Auswahl eines Dateispeichersystems für die Teamarbeit

Wir arbeiten mit großen Medienmengen: Videos, Renderings, Fotos, Illustrationen. Um kollektive Arbeit zu gewährleisten, benötigen wir einen ständigen allgemeinen Zugriff auf alle diese Dateien.

Irgendwann reichte unser eigener Server nicht mehr aus, und wir suchten nach Cloud-Speicher, der unsere Anforderungen erfüllt.

Wir vergleichen den beliebten Cloud-Speicher für Unternehmen: Google Drive, DropBox, Citrix ShareFile und Microsoft OneDrive.

Unsere Cloud-Speicheranforderungen:

• Unbegrenztes Datenvolumen - wir haben viele Daten, durchschnittlich etwa 10 TB. Ich möchte nicht ständig darüber nachdenken, wie viel ich diesen Monat mehr Plätze kaufen muss und warum die Quote plötzlich endet.
• Dateiversionierung und Protokollierung - git hat uns gelehrt, dass alle Änderungen angezeigt und rückgängig gemacht werden können. Daher sollten die Dateien genau gleich sein: Jede Änderung, Löschung sollte reversibel und leicht zu kontrollieren sein.
• Berechtigungen - Keine öffentlichen Ordner mehr für alle verfügbar. Jeder Mitarbeiter muss seinen eigenen Anwendungsbereich haben.
• Ohne Registrierung hochladen - Kunden sollten nicht länger nach Datei-Hosting-Diensten suchen, um uns eine umfangreiche Datei zu senden. Dateien sollten sofort ohne Zwischendienste in unser Repository hochgeladen werden.

Wie es vorher war

Wenn es weniger Daten gab und es keine Cloud-Dienste gab (für angemessenes Geld), mussten wir einen starken Server mit knusprigen Festplatten in einem RAID-Array halten. Der Zugang dazu erfolgte über SMB. Es war notwendig, sich ständig um ihn zu kümmern, die Festplatten zu wechseln und ein Backup zu erstellen. Einmal im Monat passierte ihm etwas: Entweder sank die Schreib- / Lesegeschwindigkeit stark, oder auf einen Ordner oder eine Datei konnte aufgrund ungültiger Zeichen im Namen usw. nicht mehr zugegriffen werden.

Wenn mehr Mitarbeiter beschäftigt waren, begannen sie, remote und sogar unter verschiedenen Betriebssystemen zu arbeiten: Windows, MacOS. Um auf den Server zugreifen zu können, musste ich ein VPN bereitstellen, das den Zugriff auf Dateien ermöglichte, wenn auch langsam. Irgendwann wurde klar, dass dieser Ansatz veraltet war und wir begannen, nach einem Ersatz zu suchen.

Lagerkapazität und Preise

Wir speichern große Datenmengen, durchschnittlich etwa 10 TB. Während der aktiven Arbeit kann sich diese Zahl um ein Vielfaches erhöhen. Projekte müssen nach Auslieferung an den Kunden mehrere Monate oder sogar für immer gelagert werden. Daher benötigen wir unbegrenzten Speicherplatz, damit wir nicht jeden Monat darüber nachdenken müssen, wie viele Gigabyte wir kaufen müssen.

Die Anzahl der Mitarbeiter variiert innerhalb von zehn, daher werden wir der Einfachheit halber die Tarifkosten für 10 Mitarbeiter berücksichtigen.

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Lautstärke	Nicht begrenzt	Nicht begrenzt	Nicht begrenzt	Nicht begrenzt
Preis pro 10 Benutzer pro Monat	150 $	200 $	100 $	125 $

Die meisten Dienste haben einen solchen Preis nur, wenn sie ein Jahr im Voraus bezahlen, und wenn sie monatlich zahlen, ist der Preis 20-40% höher. Dies muss berücksichtigt werden.

Versteckte Einschränkungen

Wenn etwas als unbegrenzt angezeigt wird, müssen Sie normalerweise unter bestimmten Bedingungen nach feinem grauem Text suchen. Jeder Dienst hat seine eigenen Eigenschaften, die auf einen Blick nicht erkennbar sind. Für manche sind sie so seltsam, dass sie für unsere Aufgabe völlig unbrauchbar werden.

• Dropbox - Maximal 50 GB Upload-Dateigröße
  
• Citrix ShareFile - Die maximale Größe der Upload-Datei beträgt 100 GB. Nicht sehr viel, aber erträglich.
• Google Drive - Google Drive hat eine maximale Dateigröße von 5 TB!
  

  Für jedes Konto oder freigegebene Laufwerk beträgt die maximale Größe einer einzelnen Datei, die heruntergeladen oder synchronisiert werden kann, 5 TB. Die maximale Anzahl von Dateien, die an einem Tag heruntergeladen werden können, beträgt 750 GB
  
  G Suite Administratorhandbuch

Microsoft OneDrive

In Microsoft OneDrive-Geschäftsraten ist die maximale Dateigröße auf 15 GB begrenzt. Dies ist nur eine Art Missverständnis! Zu einer Zeit, in der selbst preisgünstige Kameras Videos mit einer Bitrate von 200 Mbit / s aufnehmen und problemlos Dateien mit einer Größe von Hunderten von Gigabyte erstellen. Diese Einschränkung macht den OneDrive-Dienst für uns völlig nutzlos.

Selektive Synchronisation

Die Buchhalterin Svetlana benötigt kein Video auf dem 2-TB-Computer, mit dem der Videograf Andrey arbeitet. Dazu muss das System über eine selektive Synchronisationsfunktion verfügen, dh der Benutzer muss manuell notieren, welche Dateien er lokal auf dem Computer benötigt und welche nur auf Anfrage. Alle vier Dienste unterstützen diese Funktion. Mit der Google Drive-Anwendung können Sie jedoch nur Ordner im Stammverzeichnis der Festplatte markieren. Das heißt, Sie können die Synchronisierung nicht nur für Buchhaltung -> Berichte -> 2018 aktivieren, sondern nur für den gesamten Buchhaltungsordner .

Zugangsrechte

Verschiedene Mitarbeiter sollten nur auf bestimmte Ordner und Dateien zugreifen können. Das System sollte ein detailliertes Protokoll der Berechtigungen und Änderungen des Dateizugriffs führen. Alle vier Systeme verfügen über eine solche Funktionalität. Citrix ShareFile und DropBox können Benachrichtigungen beim Zugriff auf bestimmte Dateien und Ordner aktivieren. Dies kann für Dateien mit speziell geschützten Informationen hilfreich sein. Sie können beispielsweise eine Warnung für den Zugriff auf Client-Bankdateien und einige Dokumente festlegen und sich darüber im Klaren sein, dass sich jemand außerhalb der Geschäftszeiten plötzlich diesen Dateien zugewandt hat.

Versionierung

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Dateiversionierung

Wer hat versehentlich eine Datei aus einem freigegebenen Ordner gelöscht? Für welche Nummer haben wir dort das letzte Backup? Kann jemand überleben? Dies ist eine sehr unangenehme Situation. Es macht besonders Spaß, wenn jemand von zu Hause aus einen Verschlüsselungsvirus gestartet und alle Dateien, auf die er Zugriff hat, beschädigt hat. Zusätzlich zu Notfallsituationen ist es häufig erforderlich, ein Rollback auf eine ältere Version einer Datei durchzuführen, um Änderungen zu vergleichen oder Probleme zu beheben. Zuvor mussten Sie sich dazu an den Administrator wenden, der es aus der Nachtsicherung erhalten hat. Und wenn sich tagsüber Änderungen ereigneten, gingen diese verloren.

Jetzt können wir sofort auf jede Version der Datei zugreifen. Es ist besonders schön, dass Sie sehen können, von welchem ​​Benutzer die Änderungen vorgenommen wurden. Dies schließt Situationen aus, in denen Sie sagen können: " Ich bin es nicht, es war es bereits ."


Liste der Dateiänderungen in ShareFile mit dem Datum und dem Konto, an dem die Änderungen vorgenommen wurden.

Dateianforderung und anonymer Download

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Anonymer Download

Eine häufige Situation - ein Kunde oder ein Freiberufler möchte große Dateien an Sie übertragen. In unserem Fall handelt es sich um ein Video oder ein Rendering. Und die Qual beginnt: „Und wo soll man 100 Gigs spielen? Vielleicht ist es besser, einen Kurier mit einer Festplatte zu schicken? Und wie benutzt man den FTP / SFTP-Client? “. Selbst wenn ein Client eine Datei für einen Datei-Hosting-Dienst veröffentlicht, muss sie zuerst heruntergeladen und dann für alle Mitarbeiter in einen freigegebenen Ordner heruntergeladen werden. Und wenn es viele Dateien gibt und diese groß sind, ist es viel bequemer, sie sofort in unser Repository hochzuladen.

Zuvor mussten wir ein temporäres Konto auf dem FTP-Server erstellen und es an den Client ausgeben. Unterwegs wird erklärt, wie der FTP-Client konfiguriert wird, wie der Download nach einer Pause wiederhergestellt wird usw. Jetzt können Sie einfach in einem beliebigen Ordner auf "Dateien anfordern" klicken, und der Dienst erstellt einen anonymen Link, über den Sie Dateien über einen Browser hochladen können. In diesem Fall ist nur das Herunterladen zulässig. Sie können nicht sehen, was sich bereits im Ordner befindet, oder es auf dem Server anzeigen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, temporäre Konten für Kunden zu erstellen und deren Löschung zu überwachen. Diese Funktion wird nur von ShareFile und Dropbox unterstützt.

WebDAV- und FTP-Zugriff

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Webdav			Durch Programme von Drittanbietern
FTP (S)

In einigen Fällen ist die Installation von Software von Drittanbietern auf einem Computer nicht wünschenswert oder unmöglich, beispielsweise auf Unternehmenssystemen. ShareFile hat Zugriff über (S) FTP und WebDAV. Google Drive verfügt über Programme von Drittanbietern für den Zugriff auf das Laufwerk über WebDAV. Für alle Programme muss jedoch der Zugriff auf das Konto an Dritte übertragen werden. Dropbox unterstützt keine Protokolle von Drittanbietern. Der Zugriff ist nur über den Client möglich.

Clients für diese Protokolle sind in die meisten Betriebssysteme integriert. Richtig, der macOS-Client stellt WebDAV aus irgendeinem Grund häufig im schreibgeschützten Modus bereit.


Der Citrix ShareFile-Speicher kann über WebDAV verbunden werden, ohne dass Software von Drittanbietern installiert werden muss

Fazit

Wir haben Microsoft Onedrive aufgrund der lächerlichen Dateigrößenbeschränkung von 15 GB sofort eingestellt. Das Google-Laufwerk erlaubt keine normale Verwendung des Laufwerks ohne E-Mail in der G-Suite (früher Google Apps). Daher wählen wir derzeit zwischen Dropbox und Citrix ShareFile. Der entscheidende Faktor wird meines Erachtens die Qualität der Software sein, da die Dienstleistungen ansonsten ähnlich sind. Jeder hat seine eigenen Kuriositäten. Beispielsweise beendet das Dropbox for Windows-Programm die Synchronisierung von Dateien irgendwann stillschweigend, obwohl äußerlich keine Anzeichen eines Problems vorliegen. Es wird durch Bereinigen des temporären Systemordners behandelt.