Wir haben mehrmals darüber geschrieben, wie unsere Technologien
verschiedenen Organisationen und sogar
ganzen Staaten helfen, Informationen aus jeder Art von Dokument zu verarbeiten und Daten in Buchhaltungssysteme einzugeben. Heute werden wir Ihnen erzählen, wie
ABBYY FlexiCapture in einem der größten russischen Energieunternehmen implementiert wurde. Der Einfachheit halber nennen wir es die "Big Company".
Stellen Sie sich als regulären Buchhalter vor. Wir verstehen, das ist nicht einfach, aber versuchen Sie es trotzdem. Jeden Tag erhalten Sie eine große Menge an Papierrechnungen, Rechnungen, Zertifikaten und so weiter. Und vor allem viel - an den Tagen vor der Berichterstattung. Alle Angaben und Beträge müssen schnell und sorgfältig geprüft, nachgedruckt und in das Buchhaltungssystem eingegeben, Transaktionen manuell durchgeführt und Dokumente an das Archiv gesendet werden, damit sie später der internen Revision, dem Steuerdienst, den Zollbehörden und anderen zur rechtzeitigen Überprüfung vorgelegt werden können. Ist es schwierig Dies ist jedoch eine langjährige Geschäftspraxis, die in vielen Unternehmen existiert. Zusammen mit der Big Company haben wir diese sorgfältige Arbeit vereinfacht und bequemer gestaltet. Wenn Sie daran interessiert sind, wie es war, willkommen bei cat.
Die Big Company in Moskau hat viele Niederlassungen. Das Unternehmen kauft viele Geräte und Dienstleistungen für wirtschaftliche Aktivitäten: etwa 2000 Einkäufe pro Jahr. Der Papierkram in jeder Einheit, die die Beschaffung einleitet, wird von speziellen Mitarbeitern ausgeführt - Kuratoren von Verträgen.
Wie ist die Ausführung von Verträgen in einem großen Unternehmen? Wenn die Kuratoren eine Vereinbarung abschließen, erhalten sie viele wichtige Papierdokumente von Gegenparteien: Frachtbriefe, Servicezertifikate, Rechnungen, Zertifikate usw. Normalerweise scannt der Kurator Geschäftspapiere und fügt der Bestellung im Enterprise Resource Management System Scans hinzu. Der Finanzkontrolleur überprüft alle Daten manuell. Danach bringt der Kurator die Originaldokumente zur Buchhaltung. Oder ein Kurier tut dies, und das Verschieben von Dokumenten kann länger dauern - von einigen Stunden bis zu einigen Tagen.
Und alles wäre in Ordnung, aber in der Big Company, wie in vielen anderen Unternehmen:
- Papiere können mehrere Tage vor der Berichterstattung dem Rechnungswesen vorgelegt werden. Dann müssen Buchhalter die Nacht verbringen und am Arbeitsplatz schlafen. Es muss manuell überprüft werden, ob alle Konten, Rechnungen usw. korrekt ausgefüllt sind. Wenn alles korrekt ist, druckt der Mitarbeiter die Daten im Buchhaltungssystem erneut und bucht sie. Gleichzeitig drucken 90% der Zeit des Buchhalters Daten nach - Details, Beträge, Daten, Artikelnummern usw. Aus diesem Grund besteht die Gefahr eines Fehlers.
- Dokumente können bereits fehlerhaft sein. Und manchmal gibt es nicht genügend Konten oder Zertifikate. Manchmal wird dies in den letzten Tagen vor der Berichterstattung geklärt. Aus diesem Grund kann sich der Zeitpunkt der Genehmigung von Dokumenten verzögern.
- Nach der Buchung speichern Buchhalter Rechnungen, Rechnungen und Handlungen in separaten Papier- und elektronischen Archiven. Warum verursacht dies Schwierigkeiten? Wenn die nächste staatliche oder steuerliche Prüfung zur Rechnungslegung kommt, müssen die Mitarbeiter lange nach Dokumenten suchen.
Nach wie vor sah das Rechnungslegungsschema in der Big Company folgendermaßen aus:
Big Company war das erste Unternehmen in der Energiewirtschaft, das beschlossen hat, dieses System neu aufzubauen und zu vereinfachen, um Geschäfte abzuschließen und Berichte schneller einzureichen, um Marktveränderungen während des Einkaufs besser zu bewerten und seine Finanzstrategie zu planen. Allein die Änderung des seit langem etablierten Rechnungslegungsschemas war nicht einfach, daher entschied sich das Unternehmen, es zusammen mit seinem Partner - ABBYY - umzuwandeln.
Kaum gesagt als getan
Das ABBYY-Spezialistenteam stellte die universelle Plattform
ABBYY FlexiCapture für die intelligente Informationsverarbeitung in Big Company vor und richtete
Folgendes ein :
- Flexible Beschreibungen (Datenextraktionsvorlagen) zur Bearbeitung von Dokumenten. Darüber, was es ist und warum es notwendig ist, haben wir hier und hier ausführlich über Habré gesprochen. „Big Company“ verarbeitet mit Hilfe einer Lösung mehr als 30 Arten von Dokumenten (z. B. ein Zertifikat über installierte Geräte oder ein Zertifikat über die Vergütung von Agenten) und extrahiert daraus über 50 Attribute (Belegnummer, Gesamtbetrag mit Mehrwertsteuer, Name des Käufers, Verkäufers, Auftragnehmers, Warenmenge und usw.);
- Connector zum Überprüfen und Hochladen von Daten, die ABBYY FlexiCapture, SAP und OpenText miteinander verbinden. Dank des Konnektors wurde es möglich, die Daten aus der Bestellung und dem Vertrag für verschiedene Verzeichnisse automatisch zu überprüfen. Wir werden weiter unten darüber sprechen.
- Export von Dokumenten in ein elektronisches Archiv basierend auf OpenText. Jetzt werden alle Scans von Dokumenten an einem Ort gespeichert.
- Entwurf von Buchhaltungseinträgen in SAP ERP mit Links zum Scannen von Dokumenten.
Anschließend entwickelten die Mitarbeiter von ABBYY und Big Company ein Suchformular, mit dem der Buchhalter wichtige Konten anhand eines beliebigen Attributs im elektronischen Archiv schnell finden und für Steuerprüfungen bereitstellen konnte.
Die Suche ist nach 26 verschiedenen Kriterien möglich (das Bild ist anklickbar):
Nachdem die Big Company das gesamte System erfolgreich getestet hatte, wurde es in Betrieb genommen. Das gesamte Projekt, einschließlich Genehmigung, Klärung und Verfeinerung, wurde in 10 Monaten umgesetzt.
Das Arbeitsschema nach der Einführung von ABBYY FlexiCapture in der Big Company:
Es scheint Ihnen, dass sich nichts geändert hat? Ja, der Geschäftsprozess ist derselbe geblieben, nur dass die Maschine jetzt die meisten Funktionen ausführt.
Posting fertig!
Wie geht es jetzt? Angenommen, der Kurator des Vertrags hat eine Reihe von Primärdokumenten über einen Vertrag über die Lieferung von Pumpen für ein Wärmekraftwerk oder beispielsweise den Bau von Heizungsnetzen erhalten. Der Spezialist muss die Vollständigkeit und den Inhalt der Dokumente nicht mehr selbst überprüfen, den Kurier anrufen und die Originaldokumente an die Buchhaltung senden. Der Kurator scannt einfach die signierten Primärdokumente, und dann nimmt die Technologie die Angelegenheit auf.
Mit einem Netzwerk-Scan-System sendet ein Mitarbeiter Scans im TIFF- oder PDF-Format an seinen Hot Folder oder an E-Mails. Anschließend öffnet er die Eingabestation ABBYY FlexiCapture und wählt den zu verarbeitenden Dokumenttyp aus. Zum Beispiel „Kauf von Werken / Dienstleistungen mit Maklergebühren“, „Erhalt von materiellen und technischen Ressourcen (MTR)“ oder „Immobilienbuchhaltung“.
Die Art und Anzahl der Arten der erforderlichen Dokumente und Daten, die das System klassifizieren, erkennen und überprüfen sollte, hängt von der Art des Kits ab.
Der Kurator lädt Scans zur Erkennung herunter. Das System überprüft automatisch die Verfügbarkeit aller Dokumente, den Inhalt jedes Papiers und der Server erkennt Details - Vertragsdatum, Betrag, Adresse, TIN, KPP und andere Daten. Big Company ist übrigens das erste Energieunternehmen in Russland, das diesen Ansatz anwendet.
Wenn der Kurator nicht alle Dokumente heruntergeladen hat oder einige Daten nicht auf einem Frachtbrief angegeben sind, bemerkt das System dies und fordert den Mitarbeiter sofort auf, den Fehler zu korrigieren:
Das System schwört und fordert Sie auf, die fehlenden Dokumente hinzuzufügen (im Folgenden können Screenshots angeklickt werden):
Das System hat festgestellt, dass das Dokument abgelaufen ist:
Somit muss der Mitarbeiter nicht mehr feststellen, ob das Dokument korrekt ausgeführt wird. Wenn alles korrekt ist, werden die meisten Datenprüfungen direkt auf der Eingabestation automatisch durchgeführt. Geben Sie einfach die in SAP ERP angegebene Bestellnummer ein. Danach werden die erkannten Daten mit den in SAP verarbeiteten Informationen verglichen: TIN und Prüfpunkt der Gegenpartei, Vertragsnummern und -beträge, Mehrwertsteuer, Produkt- oder Dienstleistungsnomenklatur. Die Verarbeitung und Überprüfung eines Dokuments dauert nur wenige Minuten.
Entsprechend den Details - TIN und PPC - können Sie das Unternehmen aus dem Verzeichnis auswählen:
Wenn in der Rechnung oder Rechnung ein Fehler vorliegt, wird das Dokument für den Export in das Archiv nicht übersprungen. Wenn das Dokument beispielsweise falsch zusammengesetzt ist oder eines der Zeichen falsch erkannt wird, zeigt das System dies an und fordert den Mitarbeiter auf, alle Ungenauigkeiten zu korrigieren. Hier ist ein Beispiel:
Das System stellte fest, dass CJSC Vasilek nicht in die Liste der Lieferanten der Big Company aufgenommen wurde.
Auf diese Weise können Mitarbeiter Fehler verfolgen, noch bevor der Beleg in die Buchhaltungsabteilung gelangt ist.
Wenn alle Prüfungen erfolgreich bestanden wurden, wird mit einem Klick die gescannte Kopie des Dokuments an das elektronische OpenText-Archiv gesendet, und ein Link und eine Karte mit ihren Metadaten werden in SAP angezeigt. Der Buchhalter oder Kurator kann jederzeit im elektronischen Archiv nach einer Liste von Dokumenten für die gewünschte Reihenfolge suchen und Informationen darüber, wer in welchem Zeitraum mit welchem Ergebnis die Dokumente verarbeitet hat.
Petr Petrovich schaute in das elektronische Archiv, ...
... um zu sehen, wer die Dokumente für die Bestellnummer 1111 hochgeladen hat.
Nach dem Hochladen von Daten und Scans von ABBYY FlexiCapture zu SAP wird ein Buchungsentwurf mit vorab ausgefüllten Daten und Links zum Scannen von Dokumentenbildern angezeigt.
Entwurfsverdrahtung:
Anschließend erhält der Buchhalter per E-Mail eine Benachrichtigung mit einem Link zum fertigen Entwurf und scannt. Der Spezialist muss nicht mehr mit Papier leiden. Er kann in Scans nur den Gesamtbetrag der Transaktion, das Vorhandensein eines Siegels, einer Unterschrift und einer Post überprüfen. Die Buchhalterin verbringt jetzt weniger als eine Minute mit ihr.
Projektzusammenfassung
- Mit ABBYY-Technologien vereinfachte und beschleunigte Big Company nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Finanzkontrolle. Um eine Buchung vorzunehmen, müssen Mitarbeiter nicht mehr auf den Kurier mit den Originaldokumenten warten - nur einen Klick, um einen Scan mit bereits verifizierten Daten aus dem elektronischen Archiv zu erhalten. Es stimmt, ein Papierdokument wird noch benötigt. Aber jetzt kann es später an die Buchhaltung gesendet werden. Wenn er dort ankommt, setzt der Mitarbeiter ein Häkchen in das Buchhaltungssystem „Original Received“.
- Die Mitarbeiter erhalten sofort alle erforderlichen Daten über die Transaktion aus Scans, führen zeitnahe Transaktionen durch und bereiten alle Dokumente für die Berichterstattung im Voraus vor. Jetzt haben sie keine Angst vor internen oder externen Kontrollen.
- Buchhalter führen Finanztransaktionen dreimal schneller durch, und Big Company schließt den Berichtszeitraum 10 Tage früher ab.
- Alle Filialen der Big Company speichern Buchhaltungsunterlagen in einem einzigen elektronischen Archiv. Dank dessen können Sie jede Rechnung, jeden Vertrag oder jede geleistete Arbeit sowie alle Attribute davon (Betrag, Mehrwertsteuer, Produkt- oder Dienstleistungsnomenklatur) viermal schneller als zuvor finden.
- Die Lösung verarbeitet jährlich über 2,6 Millionen Seiten Dokumente.
Anstelle einer Schlussfolgerung
Big Company verwendet
ABBYY FlexiCapture seit 2 Jahren und hat in dieser Zeit Statistiken gesammelt. Es stellte sich heraus, dass Buchhalter 95% der Buchungen vornehmen, ohne Änderungen an den Entwürfen vorzunehmen. Und das bedeutet, dass solche Transaktionen in Zukunft vollautomatisch übersprungen werden können. So kam es, dass dieses Produkt tatsächlich der erste Schritt des Unternehmens auf dem Weg war, Elemente der „künstlichen Intelligenz“ in die Geschäftsprozesse des Unternehmens einzuführen: Das große Unternehmen entwickelt ein eigenes Programm.
Andere russische Unternehmen automatisieren ebenfalls die Buchhaltung: Machen Sie es einfacher und bequemer. Mithilfe von ABBYY-Technologien erhält der Finanzkontrolldienst von
Khlebprom beispielsweise wichtige Geschäftsinformationen zweimal schneller und verbringt 20% weniger Zeit mit der Suche nach den richtigen Rechnungen und Frachtbriefen. Intelligente Informationsverarbeitungstechnologien helfen den Buchhaltungsmitarbeitern der
Rust- Holding, bei Massensteuerprüfungen sofort die erforderlichen Finanzdokumente zu finden. Im Jahr 2019 planen die Spezialisten des Unternehmens, rund 10 Millionen Seiten Dokumente zu verarbeiten.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY Corporate Blog Editor