Wie der Telegramm-Bot den Aufschub der Designer überwunden und zur Steigerung der Einnahmen aus digitalen Agenturen beigetragen hat

Der Gründer der Digitalagentur Roman Kvartalnov teilt eine einfache Lösung, die dazu beitrug, Produktionsprozesse transparent zu machen, die Kosten des Projekts und des gesamten Unternehmens jederzeit zu bewerten und etwa 1.000.000 Rubel beim Sammeln von Berichten von Mitarbeitern einzusparen.

Kennen Sie die Kosten Ihres Unternehmens? Können Sie Zugang zu Informationen über die Arbeit erhalten, die gestern in 3 Minuten erledigt wurde? Und in einer Woche?

Vor vier Jahren habe ich meine Firma eröffnet. Zu Beginn hatten wir ein kleines Team. Je weniger Menschen, desto besser können sie harmonisch arbeiten und ein einziger Organismus sein. Am Ende des ersten Jahres begannen wir aktiv zu skalieren und standen vor Wachstumsproblemen. Irgendwann haben wir einfach die Kontrolle über die Prozesse im Unternehmen verloren und haben zufällig Entscheidungen getroffen. Es gibt einen solchen Begriff - „chaotisches Management“. Er kann wie folgt interpretiert werden: Der Manager ist nicht in der Lage, Risiken vorherzusagen, löscht ständig Brände und versteht nicht, warum sie auftreten. Dieser Ansatz hat zwei Entwicklungspfade:

1. Erkennen Sie, dass dies das Leben ist und die Rolle des Feuerwehrmanns dem Gründer des Unternehmens zugewiesen ist. In diesem Fall ist Ihre Decke ein cooler Feuerwehrmann, ein Superman-Feuerwehrmann.

2. Um zu erkennen, dass sich das Feuerlöschen spiralförmig entwickelt, d. H. Die Zeit vergeht, Aufgaben wachsen, Ressourcen sinken. In diesem Fall ist es Ihr Ziel, sich anzustrengen und darüber hinauszugehen, Probleme zu überwinden und Systemlösungen zu finden.

Ich neige dazu, sie zu hypothetisieren und zu testen. Dieser Ansatz wurde von Lehrern an der Universität festgelegt, an der ich Kernphysik studierte. Eigentlich wende ich den gleichen Ansatz auf das Geschäft an. Ich finde ein Problem, gehe von Managemententscheidungen aus, die Prozesse systematisieren können, und teste meine Annahmen. Eine hypothetische Lösung für das Problem der "ewigen Brandbekämpfung" war die betriebliche Kontrolle der Kosten des Unternehmens in Echtzeit. Um auf diese und andere wichtige Informationen zugreifen zu können, brauchte ich regelmäßig Mitarbeiterberichte.

Das Chaos, das bekämpft werden musste

Wir beschäftigen uns mit der Gestaltung von Systemschnittstellen, Portalen, mobilen Anwendungen und anderen digitalen Lösungen und arbeiten in einem Team von kreativen, etwas verrückten Leuten. Die am besten organisierten und diszipliniertesten Personen unter uns sind Entwickler und alle anderen: Designer, Drehbuchautoren, Texter, Designer, Manager, Analysten, Vermarkter, Vertriebsleiter, Kunden - sabotieren böswillig das Ausfüllen von täglichen Berichten. Dies beraubt den Manager der Möglichkeit, die Kosten des Projekts schnell in Echtzeit zu bewerten und wichtige Managemententscheidungen zu treffen, was letztendlich zu Gewinneinbußen führt.

Historisch gesehen ist es so, dass für uns die Qualität des Arbeitsergebnisses und die Erreichung der Geschäftsziele des Kunden ein Muss ist. Gleichzeitig können wir bei der Verfolgung der gleichen Qualität in eine unkontrollierte Verarbeitung gehen, was zu Traurigkeit im Projektbudget führt.

Lösung

Wir haben mit einer primitiven Lösung begonnen - wir haben eine Regel zum Ausfüllen von Tagesberichten in Google-Formular eingeführt. Die Lösung ist sehr einfach, verständlich und nicht besonders effektiv. Genauer gesagt betrug die durchschnittliche monatliche Belegungsrate der täglichen Berichte weniger als 15%.

Wir haben Belohnungen ausprobiert, herausgefunden, was uns nicht gefallen hat, den Wortlaut in Google-Formularen geändert, persönliche Gespräche geführt und erklärt, wie wichtig dies ist, aber leider wird der menschliche Faktor in diesem Prozess nicht beseitigt.

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Um das Ausfüllen von Berichten zu vereinfachen und die Konzentrationsfähigkeit der Mitarbeiter zu fördern, haben wir die Praxis eingeführt, Aufgaben mit einem Timer zu erledigen. Alles ist einfach - der Auftragnehmer startet den Timer zu Beginn der Arbeit an der Aufgabe und legt den Zeitaufwand für deren Ausführung fest. Dies macht es unnötig, sich am Ende des Tages an die Anzahl und das Wesentliche der ausgeführten Aufgaben zu erinnern. Zu meinem Bedauern können nur supersystemische und disziplinierte Menschen auf diese Weise arbeiten, von denen es nur wenige gibt.

Was muss also getan werden, damit die Leute tägliche Berichte ausfüllen?
regelmäßig, unabhängig, schnell, einfach, ohne unnötige Bitte der Geschäftsleitung?

Ich habe mich immer gefragt, unter welchen Bedingungen und warum Menschen eine bestimmte Wahl treffen: kaufen oder nicht kaufen, einen Knopf drücken oder nicht, schreiben oder anrufen usw. Im Zusammenhang damit gibt es viele wissenschaftliche Ansätze in den Bereichen Psychologie, Neuromarketing, Neuroökonomie und physiologische Merkmale der menschliche Körper.

Einer der Trends hat meine Aufmerksamkeit erregt - dies ist das Konzept der „künstlichen Intelligenz“. Meiner Meinung nach ist dies der höchste Grad an Systementwicklung. Es gibt verschiedene kommunikative Interaktionsebenen zwischen einem System und einer Person:

1. Der Mensch ist das System. Hierbei handelt es sich um Eingabewerkzeuge, mit denen eine Person Aktionen initiiert (Word, Excel, Paint, Terminals für die Zahlung von Einkäufen, Parken, öffentliche Verkehrsmittel usw.).

2. Mensch - System - Mensch. Dies baut die Interaktion der Menschen mithilfe des Systems auf (Messenger, Task-Manager, Yandex-Taxi, Uber usw.).

3. System - Mann. Dies ist der Aufbau einer solchen Interaktion, bei der das System den Dialog initiiert (die Google-Infrastruktur ist ein hervorragendes Beispiel. Sie kaufen Flugtickets und erhalten am Abflugtag eine Erinnerung an den folgenden Inhalt: „Heute haben Sie zu diesem und jenem Zeitpunkt einen Flug. Die Straße zum Flughafen von Ihrem Standort aus nimmt so viel Zeit in Anspruch dann ist es Zeit, vorwärts zu kommen “)

Um den menschlichen Faktor auszuschließen, bestand die Lösung unseres Problems darin, Bedingungen zu schaffen, unter denen das System selbst zum Initiator der Dialogaktivierung wird.

Eine ausgezeichnete Lösung war der Bot in Telegram - ZERO

Nicht eine Person sollte sich daran erinnern, dass es notwendig ist, einen Bericht auszufüllen, aber das System (ZERO) startet unabhängig einen Dialog. Es ist ein Dialog.

Wie geht das?

Am Ende des Arbeitstages wird auf dem Telefon des Mitarbeiters eine Benachrichtigung über eine neue Nachricht im Telegramm angezeigt: "Neue Nachricht von NULL". Eine Person öffnet ein vertrautes Gesprächsfenster und beantwortet einfach Fragen, die sie von einem Freund hören kann, und erzählt, wie sein Tag verlaufen ist. Die Mechanik ist durch eine rein psychologische Wirkung gerechtfertigt. Der moderne Mensch nimmt den Boten persönlicher wahr. Es ist eine Sache, dem Link zu folgen und ein Formular auszufüllen, und eine andere, einem Freund in Korrespondenz mit einfachen Fragen zu antworten, zum Beispiel: "Wie geht es dir?", "Wie geht es dir?", "Was machst du heute?", "Wie lange machst du das schon?" tat? ".

Wir haben ungefähr 1,5 Monate gebraucht, um ein vollwertiges MVP zu starten. Als wir die Alpha-Version von ZERO veröffentlichten, wurde die Hypothese bestätigt. Die durchschnittliche monatliche Auslastung stieg im ersten Monat auf 95%. Dies spiegelt sich sehr deutlich in den Geschäftsprozessen des Unternehmens wider.





Bemerkungen zur Umsetzung von ZERO:

Eine hohe Abschlussrate von Berichten ist nicht nur ein Beweis für Disziplin in einem Unternehmen. ZERO ermöglichte es, eine beeindruckende Menge zu sparen. Die Mathematik ist sehr einfach:

Sie reduzierten die Zeit für das Ausfüllen von Berichten - sie sparten etwa 100.000 Rubel pro Monat.

Das durchschnittliche Bild:
Am Ende des Tages füllt jeder Mitarbeiter einen Bericht über die geleistete Arbeit aus, verbringt durchschnittlich 15 Minuten damit, sich zu erinnern, und zwingt sich, sich hinzusetzen, um ein Formular oder einen Tisch auszufüllen. In der Regel kann er dies nicht unterwegs tun. Er sendet einen Bericht an den Manager, er erstellt wöchentlich Berichte und verbringt etwa 2 Stunden damit, zusammenfassende Informationen zu sammeln und zusammenzustellen.

Zähle die Zeit:

Teamzeit: 15 Minuten x 21 Arbeitstage = 315 Minuten / 60 = 5,25 Stunden x 15 Personen = 78,75 Stunden / Monat
Zeitmanager: 2 Stunden x 4 Wochen x 2 Manager = 16 Stunden / Monat

Geld zählen:

Geld: 78,75 Stunden / Monat x 1.500 Rubel (die durchschnittliche Rate des Auftragnehmers einschließlich Rechnungen) + 16 Stunden / Monat x 2.200 Rubel (die durchschnittliche Rate des Managers einschließlich Rechnungen) = 118.125 Rubel + 35.200 Rubel = 153.325 Rubel, die jedes Unternehmen verliert Monat beim Ausfüllen von Berichten.

153 325 Rubel - der monatliche Betrag der entgangenen Gewinne des Unternehmens (17 Mitarbeiter).

Multiplizieren Sie es mit 12 Monaten.

815 100 Rubel
So viel für ein Jahr verliert ein Unternehmen mit 17 Mitarbeitern für ein Jahr, weil es Berichte ausfüllt.

Und wenn das Personal hundert Leute ist? Und wenn tausend? Versuchen Sie eine Berechnung für ein Unternehmen wie Rostelecom durchzuführen? Oder die Berechnung von Vertriebsunternehmen mit mehr als hundert Verkäufern pro Tag, die ROPs melden? Es stellt sich heraus, nur riesiges Geld.

Wir haben es geschafft, diesen Geschäftsprozess so weit wie möglich zu automatisieren und zu humanisieren, was wichtig ist.

Momentan verbringt jeder Mitarbeiter unserer Agentur täglich 2-3 Minuten mit ZERO. Dies geschieht normalerweise zwischen den Zeiten, auf dem Heimweg oder vor dem Schlafengehen. Infolgedessen generiert das System automatisch Übersichtstabellen für das Unternehmen.

Zeit und Geld zu sparen ist für mich zwar wichtig, aber nicht der wichtigste Wert von ZERO. Jetzt kann ich meine Manager jederzeit nach dem Status von Projekten fragen und in einer Minute eine Antwort erhalten, da sie immer die Managementversion von ZERO zur Hand haben.

Um ehrlich zu sein, kann ich jetzt und ohne die Beteiligung von Managern Informationen über die Kosten des Projekts für den gesamten Berichtszeitraum, für die letzte Woche, für jeden ausgewählten Tag, die Effizienz der Belastung jedes Mitarbeiters und einen Bericht über diejenigen erhalten, die das System straff sabotieren oder tatsächlich im Einsatz sind Traurigkeit.

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Für uns sind mehr denn je der emotionale Zustand jeder Person in einem Team und direkt die emotionale Intelligenz des Teams wichtig geworden. Unsere NULL bereits in dieser Entwicklungsphase ermöglicht es mir als Eigentümer und allen Führungskräften des Unternehmens, mit Mitarbeitern in Verbindung zu treten.

ZERO erwies sich als wirksames Werkzeug, da es zur Lösung spezifischer Probleme, insbesondere unseres Unternehmens, entwickelt wurde. Dies zeigt einmal mehr, wie wichtig das Experimentieren ist. Jetzt verkaufen wir den Bot nicht, aber wir entwickeln ihn aktiv weiter. Die Idee des Meeres - ausgehend von der allgemeinen Humanisierung des Dialogs, zum Beispiel dem zufälligen Aufbau eines Gesprächs, der Analyse und der Vorhersage verschiedener Leistungsindikatoren von Mitarbeitern und Teams, der Integration in verschiedene Dienste, die in der Arbeit verwendet werden, der Schaffung der einfachsten Unternehmensdienste für Mitarbeiter (Intranets) und dem Ende eines internen Unternehmensbindungssystems. In Zukunft planen wir, ihn in Jarvis zu verwandeln, einen persönlichen Assistenten für jedes Mitglied des Unternehmens.