Was ist ein RPA? Sie können einem kleinen Kind sagen: „Der Roboter spült das Geschirr für Sie und reinigt den Raum, und Sie können Ihre Zeit mit Spielen und Büchern verbringen“ und dem Leiter einer großen Organisation: „Dies ist ein leistungsstarkes, aber einfaches Werkzeug, um Geschäftsprozesse schneller zu machen. mit weniger Fehlern und weniger Ressourcen. "
Robotik hat großes Potenzial. Der RPA löst bereits eine ganze Reihe von Aufgaben: Migriert Daten, erstellt Berichte, entfernt Routine aus Geschäftsprozessen, schult neue Mitarbeiter, integriert verschiedene Systeme, bietet Contact Center mit mehreren Kontakten, automatisiert die Arbeit mit primären Buchhaltungsdokumenten und ersetzt Tools automatische Tests und die Liste dauert lange.
Die RPA-Technologie ist in der einen oder anderen Form nicht neu, sie ist fast 20 Jahre alt, aber der Boom der Entwicklung war in den letzten zwei bis drei Jahren, mit dem Aufkommen neuer, starker Akteure und großer, erfolgreicher Projekte, die Unternehmen Milliarden von Dollar und Millionen von Arbeitsstunden ersparten.
Fast jede Einführung neuer Technologien beginnt mit einem Pilotprojekt. Der RPA-Pilot ist in der Regel einfach genug und zeigt konkrete Vorteile des Ansatzes. Wie bei vielen anderen Technologien, die eine wesentliche Änderung des Ansatzes zur Organisation von Produktionsprozessen erfordern, verursachen die nächsten Schritte für den Piloten häufig psychologische Schwierigkeiten.
Oft endet ein Pilot-RPA-Projekt mit einer MKHAT-Pause, einer Zeit intensiver Erwartung, in der bereits klar ist, dass die Angelegenheit notwendig ist, aber niemand weiß, wie man vom ersten Versuch zu einer ernsthaften Implementierung übergeht. Probleme, vor allem organisatorische, verursachen eine fast unüberwindbare Kluft auf dem Weg, und oft gibt es keinen klaren Weg, sie zu überwinden.
In diesem Artikel werde ich die bedingten Top-10-Probleme auflisten, die bei der Implementierung von RPA auftreten, und versuchen, einige praktische Empfehlungen zu geben, wie das RPA-Team „seine Flügel wachsen lassen“ und durch diesen Abgrund springen kann.
Wie können Sie die Einführung neuer Technologien behindern?
Nehmen Sie einen taktischen Ansatz für RPA
Taktik ohne Strategie ist Eitelkeit vor Niederlage.
Sun Tzu, Die Kunst des Krieges
Der Fehler ist, dass wir bei der Lösung aktueller Probleme mit Hilfe von RPA nicht an das strategische Ziel unserer Arbeit denken.
Oberflächlich betrachtet ist RPA ein Lebensretter für diejenigen, die viel Langeweile bei ihrer Arbeit haben: Daten von einem System auf ein anderes übertragen, einen Bericht über Materialien aus mehreren Datenbanken erstellen, die Routineaufgaben eines Buchhalters oder Administrators automatisieren usw.
Es besteht die Versuchung, die Toolbox einfach bereit zu halten und, wenn eine solche Situation erkannt wird, mit der Ad-hoc-Robotisierung zu beginnen oder, wie sie sagen, "ein Skript zu schreiben". Das Problem dabei ist jedoch, dass jede Initiative ein klar formuliertes globales Ziel und einen klaren Plan haben muss, um in den Augen der Unternehmensleitung an Gewicht und Bedeutung zu gewinnen.
Ohne einen solchen Plan ist es praktisch unmöglich, den Umfang der Initiative zu erreichen, und ohne Umfang wird niemand in der großen Firma bemerken, dass es so etwas gab. Der RPA wird ein Spielzeug in den Händen von Administratoren bleiben, die einst die Aufgabe hatten, "zu sehen, was für Roboter das sind". Aber sie werden es nicht bemerken - sie werden nicht helfen, ein Team zu bilden, sie werden dem Team kein Geld geben, sie werden die gesamte Richtung als hoffnungslos abschreiben.
Um dieses Problem zu vermeiden, müssen Sie zum Zeitpunkt des Starts des Pilotprojekts bereits klar verstehen, welches Ziel das Unternehmen mit dem RPA erreichen möchte, einen strategischen Plan auf hoher Ebene mit Meilensteinen, Kennzahlen usw. haben. Warum nicht zum Zeitpunkt des Abschlusses? Denn die Wahl des Pilotprozesses und die Bewertung seiner Ergebnisse - all dies ergibt sich natürlich aus der Wahl eines strategischen Ziels und der Methoden zu dessen Erreichung.
Implementieren Sie RPA als reine IT-Lösung
Krieg ist eine Fortsetzung der Politik.
Carl von Clausewitz, Über den Krieg
Der Fehler besteht darin, dass RPAs als Werkzeug für das IT-Team wahrgenommen werden und die gesamte Initiative dort vollständig übertragen, ohne ein Unternehmen zu verbinden und ein funktionsübergreifendes Team zu bilden
Wir sehen oft, dass die Trägheit des Denkens die Menschen dazu veranlasst, so zu argumentieren: „Dies ist ein Softwareprodukt, was bedeutet, dass es keine Beziehung zum Geschäft hat. Lassen Sie Experten mit ihm umgehen. “
RPA löst zunächst die Aufgaben und Probleme des Unternehmens und optimiert und automatisiert vorhandene Geschäftsprozesse im Unternehmen. Nur das Unternehmen weiß, was, wo und wie es zu tun ist. Dies bedeutet, dass das an der Robotik beteiligte Team Vertreter derjenigen umfassen muss, für die es arbeitet, um zu wissen, wo die routinemäßigsten und ineffektivsten Lösungen es wert sind, berücksichtigt zu werden an erster Stelle.
Oder umgekehrt, vergessen Sie die IT
Die Bewohner der Königreiche Wu und Yue lieben sich nicht. Aber wenn sie im selben Boot den Fluss überqueren und in einen Sturm geraten, retten sie sich gegenseitig, wie die rechte Hand mit der linken.
Sun Tzu, Die Kunst des Krieges
Das Unternehmen, das sich daran erinnert, dass IT-Mitarbeiter ständig Antworten auf verschiedene schwierige Fragen benötigen und den Fortschritt im Allgemeinen behindern, entscheidet, dass RPA sowohl allein als auch von externen Auftragnehmern durchgeführt werden kann. Gleichzeitig ist es natürlich nicht erforderlich, Dokumentationen zu erstellen, Konten anzufordern und alles, was die schnelle und effiziente Arbeit beeinträchtigt, da keine mehrmonatigen Genehmigungen erwartet werden.
Natürlich ist in fast jedem großen russischen Unternehmen die Anzahl der Verwaltungsverfahren, die zur Erstellung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung erforderlich sind, erstaunlich. Aber man muss verstehen, dass dies meistens keine Laune und Bürokratie ist, sondern eine echte, lebenswichtige Notwendigkeit.
Wenn Sie selbst eine so „einfache“ und „einfache“ Lösung wie einen RPA implementieren, müssen Sie noch über Sicherheit, Infrastruktur, Überwachungsroboter und eine Million anderer Dinge nachdenken, die ein Unternehmen ohne IT nicht tun kann. Es ist nicht schlecht, wenn ein Unternehmen versucht, Roboter zu betrachten, ohne darauf zu warten, dass sie diese Initiative entwickeln. Es ist nicht schlecht, wenn Geschäftsbenutzer Prozesse für sich selbst schreiben, aber natürlich sollten Sie DIT innerhalb des Unternehmens nicht von Anfang an in die Initiative einbeziehen. Es ist eine Katastrophe.
Ohne IT können Sie die Skalierung der Lösung, ihre normale Unterstützung und die Tatsache vergessen, dass Roboter häufig mithilfe von APIs, Powershell-Skripten, der Integration in Python-Skripten und anderen für das Unternehmen nicht klaren Dingen optimiert werden müssen.
Und Sie müssen das "Hier
nicht erfunden " -Syndrom überwinden, und unter IT-Mitarbeitern ist es stärker als jeder andere.
Automatisierung der „falschen“ Prozesse
Wenn Sie gewinnen wollen, treffen Sie das Herz des Feindes.
Carl von Clausewitz, Über den Krieg
Ein häufiger Fehler, der sich aus der Tatsache ergibt, dass das Team nach dem ersten erfolgreichen Schritt glaubt, alles tun zu können. Prozesse, die schwer zu automatisieren sind, werden ausgewählt und noch schlimmer, wenn sie aus politischen oder anderen Gründen zufällig zugewiesen werden, ohne darüber nachzudenken, warum dieser Prozess an das RPA-Team gelangt.
Bei der Auswahl von Prozessen für die Robotisierung müssen Sie sich auf diejenigen konzentrieren, die den größten Nutzen bei niedrigsten Kosten bringen können. Wenn man jedoch von den Vorteilen spricht, sollte man bedenken, dass dies einer von vielen Faktoren sein kann, deren Priorität von einem bestimmten Moment abhängt:
- Einsparung von Arbeitskräften und anderen Unternehmensressourcen
- Mitarbeitermotivation
- Verbesserung des Kundenservice
- Teams anziehen, die zuvor nichts über den RPA hören wollten
- Erhöhung des RPA in den Augen der Entscheidungsträger
Auf der anderen Seite gibt es mehrere Gründe, warum es sich lohnt, die Robotisierung des Prozesses aufzugeben oder zumindest darüber nachzudenken:
- Unbeweisbare Ressourceneinsparungen
- Unformalisierter Geschäftsprozess
- Stealth-Prozess für Entscheidungsträger
- Starke Ablehnung der Robotik durch diejenigen, denen sie helfen soll
- Technische Faktoren: die Komplexität der Robotik, das System, das sie bald herunterfahren wird, Probleme mit der Informationssicherheit usw.
Gleichzeitig sollte das wichtigste Auswahlkriterium immer eines sein: die Komplementarität des Prozesses des strategischen Ziels der Robotisierungsinitiative.
Versuchen Sie, eine "totale" Robotisierung zu erreichen
Krieg liebt den Sieg und mag keine Dauer.
Carl von Clausewitz, Über den Krieg
In der Robotik gilt die Pareto-Regel wie nie zuvor. Meistens kann der eine oder andere Prozess fast vollständig schnell robotisiert werden, und dann noch ein oder zwei Monate, um sich um ein „kleines“ Stück davon zu streiten, das sich als schwierig zu formalisieren herausstellte oder komplexe technische Lösungen erfordert, um reibungslos zu funktionieren.
In diesem Fall ist es sinnvoll, sich zu fragen, ob wir eine 100% ige Automatisierung des Prozesses wünschen oder was wir bereits getan haben, um dem Unternehmen Vorteile zu bringen und das RPA-Team auf eine andere Aufgabe umzustellen. Es ist fast immer möglich, den Prozess neu anzuordnen, sodass der Roboter alle „schmutzigen“ Vorbereitungsarbeiten ausführt, seine Ergebnisse an eine Person überträgt, um eine Entscheidung zu treffen, und dann führt der Roboter Routineschritte aus, um den Prozess abzuschließen. Wir können sagen, dass 80% der Automatisierung für die meisten Aufgaben mehr als ausreichend sind.
Zu Beginn des Weges der Robotisierung, wenn das Team nicht genügend Erfahrung gesammelt hat, ist es sinnvoll, leicht erreichbare Ziele zu wählen, die es Ihnen ermöglichen, Vertrauen in Ihre eigenen Fähigkeiten zu gewinnen, in den Augen des Unternehmens an Gewicht zu gewinnen und keine Angst vor Kompromisslösungen zu haben.
Verwenden Sie eine unangemessene Implementierungsmethode
Krieg ist ein Zufallsbereich: Nur in diesem Fremden wird ein so weites Feld aufgegeben, denn nirgendwo kommt menschliche Aktivität mit all seinen Seiten in Kontakt wie im Krieg.
Carl von Clausewitz, Über den Krieg
Ein Fehler, der auftritt, wenn nicht zwischen Projekten in beispielsweise SAP und RPA unterschieden wird.
Die Robotisierung bietet die maximale Wirkung, wenn wir viel weniger Zeit und Mühe darauf verwenden als auf die „vollwertige“ Automatisierung. Dies bedeutet, dass unbedingt versucht werden muss, sicherzustellen, dass die Robotisierung so schnell wie möglich erfolgt und die Arbeitskosten dafür erheblich und nachweislich geringer sind als bei anderen Lösungen für dasselbe Problem.
In großen Unternehmen äußert sich dieses Problem am häufigsten in der Tatsache, dass jede IT-Entscheidung getroffen wurde, eine Reihe von Überprüfungen und Genehmigungen durchzuführen, und dass das gesamte Projekt mit einer „harten“ Entwicklungsmethode wie RUP durchgeführt werden sollte.
Dieser Ansatz, der sich bei der Erstellung und Unterstützung großer Lösungen bewährt hat, stürzt bei Projekten ab, bei denen der gesamte Zyklus 2-3 Monate dauern sollte. Wenn der Prozess zwei- bis dreimal schneller automatisiert werden kann als alle erforderlichen Genehmigungen, müssen Sie den Ansatz ändern, Robotern die Möglichkeit geben, Prüfungen schneller zu bestehen, sie mit weniger Dokumentation zu begleiten usw.
Wenn der agile Ansatz zumindest für einige Produkte bereits verwendet wird, ist es sinnvoll herauszufinden, ob die Entwicklung von Robotern auch dieser Kategorie nicht zugeordnet werden kann.
Wo alles noch „ernst“ ist, müssen Sie viel Zeit darauf verwenden, zu trainieren und zu erklären, was Roboter sind, womit sie essen und warum sie eine besondere Behandlung benötigen.
Unterschätzen Sie die Kompetenzen und Ressourcen, die für die vollständige Umsetzung erforderlich sind
Wenn die Armee keinen Waggonzug hat, geht sie zugrunde; Wenn es kein Essen gibt, stirbt sie. Wenn es keine Bestände gibt, geht es zugrunde.
Sun Tzu, Die Kunst des Krieges
Die Konsequenz des lockeren Piloten ist, dass „Schwindel vom Erfolg“ entsteht, und es scheint, dass Sie von Sieg zu Sieg weiter gehen können, ohne ernsthafte Anstrengungen zu unternehmen.
Um einen Piloten zu erstellen, können Sie normalerweise die kostenlose Version der Plattform aus dem Internet herunterladen (z. B.
UiPath Community Edition oder
RPA Express ) und mit der Erstellung beginnen. Die Verwendung eines Teams von zwei oder drei Personen ist sehr realistisch, um den ersten Prozess in ein paar Monaten durchzuführen und zu starten. Für ein großes Unternehmen reicht dies jedoch nicht aus. Dutzende von Prozessen werden benötigt, um Geschäftsprozesse in verschiedenen Bereichen zu automatisieren, die auf einer Vielzahl von Computern, Servern und virtuellen Maschinen ausgeführt werden.
Der Beginn einer vollständigen Implementierung ist nicht möglich, ohne das Rückgrat des Teams, der Schulungsspezialisten, der Beschaffung der erforderlichen Ressourcen usw. zu sammeln. usw. All dies muss im Voraus durchdacht, vorbereitet und vereinbart werden. Es ist notwendig, diejenigen zu finden, für die die Aufgabe wirklich interessant sein wird.
Oft wird die Komplexität dieser Aufgabe in der Anfangsphase des Projekts unterschätzt, was in Zukunft zu unangenehmen Enttäuschungen führt.
Berechnen Sie den Effekt der Implementierung falsch
Seit jeher haben nur große Siege zu großen Ergebnissen geführt.
Carl von Clausewitz, Über den Krieg
Der Fehler tritt auf, wenn der Effekt der Implementierung von PRA nur auf der Grundlage der offensichtlichen Metrik „FTE-Einsparungen“ berechnet wird. Das Problem hierbei ist, dass in unseren Realitäten, in denen das Gehalt in den Regionen mit den Kosten einer Roboterlizenz vergleichbar ist, diese Metrik fehlschlägt und die meisten Prozesse unter der Grenze bleiben, wenn in 9 bis 12 Monaten ein positiver ROI erzielt werden kann (in den USA oder Westeuropa ist dies normalerweise der Fall 6 Monate).
Hier müssen Sie verstehen, dass die Wirksamkeit von RPA auf komplexere Weise gemessen wird als nur die Einsparung von Arbeitsstunden. Es muss berücksichtigt werden, dass die Prozesse viel schneller zu arbeiten beginnen und die mehrwöchigen „Wartelisten“ entladen werden und dass der Prozentsatz der Fehler, die zuvor durch den „menschlichen Faktor“ eingeführt wurden, und die Unfähigkeit, dem langen und komplizierten Prozess zusätzliche Überprüfungen hinzuzufügen, verringert werden.
Es ist noch schwieriger, Indikatoren zu messen, wie z. B. eine Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrer Arbeit (was weniger Entlassungen bedeutet, was eine geringere Personalbelastung bedeutet), verbesserte Kundenbeziehungen (ihre Anfragen werden schneller und fehlerfrei bearbeitet), eine bessere Prozesskontrolle und viele andere Faktoren.
Kurzfristig ist es schwierig, ein Modell zur Berechnung der Wirksamkeit von RPA zu erstellen, das alle diese Faktoren vollständig berücksichtigt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dies nicht erforderlich ist und dass ein solches Modell, obwohl es unvollständig oder vorläufig ist, ab den ersten Tagen des Bestehens des Roboterprogramms nicht existieren sollte.
Übrigens wird bei der Berechnung der Kosten berücksichtigt, dass der Roboter rund um die Uhr arbeitet, nicht krank wird, keinen Platz im Büro einnimmt, keine Steuern und Abzüge an die Pensionskasse zahlen muss usw. - Es stellt sich heraus, dass die Kosten des Roboters durchaus mit den Kosten des Mitarbeiters vergleichbar sind. Und das bedeutet, dass lebende Menschen echte Vorteile bringen, interessante Arbeit leisten und keine Dokumente von einem Ordner in einen anderen übertragen sollten.
Kümmern Sie sich nicht darum, wichtige Mitarbeiter des Unternehmens einzubeziehen
Das Militär muss den Politikern gehorchen.
Carl von Clausewitz, Über den Krieg
Wenn Entscheidungsträger nicht verstehen, was ein RPA ist, warum es benötigt wird und warum das Unternehmen daran beteiligt ist, wird es auf dem Weg der Robotik nicht weit kommen.
Sehr oft wird die Notwendigkeit einer vereinbarten RPA-Implementierungsstrategie unterschätzt, an der alle Unternehmensebenen beteiligt sind, vom Top-Management bis zu den Hauptdarstellern.
Dies ist besonders wichtig in der Anfangsphase, wenn sich das Programm noch nicht bewährt hat und es notwendig ist, sich auf seine Popularisierung einzulassen.
Unterstützung muss auch von oben erhalten werden: Damit das Unternehmen die Einführung von Robotern öffentlich unterstützen kann, wurde dies auf Hauptversammlungen, Einheiten, die Automatisierungsziele festlegen usw. erörtert. Unterstützung wird aber auch von unten benötigt: Die Mitarbeiter müssen verstehen, dass Roboter ihre Arbeit nicht wegnehmen, sondern langweilige Routineaufgaben wegnehmen, sich nicht in die Lösung von Problemen einmischen, sondern ihre Lösung vereinfachen. Das IT-Team muss verstehen, dass ihre Teilnahme nicht nur notwendig, sondern auch notwendig ist. Das Unternehmen muss verstehen, dass es ein entscheidendes Wort darüber hat, wie seine Prozesse robotisiert werden. Der Sicherheitsrat muss sicher sein, dass Roboter keine Sicherheitslücke schaffen usw.
Im Allgemeinen ist es wahrscheinlich am schwierigsten, wichtigen Mitarbeitern des Unternehmens zu erklären, warum sie einen RPA benötigen und wie er ihnen hilft, aber auch das Wichtigste, was ein Team tun muss.
Vergiss einen klaren Plan zu machen
Am schwierigsten ist es, sich besser auf den Sieg vorzubereiten. Dies ist ein unauffälliger Verdienst der Strategie, für den sie selten gelobt wird.
Carl von Clausewitz, Über den Krieg
In Zukunft ist es ein häufiges, aber leider nicht weniger wichtiges Problem, nicht ganz zu verstehen, warum, wo und wie wir dies tun werden.
Die strategische Entwicklung beinhaltet ein klar definiertes Ziel, das das gesamte RPA-Team teilen muss und das mit den Entscheidungsträgern vereinbart werden muss.
Eine solche Entwicklung sollte Benchmarks haben, die eng an die Zeit gebunden sind: „Bis 2020 sollen 10 Prozesse durchgeführt werden“, „Bis zum Ende des zweiten Quartals 19 werden HR-Prozesse um 50% robotisiert“, „In diesem Monat wird eine Bibliothek mit mindestens 50 wiederverwendeten Komponenten erstellt“, „ Übertragen Sie 20% der in der Entwicklung befindlichen automatisierten Tests auf die RPA-Plattform. “
Es sollte Metriken geben: NPS, FTE sparen, Roboter recyceln und so weiter.
Rollen im Team, Kriterien für die Auswahl von Prozessen, Kriterien für die Messung des Erfolgs und vieles mehr sollten definiert werden (oder geplant werden, um festgelegt zu werden).
All dies wird insgesamt dazu beitragen, nicht nur zu verstehen, ob die Implementierung von RPA in einem Unternehmen gut oder schlecht verläuft, sondern dies auch den interessierten Behörden oder dem Management verwandter Abteilungen überzeugend zu erklären. Es wird für die Menschen viel einfacher sein, sich an der Initiative zu beteiligen, wenn sie klar und deutlich erklären können, was sie tut und wie.
Auf Wunsch kann das zweite Zitat für diesen Artikel sicher unvergesslich werden
Es ist besser, einen Tag zu verlieren, aber dann in fünf Minuten zu fliegen.
G. Grif, "Flügel, Beine und Schwänze"
Abschließend
Ein RPA kann ein leistungsstarkes Werkzeug sein, um einem Unternehmen bei der digitalen Transformation zu helfen. Daher sollte seine Robotikstrategie Teil seiner gesamten Digitalisierungsstrategie sein.Damit Roboter dem Unternehmen helfen können, sich auf dem Weg in die digitale Zukunft zu bewegen, reicht es nicht aus, die magischen Wörter „RPA“, „ML“, „OCR“ zu sagen. Es ist notwendig, ein bisschen mehr zu arbeiten, damit ein freundliches, motiviertes und zielgerichtetes Team hinter diesen Worten steht einen klaren Aktionsplan und Unterstützung auf allen Ebenen der Organisation haben, vom Management bis zu normalen Mitarbeitern.Natürlich ist das nicht einfach, natürlich scheint der Abgrund auf dem Weg im wirklichen Leben manchmal unüberwindbar.Aber zum Abschluss des Artikels mit einem weiteren Zitat von Karl Clausewitz:Ohne Mut ist ein herausragender Kommandant unvorstellbar ... Wir betrachten sie als erste Voraussetzung für eine militärische Karriere.
Quelllinks
Bei der Vorbereitung des Artikels wurden Materialien verwendet- CSO (Strategiedirektor) UiPath Vargha Moayed „Vom Piloten zum vollständigen RPA-Einsatz“
- Carl Philipp Gottlieb von Clausewitz , Über den Krieg
- Song Zi , Die Kunst des Krieges
- Bilder von Robotern von Mobile Fighter G Gundam