Unsere
frühere Geschichte über die verborgenen Funktionen von Zimbra, die für Web-Client-Benutzer nützlich sein können, wurde von unseren Lesern sehr positiv aufgenommen. In diesem Zusammenhang werden wir Sie weiterhin mit den nicht offensichtlichsten, aber äußerst nützlichen Funktionen des Zimbra-Webclients vertraut machen, die Ihnen und den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen helfen können, die Arbeitsproduktivität zu steigern und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erheblich zu vereinfachen.
Erstellen Sie eine Besprechung basierend auf dem Brief, den Sie erhalten haben
Eine der wichtigsten Funktionen eines jeden Kollaborationssystems ist der Geschäftskalender und der Tagesplaner, mit denen Arbeitszeiten geplant und Termine und Besprechungen geplant werden. Trotz der umfangreichen Funktionalität von Zimbra in Bezug auf die Verwaltung von Geschäftskalendern erhalten die altmodischen Manager häufig viele Anweisungen in Form einer E-Mail mit der Anweisung, etwas zu tun oder zum festgelegten Zeitpunkt ins Büro zu kommen. Um zu verhindern, dass diese Bestellung verloren geht, ist es am sinnvollsten, sie direkt nach Erhalt in Ihren Zeitplan aufzunehmen. Aber kann dies schnell geschehen, um die zweite Registerkarte nicht zu öffnen und zwischen ihnen zu wechseln, um den Text des Briefes in das Formular zu kopieren und eine Besprechung oder Aufgabe zu erstellen?
Speziell dafür gibt es in Zimbra die Funktionen „Besprechung erstellen“ und „Aufgabe erstellen“, die im Popup-Menü jeder E-Mail zu finden sind. Nachdem Sie auf das Element "Besprechung erstellen" geklickt haben, wird automatisch eine Besprechung erstellt, deren Name den Betreff des Briefes vollständig wiederholt. Außerdem werden alle Teilnehmer an der Korrespondenz zu dieser Besprechung hinzugefügt, und die Beschreibung der Besprechung wird automatisch mit dem Text des ausgewählten Briefes gefüllt. Daher muss der Mitarbeiter nur den Ort und die Uhrzeit des Meetings angeben und auf Wunsch seine Beschreibung und seinen Namen geringfügig ändern, wenn der Betreff und der Text des Briefes für diese Zwecke nicht geeignet sind. Wenn der Brief Anhänge enthielt, werden diese automatisch an die erstellte Besprechung angehängt. Etwa das Gleiche passiert beim Erstellen einer Aufgabe. Der Name und die Beschreibung werden automatisch anhand des Betreffs und des Textes des Briefes ausgefüllt, und der Benutzer muss nur die leeren Spalten ausfüllen. Infolgedessen wird die Aufgabe im Tagebuch des Benutzers angezeigt, der sie erstellt hat, unabhängig davon, wie viele Personen an der Korrespondenz teilnehmen.
Dank dieser Technik hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, den Zeitaufwand für die Erstellung von Besprechungen und Aufgaben zu optimieren, sodass er während des Arbeitstages Zeit hat, mehr Aufgaben zu erledigen.
Hinzufügen von RSS-Feeds zu Zimbra
Viele Business Manager müssen häufig zahlreiche Newsfeeds durchsehen, um über verschiedene Ereignisse und Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben, egal ob es sich um globale, föderale, regionale oder sogar Unternehmensnachrichten handelt. Wenn ein Mitarbeiter jedoch mehrere Registerkarten im Browser öffnet, um diese Aufgabe abzuschließen, und ständig zwischen ihnen wechselt, um nach nützlichen Informationen zu suchen, kann er die Nachrichten dann höchstwahrscheinlich nicht normal anzeigen oder normal arbeiten? Was ist in solchen Fällen zu tun?
In solchen Fällen sind gute alte RSS-Feeds, die in der Regel alle erforderlichen Informationen enthalten und keine Bilder und Werbung enthalten, eine große Hilfe. Dank dessen sind RSS-Feeds viel einfacher zu verstehen und ermöglichen es Mitarbeitern, die gezwungen sind, den Informationsfluss zu überwachen, effizienter zu arbeiten. Ein weiterer wesentlicher Vorteil von RSS besteht darin, dass sie direkt zum Zimbra-Webclient hinzugefügt werden können. Auf diese Weise können Sie Feeds anzeigen, ohne von der Arbeitspost abgelenkt zu werden.
Um Zimbra einen RSS-Feed hinzuzufügen, müssen Sie auf das Zahnradsymbol im Element "E-Mail-Ordner" klicken und im Popup-Menü "Neuer Ordner" auswählen. Dort müssen Sie das Kontrollkästchen "RSS / ATOM-Feed abonnieren" aktivieren und den Link angeben, der das benötigte RSS enthält. Danach haben Sie einen Ordner mit dem erstellten RSS-Feed, in dem jede Nachricht als separate E-Mail angezeigt wird.
Korrespondenzansicht wechseln
In den letzten Jahren haben E-Mail-Clients begonnen, Konversationen in Form von Konversationen anzuzeigen. Dank dessen sieht die gesamte Geschäftskorrespondenz sehr präzise aus und es gibt kein Gefühl von Unordnung beim Betrachten. Darüber hinaus können Sie sich mit einer solchen Korrespondenzstruktur am bequemsten mit deren Inhalten vertraut machen und den Gesprächsverlauf schnell aktualisieren. Wenn jedoch ein Dialog zwischen drei oder mehr Personen geführt wird, treten häufig Situationen auf, in denen die Dialoge ziemlich verzweigt werden und das Finden eines separaten Briefes in einer solchen Korrespondenz äußerst problematisch wird.
In solchen Situationen kann das Umschalten auf die klassische Form der Anzeige von Korrespondenz hilfreich sein, bei der die gesamte Korrespondenz als separate Nachrichten angezeigt wird, sortiert nach Empfangsdatum. In dieser Art der Dialoganzeige ist es häufig viel einfacher, den gewünschten Brief zu finden, was für den Mitarbeiter, der danach sucht, eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Für viele Benutzer kann das Anzeigen von Korrespondenz in Form separater Nachrichten viel bequemer und vertrauter sein als das Anzeigen in Form von Konversationen.
Das Umschalten zwischen diesen beiden Anzeigetypen erfolgt im Dropdown-Menü "Ansicht" in der oberen rechten Ecke der eingehenden E-Mail. Hier können Sie nicht nur den Anzeigetyp "Nach Gesprächen" und "Nach Nachrichten" einstellen, sondern auch andere Anzeigeoptionen für eingehende E-Mails konfigurieren. Sie können Nachrichten beispielsweise nach Größe, Betreff, Anhang usw. sortieren. Es kann auch dazu beitragen, die Produktivität der Mitarbeiter per E-Mail zu verbessern.
Wir hoffen, dass diese Funktionen zur Steigerung der Produktivität und Ihrer Mitarbeiter beitragen!
Bei allen Fragen zur Zextras Suite können Sie sich per E-Mail an katerina@zextras.com an den Vertreter der Firma "Zextras" Katerina Triandafilidi wenden