So erledigen Sie 70 Aufgaben an einem Tag: Das Leben in Task-Trackern ist ein gutes Leben

Ich habe versucht, Aufgaben systematisch auszuführen, wahrscheinlich etwa 20 bis 25 Mal. Und jeder Versuch schlug meines Wissens aus zwei Gründen fehl.

Um Zeit für die Aufgabenverwaltung einzuräumen, müssen Sie zunächst verstehen, warum dies getan wird.
Sie beginnen Aufgaben zu leiten, verbringen Zeit damit, erledigen weniger Aufgaben, alles sammelt sich an - im Namen von was?

Es ist schwierig, Arbeiten durchzuführen, wenn Sie nicht verstehen, warum. "Straffung des Lebens" ist nicht das am besten geeignete Ziel, da "Straffung des Lebens" ein eher vages Phänomen ist. „Das Maß an Angst durch Verringerung des Maßes an Unsicherheit zu verringern“ ist jedoch ein viel konkreteres und besseres Ziel, für das eine Stunde am Tag aufgewendet werden kann.

Zweitens beschreiben alle Methoden, die ich lese, sofort den Endzustand des Prozesses. „Sie müssen ToDoIst verwenden, nach Projekten aufschlüsseln, in den Kalender integrieren, wöchentliche Aufgabenüberprüfungen durchführen, Prioritäten setzen ...“ Es ist schwierig, sofort damit zu beginnen. Wie bei der Softwareentwicklung glaube ich, dass Sie die progressive JPEG-Methode iterativ verwenden müssen.

Daher werde ich meine „Iterationen“ durchgehen, und vielleicht wird es auf die gleiche Weise für Sie nützlich sein. Warum gibt es schließlich keinen Grund, die Mai-Feiertage zu nutzen, um mit dem neuen (relativ) Paradigma zur Arbeit zu gehen?

Und wie ich dazu gekommen bin, kann hier nachgelesen werden .

Trello, ein paar Listen

Wir erstellen nur 4 Listen, wir verwenden den Desktop und die mobile Anwendung.



Listen:

• Fälle - Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Ihnen in den Sinn kommen. Und schreiben Sie auf, sobald sie in den Sinn kommen. "Den Müll wegwerfen" ist eine Aufgabe. "Geschirr spülen" ist eine Aufgabe. "Planungsbesprechung zuweisen" ist eine Aufgabe. Nun und so weiter. Selbst die offensichtlichsten und / oder wichtigsten Dinge können vergessen werden, wenn etwas Unerwartetes passiert ist oder nur einen harten Tag hatte.
• Fälle für heute - jeden Abend übertrage ich Angelegenheiten vom Fallausschuss auf den Fall für heute. Wenn am Abend einige Angelegenheiten dort bleiben - das ist normal, mehr dazu weiter unten. Mit der Zeit beginnen Sie zu verstehen, wie viele Aufgaben auf der Liste stehen können, sodass die meisten Aufgaben am geplanten Tag erledigt werden können.
• Heute fertig. Dieses Forum ist der Hauptweg, um die Angst zu verringern, dass ich heute nichts getan habe, und ein guter Weg, um die Selbstorganisation weiter zu reflektieren. Ich schreibe hier alle Aufgaben auf, die ich heute erledigt habe, nicht einmal aus der Liste der geplanten. "Ich habe Vasya wegen der Dokumente angerufen", schrieb er auf. "Sie baten mich, die Papiere zu unterschreiben", schrieb er auf. "Wir haben die Vereinbarung mit Anton besprochen", schrieb er auf. Am Ende des Tages werden Sie also verstehen, wofür Sie tatsächlich Zeit aufgewendet haben und was Sie mit diesen Aufgaben nicht tun konnten, nur um den Plan zu erfüllen.
• Fertig - eine Liste aller erledigten Aufgaben. Am Anfang oder am Ende des Tages verschiebe ich sie von "Made Today" nach "Finish". In der Tat ist dies ein solcher Müll, in dem Sie einfach die erledigten Aufgaben finden können und daher regelmäßig gereinigt werden müssen.

Trello, der "Minikalender"

Irgendwann wird klar, dass einige Aufgaben genau zeitgebunden sind und Sie sie eine Woche lang nicht vergessen möchten, um für diese Zeit nichts anderes zu planen. Es war schon immer schwierig mit dem Kalender, deshalb habe ich ein paar Tafeln mit den Namen "Fälle für Montag", "Fälle für Dienstag" usw. hinzugefügt, in denen ich anfing, Dinge an die Zeit zu binden.



Wenn sie mich fragen: "Können wir uns am Donnerstag um 16:00 Uhr unterhalten?" - Ich gehe einfach zum entsprechenden Forum und sehe, was wir für diese Zeit dort geschrieben haben. Und wir dürfen nicht vergessen, Aufgaben während der Woche rechtzeitig zwischen den Listen zu übertragen: zum Beispiel „Angelegenheiten am Donnerstag“ mit Beginn des Donnerstag - in „Angelegenheiten für heute“.

Warum nicht einen Kalender? Für mich ist es furchtbar schwierig, zwei Dienstprogramme gleichzeitig zu verwenden. Wenn Sie dafür einen Kalender verwenden, muss ich darauf zugreifen, ihn ausfüllen und regelmäßig darauf zugreifen, um zu überprüfen, ob ich etwas vergessen habe ...

Zu diesem Zeitpunkt ging ich an die Grenzen von Trello. Das Hauptproblem bestand darin, dass mehr als 50 Aufgaben pro Tag aufgezeichnet wurden und es einen zufriedenen großen Pool von Fällen gab, die sowohl an die allgemeine Liste als auch an die an die Tage gebundenen Listen gebunden waren. Wie kann ich verstehen, dass ich die Aufgabe, die ich erledigen muss, bereits aufgeschrieben habe? Es tauchten Doppel auf. Wie können alle Aufgaben für eines der Projekte gleichzeitig priorisiert werden? Wie können Sie anderen Personen die Möglichkeit geben, Ihre Kalenderpläne anzuzeigen?

Ich brauchte ein System, das unter Beibehaltung der relativen Leichtigkeit:

1. Könnte Aufgaben in Projekten gruppieren.
2. Haben Sie einen Kalenderlink (morgen fertig) und übertragen Sie ihn mit Beginn des Tages automatisch auf Aufgaben für heute.
3. Integriert in Google Kalender.

Hier kehrte ich zu ToDoist zurück, und zu diesem Zeitpunkt stellte sich heraus, dass dies die am besten geeignete Lösung war.

Aktueller Thread in ToDoist

Posteingang



Ich schreibe alle eingehenden Aufgaben in den Posteingang, die ich sofort zu zerlegen versuche. Unter Parsen versteht man:

• Bestimmen des Datums, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein wird (für kurze Aufgaben setze ich heute meistens und heute Abend verstehe ich, wann es tatsächlich erledigt werden kann).
• Definition des Projekts, dem die Aufgabe zugeordnet werden kann (für Statistiken und die Möglichkeit, die Priorität aller Aufgaben für das Projekt irgendwie zu ändern).

Die Aufgaben, die Ihnen in den Sinn kamen und die Sie in naher Zukunft nicht erledigen müssen, sind die Projekte " Uncategorized Personal " ("Nehmen Sie Getränkehalter in ein Auto") und " Uncategorized Work " ("Überlegen Sie, wann wir eine PR-Strategiesitzung arrangieren können"). In ToDoist können Sie sich wiederholende Aufgaben zuweisen: So habe ich jedes Wochenende die Aufgabe "Nicht kategorisiertes Personal zerlegen" und jeden Montag "Nicht kategorisierte Arbeit zerlegen".

Kalenderintegration
ToDoist lässt sich perfekt in Google-Kalender und in beide Richtungen integrieren. Ich habe meinen Kollegen einen Kalender zur Verfügung gestellt, damit sie sehen können, wann sie mich definitiv nicht erreichen können.



Gleichzeitig werden Aufgaben aus dem Kalender auch in die entgegengesetzte Richtung übertragen: Ich kann sagen: „Serega, schau auf meine Zeit am Freitag und schreibe das Meeting dort auf“, das sowohl im Kalender als auch in ToDoist angezeigt wird. Tatsächlich habe ich den Kalender zum ersten Mal verwendet und muss keine Ereignisse darin erstellen.

Bearbeitung nicht operativer eingehender Aufgaben

Ich beeile mich nicht, Aufgaben sofort zu erledigen, außer bei Aufgaben, bei denen ein Feuer offensichtlich ist. "Wir müssen uns dringend an das Management von ABC wenden, weil der Server lügt, aber keine Antwort von seinen Mitarbeitern kommt." - Eine brennende Aufgabe, die nicht verschoben werden kann. "Zhenya, kann ich Sie jetzt anrufen, um über ein neues Projekt zu sprechen." Planen Sie, wann es möglich sein wird, mit X über Y zu sprechen. Dies wird bereits zu der Aufgabe „Sagen Sie X, dass wir dann sprechen können“ und der Aufgabe „Sprechen Sie mit X über Y“, die bereits zeitgebunden ist. Fast jede eingehende Aufgabe wird zuerst in "Plan ..." umgewandelt.

Aufgabenpriorisierung
Alle am Tag enthaltenen Aufgaben können nicht ausgeführt werden. Als ich mich selbst beobachtete, wurde mir Folgendes klar (jede Zahl wird eine andere haben, aber die Hauptsache ist, zu Schlussfolgerungen zu kommen).

1. Für jeden Tag habe ich ungefähr 50-70 Aufgaben aufgezeichnet.
2. Bequem für mich selbst (ohne das Gefühl völliger Müdigkeit am Ende des Tages) kann ich bis zu 30 Aufgaben erledigen.
3. Nach bis zu 50 Aufgaben werde ich müde, aber unkritisch sein.
4. Ich kann 70 Aufgaben schließen, aber danach komme ich kaum noch aus dem „Strom des Workaholism“ heraus, ich werde schwer einschlafen und im Allgemeinen wenig sozial sein.

Auf dieser Grundlage entscheide ich, was ich heute tun soll. In ToDoist gibt es eine Priorisierung für jede Aufgabe. Daher wähle ich morgens wichtige Aufgaben aus und den Rest basierend auf Fähigkeiten und Wünschen. Jeden Tag übertrage ich ungefähr 40-20 Aufgaben auf Folgendes: Was interessant ist - gleichzeitig werden 60-70 Aufgaben am nächsten Tag wieder.

Statistik

Ich möchte allgemein verstehen, wie viel Zeit heute für geschäftliche Arbeiten benötigt wurde und welche. Dazu verwende ich die RescueTime- Anwendung, die sich auf dem Telefon, auf dem Laptop und im Google Maps-Standortverlauf befindet (ja, ich bin nicht paranoid).





Wir leben außerhalb der Stadt, so dass die Zeit, die wir auf der Straße verbringen, sinnvoll genutzt werden kann. Jetzt, wo ich nicht müde bin, höre ich mir unterwegs Hörbücher an, um diese 40 Minuten irgendwie zu nutzen.

Ich aggregiere noch keine Daten, wodurch ein eigenartiger persönlicher Datensee entsteht. Die Zeit wird kommen - ich werde dazu kommen.

Es wird keine Schlussfolgerung geben

1. Das Leben eines modernen Menschen ist ein großer Strom eingehender Aufgaben. Es wird nicht möglich sein, es zu reduzieren; man muss lernen, diesen Fluss zu kontrollieren.
2. Die meisten Sorgen kommen von der Unsicherheit des Kommens. Wenn wir verstehen, was uns in den kommenden Tagen erwartet, wird es deutlich weniger Angst geben.
3. Dafür können Sie Zeit damit verbringen, Ihren Tag zu organisieren. Ich weiß, was heute passieren wird, was morgen passieren wird, und ich vergesse nicht die Aufgaben, die ich zuvor vergessen hatte.
4. Aufgabenverfolgung ist kein Selbstzweck, sondern, wenn Sie möchten, ein Weg der Selbstbildung. Dinge, die früher getan wurden, waren Faulheit oder Dinge, die nicht mit den Händen erreicht werden konnten. Es wird viel einfacher, dies zu tun. Viele Menschen (und ich unter ihnen) fühlen sich im Allgemeinen besser, wenn Aufgaben von außen gestellt werden. Aufgabenverfolgung ist eine solche Möglichkeit, Aufgaben für sich selbst festzulegen und zu lernen, wie Sie Ihre Wünsche leben können.
5. Arbeit ist kein Selbstzweck. Ziel ist es, Ihren Arbeitsplan so zu organisieren, dass eine vorhersehbare Freizeit entsteht, in der Sie mit sich selbst, Ihren Familien und Ihren Interessen umgehen können.

Wenn du an meinen Ideen und Gedanken dazu interessiert bist und so weiter, dann kannst du den Kanal lesen :-)