Roboter-Prozessautomatisierung - Ein neuer Blick auf alte Technologien

Wenn Sie heute für Fragen zum MFC kommen, wird viel Zeit für das Warten aufgewendet: Während der Mitarbeiter Informationen aus verschiedenen Dokumenten in die erforderlichen Formulare eingibt, abhakt, einige Anfragen sendet ... Und stellen Sie sich eine große Zukunft vor: Sie kommen auch zum MFC, Sie geben einen Reisepass, er wird gescannt und dann passiert die Magie - der Softwareroboter analysiert alles, sendet sofort Anfragen an verschiedene Datenbanken, aggregiert die Antworten und gibt nach einigen Minuten das Ergebnis / die Antwort / die Hilfe / das neue Dokument aus und registriert es gleichzeitig in den Annalen.

Sag mal, Pfeifenträume? Aber warum nicht realisierbar - geeignete Technologien sind bereit und praktisch getestet. Dies ist eine RPA (Robotic Process Automation). Der Begriff erschien 2012 dank der Firma Blue Prism. Vor 17 Jahren wurde sie eine Pionierin auf dem Gebiet der Automatisierung von Office Operations Management Services. Zu dieser Zeit wurde diese Idee zwar nicht ernst genommen, und das große Unternehmen hielt sie eher für utopisch als für real.

Dies änderte sich jedoch mit dem Aufkommen künstlicher Intelligenzsysteme. Sie haben die Haltung gegenüber RPA radikal verändert.

RPA heute

Moderne RPA-Systeme können die zuvor manuell auszuführenden Arbeiten ganz oder teilweise automatisieren. Nehmen wir zum Beispiel das operative Büro einer großen Bank: 200 Personen, die mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit haben, fahren einfach die Kundendaten in das Programm ein und übertragen Daten von einem System auf ein anderes, drucken alle Arten von Belegen, Rechnungen und Zertifikaten aus. Und all diese primitiven Routinen können automatisiert werden.

Laut GVR (Grand View Research, Inc.) werden Unternehmen bis 2025 voraussichtlich 3,11 Milliarden US-Dollar für RPA-Technologie ausgeben.


Investition in verschiedene Branchen, Grand View Research

Was kann ein Roboter beispielsweise in Einzelhandels-, Finanz- und Versicherungsdienstleistungen tun?

• Öffnen und Schließen von Webclient- und E-Mail-Anwendungen und -Systemen (einschließlich Anhängen)
• Innerhalb von Anwendungen verschieben (ERP, CRM usw.)
• Erstellen und verschieben Sie Dateien und Ordner
• Folgen Sie Links und emulieren Sie Schaltflächenklicks
• Automatischer Übergang zwischen Anwendungen
• Formulare ausfüllen und kopieren
• Laden Sie Daten von externen Quellen auf die Programmoberfläche und direkt in die Datenbank herunter
• Daten vergleichen und verifizieren, mathematische Berechnungen durchführen
• Arbeiten Sie an komplexer Logik mit Bedingungen und Schleifen
• Text erkennen (PDF / DOC / XLS)
• Führen Sie eine mehrstufige Kreuzvalidierung von Daten durch, die von Personen eingegeben wurden
• Chatten Sie mit Kunden in Instant Messenger mithilfe von Chat-Bots
• Verwenden Sie Predictive Analytics, um Entscheidungen basierend auf Statistiken und Data Mining zu verwalten.

Hört sich gut an, aber was ist mit Lebensbeispielen?

Automatisierung des Ausfüllens von Kreditanträgen an juristische Personen

Vor der Einführung des RPA-Systems war es bei der Beantragung eines Darlehens für juristische Personen bei einer der größten russischen Banken erforderlich, Daten von bis zu 9 verschiedenen Systemen zu sammeln und zu strukturieren. Die Mitarbeiter haben die Informationen einfach manuell kopiert und in Excel-Dateien eingefügt. Und 53 Menschen waren an dieser hochintellektuellen Arbeit beteiligt. Und dann überprüften weitere 6 Personen die eingegebenen Informationen manuell auf Fehler. Laut Bankstatistik machten 20% der Mitarbeiter der ersten Gruppe 1-2 Fehler pro Tag. Gleichzeitig hat mindestens einer der Inspektoren jeden Tag ein oder zwei Fehler unbemerkt übersehen.

Bei der Einführung des RPA in dieser Abteilung wurden 30 von 53 Personen für andere Aufgaben eingesetzt, und die Anzahl der Fehler beim Ausfüllen von Anträgen verringerte sich um das 10-15-fache.

Automatisierung der Eingabe von Informationen in das Hilfesystem

Für einen unserer Kunden haben wir ein Pilotprojekt zur Automatisierung der Eingabe von Daten aus Scans von Dokumenten in das Informationsreferenzsystem berechnet.

Das Unternehmen war mit 5 Mitarbeitern beschäftigt. Etwa 5 Millionen Rubel pro Jahr wurden für die Bezahlung ihrer Arbeit, die Ausstattung von Arbeitsplätzen und die Abschreibung von Ausrüstung ausgegeben. Unter Berücksichtigung von Feiertagen, Feiertagen und Krankheitszeiten wurden im Laufe des Jahres etwa 4.000 Mannstunden benötigt, um Informationen in das System einzugeben.

Die Hauptkosten des Roboters sind der Kauf einer Lizenz (normalerweise für ein Jahr erworben) und Dienstleistungen für die Entwicklung und den technischen Support des Systems. Wir haben die Implementierung des Roboters auf 600.000 Rubel geschätzt und vom Kunden 3 Monate für alles über alles angefordert. Das UiPath-Lizenzpaket, das ungefähr 300.000 Rubel pro Jahr kostet, war für diese Aufgabe perfekt geeignet. Für die weitere Unterstützung des Kunden durch den Roboter reicht es aus, nur etwa 30.000 Rubel pro Monat auszugeben. Und selbst während der Entwicklung und Implementierung von RPA war es notwendig, einen Roboterprozess manuell durchzuführen.

Infolgedessen waren die gesamten Automatisierungskosten wie folgt: 600.000 + 300.000 + 270.000 = 1.170.000 Rubel. Selbst wenn wir die genannten Kosten für die manuelle Ausführung des Prozesses hinzufügen, zahlt sich der Roboter in nur sechs Monaten aus. Im ersten Jahr spart der Kunde 46,5% (2 070 000 Rubel), und im zweiten Jahr, wenn Sie nur für eine Lizenz und regelmäßigen Support ausgeben müssen, beträgt die Einsparung 85,2% (3 795 000 Rubel).

Was steckt hinter der Abkürzung RPA?

Lassen Sie uns nun darüber sprechen, was sich unter der „Haube“ beliebter Roboterlösungen verbirgt. In der Regel basieren sie auf Software, die sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt, die über die API eine Verbindung herstellt und alle erforderlichen menschlichen Handlungen nachahmt. Hier können Sie Chat-Bots hinzufügen, ein System zum Erkennen von Text, menschlichen Stimmen und anderen Elementen.

Jedes der Module ist ein eigenständiges Produkt, und alle werden von einer einzigen Plattform gesteuert, die die Arbeit des RPA koordiniert (dies ist eine Art Dirigent, der für die harmonische und klare Aufführung der Arbeit des Orchesters verantwortlich ist). Die Plattform kann Roboter nach Bedarf oder nach einem Zeitplan starten, dem Bediener visuelle Diagramme über erfolgreich abgeschlossene oder fehlgeschlagene Vorgänge geben sowie detaillierte Berichte über den Betrieb des RPA-Systems erstellen.

Eine RPA-Lösung kann sowohl auf der Basis von Open Source-Produkten als auch unter Verwendung proprietärer Software für die Robotik erstellt werden. Und beeilen Sie sich nicht, Schlussfolgerungen zu ziehen, dass es unmöglich ist, auf der Basis freier Software etwas Gutes zu schaffen. Hier wird alles von der Qualifikation und Professionalität der Entwickler bestimmt.

Und zur Veranschaulichung hier ein weiteres Beispiel.

Freier Käse nur in einer Mausefalle?

Eine große Bank hat uns gebeten, den Prozess der Generierung von Anwendungen im internen Dokumentenmanagementsystem mit einer Vielzahl von Parametern zu automatisieren.

Die Daten stammten aus einer externen Excel-Datei. Nach der vorläufigen Validierung mussten sie in das System eingegeben, alle erforderlichen Felder ausgefüllt und die Tatsache einer erfolgreichen Anwendungsbildung verfolgt werden. Alle falschen Einträge in der Datei müssen im elektronischen Journal aufgezeichnet worden sein.

Wir haben ein in Java geschriebenes Softwarepaket vorgeschlagen, das alle für die Arbeit mit dem Browser erforderlichen Bibliotheken enthält. Das Paket wurde auf der Arbeitsmaschine des Bedieners ausgepackt und das gesamte System über eine Webschnittstelle gesteuert.



Mit dieser einfachen Lösung konnten wir die Leistung von Routineoperationen um das Achtfache beschleunigen. Und vor allem wurde der Einfluss des menschlichen Faktors völlig ausgeschlossen.

Die Kosten für die Unterstützung einer solchen Lösung nähern sich Null, da es sich um ein internes Dokumentenmanagementsystem handelt und in naher Zukunft keine Änderungen zu erwarten sind. Es scheint, dass wir nur eine kleine Schraube im riesigen Mechanismus monotoner manueller Operationen automatisiert haben, und die Vorteile erwiesen sich als sehr greifbar.

Der Schuhmacher sollte nicht ohne Stiefel sein

Ein weiteres Beispiel für die Automatisierung ist die Verwendung einer Open Source-Lösung. Und das Beispiel ist nicht das eines anderen, sondern unser eigenes.

Wir mussten die Menschen von der Notwendigkeit befreien, neue Kontrahentenkarten im ERP-System auszufüllen, um nicht jedes Mal Informationen in 50 bis 70 Felder zu leiten. Es dauerte 10 Minuten für jede Karte, und es war kein Wunder, dass irgendwo ein Fehler gemacht wurde.

Wir haben uns dazu entschlossen: Lassen Sie den Mitarbeiter das Papier scannen, dann führt der Roboter das Dienstprogramm tesseract-ocr aus, um die Daten zu erkennen, und füllt dann die Felder im Webformular aus. Übrigens können Sie die Erkennungsqualität dieses Dienstprogramms mithilfe eines neuronalen Netzwerks verbessern. Der Roboter selbst meldet sich beim System an, öffnet die gewünschte Seite im Browser und füllt alle Felder aus. Es wird eine halbe Minute dauern. Und wenn wir die anfänglichen Daten nicht auf Papier, sondern in elektronischer Form erhalten, können Sie keine Zeit mit Scannen und Überprüfen verschwenden. Der Roboter führt sie aus und behebt die Fehler.

Infolgedessen waren unsere Mitarbeiter unglaublich glücklich: Sie konnten nur die Richtigkeit des Ausfüllens des Formulars überprüfen und sicherstellen, dass der Roboter nicht versagte.

Die Auswirkungen der Implementierung von RPA

Und wie würden Sie die Wirksamkeit von RPA einschätzen? Dies hilft bei der Statistik. Laut einer Umfrage von HFS Research haben viele Unternehmen, die RPA-Technologie implementiert haben, greifbare Vorteile und Wettbewerbsvorteile erzielt.

Quelle - HFS Research, „EINBLICKE VON FRÜHEN BPO-ADOPTERN DER ROBOTERPROZESS-AUTOMATISIERUNG“ und KPMG.

Nach Informationen von ABBYY konnten viele Unternehmen durch die Einführung ihrer Produkte in RPA die Gemeinkosten erheblich senken.

Quelle - ABBYY offizielle Daten

Was sind die Vorteile von Roboter-Routineprozessen?

1. Die Arbeitsgeschwindigkeit wird zunehmen: Ohne zusätzliches Personal kann mehr getan werden.
2. Schnelle Kapitalrendite: Das Ergebnis macht sich nach den ersten Pilotprojekten (in der Regel ab 4 Wochen) bemerkbar.
3. Einfache Skalierung nach den ersten Bereitstellungen.
4. Hohe Genauigkeit: Es ist viel weniger wahrscheinlich, dass der Faktor Mensch auftritt, da eine Person nur den Betrieb der Maschine überprüft.
5. Sicherheit: Vertraulichkeit des verwalteten Datenzugriffs.
6. Verbesserung der Servicequalität .
7. Multitasking- und Konfigurationsflexibilität für jede IT-Infrastruktur.
8. Strategische Positionierung des Unternehmens: ein guter Weg, um auf KI-Technologien umzusteigen.
9. Personalentwicklung und Reduzierung der Fluktuation: Schulung und Übertragung auf komplexere Aufgaben (z. B. auf das neu gebildete RPA-Kompetenzzentrum, das das System unterstützen und weiterentwickeln wird).

Jemand wird sagen: "Auf dem Papier war es glatt, aber sie haben die Schluchten vergessen." Faire Bemerkung. Wie jede Technologie ist RPA nicht allmächtig und birgt bestimmte Risiken.

Risiken und Einschränkungen von RPA-Lösungen

Die Robotisierung benötigt technische Unterstützung , um RPA bei Änderungen an der Systemschnittstelle oder an Geschäftsprozessen neu zu konfigurieren. Und das sind zusätzliche Kosten.

RPAs erfordern gut dokumentierte System- und Geschäftsprozessalgorithmen. Es ist unmöglich, das Chaos zu zerstören, daher müssen Sie mit der ersten Prüfung der Geschäftsprozesse und ihrer Formalisierung beginnen.

Glücklicherweise (oder leider) können Roboter eine Person noch nicht vollständig und vollständig ersetzen. In jedem Fall sind Personen für den Betrieb der Automatisierung verantwortlich. Halten Sie daher bei der Implementierung von RPA immer „Plan B“ bereit: So unterstützen Sie die Arbeit des Unternehmens im Falle eines Ausfalls oder eines erzwungenen Abschlusses des Roboterprozesses manuell .

Es lohnt sich nicht, Robotern vollständig und vollständig zu vertrauen - überwachen Sie ständig den gesamten Prozess der Robotisierung. Und es ist am besten, eine speziell ausgebildete Person zu ernennen , die als erste auf mögliche Probleme bei der Arbeit des RPA reagiert. Damit analysiert er sofort die Gründe und trifft Entscheidungen zur Minimierung von finanziellen und Reputationsverlusten.

Informationssicherheit ist unser Alles. Roboter müssen in einem geschlossenen Softwarekreislauf arbeiten , um den Einfluss von Malware zu vermeiden. Beispielsweise kann ein Betrüger den Code des Roboters so ändern, dass er beginnt, Geld an andere Details zu überweisen. Oder damit der Roboter absichtlich Fehler bei Kreditanträgen macht - der Umsatz wird steigen und der Ruf des Unternehmens wird zu Verleumdung. Vertrauen Sie Robotern daher nur vertrauenswürdigen Fachleuten und Organisationen , die nach der Einführung von RPA die Sicherheit Ihrer Geschäftsprozesse gewährleisten können.

Jede Technologie, die eine Person ersetzt, wird zum Objekt des Luddismus. Seien Sie daher darauf vorbereitet, dass sich zunächst viele Ihrer Mitarbeiter und Kollegen den Ideen der Automatisierung widersetzen oder sie sogar sabotieren. Einerseits ist Automatisierung für sie eine Gelegenheit, eine neue Position für sich zu finden und die Karriereleiter zu erklimmen. Der Fortschritt steht jedoch nicht still und einige Berufe sterben im Laufe der Zeit aus. Es ist davon auszugehen, dass es in absehbarer Zukunft keine Datenbankbetreiber, Finanzbetreiber, Telefonbetreiber, Lohn- und Gehaltsabrechnungsspezialisten, Finanzkontrolleure, Kundenbetreuer, Sekretäre für Besucherregistrierungen, Spezialisten für technischen Support in erster Linie usw. mehr geben wird.

Wenn Sie mit der Robotisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen beginnen (oder wann), müssen Sie außerdem ein eigenes RPA-Kompetenzzentrum erstellen.

Wie gehe ich bei der Implementierung von RPA vor?

Am Ende möchten wir einige Ratschläge geben, die wir - nein - nicht gelitten haben, aber dennoch herausgebracht haben, basierend auf unserer Erfahrung und der Erfahrung unserer Kunden, die RPA selbst implementiert haben.

Implementierungsschritte

Zählen Sie zunächst noch vor dem ersten Audit das Geld - wie viel sparen Sie bei der Robotik? Wählen Sie die richtige technische Lösung, berechnen Sie den ROI und zeichnen Sie schöne Grafiken. Und erst danach kommen Sie mit bestimmten Zahlen zum Geschäft. Und vergessen Sie nicht, alle Leckereien zu malen, die der RPA dem Unternehmen bringen wird. In der Regel funktioniert ein solcher Plan einwandfrei und das Unternehmen stimmt zu.

Dann müssen Sie verstehen, welche Prozesse am effektivsten automatisiert werden. Sie können auch andere Unternehmen für Analysen und Konsultationen einbeziehen: Die Seitenansicht wird breiter und objektiver. Solche Unternehmen verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Implementierung solcher Systeme und die meisten verfügen über vorgefertigte Lösungen - möglicherweise funktioniert etwas mit minimalen Änderungen. Beispielsweise können Sie aus vorgefertigten Lösungen das gewünschte System „zusammenbauen“. Und es kostet viel weniger als das Entwerfen von Grund auf neu.

Nachdem Sie sich für die Tools entschieden haben, beeilen Sie sich nicht sofort, um alles in einer Reihe zu automatisieren. Beginnen Sie mit einem oder zwei Pilotprojekten, ziehen Sie dann Schlussfolgerungen zu den Ergebnissen und passen Sie zukünftige Pläne an. Versuchen Sie nicht, den gesamten Prozess, sondern jeden seiner Vorgänge zu automatisieren. So wird es einfacher, die Lösung zu warten und in anderen Prozessen des Unternehmens zu implementieren.

IS und allgegenwärtige Tests

Vernachlässigen Sie nicht die Informationssicherheit! Jeder Roboterprozess sollte so weit wie möglich von externen Einflüssen isoliert und mit Kontroll- und Management-Tools überlagert werden. Weisen Sie die für die Arbeit des RPA verantwortliche Person zu und beginnen Sie, Gleichgesinnte in sein Team aufzunehmen.

Testen Sie jede Roboterlösung sehr sorgfältig. Sie können sogar Abnahmetests von Teams anderer Anbieter arrangieren, nicht von denen, die Ihre RPA-Lösung entwickelt haben.

Wie lebe ich mit RPA?

Vergessen Sie auch hier nicht die Menschen, die Roboter als Konkurrenten in der Lebensmittelkette wahrnehmen können - und höchstwahrscheinlich auch werden. Informieren Sie die Mitarbeiter der Abteilungen, in denen Sie RPA implementieren, über die Funktionen des Systems und besprechen Sie die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter, deren Arbeit der Roboter jetzt erledigen wird. Bringen Sie die Idee mit: Das Hauptziel der Robotik ist es, schneller und genauer zu arbeiten und keine Menschen zu feuern. Wenn eine Person von 9 bis 18 Jahren in eine langweilige Routine verwickelt war, hat sie jetzt die Möglichkeit, interessantere und intellektuellere Aufgaben zu erledigen und Spezialist auf einem neuen Gebiet zu werden.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Robotisierung im Unternehmen Fuß fassen wird, investieren Sie in die Ausbildung Ihrer eigenen Spezialisten für die Unterstützung und Entwicklung des Systems. Vielleicht ist dies auf den ersten Blick nicht offensichtlich, aber auf lange Sicht wird es billiger und um ein Vielfaches effektiver sein, als nebenbei Fachkräfte einzustellen.

Und der letzte Ratschlag: Halten Sie bei Robotern die Nase vor dem Wind globaler Trends. Und dann können Sie immer komplexere Probleme lösen.

Alexander Sadykov, stellvertretender Leiter der Testabteilung für Jet-Infosysteme