Im 20. Jahrhundert verliefen Leben und Werk der Menschen nach Plan. Bei der Arbeit (Vereinfachung - Sie können sich eine Pflanze vorstellen) hatten die Leute einen klaren Plan für eine Woche, einen Monat, ein Jahr im Voraus. Vereinfachung: Sie müssen 20 Teile schneiden. Niemand wird kommen und sagen, dass es jetzt notwendig ist, die Teile 37 auszuschneiden und außerdem einen Artikel mit Gedanken darüber zu schreiben, warum die Form dieser Teile genau dies ist - und vorzugsweise gestern.
Im Alltag hatten die Menschen ungefähr das Gleiche: Höhere Gewalt war echte höhere Gewalt. Es gibt keine Handys, ein Freund kann Sie nicht anrufen und Sie bitten, „dringend zu kommen, um das Problem zu lösen“, Sie leben fast Ihr ganzes Leben an einem Ort („sich wie ein Feuer bewegen“) und Sie dachten im Allgemeinen, Ihren Eltern zu helfen, „für eine Woche im Dezember zu kommen“.
Unter diesen Bedingungen wurde ein Kulturkodex gebildet, in dem Sie sich zufrieden fühlen, wenn Sie alle Aufgaben erledigt haben. Und das war echt. Die Nichterfüllung aller Aufgaben ist eine Abweichung von der Norm.
Jetzt ist alles anders. Intellekt ist zu einem Werkzeug der Arbeit geworden, und in Arbeitsprozessen ist es notwendig, ihn in verschiedenen Formen einzusetzen. Ein moderner Manager (insbesondere ein Top-Manager) durchläuft den ganzen Tag über Dutzende von Aufgaben verschiedener Art. Und am wichtigsten ist, dass eine Person die Anzahl der "eingehenden Nachrichten" nicht verwalten kann. Neue Aufgaben können alte abbrechen, ihre Priorität ändern und die Einstellung alter Aufgaben ändern. Unter diesen Bedingungen ist es fast unmöglich, einen Plan im Voraus zu formulieren und ihn dann schrittweise abzuschließen. Sie können die Aufgabe "Wir haben eine dringende Steueranfrage, wir müssen sie heute beantworten, andernfalls eine Geldstrafe" nicht beantworten, um zu sagen: "Ich plane für nächste Woche".
Wie kann man damit leben - damit Zeit für ein Leben außerhalb der Arbeit bleibt? Und ist es möglich, im Alltag Arbeitsalgorithmen anzuwenden? Vor 3 Monaten habe ich das gesamte System der Zielsetzung und -kontrolle radikal verändert. Ich möchte Ihnen erzählen, wie ich dazu gekommen bin und was am Ende passiert ist. Das Stück wird aus zwei Teilen bestehen: im ersten - ein wenig über, wenn ich so sagen darf, Ideologie. Und beim zweiten geht es ausschließlich um Übung.
Es scheint mir, dass das Problem für uns nicht darin besteht, dass es viel mehr Aufgaben gibt. Das Problem ist, dass unser soziokultureller Code immer noch so konfiguriert ist, dass er "alle für heute geplanten Aufgaben" ausführt. Wir machen uns Sorgen, wenn Pläne brechen, wir machen uns Sorgen, wenn wir nicht alles erfüllen, was geplant war. Gleichzeitig arbeiten Schulen und Universitäten immer noch im Rahmen des vorherigen Kodex: Es gibt eine Reihe von Unterrichtsstunden, es gibt gut geplante Hausaufgaben, und das Kind hat ein Modell im Kopf, das darauf hindeutet, dass das Leben weiterhin dasselbe bleibt. Wenn Sie sich die harte Version vorstellen, dann sprechen sie in Ihrer Englischstunde in Wirklichkeit über Geographie, die zweite Lektion dauert fünfundvierzig Stunden statt vierzig Minuten, die dritte Lektion wird abgesagt, und in der vierten in der Mitte der Lektion ruft Ihre Mutter an und bittet Sie dringend, und zu kaufen Lebensmittel nach Hause bringen.
Dieser soziokulturelle Kodex lässt hoffen, dass es möglich ist, den eingehenden Strom zu ändern - und so organisieren Sie Ihr Leben, und das oben beschriebene Leben ist abnormal, weil es keinen klaren Plan hat.
Dies ist das Hauptproblem. Wir müssen erkennen und akzeptieren, dass wir die Anzahl der eingehenden Nachrichten nicht steuern können. Wir können nur steuern, wie wir uns darauf beziehen und wie wir eingehende Nachrichten tatsächlich verarbeiten.
Machen Sie sich keine Sorgen darüber, dass immer mehr Anfragen zur Änderung von Plänen eingehen: Wir arbeiten nicht mehr an Maschinen (mit seltenen Ausnahmen), Briefe werden nicht monatlich verschickt (ja, ich bin optimistisch) und ein Festnetztelefon ist zu einem Anachronismus geworden. Daher ist es notwendig, den Prozess der Nachrichtenverarbeitung zu ändern und das aktuelle Leben so zu akzeptieren, wie es ist, und zu erkennen, dass der vorherige soziokulturelle Code nicht funktioniert.
Was können wir tun, um es einfacher zu machen? Es ist sehr schwierig, eine gute Website zu erstellen, aber mit einer klaren technischen Aufgabe (oder zumindest nur mit einer klareren Beschreibung der Aufgabe) ist es viel einfacher, das richtige Ergebnis zu erzielen (und tatsächlich zumindest ein gewisses Ergebnis zu erzielen).
Mein bestes Beispiel, also werde ich versuchen, meine Wünsche zu zerlegen. Ich verstehe klar, was bei der Verarbeitung von Lebens- und Arbeitsplänen nicht passiert: Jetzt ist es "schlecht", aber ich möchte, dass es "gut" wird.
Was ist "schlecht" und "gut" auf der "hohen" Zersetzungsstufe?
Schlecht: Ich fühle mich unwohl wegen der Unsicherheit, dass ich alles tun kann, was ich anderen Menschen oder mir selbst versprochen habe. Ich bin verärgert, dass ich nicht an Dinge herankomme, die ich schon lange geplant habe, weil ich sie aufschieben muss oder weil ich brenne Aufgaben, oder es ist zu schwierig, sich ihnen zu nähern; Ich kann nicht alles tun, was interessant ist, weil Arbeit und Leben die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Es ist schlecht, weil ich meiner Familie keine Zeit widmen und mich ausruhen kann. Ein separater Punkt: Ich bin nicht in einem konstanten Kontextwechselmodus, von dem aus in vielerlei Hinsicht alles oben Genannte auftritt.
Gut: Ich habe keine Angst, weil ich weiß, was ich in naher Zukunft tun werde. Wenn ich diese Angst nicht habe, kann ich meine Freizeit besser verbringen. Ich habe kein regelmäßiges Gefühl der Müdigkeit (das Wort "permanent" passt nicht zu mir, es ist nur regelmäßig). Ich muss nicht zucken und auf eingehende Kommunikation umschalten.
Im Allgemeinen kann vieles, was ich oben beschrieben habe, mit einem einfachen Satz beschrieben werden: "Verringerung von Unsicherheit und Unsicherheit".
Die technische Aufgabe ist also ungefähr so:
- Änderung der Verarbeitung eingehender Aufgaben - damit der Kontext wechselt.
- Arbeiten Sie mit dem Task-Setting-System, damit zumindest aktuelle Angelegenheiten und Ideen nicht vergessen und eines Tages bearbeitet werden.
- Die Vorhersehbarkeit von morgen regeln.
Bevor ich etwas ändere, muss ich verstehen, was ich ändern kann und was nicht.
Die schwierige und enorme Aufgabe besteht darin, zu verstehen und anzuerkennen, dass ich den eingehenden Strom selbst nicht ändern kann, und dieser Strom ist Teil meines Lebens, in dem ich aus freien Stücken gelandet bin. Die Vorteile eines solchen Lebens überwiegen die Nachteile.
Vielleicht sollten Sie auf der ersten Ebene der Problemlösung denken: Wollen Sie wirklich den Ort im Leben, an dem Sie sich befunden haben, oder möchten Sie etwas anderes? Und wenn Sie denken, dass Sie etwas anderes wollen, dann lohnt es sich vielleicht, genau dies mit einem Psychologen / Psychoanalytiker / Psychotherapeuten / Guru / bei jedem Namen zu klären - diese Frage ist so tief und ernst, dass ich hier nicht hingehen werde.
Also, ich bin da, wo ich bin, ich mag, ich habe eine Firma mit 100 Leuten (ich wollte immer Geschäfte machen), ich mache interessante Arbeit (dies ist die Interaktion mit Leuten, auch um Arbeitsziele zu erreichen - und ich war immer interessiert „Social Engineering“ und Technologie), das Geschäft basiert auf dem „Lösen von Problemen“ (und ich war immer gern ein „Fixierer“), ich fühle mich zu Hause gut. Ich mag es hier, mit Ausnahme der "Nebenwirkungen", die im "schlechten" Teil aufgeführt sind.
Angesichts der Tatsache, dass ich diese Art von Leben mag, kann ich den eingehenden Stream nicht ändern (mit Ausnahme der Delegierung von Aufgaben, wie unten beschrieben), aber ich kann seine Verarbeitung ändern.
Auf welche Weise? Ich bin ein Befürworter des Konzepts, dass es notwendig ist, vom Kleinsten zum Größten zu wechseln - zuerst die schmerzhaftesten zu lösen, gleichzeitig Probleme, die mit einfachen Änderungen gelöst werden können, und dann zu größeren Änderungen überzugehen.
Alle Änderungen, die ich vorgenommen habe, können auf drei Richtungen reduziert werden. Ich werde sie von einfachen (für mich) Änderungen zu komplexen auflisten:
1. Aufgaben bearbeiten und speichern.Ich könnte normalerweise (und kann es auch jetzt noch nicht) Papiertagebücher führen, eine Aufgabe aufschreiben und formulieren - es ist sehr schwierig für mich, und es ist so schwer, regelmäßig in einer Art Tracker zu sitzen.
Ich akzeptierte dies und mein Grundkonzept war, dass die Dinge, die ich in meinem Kopf habe, die wichtigsten sind.
Verarbeitungsaufgaben fanden in diesem Modus statt:
- Die Aufgabe, an die ich mich erinnere, besteht darin, die Reichweite der Hände zu vervollständigen.
- Die eingehende Aufgabe - wenn sie schnell erledigt ist, sobald sie eingegangen ist, wenn sie lange erledigt ist - verspricht, dass ich sie erledigen werde.
- Die Aufgaben, die ich vergessen habe, können nur erledigt werden, wenn sie an sie erinnert werden.
Eine gewisse Zeit lebte mehr oder weniger normal damit, bis die „Aufgaben, die ich vergessen habe“ zu einem Problem wurden.
Dies wurde auf zweierlei Weise zu einem Problem:
- Fast jeden Tag kamen die vergessenen Aufgaben, die heute von der Region erledigt werden mussten (der Hardcore, den ich erledigt hatte - Text von Gerichtsvollziehern über die Abbuchung von Geld von der Verkehrspolizei vor dem Flug in die Staaten und die dringende Notwendigkeit herauszufinden, ob sie mich überhaupt fliegen lassen würden).
- Eine große Anzahl von Menschen hält es für falsch, nach der Anfrage zu fragen und sie sich selbst zu überlassen. Die Leute sind beleidigt, dass Sie etwas vergessen haben, wenn dies eine persönliche Anfrage ist und wenn es sich um eine Arbeitsanfrage handelt, wird es schließlich zu einem Feuer, das heute erledigt werden muss (siehe Absatz 1).
Damit hatte etwas zu tun.
Egal wie ungewöhnlich ich war, ich fing an, alle Fälle aufzuschreiben. Das ist alles Ich hatte das Glück, selbst darüber nachzudenken, aber im Allgemeinen ist die gesamte Idee dem Konzept der
GTD sehr ähnlich.
Der erste Schritt bestand einfach darin, alle Fälle von meinem Kopf in das für mich einfachste System zu entladen. Es stellte sich heraus, dass es sich um
Trello handelt : Die Benutzeroberfläche ist sehr schnell, der Vorgang zum Erstellen von Aufgaben ist zeitlich minimal, es gibt eine einfache App auf dem Telefon (ich habe dann zu Todoist gewechselt, aber mehr dazu im zweiten technischen Teil).
Gott sei Dank mache ich seit 10 Jahren auf die eine oder andere Weise Management in der IT und ich verstehe, dass das „Erstellen einer Anwendung“ zum Scheitern verurteilt ist, genau wie das „Gehen zum Arzt“. Daher begann ich, Aufgaben in Form von Aktionen in zerlegte Aufgaben zu zerlegen.
Ich verstehe klar, dass ich eine Person bin, die sehr auf ein positives Feedback angewiesen ist, das ich mir (wenn ich sehe) in Form eines Feedbacks geben kann: „Sehen Sie, wie viel Sie heute verdient haben“. Daher verwandelt sich die Aufgabe "zum Arzt gehen" in die Aufgabe "auswählen, zu welchem Arzt Sie gehen möchten", "den Zeitpunkt auswählen, zu dem Sie zum Arzt gehen können", "anrufen und einen Termin vereinbaren". Gleichzeitig möchte ich mich nicht anstrengen: Jede der Aufgaben kann an einem der Wochentage erledigt werden und Sie müssen sich davon überzeugen, dass Sie bereits eine Phase der Aufgabe durchlaufen haben.
Schlüsselpunkt: Aufgabenzerlegung und Aufgabenschreiben in Form von kurzen Aktionen.Solange die Aufgabe in Ihrem Kopf liegt und Sie denken, dass sie irgendwann erledigt werden muss, werden Sie nicht ruhig sein.
Wenn es immer noch nicht aufgezeichnet ist und Sie es vergessen haben, werden Sie leiden, wenn Sie sich daran erinnern und daran denken, dass Sie es vergessen haben.
Dies gilt für alle Angelegenheiten, auch für Haushaltsangelegenheiten: Zur Arbeit zu gehen und sich daran zu erinnern, dass ich vergessen habe, den Müll wegzuwerfen, ist überhaupt nicht cool.
Diese Erfahrungen werden einfach nicht benötigt. Daher begann ich allgemein alle Fälle aufzuzeichnen.
Das Ziel ist es, nach dem Training des Entladens aller (absolut aller) Fälle in einen Tracker den nächsten Schritt zu beenden, nicht mehr über die aufgezeichneten Fälle in Ihrem Kopf nachzudenken.
Wenn Sie verstehen, dass alles, woran Sie gedacht haben, aufgeschrieben ist und Sie früher oder später dort ankommen, verschwindet für mich persönlich die Angst.
Sie hören auf zu zucken, weil Sie sich mitten am Tag daran erinnern, dass Sie die Lichter im Korridor ändern, mit einem Mitarbeiter sprechen oder ein Dokument schreiben wollten (und sich beeilen, es dringend zu schreiben).
Indem ich die Anzahl vergessener (in diesem Zusammenhang ungeschriebener) Aufgaben minimiere, minimiere ich die Angst, die auftritt, wenn ich mich an diese am meisten vergessenen Aufgaben erinnere.
Es ist unmöglich, aufzuschreiben und sich zu erinnern, aber wenn es vorher 100 solcher Aufgaben gab, dann gibt es zu einem bestimmten Zeitpunkt 10 davon und es gibt weniger „Vorfälle“ von Angst.
Entscheidender Punkt: Schreiben Sie alles, alles überhaupt, auch wenn Sie sicher sind, dass wir uns daran erinnern werden.Ich erinnere mich nicht an alles: Egal wie dumm es klingt, ich nehme alles auf, um "mit dem Hund spazieren zu gehen".
Was habe ich so entschieden? Die Angst vor der Tatsache, dass ich ständig Angst hatte, etwas zu vergessen, nahm ab (ich sortierte die Pläne in meinem Kopf, die Aufgaben des Versprechens usw.), und im Allgemeinen verschwand die zusätzliche Umstellung in meinem Kopf über das „Überlegen, was ich sonst noch versprechen könnte“.
2. Reduzierte Reaktivität.Wir können den eingehenden Fluss nicht reduzieren, aber wir können die Art und Weise ändern, wie wir darauf reagieren.
Ich war immer eine reaktive Person und ich wurde hoch davon, beantwortete sofort die Bitte einer Person, etwas telefonisch zu tun, versuchte sofort, die im Leben oder im Alltag gestellte Aufgabe zu erfüllen, als Ganzes war ich so schnell wie möglich, ich fühlte mich hoch davon. Dies ist kein Problem, aber es wird zu einem Problem, wenn eine ähnliche Reaktion zum Instinkt wird. Sie hören auf zu unterscheiden, wo Sie gerade wirklich brauchen und wo die Leute sehr gut warten können.
Das Problem ist, dass daraus auch negative Gefühle entstehen: Erstens, wenn ich keine Zeit hatte, etwas zu tun oder vergaß, was ich versprochen hatte zu reagieren, dann war ich wieder sehr verärgert, aber dies war separat nicht kritisch. Dies wurde in dem Moment kritisch, als die Anzahl der Aufgaben, auf die ich sofort instinktiv reagieren wollte, mehr war als die physischen Fähigkeiten, um dies zu tun.
Ich begann zu lernen, nicht sofort zu antworten. Anfangs war es nur eine rein technische Lösung: Für jede eingehende Anfrage war "Bitte tun", "Bitte helfen", "Treffen wir uns", "Rufen wir Sie an", anstatt zu reagieren und sogar zu analysieren, wann ich dies tat, die erste Die Aufgabe besteht darin, diese eingehende Anfrage einfach zu verarbeiten und zu planen, wann ich sie ausführen werde. Das heißt, das erste, was im Tracker steht, ist nicht die Aufgabe, das zu erfüllen, was gefragt wurde, sondern die Aufgabe, „morgen zu lesen, was Wanja im Telegramm geschrieben hat, und zu verstehen, ob ich es kann und wann ich es tun werde, wenn ich kann.“ Das Schwierigste dabei ist, mit Instinkten umzugehen: Eine große Anzahl von Menschen bittet standardmäßig um eine schnelle Reaktion. Wenn Sie es gewohnt sind, im Rhythmus einer solchen Reaktion zu leben, fühlen Sie sich unwohl, wenn Sie die Anfrage einer Person nicht sofort beantwortet haben.
Aber ein Wunder geschah: Es stellte sich heraus, dass 9 von 10 Menschen, die „gestern“ um etwas bitten, möglicherweise bis „morgen“ warten, wenn Sie zu ihrem Geschäft kommen, wenn Sie ihnen nur sagen, dass Sie morgen zu ihm kommen. Dies, zusammen mit der Aufzeichnung der Angelegenheiten und der Einhaltung der Versprechen, dorthin zu gelangen, macht das Leben so einfach, dass es Ihnen so vorkommt, als würden Sie jetzt strukturiert leben (und vielleicht ist dies auch so). Natürlich brauchen Sie viel Training, aber unter den Bedingungen, unter denen Sie eine solche Regel für sich selbst akzeptiert haben, können Sie dies schnell lernen. Und dies löst die Probleme des Kontextwechsels und der Nichterfüllung von Plänen enorm. Ich versuche, alle neuen Aufgaben für morgen festzulegen, alle Anfragen, auf die ich früher reagiert habe, auch für morgen, und schon morgen finde ich heraus, was wann getan werden kann. Pläne für heute werden weniger schwebend.
3. Priorisierung und Behebung plötzlicher Dinge.Wie ich zu Beginn sagte, habe ich selbst erkannt, dass der Aufgabenfluss eines jeden Tages mehr ist, als ich erfüllen kann. Eine Reihe reaktiver Aufgaben bleibt noch bestehen. Deshalb beschäftige ich mich jeden Morgen mit den Aufgaben, die für heute festgelegt wurden: Welche müssen heute wirklich erledigt werden, welche können auf morgen früh übertragen werden, um zu entscheiden, wann sie erledigt werden sollen, welche delegiert werden sollen und welche insgesamt weggeworfen werden können. Dies ist jedoch nicht das Ende der Sache.
Eine große Frustration tritt auf, wenn Sie abends feststellen, dass Sie für heute keine kritischen Dinge getan haben. Meistens entsteht dies jedoch, weil heute ungeplante Dinge entstanden sind, auf die trotz der maximalen Anstrengungen zur Verschiebung der Reaktion heute reagiert werden musste. Ich fing an, all die Dinge aufzuschreiben, die ich heute getan habe, unmittelbar nachdem ich sie getan hatte. Und am Abend habe ich mir die Liste der erledigten Aufgaben angesehen. Der Anwalt kam zum Reden - schrieb auf, der Mandant rief an - schrieb auf. Es ist ein Unfall aufgetreten, auf den reagiert werden muss - aufgezeichnet. Der Autoservice rief an und sagte, dass das Auto genau heute gebracht werden sollte, damit es bis Sonntag repariert wird, - schrieb auf. Auf diese Weise können Sie verstehen, warum ich nicht zu den für heute festgelegten Aufgaben gekommen bin, und mich nicht darum kümmern (wenn sich die plötzlichen Aufgaben gelohnt haben) und festlegen, wo ich eingehende Aufgaben weniger reaktiv verarbeiten kann (dem Dienst mitteilen, dass ich es nicht tun kann und ich) Ich werde das Auto erst morgen mitbringen und herausfinden, was bis Sonntag möglich sein wird, und es sogar morgen geben. Ich versuche, absolut alle abgeschlossenen Arbeiten aufzuzeichnen, bis zu „Ich habe zwei Papiere aus der Buchhaltungsabteilung unterschrieben“ und einem kurzen Gespräch mit einem Kollegen.
4. Delegation.Das schwierigste Thema für mich. Und hier bin ich noch eher froh zu akzeptieren als Ratschläge zu geben. Ich lerne gerade, wie man es richtig macht.
Das Problem bei der Delegierung ist die Organisation von Delegierungsprozessen. Wo diese Prozesse aufgebaut sind, übertragen wir problemlos Aufgaben. , , ( , ), ( , , ).
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