Sind Sie es leid, Zeit zu verschwenden, um herauszufinden, was in der Firma passiert? Informationen gehen in WhatsApps endlosen Gruppenchats verloren? Unterbrochene Kommunikation im Team? Schwillt das Verfolgen Ihrer (nicht) abgeschlossenen Änderungen Ihren Kopf an? Die Belastung der Mitarbeiter ist unklar, und wer macht im Allgemeinen was jetzt?
Wenn Sie mindestens zwei der oben genannten Fragen bejahen können, stellen wir sie unter Katze. Wir haben mit dem berühmten Moskauer Fotostudio „
Bolshakova Studio “ gesprochen und sie haben ihre Erfahrungen bei der Lösung klassischer Managementprobleme geteilt.
Im Moment ist ein 13-minütiger Video-Chat. Unten finden Sie eine Zusammenfassung des Angebotsinterviews.
Kurze Informationen zum Studio
Gründerin - Fotografin Ksenia Bolshakova.
Team - 8 Personen + freiberufliche Retuscheure.
Das Studio gibt es seit 7 Jahren.
Richtung: Motivfoto, b2b.
Kunden - mehrere hundert. Berühmt: Oriflame, Faberlic, MAC Cosmetics, Lady Collection, Bacardi, KFC, Die Schneekönigin, Stockman.
Einige StudioarbeitenEine kurze Geschichte des Problems
Als das Studio nur aus ein paar Leuten bestand, benutzten sie zunächst VK. Die Hauptsache - dort war es bequem zu kommunizieren und Dateien anzuhängen. Als das Team wuchs, wechselten Chats zu WhatsApp, wo sie für jedes Projekt (für jeden Kunden) eine Gruppe erstellten.
"Wenn sich die Anzahl der Gruppen exponentiell zu vermehren beginnt, wird es unangenehm"
Mit dem weiteren Wachstum des Studios wurde ein neues Problem aufgedeckt. Es ist unmöglich geworden, den Überblick darüber zu behalten, was im Unternehmen passiert, was bestimmte Mitarbeiter tun und was sie tun.
"Es wurde viel Zeit darauf verwendet, herauszufinden, was los ist, und Informationen herauszufinden, die sich in den Köpfen von jemandem niederlassen. Es gibt keinen gemeinsamen Raum, in dem diese Informationen gefunden werden können. “
Das Unternehmen war zunächst der Meinung, dass es an der Zeit sei, alle Prozesse für die Arbeit auf eine einzige Plattform zu übertragen, und Trello wurde als solches Instrument ausgewählt. Aber es gab neue Probleme. Es gab zwei Hauptpunkte: Zugang und Kommunikation.
„Eine Person hatte entweder Zugang zu allem, was an der Tafel passiert, oder zu nichts. Und ich wollte, dass die Mitarbeiter nur sehen, was zu diesem Zeitpunkt nur ihren Teil der Arbeit betrifft. “
Lösung gefunden!
Bei der Suche nach Hunderten von Alternativen entschied sich das Studio für das „YouGile“ -System. Es wurde fast sofort einfacher. Zunächst freute sich das Team über die Möglichkeit, alle Prozesse auf einem Board durchzuführen. Dies war möglich, indem für verschiedene Mitarbeiter der Zugriff auf verschiedene Spalten eingerichtet wurde: Eine Gruppe von Fotografen sieht nur ihre Spalten, Gruppen von Retuschierern - ihre eigenen. Manager sehen und steuern den gesamten Prozess.
Die nächste Vereinfachung der Arbeit war darauf zurückzuführen, dass jede Karte ein Projekt ist und die Position der Karte in einer bestimmten Spalte den Status der Arbeit angibt. Ein Retuscheur kann mehrere Projekte gleichzeitig ausführen, von denen beispielsweise drei gerade in Arbeit sind und vier weitere vom Kunden geprüft werden. Und zu jedem Zeitpunkt erscheint der Client: "Ich habe Änderungen!". Der Manager nimmt Änderungen an der Checkliste der Karte vor, der Retuscheur betritt das System und sieht an einer Stelle, was er tun muss. Und nachdem er die ganze Arbeit erledigt hat, kann er im eingebauten Chat auf dieser Karte über das Ende der Arbeit informieren. Zuvor musste der Retuscheur die Liste der Änderungen aus dem Chat irgendwo in seinen Notizen nach WhatsApp kopieren und dort markieren.
„Jetzt ist das nicht notwendig, Checklisten sind in YouGile, jeder versteht, in welchem Stadium die Arbeit läuft. Auf der Aufgabenkarte können sowohl der Manager als auch der Fotograf und die Retuschierer kommunizieren, um sich gegenseitig einige Punkte zu klären, und alle Teilnehmer der Karte sehen dieses Gespräch. Informationen werden nicht zwischen zwei Personen abgerechnet. “
Wie der Prozess funktioniert
Das Studio arbeitet mit Kunden auf einer Hauptplatine, die logischerweise als „BESTELLUNGEN“ bezeichnet wird. Außerdem gibt es im Projekt mehrere weitere Gremien, auf die nur die Verwaltung Zugriff hat, und in diesen Gremien werden administrative Fragen erörtert. Ein separates Board mit Arbeitsstandards, separate Boards für die Arbeit mit Finanzen, Ausrüstungsinventar sowie für die Arbeit mit Kunden, die den Drehprozess nicht direkt beeinflussen.
Jede Bestellung des Kunden - dies ist eine separate Karte auf der Tafel - durchläuft einen Zyklus von sieben Schritten. Jede Stufe ist eine separate Spalte. Es gibt sieben von ihnen:
Eingehende Bewerbung »Warten auf Produkt» Aufnahme »Retusche» Studio »Kundenprüfungen» Geliefert.
Der ProzessRetuschierer aus dieser Kette haben nur Zugriff auf zwei Spalten: "Retusche" und "Studio-Checks". Wenn der Retuscheur seine Arbeit erledigt, meldet er sich im Chat ab und überträgt die Aufgabe in die Spalte „Studio Checks“.
„Schauen Sie einfach in diese Spalte, um sofort zu verstehen, was im Projekt passiert. Und es ist deutlich zu sehen, in welchem Stadium sich jedes der Projekte jetzt befindet. “
Im Chat auf jeder Karte diskutieren Studiomitarbeiter das Projekt, laden Dateien oder notwendige Links hoch. Im Abschnitt "Beschreibung" der Karte wird TK eingegeben, der das Format für das Senden von Fotos, grundlegende Anforderungen an den Retuscheur und Referenzfotos angibt.
Checkliste
Checkliste in der AufgabeDer wichtigste Teil der Karte für das Studio sind die Checklisten (Unteraufgaben). Die Checklistenüberschrift ist das Datum, an dem der Kunde die Änderungen erhalten hat. Wenn Sie Änderungen vornehmen, markiert der Retuschierer diese mit Häkchen, und dieser Vorgang wird zusätzlich visuell auf der Tafel angezeigt. Es ist nicht erforderlich, die Aufgabe einzugeben, um den Fortschritt der Aufgabe anzuzeigen.
Es kann eine beliebige Anzahl von Checklisten geben, diese werden nicht gelöscht und Sie können immer den gesamten Prozess der Arbeit an einem Projekt sehen.
Was macht YouGile nützlich?
Ksenia nennt den
Vorteil des Systems, dass Sie jederzeit und überall auf der Welt zu YouGile gehen und sehen können, was im Studio passiert. Zuvor musste ich mich an den Manager und sogar an andere Mitarbeiter wenden, um die Details herauszufinden. Jetzt ist das ganze Bild klar erkennbar, wer was tut und dementsprechend die Belastung für jede Person. Es ist sofort klar, dass ein Retuscheur überlastet ist und der zweite im Leerlauf sitzt. Sie müssen nicht alles im Auge behalten.
Apropos "
alles an einem Ort ". Retuscheure sind natürlich herzlich willkommen. Sie haben den größten Arbeitsaufwand im Studio - eine Reihe von Änderungen, Textinformationen. Zuvor war dies alles auf Chatrooms, E-Mail, Skype usw. verteilt. Jetzt haben sie alles an einem Ort. Erfahrungsgemäß erhält der Retuscheur die größte Belastung durch die Arbeit aufgrund eines Missverständnisses darüber, was zu tun ist, wenn er die Anweisungen nicht versteht oder wenn sich all diese kleinen Anweisungen an verschiedenen Orten befinden. Jetzt befindet sich alles an einem Ort, und wenn die Karte keine Informationen enthält, bedeutet dies, dass sie sich nirgendwo anders befindet.
Besonders im Unternehmen ist die
Möglichkeit der Kommunikation bei Aufgaben zu beachten. Zuvor haben alle Mitarbeiter mit dem Manager kommuniziert. Fotografen und Retuscheure kommunizierten nicht miteinander. In den meisten Fällen kann der Manager jedoch keine unabhängig klärenden Fragen des Retuschierers beantworten. Es gibt viele spezifische Vokabeln. Und der Manager musste zuerst alles in seine eigene Sprache übersetzen, dann in die Sprache des Fotografen und dann alles zurück übertragen. Verwöhntes Telefon wie es ist. Jetzt ist jeder mit der Chat-Karte verbunden und der Retuscheur kann direkt Fragen stellen.
Es ist leicht geworden, neue Leute vorzustellen
"Zuerst hatte ich Angst, eine neue Person mit dem neuen System zu verbinden. Es schien mir, dass er viel erklären und lange vorstellen musste, und wir haben WhatsApp durchgearbeitet, aber einen Tag später wurde mir klar, dass ich das nicht kann." Ich fing sofort an, eine Person vorzustellen, auch wenn ich verstehe, dass sie für eine Woche oder für ein Projekt gekommen ist, verbinde ich sie sofort mit YouGile. Und zum ersten Mal sehe ich, dass ein neues Tool, eine neue Software, überhaupt keinen Widerstand gegen Menschen hervorruft, die es noch nie benutzt haben. “
Während der Einladung einer neuen Person kann sie sofort in die gewünschte Gruppe eingeordnet werden, unabhängig davon, ob sie Fotograf oder Retuscheur ist. Wenn sie sich anmeldet, sieht sie sofort nur, worauf sie Zugriff hat. 3-5 Minuten Erklärung auf Skype mit einer Bildschirmdemonstration, und schon am nächsten Tag sind die Mitarbeiter überrascht: „Gott! Es ist so cool, es ist so cool, du hast eine so hohe Organisation. Das haben wir auch bei TsUM nicht gesehen! Alles ist sehr bequem, einfach, logisch und sehr einfach. “
Aber TSUM ist berühmt für sein riesiges Arbeitsvolumen und die meisten Fachleute auf dem Gebiet der Motivfotografie haben irgendwie damit gearbeitet.
Der Hauptvorteil von YouGile Photo Studio ist die Kommunikationseffizienz. Denn bevor es viele Links gab, ging viel in verschiedenen Chats, E-Mails und anderen Kommunikationsarten verloren, und auch - die Kommunikation wurde um Menschen herum aufgebaut, in deren Köpfen sich all dies niederließ. Jetzt dreht sich die Kommunikation des Unternehmens um das Projekt, die aktuelle Aufgabe, bei der alle Informationen von allen Mitarbeitern gespeichert und ergänzt werden. Jeder kann den Fortschritt des Projekts verfolgen.
Video-Tutorials
Yougile YouTube-Kanal„Es ist einfach, eine neue Person in das System einzuführen, da YouGile über mehrere verständliche Videolektionen verfügt, die im Laufe der Zeit nicht verlängert werden. Weil es psychologisch unmöglich ist, das Handbuch 40 Minuten lang anzusehen. Sie sind kurz, 5-10 Minuten, es gibt nur die Essenz. Es ist klar, methodisch und für alle, die jemand nicht versteht, können Sie einfach den Link löschen »
Unterstützung
Das Fotostudio weist separat auf die schnelle Unterstützung für YouGile hin. In den meisten Fällen erfolgt die Antwort des Support-Service innerhalb von 20 bis 40 Minuten nach dem Anruf. Wenn aus dem Video auf dem Kanal etwas nicht klar hervorgeht, können Sie jederzeit technischen Support anfordern.
Danksagung
Wir, das YouGile-Team, danken dem Fotostudio Bolshakova für das Interview und die Gelegenheit, unsere Erfahrungen auszutauschen. In naher Zukunft werden wir einige erfolgreichere und weniger erfolgreiche Fälle für die Implementierung des Projektmanagementsystems aufzeigen. Zum Beispiel gibt es ein sehr wichtiges Beispiel für die Implementierung in einem russischen Werk, in dem Krane hergestellt werden.