Mission Impossible: So machen Sie Ihr erstes Geschäftsereignis im Ausland

Anfang Mai haben wir in Dubai ein Treffen mit dem Titel „ Winning in Omni-Channel Retailing “ abgehalten, an dem doppelt so viele Teilnehmer teilnahmen, wie wir erwartet hatten. Die gesamte Vorbereitung dauerte 3 Wochen. Nicht alles war perfekt, aber insgesamt sind wir zufrieden. Ich sage Ihnen, worauf Sie vorbereitet sein müssen und was Sie bei der Organisation einer Veranstaltung im Ausland beachten müssen.

Wo soll ich anfangen?

Im März organisierten wir in Moskau die Konferenz IDRF - International Digital Retail Forum, an der 400 Teilnehmer teilnahmen. Bei richtiger Organisation bringen solche Veranstaltungen gute Renditen - neue Kunden und potenzielle Partner. Bei IDRF war es dasselbe - daher haben sich viele Unternehmen an uns gewandt.

Unsere Agentur ist auf Lösungen für den Online-Einzelhandel spezialisiert und befindet sich in Moskau und Dubai. Daher haben wir beschlossen, auch nach Russland eine Veranstaltung nach Russland in Dubai abzuhalten - ein Treffen, das der Implementierung von Omni-Channel-Lösungen im Einzelhandel gewidmet ist. Heutzutage verstehen viele Marken, dass sie Multi-Channel-Strategien verwenden müssen, da die Verbraucher eine ganzheitliche Interaktion mit dem Unternehmen erwarten. Die meisten wissen jedoch nicht, welche Technologien verwendet werden sollen, um einen vollständigen Omnichannel zu erhalten. Dies ist der derzeitige Schmerz des Geschäfts, daher hatten wir keinen Zweifel an dem Thema der Veranstaltung.

Wir haben mit der Vorbereitung des Mitaps begonnen, indem wir den lokalen Eventmarkt analysiert haben, und wir empfehlen, dasselbe zu tun. Dies wird dazu beitragen, die gängigen Formate, beliebten Themen und die durchschnittliche Besucherzahl zu verstehen und die richtige Vorstellung vom lokalen Markt zu bekommen. Manchmal scheint es, dass Sie die lokalen Besonderheiten recht gut kennen, aber es ist leicht zu übersehen. In Dubai wird beispielsweise die überwiegende Mehrheit der Zahlungen in bar getätigt, sodass zunächst davon ausgegangen werden kann, dass das Thema Online-Banking oder elektronische Zahlungen nicht interessant ist. Im Gegenteil, dies sind Entwicklungsperspektiven, die Fachleute und Einzelpersonen anziehen.

In unserem Fall stellte sich heraus, dass Mitte April die Ausstellung Seamless Middle East stattfand und am 5. Mai bereits der Ramadan kam und die berufliche Aktivität stagnierte. Daher mussten wir dramatisch beschleunigen, um einen Mitap zwischen Seamless und Ramadan durchführen zu können. Die Zeit ist sehr wichtig, da unerfahrene Organisatoren die Veranstaltung in die lokale Totzeit versetzen können. Zum Beispiel kamen Redner von Facebook, Instagram, Snapchat und Leo Burnett nicht, um zu sprechen, da zusammen mit dem Ramadan große Werbekampagnen in den VAE beginnen werden, was eine erhöhte Belastung für die lokalen Unternehmensbüros darstellt.


Nahtlose Nahostausstellung

Wie man organisiert

Vier grundlegende Fragen müssen beantwortet werden: "Was?", "Wer?", "Für wen?" und wo?". Das wichtigste ist das Thema der Veranstaltung, von dem die Zusammensetzung der Redner, die Zielgruppe der Teilnehmer und manchmal sogar die Plattform abhängen. Wir haben uns für einen Online-Handel entschieden und ein Treffen für Vertreter von Marken und Vermarktern abgehalten.

Lautsprecher Sie ziehen Teilnehmer an, wählen Sie also erfahrene, charismatische und beliebte. Alle Redner, die kostenlos sprechen, können in zwei Kategorien unterteilt werden: Vertreter von Marken und Startups, einschließlich mittelständischer Unternehmer. Es ist schwierig, eine Leistung mit Marken zu verhandeln, da diese immer irgendwo eingeladen sind. Hier helfen nur persönliche Verbindungen. Unsere Regionaldirektorin Marina Litvinova engagierte ehemalige Kollegen und organisierte eine Präsentation von Vertretern von Mercedes und der Kosmetikmarke Jardin de Parfums.


Redner gewinnen im Omni-Channel-Einzelhandel

Es ist viel einfacher, mit Startup-Vertretern und Geschäftsinhabern zu verhandeln. In der Regel sind sie wie PR aktiv und sehen auf jeden Fall Möglichkeiten zur Förderung und Vernetzung. Wenn Sie mit ihnen arbeiten, sollten Sie daher nicht überzeugen, sondern im Gegenteil aussortieren, um wirklich interessante Persönlichkeiten mit starkem Fachwissen zu finden. Ideal, wenn der Gründer des Startups früher ein Top-Manager einer internationalen Marke war. Eine solche Person hat große Erfahrung und ist bereit, diese zu teilen.

Sie müssen nach Rednern suchen, sobald Sie sich für eine Veranstaltung entscheiden. Viele haben einen vollen Terminkalender und werden sich nur weigern, weil sie woanders auftreten müssen. Es waren sechs Personen in unserem Programm, aber um sie zu finden, mussten wir mit zwanzig verhandeln. Es gab viel mehr Anrufe und Korrespondenz. Infolgedessen hatten wir in der endgültigen Fassung sieben statt sechs Bestätigungen, und am Vorabend der Veranstaltung konnte ein Redner dies nicht. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ersatzlautsprecher haben, die versichern können.

Wählen Sie die Sprecher auch strategisch aus - diejenigen, die viel Networking haben. Sie können sich also eine würdige Alternative anbieten, wenn sie sich weigern zu sprechen. Und wenn sie einverstanden sind, werden sie einige der Teilnehmer mitbringen. Die Hälfte der Anwesenden kam auf Einladung der Redner.

Die Teilnehmer . Wir haben keine Mitap-Tickets verkauft, weil wir damit neue Großkunden finden wollten. Und mit Blick auf die Zukunft werde ich sagen, dass es möglich war - wir haben mehrere vielversprechende Hinweise von internationalen Unterhaltungselektronikmarken in Dubai erhalten. Wenn die Teilnahme kostenlos ist, ist es viel einfacher, Leute zu finden. Ich glaube nicht, dass wir in drei Wochen eine volle Halle zusammenstellen könnten, wenn wir für die Teilnahme bezahlen müssten. In diesem Fall ist es besser, in etwa sechs Monaten zu beginnen.

Zunächst wurden 30 Teilnehmer erwartet, und es gab nur einen geeigneten Konferenzraum. Irgendwann wurde uns jedoch klar, dass es mehr Besucher geben würde, und wir suchten nach einem Standort mit einer Kapazität von bis zu 60 Personen. Infolgedessen waren fast ebenso viele Teilnehmer anwesend. Darüber hinaus konnten wir einen Platz nicht nur aufgrund der Kapazität der Halle auswählen, da in Dubai der Status des Standorts von entscheidender Bedeutung ist. Nur darauf entscheiden viele Teilnehmer, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen oder nicht.

Spielplatz Wenn die Veranstaltung gemeinnützig ist, ist es ratsam, alles zu sparen, einschließlich der Anmietung eines Zimmers. Am besten nutzen Sie den Konferenzsaal des Beschleunigers, des Industrieparks und der lokalen Verwaltung - jede Organisation, die an der Entwicklung von Geschäftsbeziehungen in der Region interessiert ist. Wenn Sie sich auf eine Website einigen, besprechen Sie sofort die Kosten für die Vermietung der Ausrüstung. Manchmal wird die Halle kostenlos verschenkt, aber der Projektor, die Mikrofone, die Möbel usw. werden separat in Rechnung gestellt, was mit den Kosten für die Anmietung eines Zimmers vergleichbar ist. Zusammen mit der Site konnten wir einen kostenlosen Projektor und technischen Support erhalten.

Der Konferenzraum wurde vom Astrolabs-Beschleuniger bereitgestellt, in dem wir wohnen. Aber es gab eine Nuance: Der Saal bot nur Platz für 30 Personen, und wir haben bereits beschlossen, weitere einzuladen. Zu diesem Zeitpunkt hatte der Beschleuniger eine neue Plattform für 60 Personen, die jedoch noch nicht in Betrieb genommen worden war. Wir haben das Astrolabs-Management davon überzeugt, uns diesen Raum für 10 Tage zur Verfügung zu stellen. Parallel dazu haben sie ein Schema entwickelt, wie man eine andere Site kostenlos erhält, wenn dies mit dieser nicht funktioniert.

Zu diesem Zweck wurde den Hotels Tauschhandel in zwei Versionen angeboten: einfach und fortschrittlich mit unseren erhöhten Verpflichtungen. Mit einem einfachen Paket bietet das Hotel ein kostenloses Zimmer und wirbt im Gegenzug für die Teilnehmer. Dies ist ein gutes Angebot, da wir Marketing-Budget-Manager gesammelt haben, die auch Veranstaltungen abhalten und nach Veranstaltungsorten suchen. Hotels könnten ihr Niveau zeigen und potenzielle Kunden treffen.

Das erweiterte Paket beinhaltete auch Catering und wir versprachen, lokale Medien, soziale Medien und Influencer einzuladen. Am Wochenende haben wir mit vier Hotels gesprochen, und allen hat das Angebot gefallen. Am Ende wurde diese Option jedoch nicht benötigt, da Astrolabs eine große Site bestätigte.

Verpflegung Das Essen für die Teilnehmer wurde ebenfalls fast durch Tauschhandel organisiert, und die Kosten waren fünf- bis sechsmal niedriger als zum üblichen Preis. Das Catering wurde vom Restaurant Hotel Cartagena im Fünf-Sterne-Hotel JW Marriott Marquis organisiert. Marina traf seinen Vertreter wenige Wochen vor unserer auf der Veranstaltung und einigte sich auf einen Gottesdienst.

Wenn Sie sich nicht auf eine Ernährung einigen können, organisieren Sie diese selbst. Obligatorisches Minimum: Wasser, Kaffee und Tee. Es ist ratsam, minimale Snacks zu berücksichtigen: Sandwiches und Gebäck. Sie können versuchen, zu einem Großhandelspreis in einer örtlichen Bäckerei zu kaufen. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass Wasserproduzenten, Kaffee- und Teemarken Rabatte erhalten. Die Konferenz sollte groß genug sein, um für sie interessant zu sein.

Wie man Teilnehmer anzieht

Wir nutzten den internationalen Service Meetup.com, über den alle Veranstaltungen in Dubai organisiert werden: von Yoga-Kursen bis zum Geschäftsfrühstück. Es hilft, die Veranstaltung umfassend anzukündigen und Besucher schnell zu sammeln, liefert jedoch keine Benutzerdaten. Aus diesem Grund war ein Teil des Saals bei dem Treffen von einer Nichtzielgruppe besetzt.

Von den anderen kostenlosen Werbemethoden verwendeten wir Ankündigungen auf unserer Website, Gruppen und Seiten auf Facebook, einschließlich IDRF-Konferenzen, Nachrichten auf der Accelerator-Website und eine Einladung über den Newsletter. Kostenlose Methoden bringen keine große Rendite, wenn Sie nicht mehrere tausend Abonnenten haben, aber dennoch einen Beitrag leisten. Wir haben auch bezahlte Anzeigen auf Facebook und LinkedIn für 500 US-Dollar pro Kanal geschaltet. Letzteres erwies sich als um ein Vielfaches teurer.

Facebook brachte keine guten Renditen, da es den Empfindungen zufolge nur in Russland als Unternehmensnetzwerk genutzt wird, in anderen Ländern ist es ein Ort für die Kommunikation mit Freunden. Das nächste Mal planen wir nicht, es überhaupt zu verwenden, sondern konzentrieren uns auf LinkedIn. Es ist wirklich ein funktionierendes Werkzeug, das beim Networking hilft. Wenn Sie Veranstaltungen im Ausland planen, stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine LinkedIn-Seite erstellen und diese regelmäßig mit Inhalten füllen. Wenn die Teilnehmer eingeladen sind, benötigen Sie eine gepumpte Seite und einen großen Freundeskreis.

Insgesamt 110 Personen haben sich für das Mitap registriert, 56 kamen | Die Umwandlung betrug 51% | Für eine kostenlose Veranstaltung ist das nicht schlecht. Wenn ein Teilnehmer das Geld nicht ausgegeben hat, gilt ein Besuch in der Regel als optional. Dies muss berücksichtigt werden und versucht, die Registrierung nicht einzuschränken, da sonst möglicherweise zu viele freie Plätze in der Halle vorhanden sind.

Schlussfolgerungen

1. Wenn eine Veranstaltung kostenlos ist, kann sie schnell organisiert werden. Wenn die wichtigsten Punkte klar sind: Redner, Plattform, Catering, dann sind zwei Wochen genug.
2. Denken Sie über das allgemeine Thema der Veranstaltung nach. Es sollte mit dem Hauptfokus Ihres Unternehmens in Resonanz stehen, aber nicht mit seiner Werbung.
3. Um relevante Teilnehmer zu sammeln, verwenden Sie am besten personalisierte Einladungen. Senden Sie Briefe oder rufen Sie eine vorkompilierte Liste an. Bitten Sie die Redner, die Teilnehmer einzuladen. So erreichen Sie die Zielgruppe und sparen Werbung. Es ist ratsam, neue Teilnehmer nach ihrer Registrierung zu kontaktieren, um zufällige Personen herauszufiltern.
4. Rufen Sie mehr Redner als nötig an, um nicht von höherer Gewalt abhängig zu sein: Krankheit, dringende Geschäftsreisen und dergleichen.
5. Aktualisieren Sie das Netzwerk, weil es die Organisation vereinfacht. Im gleichen Dubai stehen persönliche Bindungen immer an erster Stelle. Sogar ein kappenartiger Bekannter bringt mehr Rendite als ein Kaltanruf. Wenn wir in Dubai keinen Trumpf in Form unserer Hauptorganisatorin Marina mit starker Vernetzung und einer Vielzahl von Kontakten hätten, könnten wir die Frist kaum einhalten. Machen Sie daher vor dem Start eine Liste derjenigen, die in einem unbekannten Land helfen können.
6. Öffnen Sie Ihre LinkedIn-Seite im Voraus und füllen Sie sie mit Inhalten, um kostenlos Mitglieder zu gewinnen.