Fünfzehn nützliche Kleinigkeiten für die elektronische Dokumentenverwaltung

Hallo! In Kontakt mit Spezialisten von Sberbank Leasing. Ein großer Teil unserer Arbeit bezieht sich auf Dokumente, daher liegt es in unserem Interesse, unser COURT - Dokumentenmanagementsystem ständig zu verbessern. Bis vor kurzem war sie ehrlich gesagt nicht die beste Assistentin und nahm sich viel Zeit und Mühe. Es gab kein einziges elektronisches Repository, kein automatisiertes Scannen und Überprüfen von Dokumenten sowie keine Kontrolle der Verfügbarkeit von Originalen im Archiv.



Da es keine vorgefertigte Lösung gab, die alle drei Probleme auf dem Markt lösen konnte, haben wir begonnen, an unserem eigenen Projekt „Electronic DOC.office“ zu arbeiten. Wir werden darüber sprechen, was in diesem Beitrag passiert ist.

Woraus unsere Lösung besteht

Kurz gesagt, unser COURT ist ein personalisiertes Projekt, bei dem mehrere Informationssysteme miteinander verbunden sind: Navision, IBM Filenet und die ABBYY-Lösungssuite.

Navision ist unser zentrales ERP-System, in dem alle Prozesse erfasst werden: von der Koordination der offiziellen Notizen bis zur Erstellung interner Dokumente. Alle Mitarbeiter des Unternehmens arbeiten von Navision aus - vom Sekretariat bis zu Finanzdienstleistungen. Wir entwickeln und unterstützen Navision selbstständig und verfügen über ein großes Team von Spezialisten.

IBM Filenet ist unser Dokumenten-Repository, in dem alle elektronischen Dateien generiert werden.


Projektdossier

Das ABBYY-Lösungspaket wurde für die Dokumentenerkennung entwickelt. Es umfasst ein Datenerkennungssubsystem und ein Informationseingabesubsystem (oder eine Abtaststation). Wir pflegen seit langem Partnerschaften mit ABBYY, und wenn wir den Markt bewerten, war dies der einzige ausreichend funktionierende Kandidat, der unsere Anforderungen erfüllen konnte.

Hier ist ein kurzer Algorithmus des "Electronic DOC-Office":

1. Über ABBYY scannen Manager Dokumente. Es gibt eine Füllung ihrer Attributivstruktur.
   
2. Dokumente und die vollständige Attributivstruktur werden im elektronischen Filenet-Repository gespeichert.
   
3. Dokumente und Zuordnung werden in Navision angezeigt.
   

Teufel im Detail

Das allgemeine Arbeitsschema ist recht einfach. Um unser Gerichtssystem jedoch bequemer zu gestalten, mussten wir alle wichtigen Arbeitsprozesse verbessern. Wir werden alles in der richtigen Reihenfolge beschreiben.

Erstellen und Ausfüllen einer Kontrahentenkarte

Schnelle Kartenerstellung. Jetzt reicht es aus, die TIN oder PSRN in die Karte einzugeben, und alle anderen Informationen werden automatisch eingegeben. Dies beschleunigt die Arbeit und hilft, die Einführung falscher Daten und das Duplizieren von Karten zu vermeiden.

Leasingvertrag, bei dem eine automatische Feldfüllung möglich ist

Persönliche Verantwortung. Jetzt wird jedem Client im System ein Manager zugewiesen, der für die Relevanz von Daten und Dokumenten verantwortlich ist. Dies hilft, Datenverwirrungen zu vermeiden und zeitnahe Informationen über Auftragnehmer zu erhalten.
Bildung von Kunden- und Lieferantendossiers

Einzeldossier. Für jede Gegenpartei (Kunde, Lieferant, Bürge) wurde eine einzige Dossierstruktur angezeigt, die für den allgemeinen Gebrauch zur Verfügung steht. Außerdem sind alle heruntergeladenen Dokumente leicht zu identifizieren und im elektronischen Speicher zu finden. Kein Chaos mehr.

Reduzierung des Papierworkflows. Vor der Einführung des neuen Systems haben wir viel Geld für das Senden und Speichern von Papierdateien ausgegeben. In einem neuen Stadium haben wir einige Dokumente auf Papier zugunsten gescannter Kopien aufgegeben.


ABBYY Scan-Fenster

Kontrolle der Gültigkeitsdauer von Dokumenten. Bisher wussten wir nicht genau, ob die von uns hochgeladenen Dokumente relevant waren. Jetzt sind abgelaufene Dokumente rot hervorgehoben.

Scannen von Dokumenten

Standards für die Qualität von Scans und ein einziges Format. Das ABBYY-System enthält Anforderungen an das Format und die Qualität gescannter Kopien von Dokumenten.

Schnelles Zusammenfügen von Dokumenten. Wir haben die Anforderungen für die Dokumentation von Heftverträgen vereinfacht, und der Scanvorgang dauert jetzt nicht mehr eine Viertelstunde, sondern nur noch drei Minuten. Das Hochladen von Dokumenten in das Dossier ist auch viel schneller als zuvor.
Vertragsgestaltung

Automatisierung Jetzt müssen die Mitarbeiter die Mindestanzahl von Änderungen an Verträgen und Projektkarten vornehmen. Das System erledigt den größten Teil der Arbeit selbst.

Bequeme Navigation. In den Projektdokumenten wurde eine für die Mitarbeiter geeignete geordnete Struktur angezeigt.

Füllen Sie schnell die Felder aus. Durch die Entwicklung des Navision-Systems und die Verfeinerung der Vorlagen für die Vertragsdokumentation konnten wir die Zeit reduzieren, die zum Ausfüllen der Felder nach dem Entladen des Vertrags erforderlich ist.

Überprüfung der unterschriebenen Dokumente

Automatische Strichcodierung. Die Einführung dieser Funktion schloss eine „manuelle“ Datenüberprüfung aus. Das System vergleicht Dokumente und generiert in nur drei Minuten Überprüfungsergebnisse.

Arbeiten Sie mit dem elektronischen Archiv von Dokumenten

Schnelle Suche und Hochladen von Dokumenten. Wenn früher die Aufgabe bestand, alle Verträge für einen bestimmten Zeitraum zu entladen, musste jedes Dokument manuell entladen werden. Dank des Massenentladens erledigt das System jetzt alles selbstständig.


Dokumentvergleichsfenster

Genehmigungswarteschlange

Archivierte Dokumente online anzeigen. Um sich mit einem Archivdokument vertraut zu machen, finden Sie es einfach im System. Das elektronische Archiv speichert alle Projektdokumente, die vom Beginn des Unternehmens bis zum Start des Projekts erstellt wurden.

Speicherung von Dokumenten in einem Papierarchiv

Schneller Dokumentregistrierungsprozess. Auch hier hilft das Strichcode-System, das auch im Papierarchiv berücksichtigt wird.

Elektronische Bestandsaufnahme von Dokumenten. Anstelle des üblichen papierbasierten Inventars haben wir das elektronische Gegenstück eingeführt. Über das Navision-System können Sie mit Archivmitarbeitern über Dokumente interagieren. Wir haben auch ein Register der unterzeichneten Verträge erstellt, um die Bereitstellung von Dokumentation für das Archiv zu kontrollieren.

Und was nun?

Wir haben eine Reihe verschiedener Verbesserungen beschrieben, die für uns hervorragend funktionieren. Wir hoffen, dass unsere Ideen Ihnen helfen werden, Ihr eigenes Gerichtssystem zu verbessern.

Bisher verfolgen wir die Entstehung neuer Versionen der in unserem GERICHT enthaltenen Systeme und versuchen, diese sofort einzuführen. Wir beschäftigen uns auch mit der Integration von zwei neuen großen Systemen in Filenet - in naher Zukunft werden elektronische Speicher nicht nur mit Navision, sondern auch mit anderen implementierten Systemen funktionieren.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zu Dokumentenmanagementsystemen und deren Verbesserung in den Kommentaren.