Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist jedermanns Arbeit

Eine durchdachte interne Kommunikationsstrategie ist die Basis für eine hohe Teamproduktivität

Stellen Sie sich ein typisches Treffen des gesamten Teams vor: Jemand macht sich Notizen und stellt Fragen, jemand kommt zu spät und sitzt im Telefon begraben. Wenn Sie gleichzeitig selbst führend sind, ist es für Sie wahrscheinlich unangenehm, Smartphone-Bildschirme zu sehen, die die Gesichter der Mitarbeiter beleuchten. Wenn Sie jedoch ein einfacher Mitarbeiter sind und die bereitgestellten Informationen nicht mit Ihren täglichen Aufgaben zusammenhängen, ist es einfacher, sie zu ignorieren. Die beschriebene Situation ist nur ein Beispiel dafür, wie die Kommunikation innerhalb des Unternehmens gestört werden kann.

Interne Kommunikation ist jede Kommunikation im Zusammenhang mit der Arbeit innerhalb eines Unternehmens: von allgemeinen Ankündigungen bis zu Gesprächen zwischen Kollegen. Wenn Sie die Unternehmensstrategie in der internen Kommunikation sehen und nicht in der Verantwortung einer bestimmten Person oder Abteilung, hilft dies der Organisation, einige strukturelle Probleme zu beseitigen und eine Kultur des Vertrauens, der Transparenz und des Zusammenhalts zu schaffen.

James Harter und Amy Adkins vom Gallup Institute schrieben in einem Artikel für Harvard Business Review : „Oft ist Kommunikation die Grundlage für eine gesunde Beziehung, einschließlich der zwischen dem Mitarbeiter und dem Manager. [Ständige Kommunikation] - persönlich, telefonisch oder elektronisch - ist mit einem höheren Engagement verbunden. “ Und je höher das Engagement, desto besser der Gewinn. Das Institut hat kürzlich herausgefunden, dass Unternehmen mit einer hohen Beteiligung der Mitarbeiter an Dividenden pro Aktie um 147% vor den Wettbewerbern liegen.

Und die gute Nachricht ist, dass absolut jeder eine Rolle bei der Gestaltung einer Kultur der offenen Kommunikation bei der Arbeit spielen kann.

Übersetzt nach Alconost


Bildautor - Wanging Lee

Eine gute interne Kommunikationsstrategie beginnt mit Führung

Die Personalabteilung und die Führungskräfte können täglich mit den Mitarbeitern kommunizieren. Letztere erwarten jedoch einen wechselseitigen Informationsaustausch mit dem Management. Unternehmensweite Besprechungen und Newsletter sind praktisch, wenn Sie Ankündigungen machen müssen. Wenn dies jedoch die Hauptmethode ist, um Mitarbeiter zu kontaktieren, fühlen sie sich möglicherweise entfremdet .

Jeder möchte geschätzt werden. Wenn es also um interne Kommunikation geht, ist Zugänglichkeit , Öffentlichkeitsarbeit und Transparenz das Wichtigste. Es sollten jedoch mehrere Überlegungen berücksichtigt werden.

Große Anzeigen sollten zuerst von Ihnen gemacht werden

Es ist unwahrscheinlich, dass Mitarbeiter zum ersten Mal von einer externen Quelle (soziale Netzwerke, Nachrichtenseiten usw.) über wichtige Ereignisse (z. B. eine Fusion oder einen Führungswechsel) informiert werden sollen. Wenn Sie vor größeren Änderungen einen Warnplan entwickeln, hilft dies, das Vertrauen der Mitarbeiter zu erhalten und ihre Reaktion zu verbessern. Eine Studie von Slack Future of Work ergab, dass Mitarbeiter Transparenz schätzen: 80% der Mitarbeiter möchten mehr darüber wissen, wie Führungskräfte Entscheidungen treffen.

Personalisierung der Mailingliste

Ein wunderschön gestalteter Brief ist großartig, aber es ist genauso wichtig, über den Inhalt nachzudenken: Nachrichten sollten präzise und leicht zu lesen sein, mit einem Minimum an Akronymen und Jargon. Wenn Sie sich hinsetzen, um Anzeigentext zu schreiben, versuchen Sie, ihn etwas persönlicher zu gestalten. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was ist derzeit optimistisch an Ihnen?
  
• Wie kann ich den Mitarbeitern für ihre hervorragende Arbeit danken?
  
• Wenden Sie sich Ihrer Erfahrung zu: Ist in Ihrem persönlichen oder beruflichen Leben etwas passiert, das mit diesem Moment im Leben des Unternehmens in Verbindung gebracht werden kann?
  

Stellen Sie sicher, dass Sie immer wissen, wann und wie Mitarbeiter Fragen stellen und das Gespräch fortsetzen können.

Verbessern Sie Ihr Wissensmanagementsystem

Ist es für Teams einfach, die Informationen zu finden, die sie für die Arbeit benötigen? Vielleicht gehen Dokumente und Besprechungsunterlagen in E-Mail-Ordnern verloren, die bereits Matroschka-Puppen ähneln? Wenn das Auffinden und Weitergeben von Informationen in einer Organisation zu einem Problem wird, kann es sinnvoll sein, die Wirksamkeit des verwendeten Wissensmanagementsystems zu bewerten.

Führungskräfte müssen ständig offen für Kommunikation sein

Wenn Sie eine Führungskraft sind, haben Sie eine klare Vorstellung von den Arbeitsprozessen des Teams und sind bereit, diese zu verteidigen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern: Dazu müssen Sie Feedback anregen und entsprechend handeln.

Der Bestsellerautor Jacob Morgan in The Employee Experience Advantage sagt dazu: „Es gibt immer noch Orte auf der Welt, an denen Mitarbeiter nicht aufgefordert werden, Feedback zu geben, Ideen auszudrücken und sie nicht zu ermutigen, ihre Meinungen zu teilen. Wenn jemand in solchen Organisationen etwas sagt, gerät er oft unter den Druck von Bürokratie und Büro-Intrigen. “

Wenn Sie offen für die Kommunikation mit Mitarbeitern bleiben, wird dies jedem helfen, sich respektiert zu fühlen, und den Wunsch wecken, zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beizutragen. Wie das gemacht wird, erfahren Sie weiter unten.

Regelmäßige Einzelgespräche

Wie kann man jeden Mitarbeiter ermutigen, ehrliches Feedback zu geben? Finden Sie heraus, welche Ansätze funktionieren, welche nicht und ob es entfernbare Hindernisse gibt. Denken Sie daran, dass regelmäßige Besprechungen besonders wichtig sind, um das Vertrauen introvertierter Mitarbeiter zu stärken, die am besten außerhalb der Gruppenarbeit gedacht werden können.

Planen Sie Meetings strategisch

In der Tat mögen viele Teambesprechungen nicht . Ein persönliches Gespräch ist jedoch der beste Weg, um eine Entscheidung zu treffen. Erstellen und veröffentlichen Sie daher vor der Planung eines Meetings dessen Tagesordnung (dies hilft, den Zeitplan einzuhalten) und geben Sie den Teilnehmern die Informationen, die für die vorbereitende Vorbereitung erforderlich sind. Senden Sie nach dem Meeting einen Brief mit einer Liste der Aktionen und Notizen, die während der Diskussion gemacht wurden.

Das Einreichen von Ideen sollte einfach sein

Ed Kathmul, Mitbegründer von Pixar Studios, erzählte uns von einem merkwürdigen Trend, den er beim Wachstum des Unternehmens bemerkte: Die Mitarbeiter hatten Angst, Ideen zu geben . Kathmul vermutete, dass die Ursache der Angst der hohe Standard des Studios sowie eine wachsende hierarchische Struktur war.

Es gelang ihm, den Einfluss der Hierarchie auf die Pixar-Brainstorming-Sitzungen zu beseitigen - und die Teammitglieder begannen erneut, leise ihre eigenen Gedanken zu äußern, egal in welcher Position sie sich befanden. Wenn Sie allen die Möglichkeit geben, Ideen frei auszutauschen, erhöhen Sie die psychologische Sicherheit und zeigen, dass Sie die Vision der Teammitglieder schätzen - und vielleicht werden einige der Vorschläge irgendwann „schießen“.

Hommage an eine gute Arbeit

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, nicht auf positives Feedback zu verzichten . Wenn Sie die Verdienste einer Person in einem gemeinsamen Dokument oder auf einer gemeinsamen Baustelle erkennen, zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass er besonders geschätzt wird: Dank dieser „Dokumentation“ verstehen die Teams die Arbeit des anderen besser und die Geschäftsleitung erfährt von den Erfolgen.

Jeder kann an der Bildung einer Kultur des transparenten Informationsaustauschs teilnehmen

Sie vertreten das Unternehmen als Mitarbeiter - dies scheint eine verantwortungsvolle und schwierige Aufgabe zu sein, und das aus gutem Grund. Dazu sagt Rita Lingyuan Meng , außerordentliche Professorin für Öffentlichkeitsarbeit an der Florida University: „Die Einstellung der Mitarbeiter zu ihrem Arbeitsplatz und ihre öffentlichen Äußerungen schaffen oft mehr Vertrauen und bilden die Grundlage dafür, wie externe Stakeholder das Unternehmen sehen. Wir glauben daher, dass der starke positive Ruf des Unternehmens von innen heraus aufgebaut wird. “

Wenn bei Ihnen alles in Ordnung ist, ist bei der Firma alles in Ordnung. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, um eine Kultur der Transparenz und des Informationsaustauschs aufzubauen.

Sprechen Sie ehrlich über angenehm und unangenehm

Fühlst du dich unterstützt oder scheint es, als ob dich niemand braucht? An welchen Projekten arbeiten Sie gerne? Sie haben das Recht, mit Ihrem Vorgesetzten ein ehrliches Gespräch über die Arbeit zu führen. Alison Greene vom Slate Magazine, die Autorin von Managing to Change the World , empfiehlt, mit einem Manager zusammenzuarbeiten, um ein Kommunikationssystem zu schaffen, das für beide akzeptabel ist: „Sobald ein solches System definiert ist, übernehmen Sie die Verantwortung dafür, dass es funktioniert: Zum Beispiel, wenn der Chef abbricht Treffen, müssen Sie die Initiative ergreifen und einen anderen Termin auswählen. "

Streben Sie nach Klarheit und Beständigkeit in der täglichen Arbeit

Interne Kommunikation ist der Informationsaustausch auf allen Ebenen, auch im Hinblick auf die täglichen Angelegenheiten, die mit Kollegen in der Abteilung besprochen werden. Hier sind einige Tipps, die Ihrem Team helfen, sich in die richtige Richtung zu bewegen:

• Dokumentieren Sie Entscheidungen und Prozesse auf gemeinsam genutzten Ressourcen, z. B. auf einer Website für die Zusammenarbeit oder in einem Ordner, auf den jeder problemlos zugreifen kann.
  
• Wenn Sie Checklisten erstellen und andere Materialien für das Projektmanagement entwickeln möchten, teilen Sie die Früchte Ihrer Leidenschaft mit Kollegen: Zögern Sie nicht, Dokumente zu erstellen und zu veröffentlichen, mit denen Sie die Teamarbeit koordinieren und die Mitglieder rechtzeitig informieren können.
  
• Gerade ein Projekt beendet? Überlegen Sie, was gut gelaufen ist und was nicht, und bitten Sie Ihre Kollegen, ehrliches Feedback zu geben - dies trägt zur Verbesserung bei.
  
• Nehmen Sie sich Zeit für Projekte, die ungeteilte Aufmerksamkeit erfordern. Wenn sie bestimmte Daten haben, planen Sie separate Arbeitszeiten in Ihrem Kalender und informieren Sie Ihre Teamkollegen darüber.
  

Teilen Sie Ihre Erfahrungen

Welche einzigartigen Fähigkeiten und Visionen können Sie Kollegen bieten? Seien Sie nicht bescheiden: Wenn Sie Fähigkeiten oder Kenntnisse finden, die für andere nützlich sein können, versuchen Sie, diese zu teilen - im internen Blog, im Newsletter, bei Präsentationen zum Mittagessen oder auf der Website für die Zusammenarbeit. Durch den Wissensaustausch unterstützen Sie nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern stärken auch das Team und verbessern die Arbeitsatmosphäre. Für viele ist es wichtig, Teil eines Teams oder einer Gemeinschaft zu sein . Der Informationsaustausch hilft, die Fragmentierung von Einheiten zu überwinden und den Zusammenhalt zu stärken.

Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist jedermanns Arbeit

Es ist allgemein anerkannt, dass die Personalabteilung oder die Kommunikationsabteilung für die interne Kommunikation verantwortlich ist, aber hier ist jeder Beitrag wichtig. Der Aufbau einer Kultur des Vertrauens, der Transparenz und des Respekts am Arbeitsplatz hängt letztendlich davon ab, wie Mitarbeiter Informationen austauschen und miteinander kommunizieren.

Über den Übersetzer

Der Artikel wurde von Alconost übersetzt.

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