Drei nicht offensichtliche Merkmale von Zimbra, die die Effizienz von Mitarbeitern in Unternehmen steigern können

Unabhängig davon, wie intuitiv das Design der Zimbra-Webclient-Oberfläche ist, verbirgt es dennoch einige nicht so offensichtliche, aber in der Lage, den einen oder anderen Aspekt der Arbeit mit der Zimbra Collaboration Suite von Chips erheblich zu verbessern. Wir haben für Sie drei nützliche Zimbra-Funktionen vorbereitet, die Ihnen sicherlich nützlich sein werden.



Kalender

Eine der wichtigsten Funktionen des Kollaborationssystems ist ein synchronisiertes Tagebuch, mit dem Manager die Zeit ihrer Untergebenen so effizient wie möglich verwalten, Aufgaben festlegen und Besprechungen und Besprechungen zu einem für alle geeigneten Zeitpunkt planen können. Aus diesem Grund kann der schnelle Zugriff auf das Tagebuch die Produktivität der Mitarbeiter erheblich steigern.



Die Möglichkeit, Ihren Zeitplan schnell anzuzeigen, ist auch in Zimbra verfügbar. Es wird in Form der integrierten Funktion „Kalender“ implementiert - einem kleinen Fenster mit den Tagen des aktuellen Monats, in dem Sie Ihren Zeitplan für einen bestimmten Tag anzeigen oder Ihrem Tagebuch direkt aus dem Hauptfenster des Zimbra-Webclients ein neues Ereignis hinzufügen können. Wenn Sie also mit der linken Maustaste auf das gewünschte Datum im Kalender klicken, wird sofort Ihr Zeitplan für diesen Tag angezeigt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, können Sie einen neuen Termin für diesen Tag erstellen.



Die Anzeige „Kalender“ ist standardmäßig aktiviert. Falls gewünscht, kann sie jedoch im Abschnitt „Tagebuch“ der Zimbra-Webclient-Einstellungen deaktiviert werden.

Rechtschreibprüfung erzwingen

Geschäftskorrespondenz muss kompetent sein. Wenn Sie mit Menschen kommunizieren, die Sie nicht sehen, können Sie durch literarisches Schreiben einen angenehmen ersten Eindruck hinterlassen. Zusätzlich zu Tippfehlern beim Tippen können sich beim Kopieren und Einfügen von vorgefertigten Textstücken, in die beim Senden selten jemand liest, Fehler in eine E-Mail einschleichen. Mit Zimbra können Sie Schreibfehler vermeiden.



In den Einstellungen des Zimbra-Webclients finden Sie eine Funktion namens "Überprüfen Sie unbedingt die Rechtschreibung, bevor Sie eine Nachricht senden", die genau so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche "Senden" überprüft der Webclient den Text des Briefes auf Rechtschreibung und zeigt eine Warnung zu den gefundenen Fehlern an und bietet an, die Fehler entweder zu ignorieren oder zu beheben.



Wie jede automatische Rechtschreibprüfung garantiert diese Funktion keine 100% ige Alphabetisierung in ausgehenden Briefen, kann jedoch die Anzahl von Tippfehlern und Rechtschreibfehlern in der Geschäftskorrespondenz erheblich reduzieren, was sich positiv auf das Image des gesamten Unternehmens auswirkt.

Aktionsströme

Praktisch in jedem Unternehmen gibt es ein spezielles Postfach für den Empfang von Briefen mit Beschwerden, Kooperationsangeboten usw. Die Besonderheiten des Betriebs dieser Mailbox implizieren, dass die Filterung der ankommenden Mail entweder minimal sein oder vollständig fehlen sollte. Gleichzeitig sollte jemand alle eingegangenen Briefe durchsehen und nach Tonnen von Spam nach Briefen von lebenden Menschen suchen. Und je mehr Briefe an ein solches Postfach gesendet werden, desto kostbarer ist die Arbeitszeit, die die dafür verantwortliche Person mit dem Anzeigen eines solchen Postfachs verbringt. Darüber hinaus können normale Mitarbeiter die Reinigung von Postfächern verschiedener Arten von Mailings und Spam in Anspruch nehmen. Gibt es eine Möglichkeit, diesen schmerzhaften Prozess in Zimbra zu optimieren? Wie sich herausstellte, ja. Die integrierte Funktion „Aktionsfluss“, mit der E-Mails auf der Clientseite gefiltert werden, hilft uns dabei.



Mit dem "Ablauf der Aktionen" können Sie einen separaten Ordner in der E-Mail des Benutzers erstellen, der automatisch Buchstaben erhält, die den von Ihnen festgelegten Filtern entsprechen. Mit der integrierten Funktionalität des Zimbra-Webclients können Sie beispielsweise Marketingnachrichten automatisch erkennen und an den „Stream of Actions“ senden. Nachrichten, die über Mailinglisten empfangen werden Nachrichten, in denen Ihre Adresse nicht im Feld An oder Cc angegeben ist; sowie Personen, die nicht in Ihrer Kontaktliste sind. Aus diesem Grund werden im Posteingang viel weniger Briefe gesammelt, während die im Aktionsstrom angesammelten Briefe am Ende des Arbeitstages ohne großen Aufwand angezeigt und diejenigen beantwortet werden können, die geschäftlicher Natur sind.



Zusätzlich zu den vier oben aufgeführten Optionen können Sie im „Ablauf von Aktionen“ feinere Einstellungen zum Filtern von Buchstaben vornehmen. Sie können beispielsweise einen separaten Ordner für Marketingbriefe, einen separaten Ordner für Briefe von Absendern erstellen, die nicht in der Kontaktliste enthalten sind, und so weiter. Nach dem Anwenden der ausgewählten Filter werden die erstellten Ordner automatisch mit Buchstaben gefüllt, sodass Sie nur wirklich wichtige E-Mails im Posteingang empfangen können.

Bei allen Fragen zur Zextras Suite können Sie sich per E-Mail an katerina@zextras.com an den Vertreter von Zextras Katerina Triandafilidi wenden