksichtigung von Kompetenzen usw. hinzu.
Aber seltsamerweise beeilte sich fast niemand, sein System zu ändern. Jetzt, wo ich an mehreren Projekten zur Beschleunigung von Teams beteiligt bin, frage ich mich immer wieder - verdammt, was ist das Problem? Ich habe über alles geschrieben, was und wie es geht. Zum Beispiel in
"1C, sei nicht krank .
" Aber nein, sie sitzen, sie tun nichts, sie sagen nur - wir wollen beschleunigen, wir wollen mehr Geld verdienen, wir wollen Fortschritt.
Im Allgemeinen war ich verärgert und beschloss, dieses System selbst zu entwickeln. Es stellte sich heraus, dass Flowcon Aufgaben verwaltet. Ich beeile mich zu prahlen - vielleicht treibt Sie das dazu, Ihr System zu ändern?
Die Aufgabenverwaltung in Flowcon erfolgt in zwei Schritten: Konfiguration für 1C-Plattform und Cloud-Service. Sie können sowohl paarweise als auch getrennt arbeiten. Die Konfiguration kann und sollte auf jedes andere im Unternehmen verwendete Unternehmensinformationssystem angewendet werden. Weil Aufgaben, die von Daten isoliert sind, viel weniger effektiv sind.
Die Konfiguration wächst auf gute Weise wie ein Schneeball. Je weiter, desto nützlicher und funktionaler ist es. Wir verwenden es selbst und bereichern es ständig mit neuen Ideen - sowohl unseren als auch den Benutzern.
Methodik
Der Hauptunterschied zwischen der Flowcon-Aufgabenverwaltung besteht darin, dass es sich um eine Konfiguration handelt, die mithilfe der Methodik implementiert wird. Dies ist keine andere Lösung, mit der "Sie Ihre Geschäftsprozesse anpassen können".
Sie kennen wahrscheinlich eine einfache Wahrheit: Das Problem liegt im Prozess und nicht in seiner Automatisierung.
Seit mehreren Jahren entwickeln wir eine Methode zur Verwaltung von Aufgaben und Projekten, die die Arbeitseffizienz verbessert. Und zur internen Automatisierung, wenn sie in Fabriken arbeiteten, zur Entwicklung von Massenprodukten und zu Implementierungsprojekten für externe Kunden.
Diese Technik wurde zur Grundlage von Flowcon, und die Task-Management-Konfiguration automatisiert einfach ihre Anwendung.
Dementsprechend möchte ich diejenigen warnen, die meinen Weg wiederholen möchten: Wenn es für Sie von grundlegender Bedeutung ist, so zu arbeiten, wie Sie es gewohnt sind, passen solche Lösungen möglicherweise nicht zu Ihnen. Vielleicht ändert deshalb niemand sein System?
Natürlich wird etwas funktionieren, es wird vielleicht transparenter oder einfacher oder interessanter, aber Sie werden nicht die Hauptsache bekommen - die Effizienz zu verbessern.
Wenn Ihre Effizienz nicht wächst oder überhaupt nicht gemessen wird (die Bewertung „Ja, alles scheint normal“ ist keine Messung), liegt das Problem in der Task-Management-Technik. Was bringt es dann, eine andere Lösung zu nehmen oder zu erstellen, sie an Ihre Prozesse anzupassen und das gleiche Ergebnis zu erzielen?
Seien Sie also auf Veränderungen vorbereitet. Andernfalls erwartet Sie eine Enttäuschung - die Effizienz wird nicht steigen.
Die Steigerung der Effizienz ist das Hauptziel von Flowcon, sowohl als Technik als auch als automatisiertes System.
Eine kurze Geschichte der Flowcon-Technik
Eine kurze Geschichte der Flowcon-Technik ist nicht so kurz, weil sie mehr als 10 Jahre dauerte. Aber wir haben versucht, so viel wie möglich zu verkürzen - hier ist
ein Artikel .
Der Prozess
Das Verschieben der Aufgabe ist sehr einfach und besteht aus drei Teilnehmern - dem Initiator, dem Verantwortlichen und dem Ausführenden. In unserer Praxis ist dies der häufigste Fall.
Der Initiator ist derjenige, der die Aufgabe festlegt. Es kann sich um einen internen Kunden wie den Hauptbuchhalter oder einen Chef handeln, oder eine Person kann sich eine Aufgabe stellen. Die verantwortliche Person ist der Koordinator, der die Aufgaben verteilt. Vielleicht der Leiter der Einheit oder der Teamleiter oder nur ein Koordinator - solche Positionen treten auch auf.
Der Auftragnehmer ist derjenige, der direkt umsetzt, was in der Aufgabe geschrieben steht. Der Auftragnehmer wird vom Verantwortlichen ausgewählt.
Natürlich können alle diese Rollen von einer Person ausgeführt werden - ich selbst mache das im Grunde, weil Ich benutze die Flasche für mich. Um nicht viel Zeit damit zu verbringen, uns selbst auszuwählen, haben wir Schnellschaltflächen angebracht.
Aufgabenlebenszyklus
Bei der Flowcon-Technik ist der Lebenszyklus einer Aufgabe kritisch. Für jeden von ihnen sollte zu jedem Zeitpunkt klar sein, wer was und was tun soll. Mieten, ausführen, das Ergebnis überprüfen, einen Künstler ernennen usw.
Der Lebenszyklus sieht folgendermaßen aus:
1. Der Initiator erstellt eine Aufgabe, gibt die verantwortliche Person an, schreibt, was er will;
2. Die verantwortliche Person hat zwei Möglichkeiten: Nehmen Sie die Aufgabe für die Arbeit an oder senden Sie sie zur Überarbeitung, wenn die Erklärung nicht geeignet ist:
3. Der Initiator kann ihn jederzeit abbrechen, bis die Aufgabe den gesamten Zyklus durchlaufen hat.
4. Wenn die verantwortliche Person die Aufgabe zur Überarbeitung sendet, kann der Initiator sie entweder treffen oder die Aufgabe abbrechen:
5. Wenn die Aufgabe endgültig in die Arbeit aufgenommen wird, muss ein Testamentsvollstrecker ernannt werden - dies liegt in der Verantwortung des Verantwortlichen;
6. Der Auftragnehmer hat nicht viele Möglichkeiten - er kann nur die Aufgabe ausführen
7. Wenn der Auftragnehmer fertig ist, fliegt die Aufgabe zum Initiator, der zwei vernünftige Handlungsoptionen hat:
8. Wenn das Ergebnis zum Initiator passt, endet der Task-Lebenszyklus. Wenn etwas nicht stimmt, wird die Aufgabe an den Ausführenden zurückgegeben.
Die Geschichte der Statusänderung, dh der Lebenszyklus der Aufgabe, bleibt erhalten:
Der Verlauf ist erforderlich, um den Zeitverlust in den Phasen der Genehmigungen zu bewerten und ihn mit der Vorlaufzeit in den entsprechenden Berichten zu korrelieren.
Der aktuelle Status der Aufgabe wird wie in Form eines Dokuments angezeigt:
Also in Form einer Liste aller Aufgaben:
Regelmäßige Verwaltung
Grundsätzlich kann die Aufgabe auf drei Arten erfolgen:
1. Jemand braucht eine Lösung;
2. Es muss durchgeführt werden;
3. Sie müssen es vergessen.
Wir werden weiter über die Implementierung sprechen, aber vorerst über die Entscheidungsfindung. Zulassung zur Arbeit, Ernennung eines Testamentsvollstreckers, Klärung der Aussage, Überprüfung des Ergebnisses, Überarbeitung - all dies sind Bedingungen, unter denen jemand eine Entscheidung treffen muss.
Die Flowcon-Technik besagt, dass Entscheidungen so schnell wie möglich getroffen werden sollten, denn solange es keine Lösung gibt, hängt die Aufgabe am entsprechenden Abschnitt des Lebenszyklus.
Um die Benutzer nicht zu quälen, haben wir die Liste der Aufgaben in drei Hauptabschnitte unterteilt: Treffen Sie eine Entscheidung, vervollständigen Sie und nur eine Liste aller Aufgaben.
Auf der Registerkarte „In Arbeit“ werden alle Aufgaben gesammelt, für die der aktuelle Benutzer des Systems eine Entscheidung treffen soll:
Das Schöne ist, dass Sie nichts suchen müssen. Ich ging in Form einer Aufgabenliste und sah sofort, wo Sie Ihre Lösung brauchen. Er zerstreute alles und nahm die Hinrichtung auf. Die normale Entscheidungsliste ist leer.
Aber die Flasche wäre keine Flasche, wenn sie die Entscheidungsfindung nicht kontrollieren würde. In den Flowcon-Einstellungen gibt es für jeden Lösungstyp einen Zeitstandard:
Es ist klar, dass Sie im wirklichen Leben nicht alle Benutzer mit demselben Standard beschreiben können - jemand kann wirklich nicht innerhalb einer Stunde eine Entscheidung treffen? Daher ist es möglich, einzelne Nummern in der Benutzererweiterung festzulegen:
Dementsprechend wird in der Liste „Treffen Sie eine Entscheidung“ die Antwortzeit angezeigt, damit sich die Person keine Sorgen macht:
Aufgabenparameter
Aufgabenparameter - Dies ist eine Bewertung in Bezug auf Punkte, Dringlichkeit / Wichtigkeit und Frist:
Die Bewertung der Aufgabe in Punkten ist das Wichtigste. In der Flowcon-Methodik ist ein ganzer Abschnitt diesem Thema gewidmet, daher werde ich ihn nicht wiederholen.
Um die Frist für die Aufgabe festzulegen oder nicht, entscheidet der Initiator. Ich habe keine definitive Empfehlung, ob eine Aufgabe eine Frist benötigt oder nicht. Es ist wichtig zu verstehen, was dieser Begriff bedeutet.
Das einzige, was ich beachten möchte, ist: Es muss noch eine bestimmte Zeitspanne geben, sonst wird das Prioritätssystem (siehe unten) dazu führen, dass die Aufgabe niemals gelöst wird. Daher haben wir zwei Optionen in den Einstellungen:
Eine angemessene Frist ist eine bestimmte Standardfrist, die für alle Aufgaben festgelegt wird, wenn der Initiator kein genaues Datum angegeben hat. Das Kontrollkästchen „Immer einen Termin festlegen“ ist ein reines Schnittstellenkästchen und setzt bei jeder neuen Aufgabe das Flag „Muss bis zum Termin abgeschlossen sein“.
Dringlichkeit und Wichtigkeit sind nach der Eisenhower-Matrix Prioritäten. Da wir verstehen, dass die Meinung des Initiators und der verantwortlichen Person unterschiedlich sein kann, können wir jedem Priorität einräumen. Diese Angaben sind nicht erforderlich.
Prioritätssystem
Das Prioritätssystem ist einer der wichtigsten Teile der Flasche. Die Methodik hat viel darüber geschrieben, warum es wichtig ist, die Fähigkeit zur Auswahl einer Aufgabe für den Darsteller zu maximieren - die Effektivität wird nur davon profitieren und die Person wird nicht leiden.
Wir haben lange darüber nachgedacht, wie wir ein Prioritätssystem einrichten können, und sind zu der einfachsten Lösung gekommen - der Zusammenfassung einzelner Schätzungen für jeden Faktor, der die Priorität beeinflusst. Jetzt gibt es fünf solche Faktoren (es wird mehr geben):
Sie geben einfach Prioritätspunkte für jeden Faktor ein, und das System prüft die Aufgabe. Wenn der Faktor vorhanden ist, werden sie zur Gesamtprioritätszahl hinzugefügt. Wenn Sie beispielsweise nur einen Faktor ausgewählt haben - die Dringlichkeit des Initiators - und ihm 2 Punkte setzen, hat die dringende Aufgabe Priorität 2 und nicht dringend - 0.
Ich werde etwas mehr über den Status des Puffers sagen. Ein Puffer ist die Zeitspanne vom Datum der Arbeitsaufnahme bis zum Stichtag. Lassen Sie es zum Beispiel 10 Tage sein.
Zu jedem Zeitpunkt befinden wir uns irgendwann in diesem Segment. Ein Tag ist vergangen - das bedeutet hinter 10% des Segments. Drei Tage vergingen - 30% usw.
Dementsprechend gibt es eine umgekehrte Zahl - wie viel Zeit bis zum Stichtag verbleibt. Wenn ein Tag vergangen ist, bleiben 90% übrig. Wenn drei Tage vergangen sind, bleiben 70% usw. übrig. Dies ist der Status des Puffers.
Dann ist alles einfach. In der Prioritätseinstellung geben Sie eine Zahl mit der Bezeichnung "Pufferstatuslimit" ein. Dies ist der Betrag, der der Priorität hinzugefügt wird, wenn der Pufferstatus Null ist, dh die Frist für die Ausführung der Aufgabe ist abgelaufen. Und bis die Frist abgelaufen ist, wird diese Zahl mit der Länge des verstrichenen Zeitabschnitts multipliziert.
Sie geben beispielsweise eine Bewertung von 10. Wenn 30% der Zeit vergangen sind, wird 3. zur Priorität hinzugefügt. Wenn die Aufgabe gerade festgelegt wurde, wird 0. hinzugefügt. Wenn keine Zeit mehr vorhanden ist, werden 10 hinzugefügt.
Und wenn die Frist bereits abgelaufen ist, werden mehr als 10 hinzugefügt. Wenn beispielsweise 150% der Zeit verstrichen sind, werden 15 hinzugefügt. Somit geht keine Aufgabe verloren und geht nicht verloren.
Die Prioritätseinstellungen werden im Verzeichnis "Warteschlangeneinstellungen" gespeichert. Da dies eine Referenz ist, können Sie so viele Einstellungen vornehmen, wie Sie möchten. Die standardmäßig funktionierende Hauptfunktion wird in den Flowcon-Einstellungen angegeben. Für einen bestimmten Künstler können Sie ihn in der Benutzererweiterung überschreiben.
Der Hauptpunkt, den wir in das Prioritätensystem aufnehmen, ist die Einfachheit. Beide Einstellungen und Verwendung. Das Prioritätssystem muss einmal eingerichtet werden, und um es lange zu vergessen, funktioniert es von selbst.
Wenn die Prioritäten gemäß der Eisenhower-Matrix statisch sind, sind sie gemäß dem Status des Puffers dynamisch. Das System vergisst nicht, dass die Zeit abgelaufen ist, und verschiebt automatisch Aufgaben in die Warteschlange, um Verzögerungen zu vermeiden.
Jede Aufgabe wird zugewiesen und die Nummer in der Warteschlange wird automatisch neu gezählt. Die Warteschlange ist an den aktuellen Ausführenden gebunden, d. H. Jeder hat seine eigenen.
Die aktuelle Nummer in der Warteschlange und Priorität kann in Form einer Aufgabe angezeigt werden:
Also in der Liste der Aufgaben zur Ausführung:
Die Liste der Aufgaben ist natürlich nach der Nummer in der Warteschlange sortiert. Der Auftragnehmer sollte sie einfach in Ordnung bringen und tun. Und wenn er es nicht tut, wird die Flasche es zeigen.
Berichte
Der Auftragnehmer respektiert die Bestellung oder nicht, ist im Bericht „Zeitplan für Abweichungen von der Linie“ sichtbar:
Wenn der Executor die Aufgabe als erledigt schließt, merkt sich das System, an welcher Position sich die Warteschlange befand. Nun, und zeichnet auf der Grafik die Anzahl der Abweichungen für den Zeitraum. Die Abweichung ist die Differenz zwischen der Position in der Warteschlange zum Zeitpunkt des Schließens und der Einheit.
Wie Sie sehen, haben wir ein großes Problem mit Oksnosoft. Und als sie zur Flasche gingen und sahen, packten sie ihre Köpfe und begannen sich zu korrigieren - der Zeitplan ging unter.
Der zweite Bericht ist das Leistungsdiagramm. Dies ist der wichtigste Bericht, in dem die Effektivität der Darsteller per Video gesteigert wird. Das Diagramm zeigt die Anzahl der Punkte abgeschlossener Aufgaben in Bezug auf den Zeitraum.
Zum Beispiel ist Folgendes mit unserer Effektivität passiert:
Es ist deutlich sichtbar, als wir in den Urlaub fuhren - März und August gab es einen Fehler bei den Gesamtpunkten. Obwohl der Trend im Allgemeinen positiv und sehr beeindruckend ist.
Ein ebenso wichtiger Bericht, der dem Koordinator jeden Tag zuallererst notwendig ist, ist die „Kontrolle der ausübenden Künstler“.
Dieser Bericht befindet sich in einem Fenster. Sie müssen niemanden ziehen, fragen, wer wie arbeitet, wer wie viel getan hat. Ich ging hinein und schaute.
Was wichtig ist - die Ausführung von Aufgaben wird durch Zeiträume unterteilt, um den Einfluss von „Ausbrüchen“ zu vermeiden - zum Beispiel, wenn der Ausführende heute eine große Aufgabe abgeschlossen hat und seit Anfang des Monats nichts mehr getan hat. Hier sehen Sie sofort einen Monat, eine Woche und heute. Eine rote Hintergrundbeleuchtung hilft zu verstehen, wer eine normale Dynamik hat und wer Schwierigkeiten hat. Guter Grund zum Reden.
Die Anzahl der Berichte wird zunehmen, bisher nur diejenigen, auf die nicht verzichtet werden kann.
Sofortige Bewertungen
Die wichtigste Richtung bei der Entwicklung des Systems ist die sofortige Bewertung. Da wir wissen, wie schnell Performer arbeiten, wie sie die Warteschlange einhalten, wie sie die Fristen einhalten, können wir Vorhersagen treffen. Zum Beispiel, wie viel Echtzeit eine Aufgabe benötigt.
Die Funktionalität von Sofortschätzungen ist noch nicht abgeschlossen, solange es nur einen Parameter gibt - die aktuelle Geschwindigkeit, d.h. Wie viele Punkte erzielt eine Person pro Tag?
Es kann in Form der Wahl des Künstlers gesehen werden:
Die verantwortliche Person, die die Bewertung der Aufgabe kennt, kann anhand der aktuellen Geschwindigkeit sofort herausfinden, wem es besser ist, sie anzuvertrauen.
Kommentare
Was ist ein Task-Management-System ohne Debatte? Wir haben auch Kommentare.
Die Kommentare sind hierarchisch, daher ist klar, wer wen und wem antwortet. Die Berücksichtigung des Lesens von Kommentaren wird beibehalten, daher werden diejenigen, die etwas zu lesen haben, fett hervorgehoben:
Zusammenarbeit
Die Technik der Flasche besagt, dass Menschen zusammenarbeiten sollten. Es kommt oft vor, dass eine Person einer anderen hilft, ein Problem zu lösen. Für uns ist es wichtig, dass der Beitrag jedes einzelnen berücksichtigt wird. Daher können wir bei der Aufgabe die Liste der ausübenden Künstler klären und für jeden den Koeffizienten der Erwerbsbeteiligung (KTU) bestimmen:
Die Punkte für die Aufgabe werden proportional zur KTU zwischen den Darstellern aufgeteilt. Es scheint also ehrlicher zu sein.
Übrigens, während ich einen Artikel schrieb, wurde meine gesamte Liste der Aufgaben, um eine Entscheidung zu treffen, rot:
Im Moment scheint alles zu sein.