Die Eisenhower-Matrix ist eine sehr bekannte Methode zur Bestimmung von Prioritäten. In Stephen Coveys berühmtem Buch „Die sieben Fähigkeiten hochwirksamer Menschen“ ist beispielsweise ein ganzes Kapitel der Matrix gewidmet.
Matrix ist ein Tool zur Priorisierung von Aufgaben. Es wurde vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight Eisenhower, erfunden. Das Priorisieren mit einer Matrix ist einfach und effektiv.
Soweit er bekannt ist, ist es in unserer Mitte auch nicht weit verbreitet, ob es sich um Arbeit oder Leben handelt. Die Eisenhower-Matrix sieht folgendermaßen aus:
Jede Aufgabe, die erledigt werden muss, fällt in einen der vier Quadranten der Matrix. Führen Sie die Reihenfolge von oben nach unten von links nach rechts aus. Zuerst - dringend und wichtig, dann - dringend und nicht wichtig, dann nicht dringend und wichtig und schließlich nicht dringend und nicht wichtig.
Das Hauptproblem bei der Arbeit mit der Eisenhower-Matrix ist die
Klassifizierung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Genauer gesagt besteht das Hauptproblem darin, die Dringlichkeit und Wichtigkeit im Allgemeinen zu verstehen. Und ohne es zu verstehen, werfen die Leute die Matrix, nachdem sie ein oder zwei Tage gespielt haben. Versuchen wir es herauszufinden.
Leider oder zum Glück gibt es keine eindeutigen Kriterien. Jeder kann seine eigenen Regeln aufstellen, aber nicht jeder wird es tun. Deshalb werden wir dies tun: Ich werde Ihnen sagen, wie ich Dringlichkeit und Wichtigkeit bestimme, und Sie entscheiden selbst, ob dieser Ansatz zu Ihnen passt oder nicht. Überlegen Sie sich Ihre eigenen Regeln.
Beginnen wir mit der Dringlichkeit als es wird priorisiert.
Welche Aufgabe kann als dringend bezeichnet werden? Ich kann mich nicht erinnern, wo ich dieses Kriterium gehört habe, aber es hat mir wegen seiner Einfachheit sehr gut gefallen.
Eine dringende Aufgabe ist eine, die nach Ablauf der Frist nicht mehr erledigt werden kann . Einfach und klar.
Die Anwendung dieses Ansatzes auf das Leben ist jedoch nicht einfach. Diese Datenbank funktioniert nicht mehr mit dem Client - muss ich sie dringend reparieren oder nicht? Nach dem Kriterium - nein, weil Die Basis muss jetzt und morgen und in einer Woche erhöht werden. Wenn Sie versuchen, jemandem in einer Krisensituation das Dringlichkeitskriterium zu erklären, wird nichts Gutes daraus.
Daher nehmen wir ein glatteres Kriterium.
Dringend - Dies ist der Fall, wenn die Verluste hoch sind, weil die Aufgabe nicht gelöst ist . Machen Sie eine Pause und überlegen Sie, wie dringend die Aufgaben sind, die wir früher als solche betrachtet haben.
Leider neigen viele Manager dazu, alle dringenden Aufgaben zu nennen. Leider ist es nicht so, dass sie falsch sind, sondern das Prioritätssystem, das nicht mehr funktioniert - alle Aufgaben sehen gleich aus. Die Auswahl des Programmierers wird schwierig.
Objektive Dringlichkeit tritt häufig bei Kundenaufgaben auf - zum Beispiel der oben erwähnte Rückgang der Basis. Oder auf dem Hof ist der 19. Oktober, und der Kunde muss die Mehrwertsteuer übernehmen, aber die Erklärung wird in keiner Weise gebildet. Oder, Gott bewahre, Ende März, und es gibt keine Möglichkeit, die Gewinnsteuer zu berechnen. Oder Rechnungen werden aus unerklärlichen Gründen nicht gedruckt und es kommt zu Ausfallzeiten beim Versand.
Solche Aufgaben sind dringend, weil sie unser Kriterium erfüllen - es gibt echte Verluste, wenn das Problem nicht gelöst wird. Und das ist nicht nur so - eine Gewinnsteuer, die nicht rechtzeitig geliefert wird, droht mit einer schweren Geldstrafe.
Es ist wichtig, die Konzepte „Dringlichkeit“ und „Frist“ trennen zu können. Jede Aufgabe hat auf die eine oder andere Weise eine Frist, auch wenn diese nicht angegeben ist. Dann bin ich ein bisschen vor mir, die Zeitpläne werden ein anderes Mal bekannt gegeben, aber ich möchte, dass Sie verstehen: Die
Verfügbarkeit der Frist ist keine Dringlichkeit . Dies nähert sich nicht nur der Frist, sondern ist auch keine Dringlichkeit.
Die Dringlichkeit der Aufgabe korreliert nicht mit der Frist. Zum Beispiel ist die Frist für die Erledigung einer Aufgabe möglicherweise nicht vom Typ "Datum", sondern "so schnell wie möglich, verdammt!" Das heißt, formal gibt es keine Frist. Die Aufgabe ist jedoch dringend. Oder die Aufgabe hat eine Frist - morgen, aber jeder versteht, dass sie von einer Person gestellt wurde, die keine Lösung benötigt - und wird die Frist auf erste Anfrage auf einen beliebigen Zeitpunkt verschieben. Oder das System ist so angeordnet, dass die Aufgabe ohne Angabe einer Frist nicht eingegeben werden kann.
Dringlichkeit ist ein separates Attribut einer Aufgabe, die den Kontext ihrer Geburt und ihres Lebens kennzeichnet, und keine Managementbezeichnungen wie "Frist" oder "Aufnahme in den Plan dieses Tages".
Nun zur Wichtigkeit. Zurück zum Klassiker - Stephen Covey. Er
skizzierte die wichtigen Aufgaben für die Zukunft . Eine ziemlich einfache, wenn auch nicht ganz klare Definition. Versuchen wir zu entschlüsseln.
Es gibt Aufgaben, an deren Lösung sich nichts grundlegend ändert. Sie haben sich also entschieden, der Kunde hat das Geld bezahlt, und es gab keine wesentlichen Änderungen - weder Sie noch der Kunde. Die Lösung dieses Problems verursachte keine Flut neuer Probleme, das langjährige Projekt wurde nicht gestartet, niemand wurde entlassen und niemand wurde eingestellt, und ein bedrückendes Problem des Geschäfts des Kunden wurde nicht gelöst.
Und es gibt eine Kundenaufgabe, bei der Sie ein Projekt erhalten. Es gibt eine zentrale Aufgabe der Projektphase, die sie vom Testen auf den Betrieb überträgt. Es besteht die Aufgabe, die Hypothese in einer riskanten Entwicklung zu testen, nachdem Sie die erste Version gelöst haben, und Sie können den Benutzern endlich Ihr Produkt zeigen und Feedback erhalten. Es gibt eine Aufgabe, von der der Ruf des Teams oder Ihres gesamten Unternehmens abhängt. Es gibt eine Aufgabe, nach der sie Ihre Beförderung beurteilen. Es gibt eine Aufgabe, von der Ihr Stundensatz abhängt.
Diese Aufgaben sind wichtig. Etwas hängt von ihnen ab. Und nicht nur "etwas", sondern konkret, verständlich und nützlich für Sie "etwas". Sie beeinflussen die Zukunft nicht nur, sondern
gestalten sie auch .
Zum Beispiel erstelle ich dieses Material, das später zu einem Kurs wird. Bis ich das Material schreibe, wird es keinen Kurs geben. Es wird keinen Kurs geben - es wird keine Verkäufe geben. Ich werde einen Kurs schreiben - alles wird passieren. Das Schreiben eines Kurses ist eine wichtige Aufgabe. Stattdessen kann ich mich von aktuellen Aufgaben ablenken lassen - etwas für Kunden zu tun oder die nächste Version zu veröffentlichen. Vielleicht sind dies dringende Aufgaben, aber sie schaffen keine Zukunft. Und der Kurs schafft.
Dies ist die Bedeutung der Aufgabe. Jeder versteht es heimlich, aber hier ist der Haken - Verständnis allein reicht nicht aus. Als wir über die Auswahl einer Aufgabe sprachen, stellten wir fest: Wenn eine Person entscheidet, welche Aufgabe sie übernehmen soll, wird sie von ihren eigenen Kriterien geleitet. Und welche Art von Person wird bei klarem Verstand eine wichtige Aufgabe aus freiem Willen übernehmen?
Sie verstehen:
Hohe Bedeutung ist hohe Verantwortung . Was auch immer wir über Menschen oder über uns selbst denken, wir versuchen, Verantwortung zu vermeiden. Daher wird eine wichtige Aufgabe verschoben und der Programmierer wird tun, was er will.
Damit wichtige Aufgaben überhaupt ausgeführt werden können, muss das Prioritätssystem angepasst und dem Darsteller bei der Auswahl geholfen werden. Und jetzt ist der Moment gekommen, in dem wir den ersten Algorithmus in unser Prioritätssystem einführen - wir werden die Ausführungsreihenfolge in Abhängigkeit von Dringlichkeit und Wichtigkeit bestimmen.
Technisch ist es sehr einfach. Es reicht aus, der Aufgabe zwei Felder hinzuzufügen - Dringlichkeit und Wichtigkeit - und die Warteschlange entsprechend anzuordnen. Zum Beispiel die Berechnung der Priorität der Aufgabe in Form einer Figur. Wenn die Aufgabe dringend ist, fügen Sie 2 konventionelle Einheiten hinzu, falls wichtig - 1 konventionelle Einheit.
Die gesamte, nicht wichtige und nicht dringende Aufgabe hat eine Priorität von Null. Dringend und nicht wichtig - 2. Nicht dringend und wichtig - 1. Dringend und wichtig - 3. Jetzt sortieren wir die Liste der Aufgaben in absteigender Reihenfolge der Priorität und erhalten das Ergebnis - die richtige Reihenfolge, die unsere Strategie widerspiegelt.
Die Regeln für die Berechnung der Dringlichkeit und Wichtigkeit sind nicht streng. Und leider funktionieren sie nur, wenn der Aufgabe Dringlichkeit und Wichtigkeit nachdenklich zugewiesen werden, und nicht nur, damit sie schnell erledigt werden.
Beispielsweise tritt häufig eine Situation auf, in der Aufgaben von Clients von Managern geschrieben und von Programmierern ausgeführt werden. Manager, die das Prioritätssystem verstanden haben, beginnen, Dringlichkeit und Wichtigkeit für alle Aufgaben hintereinander zu formen, insbesondere wenn dem Manager oder Kunden kein bestimmter Programmierer zugewiesen ist. Der Wunsch des Managers, seine Aufgabe an die Spitze zu bringen, ist im Allgemeinen verständlich, aber durch seinen Wunsch, schnell so viele unterzeichnete Handlungen wie möglich zu erhalten, negiert er alle Ihre Bemühungen, ein Prioritätssystem aufzubauen. Und ernsthaft Programmierer ausflippen.
Es gibt verschiedene Lösungen für dieses Problem.
Erstens schwieriger - lassen Sie den Manager nicht auf Dringlichkeit und Wichtigkeit achten. Lassen Sie ihn einfach die Aufgabe aufschreiben. Wenn es zusätzliche Anforderungen gibt, die sich auf die Priorität auswirken können, lassen Sie ihn in der Beschreibung der Aufgabe darlegen. In der Tat plötzlich wirklich dringend da? Der Koordinator, Teamleiter oder leitende Programmierer wird in diesem Fall von Informationen des Managers geleitet.
Die zweite Option, die weicher ist, besteht darin, zwei Bewertungen der Dringlichkeit und Wichtigkeit vorzunehmen. Einer - vom Manager, der zweite - von jemandem, der etwas versteht und die endgültige Priorität anhand der Summe der herkömmlichen Einheiten berechnet. Maximal 3 beliebige Einheiten vom Manager und maximal 3 vom Koordinator. Das Prioritätssystem wird vielfältiger und ausgewogener.
Vergessen Sie nicht die einfache Regel:
Es gibt Aufgaben auf der Welt, die weder dringend noch wichtig sind . Wenn solche Regulierungsbehörden wie Dringlichkeit und Wichtigkeit auftreten, greift die Hand selbst und greift nach ihnen. Es scheint, dass etwas fehlt, wenn die Dringlichkeit und Wichtigkeit nicht angegeben werden.
Der Mangel an Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgabe ist normal. Es gibt jedoch ein Problem: Eine solche Aufgabe kann theoretisch möglicherweise nie erfüllt werden, wenn ständig neue auftauchen, die mindestens eine herkömmliche Prioritätseinheit haben. Um eine solche Situation zu vermeiden, sprechen wir ein anderes Mal.
Zusammenfassung- Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug zur Bestimmung von Prioritäten.
- Die Priorität wird von zwei Attributen bestimmt - Dringlichkeit und Wichtigkeit;
- Eine dringende Aufgabe ist eine, deren Ausfallverlust hoch ist.
- Eine wichtige Aufgabe betrifft die Zukunft.
- Dringlichkeit priorisiert Wichtigkeit;
- Es gibt Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind.
- Prioritäten arbeiten nur mit der bewussten Bestimmung von Dringlichkeit und Wichtigkeit.