Was ist ein ideales Berichtssystem? Ist es realistisch zu verstehen, was im Unternehmen passiert?

Wie sollte ein ideales Berichtssystem in einem Projektmanagementsystem aussehen? Ist es möglich, dem Unternehmen echte Vorteile zu bringen, indem etwas aus dem Managementsystem entladen wird, oder handelt es sich immer nur um Formalitäten? Ist es möglich, in den Daten des Steuerungssystems für das Unternehmen selbst etwas Interessantes und Neues zu finden?

Ich bin besonders besorgt über diese Themen. Ich arbeite seit zwei Jahren am YouGile-Managementsystem.

Das Hauptproblem bei der Berichterstellung besteht darin, dass die Informationen in einem Datenabschnitt immer unvollständig sind, unabhängig davon, wie das Unternehmen versucht, alles zu markieren und aufzuzeichnen. Das einfachste Beispiel ist die Liste der erledigten Aufgaben für Personen, und dies trifft bestenfalls nur zu 80% zu. Nicht alle Aufgaben sind behoben, nicht alle sind als erledigt markiert, einige Metriken sind systematisch verzerrt.

Darüber hinaus ist der Bedarf an Berichten aus unvollständigen Informationen sehr hoch - Berichte sollten ein objektives Verständnis dessen bilden, was passiert.

Was wir letztendlich nach dem Studium dieser Ausgabe gemacht haben, sehen Sie unten in einem kurzen Video. Und unter dem Schnitt eine Beschreibung des Prozesses, wie sie dazu kamen.

Realität

Die Realität in Unternehmen ist etwas schlechter als nur 20% der Unvollständigkeit in jedem spezifischen Bericht. Normalerweise ist die Situation so, dass im Allgemeinen „mindestens irgendwo“ nur die Hälfte der Aufgaben erledigt ist und gleichzeitig an verschiedenen Orten: in Instant Messenger, in der Post, in mündlichen Gesprächen ...

Mit dem Aufkommen eines zentralisierten Managementsystems und der Bildung zumindest einer Kultur der Zielsetzung verbessert sich die Situation geringfügig, aber das Informationssystem kann und sollte kein Kontroll- und Rechnungsführungssystem werden. Je strenger die Regeln für die Aufzeichnung im System sind, desto genauer sind die Berichte. Aber weniger wird das System freiwillig nutzen. Der Kreis des Kampfes um Transparenz schließt sich.

Was ist mit einem Unternehmen, das ein Managementsystem entwickelt? Wie kann ein objektives Bild davon erstellt werden, was passiert, ohne dass alle Informationen aufgezeichnet werden?

Unsere Berichtshistorie

Vor 2 Jahren - wir beginnen mit der Entwicklung eines Projektmanagementsystems mit Schwerpunkt Kommunikation. Wir implementieren einen Ansatz, bei dem jede Aufgabe ein Chat ist, und wir versuchen, Teams durch Kommunikation in Projektaktivitäten einzubeziehen. Berichte ignorieren. Wir glauben, dass ein solches Tool die Nutzung des Systems nicht beeinträchtigt, sondern nur das echte Team von einem kostenlosen Planungswerkzeug abhält.

Vor 1,5 Jahren - wir erhalten regelmäßig eine Reihe von Anfragen nach Berichten. Die häufigste Anforderung ist eine Liste von Aufgaben für Personen. Wir beginnen zu lernen, wie Berichte von unseren Kunden verwendet werden, die von anderen Systemen wechseln. Wir verstehen, dass es dort Berichte gibt. In den gängigsten Systemen können Sie verschiedene Zusammenfassungen erhalten: nach Personen, nach Zeit, nach Fertigstellung, nach Projekt. ABER im Gespräch mit Benutzern stellt sich heraus, dass niemand es wirklich benutzt. Ausnahmen sind nur Fälle von zunächst streng regulierten Prozessen wie HelpDesk oder BugTracker.

Vor 1 Jahr - wir veröffentlichen eine solche Funktion als Konfigurator, mit der Sie Ihre eigenen Skripte innerhalb des Systems schreiben können. Einschließlich des Hochladens von Daten. Von Zeit zu Zeit konfigurieren wir für große Clients Entladungen direkt unter ihren Anforderungen. Und es passiert eine etwas seltsame Situation - manchmal schaffen es Unternehmen, wirklich davon zu profitieren - sie sagen uns, dass sie eine Reihe von Daten entladen, analysieren und Entscheidungen treffen. Und manchmal wird es zu Ballast, den niemand benutzt.

Vor 8 Monaten - wir folgen Kundenanfragen und machen wie in den meisten anderen Systemen mehrere Zusammenfassungen: ein Band aller Ereignisse und ein spezielles Board mit Aufgaben für Mitarbeiter. Die Funktion wird selten verwendet, aber diejenigen, die sie verwenden, sind zufrieden und möchten mehr von diesen Informationen. Sie erklären, dass sie mehr Details zu dem einen oder anderen Prozess sehen möchten.

Vor 5 Monaten - wir beginnen sofort damit, allen Großkunden ein System mit allen Arten von Berichten über Skripte zu liefern, die zuvor entwickelt wurden. Es gibt viele von ihnen, sie sind sehr unterschiedlich, aber nicht sehr praktisch, da es keine normalen Schnittstellen gibt. Gleichzeitig ist dieser Ansatz für Kunden durchaus geeignet. Wir bemerken eine sehr einfache Wahrheit: Wenn es viele Berichte gibt, beginnen sie aus irgendeinem Grund zu funktionieren. Unternehmen berichten, dass sie Informationen extrahieren können, aus denen sie Entscheidungen treffen können. Es werden Anfragen zu Berichten über Projektansichten von Mitarbeitern und zur Verteilung der Teamaufmerksamkeit gestellt.

Vor 3 Wochen - wir sprechen wieder mit Kunden und kommen zu einem einfachen Schluss: Die Anzahl der Berichte von verschiedenen Seiten wird durch die Tatsache gerechtfertigt, dass ein Verständnis nur dann hergestellt werden kann, wenn das Bild von vielen verschiedenen Seiten betrachtet wird. Darüber hinaus können diese Parteien in unterschiedlichen Situationen sehr unterschiedlich sein.

Wir veröffentlichen den Berichtsdesigner. Wir versuchen es so zu machen, dass Sie alles bekommen können, aber gleichzeitig die Oberfläche einfach halten.

Welches System von Berichten und Zusammenfassungen haben wir in YouGile erstellt?

Beginnen wir mit einem einfachen. Alles, was sich im System befindet, kann gefiltert, sortiert und in einer Tabelle angezeigt werden. Im Excel-Format herunterladen oder den regulären Empfang per E-Mail konfigurieren. Alle Informationen ändern sich natürlich dynamisch mit Änderungen in Projekten.

Die Berichtsoberfläche sieht folgendermaßen aus:



Sie können einen Bericht mit 15 Parametern erstellen und Multisortierungsregeln konfigurieren. Es gibt einige ungewöhnliche Parameter: das Datum der letzten Verschiebung und das Datum der letzten Nachricht. Sie können beispielsweise Aufgaben auswählen und anzeigen, für die die aktivste Kommunikation bestand. Wenn wir berücksichtigen, dass jede Aufgabe ein separater Chat ist und wir viel kommunizieren, ist der Download sehr interessant.

Infolgedessen sieht der Bericht wie eine Tabelle mit Multisortierungsfunktion aus.



Und hier gibt es offen gesagt bisher nichts Übernatürliches - nur ein gutes flexibles System zum Empfangen von Berichten über Aufgaben mit zugänglichen Schnittstellen. Ja, es gibt einige interessante Parameter und ein geplantes Berichtssystem. Ein wirklich leistungsfähiges Instrument zur Schaffung von Transparenz im Unternehmen ist jedoch die „Zusammenfassung“.

Zusammenfassung

Berichte sind alle mit Berichten identisch, aber Aufgaben werden nicht als Tabelle mit vielen Parametern angezeigt, sondern als Spalte auf der Tafel. Das heißt, Sie können zusammen mit den üblichen Spalten eine spezielle Spalte auf der Tafel erstellen, in der Aufgaben gemäß den angegebenen Filterprinzipien aus anderen Projekten und Brettern für beliebige Zeiträume angezeigt werden. Die Aufgaben in den Bulletins sind schreibgeschützt. Sie können nicht geändert werden, aber Sie können am Chat teilnehmen.

Hier ist das einfachste Beispiel für mehrere dieser Spalten:



Zusammen mit dem Berichtssystem hatte ein solches Tool viele Anwendungsoptionen, um ein Verständnis dafür zu schaffen, was im Unternehmen geschieht. Sie können separate Beobachtungsbretter erstellen, Sie können dem Arbeitsbrett eine Liste dringender Aufgaben der benachbarten Abteilung hinzufügen, Sie können alle wichtigen Aufgaben für sich selbst anzeigen, eine Spalte für jedes Projekt usw.

Einige Fallstudien

1. Wir wollen wissen, was das Team tut

In einer normalen Situation müssten wir einen Bericht über abgeschlossene Aufgaben hochladen und möglicherweise über neu zugewiesene Aufgaben.

Jetzt können wir eine Zusammenfassung erstellen: In der ersten Spalte werden die abgeschlossenen Aufgaben der letzten 7 Tage angezeigt, in der zweiten Spalte alle neuen Aufgaben der letzten 7 Tage, in der dritten Spalte alle Aufgaben, in denen in den letzten 7 Tagen Bewegungen oder Dialoge ausgeführt wurden, in der vierten Spalte nur alles mit den höchsten Priorität.



Und natürlich ist eine solche Zusammenfassung weit davon entfernt, allen Teams zu sagen, was die Abteilung tut. Nachdem Sie die Dynamik einige Wochen lang beobachtet haben, werden Sie definitiv Schlussfolgerungen darüber ziehen, wo die Engpässe im Prozess liegen, und Ideen zur Verbesserung der Überwachung.

2. Wie man versteht, wer was tut

In einer normalen Situation wäre es möglich, alle offenen Aufgaben für Menschen abzuleiten.

Jetzt können Sie für jede Person eine eigene Spalte erstellen, dort alle offenen Aufgaben anzeigen und nach dem Datum der letzten Nachricht sortieren. Oben stehen die Karten, auf denen aktiv diskutiert wird. Wenn Sie beispielsweise ein Fotostudio sind und in allen Aufgaben Nachrichten oder Dateien haben, funktioniert dieser Ansatz gut.



3. Wie man versteht, was das Team nicht getan hat
In der ersten Spalte zeigen wir alle offenen Aufgaben für das Projekt an und heben die ältesten nach oben. Im zweiten Fall wird die Ausgabe archiviert, aber nicht als abgeschlossen markiert.



Dies sind die einfachsten Beispiele, die auch in kleinen Teams gelten. Wenn es um ein Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitern geht, gibt es viel interessantere Bereiche für verschiedene Abteilungen, aber das Bild ist immer noch recht klar. Und vor allem - all dies ohne zusätzlichen Aufwand bei der Datenerfassung. Ein Team kann so arbeiten, wie es gewohnt ist, und gleichzeitig bleibt es möglich, ein Verständnis dafür zu schaffen, was passiert, ohne direkt in den Prozessen zu sein.

Praktische Schlussfolgerung

Um ein objektives Bild davon zu erstellen, was im Unternehmen passiert ist, wo Ressourcen ausgegeben werden müssen und welche Risiken auf das Unternehmen warten, müssen viele verschiedene Berichte von mehreren Seiten erstellt werden. Analysieren Sie sorgfältig, ziehen Sie Schlussfolgerungen und erstellen Sie neue Berichte, wenn nicht genügend Informationen vorhanden sind, und beobachten Sie diese. Es braucht immer Zeit. Beispielsweise können Sie eine Woche lang eine Spalte mit Aufgaben aus allen Projekten nach Priorität anzeigen. Aber danach entsteht ein magisches Gefühl, dass Sie verstehen, was mit dem Unternehmen passiert, ohne direkt am Prozess teilzunehmen.

In großen Teams ist dies komplizierter, in kleinen einfacher, aber irgendwie kann das Berichtssystem wirklich ein Entscheidungsinstrument sein.

PS Um 8.00 Uhr ein kleines Fragment der Diskussion der Berichte im Werk für die Herstellung von Baukränen.