Produktivitätsgrube: Wie locker unser Workflow schadet

Arbeitsprogramme wie Teams, Slack und Workplace sollten unsere Produktivität steigern. Aber habe es nicht getan.

Mehrere Personen schreiben Nachrichten.
[Mehrere Leute tippen.]

Wenn Sie seit einiger Zeit nicht mehr weiterkommen, haben Sie wahrscheinlich eine solche Nachricht unter dem Textfeld des in Ihrem Unternehmen verwendeten Kommunikationsprogramms gesehen.

Es kann viele Dinge bedeuten. Eine aktive Diskussion, die auf eine freudige Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihren Kollegen hinweist. Die Entstehung wichtiger Neuigkeiten, über die jeder etwas wissen möchte. Oder häufiger nichtlineare Streitigkeiten, bei denen jeder der Erste sein möchte, der das letzte Wort einfügt, und das System, das die Organisation des Arbeitsprozesses unterstützen soll, ist in Chaos gehüllt.

"Die Arbeit findet bei Slack statt", heißt es auf der Website des Unternehmens. "Stellen Sie sich vor, was Sie gemeinsam erreichen können."

Die ständig wachsende Begeisterung für neue Technologien, die den Workflow vorantreiben sollen, verbessert jedoch nicht unbedingt unsere Arbeit oder unsere Produktivität. Bei unsachgemäßer Verwendung kann die Technologie die Situation nur verschlimmern.

Slack ist ein Programm aus vielen Arten von Arbeitssoftware, mit denen Unternehmen die Zusammenarbeit und Kommunikation in unserer Welt verbessern, die immer digitaler wird. Teams ist Teil der allgegenwärtigen Office-Suite von Microsoft, die auch Programme wie Word und Excel enthält. Die G Suite von Google umfasst Google Mail, Hangouts Chat und Meet, Kalender und Cloud-basierte Dokumentfreigabe. Facebook holte auch seinen Arbeitsplatz ein - ein Versuch, seine 2,7 Milliarden Nutzer dazu zu bringen, Netzwerkprodukte zu nutzen, war irgendwie produktiver als die Verbreitung von Verschwörungstheorien. Diese Liste geht weiter.

Diese Dienste kosten monatlich Geld für die Anzahl der Benutzer und bieten häufig alle Arten von Diensten an, von Videokonferenzen über die Strukturierung des Workflows bis hin zu Orten, an denen Sie mit einem digitalen Kühler chatten können. (Online-Ausgaben von Recode und Vox verwenden Slack, um Artikel zu planen und Nachrichten zu verbreiten.) [Wir bei Habré haben von Slack auf Mattermost umgestellt - seinen kostenlosen Klon mit der Möglichkeit, ihn auf unserem eigenen Server bereitzustellen. übersetzt.].

Diese Art von Arbeitssoftware ist Teil des Marktes für „Teamwork-Anwendungen“, der laut IDC-Forschung weltweit auf 3,5 Milliarden US-Dollar geschätzt wird und in den nächsten drei Jahren voraussichtlich um 70% wachsen wird.

Diese Dienstleistungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass in Unternehmen alles reibungslos verläuft, da die Arbeit allmählich entfernt und global wird und geistige Mitarbeiter - in den Bereichen Beruf, Management oder Technik wie Programmierung, Wissenschaft oder Journalismus - immer mehr werden.


Zunahme der Zahl der Geistesarbeiter in den USA

Im Jahr 2012 schätzte McKinsey, ein Beratungsunternehmen, dass Kommunikationstechnologien am Arbeitsplatz das Potenzial haben, die Arbeitsproduktivität um 25% zu steigern.

"Der durchschnittliche Mitarbeiter 28% der Arbeitswoche versteht E-Mail und 20% der Zeit, die für die Suche nach internen Informationen oder Mitarbeitern aufgewendet wird, die ihm helfen können", heißt es in der Studie. McKinsey entschied, dass es für die Menschen einfacher sein würde, diese Aufgaben mit neuer Software für die Arbeit zu erledigen.

In gewisser Weise geschah dies, aber es traten neue Probleme auf.

Software wie das Büro in einem einzigen Raum soll dazu beitragen, dass verschiedene Teile des Unternehmens zusammenarbeiten, Hierarchien zerstören und zufällige Interaktionen und Innovationen fördern.

In der Praxis kann es zur Hölle werden. Das Hinzufügen eines weiteren Kommunikationswerkzeugs kann zu einem Informationsüberschuss führen.

Laut einer Studie von Time Is Ltd., einem Unternehmen für Produktivitätsanalysen, das sich mit den Office-Programmen des Unternehmens - Slack, Kalender, Office Suite - verbindet, senden Mitarbeiter großer Unternehmen durchschnittlich 200 Nachrichten pro Woche, um ihnen Empfehlungen zur Verbesserung der Produktivität zu geben. Die aktivsten Benutzer, die mehr als 1000 Nachrichten pro Tag senden, sind "keine Ausnahme".

Es scheint, dass es alle Arbeitszeit braucht, um mit all diesen Gesprächen Schritt zu halten. Und nach einiger Zeit macht es die Software unmöglich, ihre Aufgaben zu erfüllen, anstatt bei der Arbeit zu helfen.

Darüber hinaus konnte die Software für die Arbeit den Austausch des Tools, das repariert werden sollte, nicht bewältigen: E-Mail. Die meisten Leute benutzen beide.

"Die Menschen sollten das Programm nutzen, um die Arbeitsproduktivität seltener zu steigern als früher", sagte Sarah Lacey, Gründerin der technischen Website von Pando und der Gemeinschaft der berufstätigen Frauen, Vorsitzende Mom. Das passiert aber nicht.

Menschen haben jetzt Probleme mit zu vielen E-Mails, Besprechungen und Nachrichten. Für sie ist das Programm für den Arbeitschat ein weiterer Zeitfresser geworden.

"Es gibt definitiv eine perfekte Balance", sagte Matt Galligan, Direktor und Mitbegründer von Interchange, einem Krypto-Finanzdienstleistungsunternehmen, der über seine Erfahrungen bei Slack on Medium schrieb. "Wie bei jedem neuen Tool muss man lernen, verantwortungsbewusst damit umzugehen."

„Ich bin sicher, dass die E-Mail von Anfang an ein äußerst produktives Werkzeug war. Und erst nach einiger Zeit haben sie angefangen, es falsch zu verwenden “, fügte er hinzu.

Die E-Mail litt schließlich unter ihrer eigenen Verbreitung, und der "Posteingang" bis zum Rand war mit verschiedenen Anfragen nach einem Teil der Aufmerksamkeit einer Person gefüllt, und die meisten Briefe waren Spam. Die Fäden der Konversation sind zu lang und zu kompliziert geworden, um navigiert zu werden. Die Leute antworteten allen auf einmal.

Es ist ironisch, dass die E-Mail für manche Menschen zu einem Ort für durchdachte Kommunikation geworden ist und die Software für die Arbeit voller bedeutungsloser Memes und Emojis ist.

"Ich persönlich glaube, bis wir ein Tool erfunden haben, das perfekt für die Unternehmenskommunikation großer Teams geeignet ist", sagte Mitbegründer und Direktor von Time Is Ltd. Ian Rizab.

Wir versuchen erneut, einen Kompromiss zu finden. Oder, wie Darius Foro, ein Produktivitätsblogger, schrieb, müssen wir wissen, wo wir die Grenze für den Einsatz von Technologie ziehen müssen, bevor unsere Produktivität zu einem Umsatzrückgang führt.



„Wenn wir den Einsatz von Werkzeugen nicht kritisieren, werden wir einfach die gleichen Leute an einem neuen Ort sein. Wir werden nicht mehr oder weniger effizient arbeiten, wenn wir nicht kritisch über unsere Lösungen bei der Verwendung des Tools nachdenken “, sagte Sarah Peck, Gründerin und CEO von Startup Pregnant, einer Online-Community, in der Menschen Fragen zu Mutterschaft und Unternehmertum stellen. "Wir verschieben die E-Mail einfach an einen anderen Ort und verschlechtern die Suche nach Nachrichten."

Das Problem

Messaging ist eine gute Sache, aber in Maßen. Da es so einfach ist, über Arbeitsprogramme mit Kollegen zu kommunizieren, drucken viele von uns zu viel. Und nicht alle diese Nachrichten sind hilfreich.

"Die Hauptstärke des Slaka ist, dass es erstaunlich einfach zu bedienen ist, aber es ist auch seine Hauptschwäche: Es ist zu einfach, den Standard-Slaka für Nachrichten zu verwenden, selbst für die vielen Dinge, über die es keinen Sinn macht, im Slack zu kommunizieren", schrieb der Programmierer Alicia Liu in einem Artikel über Medium.

„Indem wir die Barriere für den Beginn eines Gesprächs senken, erhalten wir einen Nebeneffekt - die Fähigkeit, die Nachrichtenüberlastung exponentiell zu erhöhen. Aufgrund dessen erhalten wir eine viel umfangreichere Kommunikation von viel schlechterer Qualität. " Mit anderen Worten, Wörter sind wertlos und wir geben sie mit einer wahnsinnigen Geschwindigkeit aus.

In jedem der 10 großen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern, mit denen Time Is Ltd. zusammenarbeitet, gibt es mehr Kanäle als Mitarbeiter. Das Unternehmen schätzt, dass keiner der Mitarbeiter in der Lage sein wird, alle Kanäle und Nachrichten in der Lücke seines Unternehmens physisch zu lesen. Und jede Minute der verlorenen Zeit eines Mitarbeiters ist verlorenes Geld.

Fernarbeiter stehen besonders unter Druck, weil sie nachweisen müssen, dass sie arbeiten. Für Personen, die nicht im Büro arbeiten, wird das Senden von Nachrichten oder das Hochladen von Informationen in Kanäle zu einer Möglichkeit, ihre Arbeit zu demonstrieren.

"Sie fühlen sich stark unter Druck gesetzt, weil sie nachweisen müssen, dass sie arbeiten", sagte Lacey. Infolgedessen verbringen die Benutzer Zeit auf Chat-Plattformen, die ein wesentlicher Bestandteil der Remote-Arbeit sind.

Tatsächlich wurde der Chat vom winzigen Teil des Arbeitstages nach der E-Mail zur zweitbeliebtesten Computeraktion - dies wird durch die Daten des RescueTime-Programms belegt, das im Hintergrund auf den Computern und Telefonen der Benutzer arbeitet und Berichte über die Zeitverschwendung für sie erstellt.

Seit dem Start von Slack im Jahr 2013 - gefolgt von Workplace im Jahr 2016, Teams im Jahr 2017, Hangouts Chat und Meet im Jahr 2018 - hat sich die Zeit, die für die E-Mail aufgewendet wird, verringert, bleibt jedoch der Hauptfresser der Arbeitszeit und nimmt 10% der Gesamtzeit ein Zeit hinter dem Monitor verbracht.


Verteilung der Zeit hinter dem Monitor (durchschnittlich 5,5 Stunden täglich). Orange - Chat / Messenger, rot - E-Mail.

Laut RescueTime nehmen Chat-Apps - Slack, Teams, Workplace - jetzt etwa die Hälfte der Zeit in Anspruch. Die Hälfte der 5,5 Stunden, die der durchschnittliche Benutzer bei der Arbeit am Computer verbringt.

RescueTime berücksichtigt die Anwendung oder Website nur, wenn die Anwendung aktiv ist und verwendet wird. Die Zeit für Websites, die auf anderen Registerkarten geöffnet wurden oder wenn der Bildschirm leer ist, wird nicht berücksichtigt.

Interessanterweise verbringen wir ungefähr genauso viel Zeit mit Messaging wie vor sechs Jahren. Das Hinzufügen von Chat-Anwendungen hat die Kommunikationskosten für uns nicht gesenkt. Und das ist schlecht für die Produktivität.

Als Slack am 27. Juni 2018 mehrere Stunden lag , verhielten sich die Benutzer von RescueTime produktiver als zur gleichen Zeit wie in der Vorwoche (RescueTime misst die Produktivität sowohl zum Zeitpunkt der Nutzung der Site / des Programms als auch zur Bewertung der Produktivität dieses Programms, um entsprechend zu arbeiten über 12.000 Benutzer).


Orange Grafik - Benutzerproduktivität bei Durchhangversagen, blau - letzte Woche

RescueTime-Benutzer empfinden Chat-Programme als "ablenkend". Sie bewerten Twitter und andere soziale Netzwerke als "extrem ablenkend". Normalerweise betrachten sich Menschen, die Zeit mit ihnen verbringen, als weniger produktiv als wenn sie in Geschäftsprogrammen wie Excel oder Google Text & Tabellen oder anderen „sehr produktiven“ Anwendungen arbeiten. Je höher die Punktzahl, desto höher ist Ihre Produktivität.

Ergebnisse

Es ist wichtig zu beachten, dass Bewerbungen für die Arbeit bei weitem nicht der einzige Zeitfresser sind. Dies ist nur eine Möglichkeit, Menschen mit digitalem Rauschen zu überfluten und die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. An erster Stelle stehen unsere allgegenwärtigen Smartphones , die unser soziales und berufliches Leben in Mitleidenschaft ziehen.

Trotzdem verschärfen funktionierende Anwendungen das Problem. Und es ist nicht so einfach, sie aufzugeben, wie von anderen Gewohnheiten, von denen unser Lebensunterhalt nicht abhängt.

"Menschen können sich von sozialen Netzwerken abmelden", sagte Foro, der auch das Unternehmen Vartex Industrial Automation Software leitet. "Es ist viel schwieriger zu sagen:" Ich verlasse den Slama. "

Stürmische Diskussionen auf Arbeitsplattformen führen unweigerlich zu Missverständnissen, und bedeutungsloses Geschwätz wie Emoji, Memes oder Nachrichten lenkt Sie von der Arbeit ab.

In einer von der Zeitschrift Economist in Auftrag gegebenen Umfrage stellten die Befragten in erster Linie fest, dass eine schlecht funktionierende Kommunikation am Arbeitsplatz zu Stress führen, das Karrierewachstum behindern und die Leistung und die Verkaufsleistung beeinträchtigen kann. Dies führt auch dazu, dass große Unternehmen aufgrund der geringen Produktivität jährlich Millionen von Dollar verlieren und die Arbeitnehmer ihre Jobs hassen .

„Schneller heißt nicht besser oder schlechter, schlecht oder gut. Schneller heißt schneller. Wenn Sie ein paar dumme Nachrichten schneller senden, gibt es nichts Gutes “, sagte Peck. "Wir kombinieren ein Werkzeug und die Fähigkeit, etwas mit Wichtigkeit und Grund dafür zu tun."

Peck schätzt, dass „der Grad der Spezifität der Kommunikation 10% des Optimums beträgt“.

Und selbst gut funktionierende Kommunikation kann unsere Fähigkeit zur Wahrnehmung von Arbeitsaufgaben beeinträchtigen. Nach einer Unterbrechung kann es laut einer Studie von Microsoft bis zu 25 Minuten dauern, bis Sie wieder zu Ihrer Aufgabe zurückkehren. Es kann noch mehr Zeit erforderlich sein, um in den „Stream“ zu gelangen, der manchmal als „Deep Work“ bezeichnet wird. Diese Begriffe beschreiben einen fokussierten Bewusstseinszustand, der bei einer Person auftritt, die in Arbeit versunken ist und in der die Zeit schnell vergeht. In diesem Zustand erzielen Sie die besten Ergebnisse.

Cal Newport, Autor von Deep Work: Regeln für fokussierten Erfolg in einer abgelenkten Welt, empfiehlt, diese Arbeit in Blöcken von 90 Minuten durchzuführen .

Wenn Sie an einem Arbeitstag von acht Stunden durchschnittlich 45 Nachrichten in Ruhe erhalten, ist es laut Time Is Ltd. unmöglich, einen so langen Zeitraum für die Konzentration zuzuweisen. Jedes Mal, wenn Sie von Teams, Hangouts oder Slack abgelenkt werden, kann dies mit der Tatsache verglichen werden, dass eine Person an Ihren Tisch kommt und Sie unterbricht. Fügen Sie E-Mails, Anrufe und Termine hinzu, die an jedem Arbeitstag stattfinden, und Ihre Produktivität ist beendet.

"Mit einer großen Anzahl von Kanälen und Menschen ist die Zeit verunreinigt", sagte Foro. "Wenn unser Gehirn verschmutzt ist und wir zu viele Informationen verarbeiten, werden unsere Produktivität und Konzentration verringert."

Rücksichtslose Geschwindigkeit und unsystematische Arbeitsumgebung, die durch Arbeitschats erzeugt werden, können als zusätzliches Durcheinander empfunden werden.

"Wenn ich auf ein typisches Büro für Intellektuelle in der Economy-Klasse stoße, in dem ständige unstrukturierte Diskussionen wie Bienen in einem Bienenstock laufen, sehe ich keine eng miteinander verbundene, schnelllebige und flexible Organisation", schrieb Newport in seinem Blog, warum "Mehr Kommunikation" bedeutet nicht "besser". "Ich sehe ein schlecht gestaltetes verteiltes System."

Im Laufe der Zeit können sich Ablenkungen am Arbeitsplatz ausbreiten. Viele Arbeiter versuchen, den Zeitmangel zu kompensieren, indem sie mehrere Dinge gleichzeitig tun. Das geht aber nicht . Anstatt eine Sache qualitativ zu erledigen, wechseln Sie einfach zwischen Aufgaben und führen alle Aufgaben schlecht aus.

Im Durchschnitt verbringen Brainworker drei Minuten damit, eine Aufgabe zu erledigen, bevor sie unterbrochen werden oder zu einer anderen wechseln. Dies ergab eine Studie von Microsoft, in der tragbare Sensoren und Software verwendet wurden, um Aktionen auf einem Computer zu verfolgen. Ihm zufolge sind Multitasker 40% weniger produktiv.

Und wenn Sie während der Arbeitszeit nicht genug Zeit haben, müssen Sie persönlich arbeiten. Dies stört Ihre Work-Life-Balance , die für Gesundheit und Produktivität von grundlegender Bedeutung ist.

"Dies wird zu einem Problem, sobald wir die Chats vom Arbeitsplatz entfernen", sagte Foro. Leider wissen wir, dass die Software für die Arbeit nicht bei der Arbeit bleibt: Mit Smartphone-Anwendungen können Sie mit Arbeitsnachrichten nach Hause gebracht werden, und Sie können an Videokonferenzen teilnehmen, auch wenn Sie im Urlaub am Strand sind.

„Früher haben alle AIM verwendet. Dort könnten Sie eine Nachricht fragen, falls Sie nicht an Ort und Stelle waren. Sie wurden buchstäblich von Ihrem Gerät getrennt “, sagte Galligan. "Nun, das wird nicht funktionieren." Sie sind 100% der Zeit anwesend. "

Unser Geist ist nicht auf ein solches Verhalten ausgelegt. "Wir spüren den Unterschied zwischen einem Leoparden und einer schrecklichen Botschaft nicht", sagte Galligan. "Laden Sie genügend Nachrichten an jemanden hoch und bekommen Sie ein psychologisches Problem."

"Aufhebens ist cool und das alles, aber zeig mir einen Athleten, der nur die ganze Zeit Sport treibt - nicht ruht, nicht richtig isst - und ich werde dir eine Person zeigen, die schnell ausbrennt", sagte Galligan. Es ist schwierig, eine solche Idee zu fördern, insbesondere im Silicon Valley, wo die Verarbeitung und Arbeit die ganze Nacht über einen romantischen Touch erhält.

Und es ist nicht einmal notwendig, dass das Problem bei Instant Messenger liegt - das Problem ist, dass wir auf Nachrichten antworten. "Alles beginnt mit einer Nachricht in der Lücke und geht dann zu sozialen Netzwerken und liest die Nachrichten", sagte Foro. - Die Bedeutung des Sendens von Nachrichten, Kommunikation - die effektive Ausführung von Arbeiten. Alles, was danach passiert, ist ein negativer Nebeneffekt. “

Arbeitskommunikation wird für viele Menschen zu einem besonderen sozialen Netzwerk - und bringt ähnliche Probleme mit sich. Es ist natürlich, mit Kollegen befreundet zu sein, aber aufgrund dieser Lücke kann es zu einem Chat werden, der nichts mit Arbeit zu tun hat.

"Wir wussten nicht, dass interne Arbeits-Chats zu sozialen Netzwerken werden", sagte Foro. - Sie werden zu sozialen Netzwerken, und wir bemerken es oft nicht. Sobald wir anfangen, Arbeitsprogramme auf die gleiche Weise wie soziale Netzwerke zu nutzen, kommen wir zu der gleichen Art von negativem Verhalten. “

Es ist charakteristisch, dass selbst die sozialen Netzwerke selbst, deren Geschäft von der Zeit abhängt, die Benutzer auf ihren Plattformen verbringen und Werbeeinnahmen generieren, den zerstörerischen Einfluss ihrer Produkte erkennen und Möglichkeiten anbieten, ihre Nutzung einzuschränken.

Die sozialen Aspekte der Arbeit scheinen weniger unter Kontrolle zu sein.

Im Allgemeinen waren häufige Ablenkungen mit verkürzten Konzentrationszeiten , vermindertem IQ und erhöhter Angst und Depression verbunden . Dies führt zu einer allgemeinen Verschlechterung der Qualität unserer Arbeit.

Softwarelösung

Unternehmen, die Arbeitsprogramme erstellen, sind sich bewusst, dass einige Elemente ihrer Programme und ihres Verhaltens auf ihren Plattformen nicht produktiv sind, und arbeiten aktiv an Korrekturen. Wenn sie dies nicht tun, werden Geistesarbeiter nach einer anderen besseren Option suchen.

Für Softwareentwicklungsstandards sind Slack, Teams, G Suite und Workplace sehr einfach zu bedienen. Jeder kann Nachrichten an jeden senden. Schreiben Sie einfach seinen Namen, geben Sie eine Nachricht ein und senden Sie!

Unerwarteterweise kann eine solche Software die Kommunikation etwas verlangsamen und Benutzer dazu einladen, vor dem Senden einer Nachricht zweimal nachzudenken.

Das Problem ist, dass das Senden einer Nachricht viel einfacher ist, als weniger Nachrichten zu verwenden oder Softwareeinstellungen zu finden und zu aktivieren, die die Produktivität steigern.

Microsoft wird in diesem Jahr Vorlagen einführenum die Optimierung von Teamanwendungen zu erleichtern, die für eine bestimmte Art von Aktivität am besten geeignet sind, beispielsweise für das Marketing. Slack bietet viele Möglichkeiten, um Benachrichtigungen zu verwalten, Dialoge stummzuschalten und Kollegen darüber zu informieren, dass Sie beschäftigt sind. Manchmal bietet Slaka Ihnen an, Ihre Einstellungen zu optimieren, aber sie könnte es definitiv aktiver machen.

"Die Technologie muss uns aggressiv sagen, wie wir uns verhalten sollen", sagte Peck.

Ein weiteres Problem ist, dass diese Unternehmen Sie häufiger und nicht weniger auf ihren Plattformen sehen möchten. Unternehmen für Unternehmenssoftware glauben, dass je mehr Zeit Sie auf ihrer Plattform verbringen - und je weniger Sie zu anderen wechseln - desto besser. Sie erreichen dies, indem sie andere gängige Arbeitstools wie Office oder Google Drive in ihre Plattformen integrieren.

Gehirnarbeiter wechseln durchschnittlich 373 Mal am Tag oder etwa alle 40 Sekunden zwischen Fenstern, während sie an ihren Aufgaben arbeiten, schrieb Microsoft in einer Studie.

Die Idee ist, dass Sie weniger Zeit zwischen Programmen wechseln müssen, wenn Sie mehr Aufgaben unter einem Dach ausführen können. Wenn die Plattformen selbst jedoch mit Ablenkungen gefüllt sind, schlagen diese Versuche fehl.

Um nützlicher zu werden, müssen Arbeitsprogramme viel besser lernen, um uns die erforderlichen Informationen zu liefern - um Gespräche über interessante Themen zu führen, die möglicherweise vor einigen Monaten stattgefunden haben, oder um Ihnen zu helfen, Kanäle für Ihre Bedürfnisse zu finden.

"Wir haben eine großartige Suchforschung, wenn Sie wissen, dass Sie nach bestimmten Dingen suchen", sagte Michael Chewy, ein Forschungspartner bei McKinsey, dem Autor des Berichts 2012. "Es wird für die Maschine schwieriger sein, uns proaktiv zu sagen: Dies sind die Informationen, die Sie jetzt benötigen."

"Wenn wir keine guten Systeme haben, die in der Lage sind, die enormen Kommunikationsmengen zu bewältigen, die durch industrielle soziale Instrumente erzeugt werden, werden sie uns einfach überwältigen", sagte Chui.

Elemente funktionierender Software können Sucht verursachen, die nicht schlimmer ist als Candy Crush.

"Die Entwickler dieser Tools haben sie speziell entwickelt, um Ihre Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen", sagte Chui. "Sie lenken die Aufmerksamkeit von anderen Dingen ab, die wir gemäß unseren Vorstellungen über das Verbringen von Zeit tun möchten."

Es gibt Gründe, warum Sie Ihr Arbeitsprogramm nachts überprüfen - und nicht, weil Sie Ihren Job lieben. Dies liegt daran, dass Sie sich durch Kommunikation und digitale Bestätigung Ihrer Kollegen wohl fühlen. „Unser Gehirn war daran nicht angepasst. Es ist ein Vergnügen “, sagte Galligan. "Und wir müssen Gemüse essen."

Manchmal liegt das Problem jedoch nicht in der Software, sondern in einem komplexeren Bereich: in der Unternehmenskultur.

Korrektur der Unternehmenskultur

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Einige glauben, dass Respekt in den Unternehmensregeln durchgesetzt werden kann, indem Anweisungen darüber geschrieben werden, wie und wann diese Programme verwendet werden sollen.

"Ich denke, dies ist eine schwierige Aufgabe für das Management", sagte Foro. "Wenn wir diese Tools einfach an alle verteilen und es keine Regeln gibt, wundert es mich nicht, dass sie mit unterschiedlichsten Inhalten gefüllt werden."

Foro ist der Ansicht, dass eine solche Politik durch regelmäßige Schulungen auferlegt und ständig aktualisiert werden muss. Zumindest ist ein einführender Einarbeitungsprozess erforderlich, bevor die Mitarbeiter mit der Arbeitssoftware arbeiten können.

"Ich denke, das entscheidende Problem ist, dass es in großen Unternehmen keinen Einführungskurs gibt", sagte Rizab. - Normalerweise haben sie keine Ahnung, was passiert und wie sie damit umgehen sollen. Daher nutzen Mitarbeiter slaka als Instant Messaging-Plattform. “

Um die Schulung zu organisieren, müsste eine neue Position im Unternehmen für einen Mitarbeiter eingeführt werden, der ein Regelwerk für das Verhalten in einem Arbeitschat erstellt und sich dann an der Moderation beteiligt. Diese Person kann angewiesen werden, nicht verwendete Kanäle zu löschen, Einstellungen zu optimieren und andere Mitarbeiter daran zu erinnern, wenn andere Teams Arbeitsstunden aufnehmen.

Im Idealfall würde dies die Gesamtzahl der gesendeten Nachrichten verringern, und die gesendeten Nachrichten würden in eine ausgeprägtere Struktur passen.

"Ja, wir können Regeln festlegen, aber wie bei allen Regeln werden nicht alle diese befolgen", sagte Foro. - Es ist ziemlich schwierig, in diesem Bereich die Kontrolle zu übernehmen. Die Technologie ist neu und jeder versucht zu lernen, wie man damit arbeitet. “

Andere raten zu einem journalistischen Sprichwort: Zeigen, nicht erzählen. Dies unterstreicht, dass das Managementverhalten den Ton für das gesamte Unternehmen angibt.

Lacey sagte, ein Teil des Problems sei die falsche Betonung der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. „Ich denke, Unternehmen sollten sich weigern, Menschen nach Arbeitszeit zu bewerten. Das würde die Art und Weise verändern, wie Menschen diese Apps nutzen “, sagte sie.

"Das Problem ist nicht die Festlegung von Regeln, sondern welche Managementmodelle, was es belohnt", sagte sie. - Die Leute schauen sich Regisseure an, hören zu, worüber sie sprechen und was nicht. Die meisten Mitarbeiter schauen sich an, für welche Art von Arbeit sie belohnt werden, und folgen dieser Beobachtung. “

Nämlich: Mein Chef hat mir einmal gegen 23 Uhr Änderungen an diesem Artikel gegeben. Das war aber kein Problem. Nachdem ich dieses Material recherchiert hatte, begann ich nach Stunden, Saka-Benachrichtigungen auszuschalten, und erfuhr erst am nächsten Morgen von seiner Nachricht. Es ist wichtig, dass er nicht erwartet hat, dass ich nachts eingehende Nachrichten überprüfe oder nachts arbeite. Er konnte zu einer für ihn günstigen Zeit arbeiten - obwohl er vielleicht eine Pause machen sollte - und ich - in seiner eigenen.

Persönliche Entscheidungen

In gewissem Maße ist die Art und Weise, wie wir Software für die Arbeit verwenden, unsere persönliche Präferenz. Natürlich sind Ihre Arbeitsaufgaben und Ihre Vorgesetzten wichtige Dinge, aber wir können unsere eigene Rolle bei der Verbesserung oder Verschlechterung unseres Arbeitslebens unterschätzen.

"Unser Problem ist nicht die Technologie, sondern die Grenzen", sagte Peck. "Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine E-Mail oder eine Textnachricht handelt. Wir setzen Grenzen schlecht und melden sie noch schlimmer." Wir müssen verstehen, was diese Grenzen sind, sie definieren und sie einhalten.

"Meine Strategie ist persönliche Verantwortung: Ich bin für meine eigene Produktivität verantwortlich und überwache die Effizienz", sagte Foro. - Ich frage mich ständig, ob meine Handlungen mich den Arbeitszielen näher bringen. Gespräche mit Kollegen, die tagsüber nur wenig Zeit haben, bringen mich meinen Zielen nicht näher. “

Aber zuerst müssen Sie das Problem erkennen und sich dann aktiv damit befassen. Wie Galligan sagte: "Wenn Sie die Anwendung erneut öffnen und anfangen, daran festzuhalten, sind Sie dafür verantwortlich."