10 Möglichkeiten, um IT-Infrastruktur für alle zu sparen

Es war 2013. Ich habe in einer der Entwicklungsfirmen gearbeitet und Software für private Benutzer entwickelt. Sie erzählten mir verschiedene Dinge, aber am allerwenigsten erwartete ich zu sehen, was ich sah: 32 herausragende virtuelle Maschinen auf dem damals gemieteten, unanständig teuren VDS, drei „kostenlose“ Photoshop-Lizenzen, 2 Corel, bezahlte und ungenutzte IP-Telefonieleistung und so weiter. Im ersten Monat habe ich die Infrastruktur um 230.000 Rubel „verbilligt“, im zweiten um fast 150 (Tausend) Rubel, dann endete der Heldentum, die Optimierung begann und infolgedessen haben wir sechs Monate lang eine halbe Million gespart.

Die Erfahrung hat uns inspiriert und wir haben nach neuen Möglichkeiten gesucht, um zu sparen. Jetzt arbeite ich an einem anderen Ort (rate mal wo), damit ich mit gutem Gewissen der Welt meine Erfahrungen erzählen kann. Und Sie teilen, lassen Sie uns die IT-Infrastruktur billiger und effizienter machen!


"Der letzte Anstrich war mit Ihren Kosten für Server, Lizenzen, IT-Ressourcen und Outsourcing verbunden", grummelte der Finanzdirektor und forderte Planung und Budgetierung

1. Seien Sie langweilig und planen Sie

Das Budgetieren Ihrer IT-Umgebung für Ihr Unternehmen ist langweilig, und Abstimmungen sind an manchen Stellen sogar gefährlich. Die Tatsache, dass Ihr Budget fast garantiert ist, schützt Sie jedoch vor:

• Senkung der Kosten für die Entwicklung des Hardware- und Softwareparks (obwohl es vierteljährliche Optimierungen gibt, können Sie Ihre Position dort verteidigen)
• Unzufriedenheit des Finanzdirektors oder des Rechnungswesens zum Zeitpunkt des Kaufs oder der Vermietung des nächsten Infrastrukturelements
• Wut des Managers über ungeplante Ausgaben.

Budgetierung ist nicht nur in großen Unternehmen notwendig - buchstäblich in jedem. Sammeln Sie die Anforderungen an Software und Hardware aus allen Abteilungen, berechnen Sie die erforderlichen Kapazitäten, berücksichtigen Sie die Dynamik von Änderungen in der Anzahl der Mitarbeiter (z. B. steigt Ihr Callcenter oder Support während der Hochsaison und sinkt während der freien Saison), begründen Sie die Ausgaben und erstellen Sie einen Budgetplan nach Zeiträumen ( ideal - für Monate). So wissen Sie genau, wie viel Geld Sie für Ihre ressourcenintensiven Aufgaben erhalten, und optimieren die Kosten.

2. Verwenden Sie das Budget richtig

Nachdem das Budget vereinbart und unterzeichnet wurde, besteht die höllische Versuchung, die Kosten neu zu verteilen und beispielsweise das gesamte Budget auf einen teuren Server zu erweitern, auf dem Sie alle DevOps mit Überwachung und Gateways bereitstellen können :-) In diesem Fall befinden Sie sich möglicherweise für den Rest in einem Ressourcenmangelmodus Aufgaben und Überläufe bekommen. Konzentrieren Sie sich daher ausschließlich auf die tatsächlichen Anforderungen und Geschäftsaufgaben, für deren Lösung Rechenleistung benötigt wird.

3. Aktualisieren Sie den Server rechtzeitig

Veraltete und virtuelle Eisenserver bringen dem Unternehmen keinen Nutzen - sie werfen Fragen in Bezug auf Sicherheit, Geschwindigkeit und Intelligenz auf. Sie investieren mehr Zeit, Mühe und Geld, um die fehlenden Funktionen zu kompensieren, Sicherheitsprobleme zu beseitigen und einige Patches zu beschleunigen. Aktualisieren Sie daher Ihre Eisen- und virtuellen Ressourcen - zum Beispiel können Sie dies jetzt mit unserer "Turbo VPS" -Kampagne tun. Die Preise schämen sich nicht, auf Habré angezeigt zu werden.

Übrigens bin ich oft auf Situationen gestoßen, in denen der Eisenserver im Büro eine völlig ungerechtfertigte Lösung war: Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen können alle Probleme mit virtuellen Kapazitäten lösen und viel Geld sparen.

4. Optimieren Sie die Arbeit normaler Benutzer

Ermutigen Sie alle Benutzer, Strom zu sparen, indem Sie die Infrastruktur sorgfältig nutzen. Hier sind Beispiele für typische benutzerseitige Überschreitungen:

• Installieren unnötiger Anwendungen nach dem Prinzip "der gesamten Abteilung" - Benutzer werden gebeten, Software als Nachbar bereitzustellen, da dies erforderlich ist oder einfach eine Anwendung wie "7 Photoshop-Lizenzen für die Designabteilung" erstellt. Gleichzeitig arbeiten vier in der Designabteilung mit Photoshop, die restlichen drei sind Schriftsetzer und verwenden sie alle sechs Monate. In diesem Fall ist es besser, 4 Lizenzen und 1-2 Aufgaben pro Jahr zu erwerben, um sie mithilfe von Kollegen zu lösen. Diese Geschichte passiert jedoch häufiger mit Office-Software (insbesondere MS Office, das absolut jeder vollständig benötigt). Tatsächlich kann die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter mit Open-Source-Editoren oder praktischen Google Text & Tabellen auskommen.
• Benutzer nehmen virtuelle Ressourcen in Anspruch und verbrauchen methodisch alle geleasten Kapazitäten - zum Beispiel erstellen Tester gerne geladene virtuelle Maschinen und vergessen, sie zumindest auszuzahlen, die Entwickler verachten dies auch nicht. Das Rezept ist einfach: gehen, alle auslöschen :-)
• Benutzer verwenden die Server des Unternehmens als globalen Dateispeicher: Fotos hochladen (in RAW), Videos, Gigabyte Musik hochladen, insbesondere eingefleischte können sogar einen kleinen Spieleserver mit Arbeitskapazität erstellen (wir haben solche auf einem Unternehmensportal in humorvoller Form verurteilt - es hat sehr cool funktioniert).
• Sehr geehrte Mitarbeiter, in jeder Hinsicht ziehen sie Raubkopien zur Arbeit, und hier gibt es Bußgelder, Probleme mit der Polizei und den Verkäufern. Arbeiten Sie mit Zugängen und Politikern zusammen, weil sie sie trotzdem in die Länge ziehen, auch wenn Sie in der Cafeteria des Unternehmens tränenreiche Reden senden und Motivationsplakate schreiben.
• Benutzer sind der Ansicht, dass sie das Recht haben, jedes für sie geeignete Werkzeug zu verlangen. In meinem Arsenal mieteten wir also Trello, Asana, Wrike, Basecamp und Bitrix24. Weil jeder Projektmanager ein praktisches oder bekanntes Produkt für seine Abteilung ausgewählt hat. Als Ergebnis 5 Support-Lösungen, 5 verschiedene Preisschilder, 5 Konten, 5 verschiedene Marktplätze und Tunings usw. Sie benötigen keine Integration, Vereinheitlichung und End-to-End-Automatisierung - kontinuierliche zerebrale Hämorrhoiden. In Übereinstimmung mit dem General schloss ich die Bank, entschied mich für Asana, half bei der Migration der Daten, bildete selbst heftige Kollegen aus und sparte eine Menge, einschließlich Kraft und Nerven.

Verhandeln Sie im Allgemeinen mit Benutzern, schulen Sie sie, führen Sie Bildungsprogramme durch und bemühen Sie sich, ihnen und ihrer Arbeit zu helfen. Am Ende werden sie Ihnen für die Bestellung im Geschäft und den Führungskräften dankbar sein - für die Kostensenkung. Nun, wahrscheinlich haben Sie, meine lieben Habré-Profis, bemerkt, dass die Lösung dieser Probleme nichts anderes ist als die Bildung von Informationssicherheit für Unternehmen. Ein besonderer Dank geht an den Systemadministrator (Sie werden sich nicht bedanken ...).

5. Kombinieren Sie Cloud- und Desktop-Lösungen

Aufgrund der Tatsache, dass ich als Hosting-Anbieter arbeite und am Ende des Artikels den Wunsch habe, Ihnen über den coolen Verkauf von Serverkapazitäten für Unternehmen jeder Größenordnung zu berichten, muss ich im Allgemeinen die Flagge schwenken und „Jeder in die Cloud!“ Rufen. Aber dann werde ich gegen meine technischen Qualifikationen sündigen und wie ein Vermarkter aussehen. Ich fordere Sie daher dringend auf, das Problem mit Bedacht anzugehen und Cloud- und Desktop-Lösungen zu kombinieren. Sie können beispielsweise ein Cloud-CRM-System als Service (SaaS) mieten, das laut Broschüre 1000 R kostet. pro Benutzer pro Monat - nur ein paar Cent (ich werde das Implementierungsproblem weglassen, bei Habré ging es bereits darum). In drei Jahren geben Sie also 360 000 Rubel für 10 Mitarbeiter aus, für 4 - 480 000, für 5 - 600 000 usw. Gleichzeitig können Sie Desktop-CRM implementieren, indem Sie wettbewerbsfähige Lizenzen (+100 für Einsparungen) für etwa 250.000 Rubel bezahlen. und servieren Sie es wie das gleiche Photoshop. Manchmal sind die Vorteile in einem Zeitraum von 2-5 Jahren wirklich beeindruckend.



Umgekehrt können Sie mit Cloud-Technologien häufig Hardware, Gehälter von Ingenieuren, Datenschutzprobleme (aber überhaupt nicht sparen!) Und Skalierung einsparen. Cloud-Fonds lassen sich leicht verbinden und trennen, Cloud-Kosten passen nicht in die Kapitalkosten des Unternehmens - im Allgemeinen gibt es viele Vorteile. Wählen Sie Cloud-Lösungen, wenn dies hinsichtlich Skalierbarkeit, Geschwindigkeit und Flexibilität gerechtfertigt ist.

Überlegen, kombinieren und wählen Sie Gewinnkombinationen - ich gebe kein universelles Rezept an, sie sind für jedes Unternehmen das eigene: Jemand lehnt die Clouds vollständig ab, jemand baut das gesamte Unternehmen in den Clouds auf. Übrigens: Verweigern Sie niemals Software-Updates (auch nicht kostenpflichtige). In der Regel führen Entwickler von Anwendungssoftware für Unternehmen stabilere und funktionalere Versionen ein.

Und noch eine Regel für Software: Entfernen Sie alte Software, die weniger bringt, als sie für Wartung und Support verbraucht. Es gibt bereits ein Analogon auf dem Markt.

6. Vermeiden Sie doppelte Software

Ich habe bereits über fünf Projektmanagementsysteme in meinem IT-Zoo gesprochen, werde dies jedoch in einem separaten Absatz behandeln. Sie gaben bestimmte Software auf, entschieden sich für neue Software - vergessen Sie nicht, nicht mehr für die alte zu zahlen, fanden neue Hosting-Dienste - kündigten den Vertrag mit dem alten Anbieter, wenn keine besonderen Überlegungen vorlagen. Verfolgen Sie die Nutzungsprofile der Mitarbeitersoftware und entfernen Sie nicht verwendete und doppelte Software.

Wenn Sie über ein System zur Überwachung und Analyse installierter Software verfügen, können Sie im Idealfall automatisch funktionierende Duplikate und Probleme sehen. Übrigens hilft diese Art von Arbeit dem Unternehmen, Doppelarbeit und Wiederholung von Daten zu vermeiden - manchmal dauert die Suche nach demjenigen, der es vermasselt hat, zu lange.

7. Kombinieren Sie Anwendungsinfrastruktur und Peripheriegeräte

Aber wer berücksichtigt diese Verbrauchsmaterialien: Kassetten, Flash-Laufwerke, Papier, Ladegeräte, UPS-shki, Drucker und so weiter. Rohrscheiben. Aber vergebens. Beginnen Sie mit Papier und Druckern - analysieren Sie Druckprofile und erstellen Sie ein Netzwerk von Druckern oder MFPs mit öffentlichem Zugriff. Sie werden überrascht sein, wie viel Papier und Patronen eingespart werden und wie viel die Kosten für das Drucken eines einzelnen Blattes sinken. Und nein, das ist kein Unheil, das ist eine Optimierung eines wichtigen Prozesses. Niemand verbietet das Schreiben von Leitfäden und Aufsätzen über Bürogeräte, aber das Drucken von Büchern, deren Kauf schade ist oder die nur ungern vom Bildschirm gelesen werden, ist zu viel.

Weiter - Halten Sie immer einen Vorrat an Verbrauchsmaterialien bereit, die Sie bei Lieferanten mit einem Rabatt kaufen, damit Sie bei Problemen mit der Ausrüstung nicht übermäßig im nächstgelegenen Technologieladen einkaufen sollten. Achten Sie auf Abschreibungen und Abnutzungserscheinungen, führen Sie Aufzeichnungen und bilden Sie einen Ersatzfonds. Übrigens ist es schön, einen Ersatzfonds für grundlegende Bürogeräte zu haben. Nur weil Sie nicht für Ausfallzeiten bei der Arbeit gelobt werden, ist dies auch ein Geldverlust, insbesondere in Handels- und Dienstleistungsunternehmen.

Für die angewandte Infrastruktur gibt es zwei Hauptkostenelemente: Internet und Kommunikation. Schauen Sie sich bei der Auswahl eines Anbieters die Paketangebote an, lesen Sie die Sterne bei den Tarifen, achten Sie auf die Qualität der Kommunikation und der SLA. Einige Administratoren beschließen, IP-Telefonie nicht in einem Paket mit einer kostenpflichtigen virtuellen Telefonvermittlung zu kaufen, für das auch ein monatliches Abonnement ausgestellt wird. Seien Sie nicht faul, kaufen Sie nur Datenverkehr und lernen Sie, mit Asterisk zu arbeiten - dies ist das Beste, was im Bereich PBX entwickelt wurde, und eine nahezu problemlose Lösung für Geschäftsaufgaben kleiner und mittlerer Unternehmen (wenn Sie direkte Hände haben).

8. Dokumentieren und erstellen Sie Anweisungen für Mitarbeiter

Das ist Faulheit und es ist notwendig. Erstens wird es für Sie einfacher zu arbeiten sein, und zweitens wird die Anpassung von Anfängern nahtlos sein. Schließlich wissen Sie selbst, dass Ihre Infrastruktur auf dem neuesten Stand, vollständig und in einwandfreiem Zustand ist. Verfassen Sie Sicherheitshinweise, kurze Handbücher für Benutzer, häufig gestellte Fragen (FAQ) und beschreiben Sie die Regeln und Vorschriften für die Verwendung von Bürogeräten. Eine materiell vorhandene Anweisung ist viel überzeugender als Worte, auf die Sie sich immer beziehen können. Auf diese Weise können Sie einen Link zu einem Dokument mit einer relevanten Frage senden und das Argument „Ich wurde nicht gewarnt“ nicht akzeptieren. Sie sparen also viel Geld bei der Beseitigung von Fehlern.

9. Nutzen Sie die Dienste von Outsourcern

Selbst wenn Sie eine ganze IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen haben oder umgekehrt eine kleine Infrastruktur, ist es nicht beschämend, die Dienste von Outsourcern in Anspruch zu nehmen. Warum nicht die Dienste von erstklassigen Fachleuten in Anspruch nehmen, die sich auf etwas Kompliziertes für wenig Geld spezialisiert haben, ohne einen solchen Spezialisten für das Personal zu kaufen? Lagern Sie einen Teil von DevOps, Druckservices, die Verwaltung einer geladenen Site, falls vorhanden, Support und ein Callcenter aus. Ihr Wert wird davon nicht abfallen, im Gegenteil, Sie erhalten zusätzliches Fachwissen im Bereich der Kontakte mit Drittanbietern.

Wenn Ihr Manager der Meinung ist, dass Outsourcing teuer ist, erklären Sie ihm einfach, wie viel er an den engagierten Spezialisten zahlen muss. Es funktioniert wirklich.

10. Beteiligen Sie sich nicht an Open Source und Ihrer Entwicklung

Ich bin Ingenieur, ich bin ein Entwickler in der Vergangenheit und ich bin fest davon überzeugt, dass Open Source die Welt rettet - was sind Bibliotheken, Überwachungssysteme, Serververwaltungssysteme usw. Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch für den Kauf von Open Source CRM, ERP, ECM usw. entscheidet. oder der Chef bei der Besprechung schreit, dass Sie Ihre Rechnung auf Ihr Knie sprengen, das Schiff retten, es geht zu den Riffen. Hier sind die Argumente, um sich einem inspirierten Führer mit einem brennenden Blick zu stellen:

• Open Source wird schlecht unterstützt, wenn es sich um ein öffentliches Repository handelt, oder ist sehr teuer, wenn es Open Source von Unternehmen (DBMS, Office-Suiten usw.) ist. Sie zahlen buchstäblich für jede Frage, Anfrage und jedes Ticket.
• Ein interner Spezialist für die Bereitstellung eines internen Open Source-Produkts ist aufgrund seiner Seltenheit sehr teuer.
• Open Source-Verbesserungen können durch Kenntnisse, Fähigkeiten oder sogar Lizenzen stark eingeschränkt sein.
• Mit Open Source starten Sie nicht lange und es wird Ihnen zu schwer fallen, es an Geschäftsprozesse anzupassen.

Selbstverständlich ist die eigene Entwicklung eine sehr lange und teure Veranstaltung? Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass die Arbeit an einem funktionierenden Prototyp, der den Geschäftsanforderungen und der Fähigkeit, Benutzer daran arbeiten zu lassen, drei Jahre dauert, drei Jahre dauert. Und wenn Sie ein gutes Team von Programmierern haben (Sie können sich die Gehälter auf „My Circle“ ansehen - die Schlussfolgerungen werden für Sie selbst abgefragt).

Also werde ich banal sein und wiederholen: Überlegen Sie sich alle Optionen.

Ich fasse kurz zusammen, um sicherzustellen, dass ich nichts vergessen habe:

• Geld zählen - verschiedene Optionen vergleichen, Faktoren berücksichtigen, vergleichen;
• bemühen sich, die Zeit für Wartung und Benutzerschulung zu verkürzen, das Risiko "dummer Eingriffe" zu verringern;
• versuchen, Technologie zu konsolidieren und zu integrieren - schlanke Architektur und End-to-End-Automatisierung entscheiden;
• Investieren Sie in die IT-Entwicklung, leben Sie nicht mit veralteten Technologien - sie werden Geld aufsaugen;
• Korrelation von Nachfrage und Verbrauch von IT-Ressourcen.

Sie fragen sich vielleicht - warum jemand anderes Geld sparen, da das Büro zahlt? Die logische Frage! Ihre Fähigkeit, Kosten zu optimieren und IT-Ressourcen effektiv zu verwalten, hängt jedoch in erster Linie von Ihrer Erfahrung und Ihrem Profil als Fachmann ab. Wir alle wissen, wie man aus improvisierten Materialien Süßigkeiten macht :-)

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