Mitarbeiter wollen keine neue Software - gehen Sie gelegentlich oder biegen Sie ihre Linie?

Software-Sprünge werden bald zu einer sehr häufigen Krankheit von Unternehmen. Eine Software wegen einer Kleinigkeit gegen eine andere auszutauschen, von Technologie zu Technologie zu springen, in einem lebenden Unternehmen zu experimentieren, wird zur Norm. Gleichzeitig beginnt im Büro ein echter Bürgerkrieg: Es entsteht eine Bewegung des Widerstands gegen die Einführung, Partisanen leisten subversive Arbeit gegen das neue System, Spione fördern eine schöne neue Welt mit neuer Software, Management aus dem Panzerwagen des Unternehmensportals sendet über Frieden, Arbeit, KPI. Eine Revolution endet normalerweise mit dem völligen Scheitern einer der Parteien.

Wir wissen fast alles über die Implementierung, daher werden wir versuchen, eine Revolution in Evolution umzuwandeln und die Implementierung so nützlich und schmerzlos wie möglich zu gestalten. Nun, oder sagen Sie Ihnen zumindest, worauf Sie sich einlassen können.


Ideale Visualisierung der Einführung neuer Software durch Mitarbeiter. Quelle - Yandex.Pictures

Ausländische Berater würden diesen Artikel folgendermaßen beginnen: "Wenn Sie Ihren Mitarbeitern hochwertige Software anbieten, die ihre Arbeit verbessern und einen qualitativen Einfluss auf die Leistung haben kann, erfolgt die Einführung eines neuen Programms oder Systems auf natürliche Weise." Aber wir sind mit Ihnen in Russland, daher ist die Frage nach verdächtigen und kriegerischen Mitarbeitern sehr relevant. Ein natürlicher Übergang funktioniert selbst mit minimaler Software wie einem Corporate Messenger oder einem Softphone nicht.

Woher kommt das Problem?

Heutzutage hat jedes Unternehmen einen ganzen Software-Zoo (wir nehmen den allgemeinen Fall, weil die Anzahl der Software in IT-Unternehmen mehr als doppelt oder dreifach ist und sich Anpassungsprobleme teilweise überschneiden und sehr spezifisch sind): Projektmanagementsysteme, CRM / ERP, E-Mail-Clients, Instant Messenger, Unternehmensportal usw. Und dies gilt nicht für die Tatsache, dass es Unternehmen gibt, in denen selbst der Übergang von Browser zu Browser ausnahmslos vom gesamten Team durchgeführt wird (und es gibt auch Teams, die vollständig auf Internet Explorer Edge sitzen). Im allgemeinen Fall gibt es mehrere Situationen, für die unser Artikel nützlich sein kann:

• Der Prozess der primären Automatisierung einer bestimmten Gruppe von Aufgaben findet statt: Das erste CRM / ERP wird eingeführt, ein Unternehmensportal wird geöffnet, ein System für technischen Support wird installiert und so weiter.
  
• Aus irgendeinem Grund wird eine Software durch eine andere ersetzt: Veralterung, neue Anforderungen, Skalierung, Änderung der Aktivität usw.;
  
• Module des bestehenden Systems werden für Entwicklung und Wachstum erweitert (zum Beispiel hat das Unternehmen die Produktion eröffnet und beschlossen, von RegionSoft CRM Professional auf RegionSoft CRM Enterprise Plus mit maximaler Funktionalität zu wechseln);
  
• Es gibt eine ernsthafte Aktualisierung der Benutzeroberfläche und der funktionalen Software.
  

Natürlich sind die ersten beiden Fälle viel akuter und typischer in ihren Erscheinungsformen, achten Sie besonders auf sie.

Bevor Sie mit dem Team zusammenarbeiten (das bereits vermutet hat, dass dies ein guter Grund für eine Änderung ist und es bald Änderungen geben wird), versuchen Sie zu verstehen, was die wahren Gründe für die Softwareänderung sind und ob Sie den Änderungen zustimmen so notwendig.

• Das alte Programm ist schwer zu bearbeiten: Es ist teuer, unpraktisch, nicht funktionsfähig, entspricht nicht mehr Ihren Anforderungen, ist nicht für Ihre Waage geeignet usw. Dies ist eine objektive Notwendigkeit.
  
• Der Anbieter hat die Unterstützung des Systems eingestellt, oder Support und Verfeinerung wurden zu einer endlosen Reihe von Genehmigungen und Geldabzügen. Wenn Ihre Kosten erheblich gestiegen sind und sie in Zukunft noch steigen werden - es gibt nichts zu warten, müssen Sie sie senken. Ja, das neue System wird auch Geld kosten, aber am Ende wird die Optimierung weniger kosten als diese Unterstützung.
  
• Softwarewechsel - eine Laune einer Person oder einer Gruppe von Mitarbeitern. Zum Beispiel will CTO einen Rollback und setzt sich für die Einführung eines neuen, teureren Systems ein - dies geschieht in großen Unternehmen. Ein weiteres Beispiel: Der Projektmanager befürwortet die Änderung von Asana zu Basecamp, dann von Basecamp zu Jira und von Jira zu Wrike. Oft besteht das einzige Motiv für solche Migrationen darin, ihre energische Arbeit zu zeigen und ihre Position zu behaupten. In solchen Fällen ist es notwendig, den Grad der Notwendigkeit, der Motive und der Gültigkeit zu bestimmen und Änderungen in einer vorsätzlichen Entscheidung in der Regel abzulehnen.
  

Wir sprechen über die Gründe für den Übergang von einer Software zur anderen und nicht über die primäre Automatisierung - nur weil Automatisierung a priori notwendig ist. Wenn etwas in Ihrem Unternehmen manuell und routinemäßig erledigt wird, aber automatisiert werden kann, verlieren Sie einfach Zeit, Geld und höchstwahrscheinlich wertvolle Unternehmensdaten. Automatisieren Sie es!

Wie kann ich gehen: ein großer Sprung oder ein hockender Tiger?

In der Weltpraxis gibt es drei Hauptstrategien, um auf neue Software umzusteigen und sich daran anzupassen - und sie scheinen für uns sehr geeignet zu sein, sodass wir das Rad nicht neu erfinden werden.

Urknall

Die Akzeptanz durch die Urknallmethode ist der schwierigste Übergang, wenn Sie das genaue Datum festlegen und eine scharfe Migration durchführen und die alte Software zu 100% deaktivieren.

Vorteile

+ Alle arbeiten in einem System, es besteht keine Notwendigkeit, Daten zu synchronisieren, Mitarbeiter müssen nicht zwei Schnittstellen gleichzeitig überwachen.
+ Einfachheit für den Administrator - eine Migration, eine Aufgabe, Unterstützung eines Systems.
+ Alle möglichen Änderungen treten zu einem bestimmten Zeitpunkt auf und sind fast sofort erkennbar. Es ist nicht erforderlich zu isolieren, was und in welchem ​​Verhältnis die Produktivität, die Entwicklungsgeschwindigkeit, den Umsatz usw. beeinflusst hat.

Nachteile

- Funktioniert erfolgreich nur mit einfacher Software: Chats, Unternehmensportal, Instant Messenger. Selbst E-Mails können bereits fehlschlagen, ganz zu schweigen von Projektmanagementsystemen, CRM / ERP und anderen seriösen Systemen.
- Eine „explosive“ Migration von einem großen System zu einem anderen führt unweigerlich zu Chaos.

Das Wichtigste für diese Art des Übergangs in ein neues Arbeitsumfeld ist die Schulung.

Parallellauf

Die parallele Anpassung an Software ist eine weichere und universellere Art des Übergangs, bei der ein Zeitraum festgelegt wird, in dem beide Systeme gleichzeitig arbeiten.

Vorteile

+ Benutzer haben genug Zeit, um sich an die neue Software zu gewöhnen, schnell in der alten zu arbeiten, Parallelen zu finden und sich mit der neuen Logik der Interaktion mit der Schnittstelle zu befassen.
+ Bei plötzlichen Problemen arbeiten die Mitarbeiter weiterhin im alten System.
+ Benutzerschulungen sind weniger streng und im Allgemeinen billiger.
+ Es gibt praktisch keine negative Reaktion der Mitarbeiter - schließlich wurde ihnen nicht das übliche Werkzeug oder die übliche Geschäftsweise vorenthalten (wenn die Automatisierung das erste Mal ist).

Nachteile

- Administrationsprobleme: Unterstützung für beide Systeme, Datensynchronisation, Sicherheitsmanagement in zwei Anwendungen gleichzeitig.
- Der Übergangsprozess ist endlos langwierig - Mitarbeiter erkennen, dass sie fast eine Ewigkeit auf Lager haben, und Sie können die Verwendung der vertrauten Benutzeroberfläche ein wenig erweitern.
- Benutzerverwirrung - Zwei Schnittstellen sind verwirrend und verursachen Fehler in Arbeit und Daten.
- Geld. Sie bezahlen für beide Systeme.

Stufenweise Anpassung

Eine schrittweise Anpassung ist die einfachste Möglichkeit, auf neue Software umzusteigen. Die Umstellung erfolgt funktional, in den vereinbarten Zeiträumen und nach Abteilungen (beispielsweise fügen wir ab dem 1. Juni nur neue Kunden zum neuen CRM-System hinzu, ab dem 20. Juni führen wir Transaktionen im neuen System durch, übertragen Kalender und Fälle bis zum 1. August und schließen bis zum 30. September ab Migration ist eine sehr grobe Beschreibung, aber im Allgemeinen klar).

Vorteile

+ Organisierter Übergang, verteilte Belastung von Administratoren und internen Experten.
+ Durchdachteres und gründlicheres Training.
+ Es gibt keinen Widerstand gegen Änderungen, da diese so sanft wie möglich auftreten.

Nachteile - ungefähr das Gleiche wie ein paralleler Übergang.

Also jetzt nur ein schrittweiser Übergang?

Die logische Frage, stimme zu. Warum zusätzliche Probleme bekommen, wenn Sie einen Zeitplan erstellen und nach einem klaren Plan handeln können? In der Tat ist nicht alles so einfach.

• Softwarekomplexität: Wenn es sich um komplexe Software handelt (z. B. ein CRM-System ), ist die Phasenanpassung besser geeignet. Wenn die Software einfach ist (Messenger, Unternehmensportal), ist das Modell geeignet, wenn Sie das Datum bekannt geben und die alte Software am festgelegten Tag abhacken (wenn Sie Glück haben, können die Mitarbeiter alle benötigten Informationen abrufen, und wenn Sie nicht auf Glück zählen, müssen Sie einen automatisierten Import bereitstellen notwendige Daten vom alten zum neuen System, falls technische Fähigkeiten vorhanden sind).
  
• Risikograd für das Unternehmen: Je riskanter die Implementierung, desto langsamer sollte sie sein. Andererseits ist eine Verzögerung auch ein Risiko: Sie wechseln beispielsweise von einem CRM-System zu einem anderen, und während der Übergangszeit müssen Sie für beide bezahlen, wodurch sich die Kosten und Kosten für die Einführung eines neuen Systems erhöhen, was bedeutet, dass die Amortisationszeit verlängert wird.
  
• Anzahl der Mitarbeiter: Der Urknall ist definitiv nicht geeignet, wenn viele Benutzerprofile skaliert und konfiguriert werden müssen. Obwohl es Zeiten gibt, in denen eine ultraschnelle Implementierung für ein großes Unternehmen gut ist. Diese Option ist möglicherweise für Systeme geeignet, die von vielen Mitarbeitern verwendet werden, hat jedoch möglicherweise keine Anforderungen, da keine Anpassung erforderlich ist. Aber auch dies ist ein großer Knall für Endbenutzer und eine enorme schrittweise Arbeit für denselben IT-Service (z. B. Abrechnung oder ein Bandbreitensystem).
  
• Merkmale der Implementierung der ausgewählten Software (Revision usw.). Manchmal erfolgt die Implementierung zunächst schrittweise - mit der Erfassung von Anforderungen, Verfeinerung, Schulung usw. Beispielsweise wird ein CRM-System immer schrittweise implementiert. Wenn Ihnen jemand verspricht, „in 3 Tagen oder sogar 3 Stunden zu implementieren und zu konfigurieren“, denken Sie an diesen Artikel und umgehen Sie die folgenden Dienste: Installation ≠ Implementierung.
  

Auch wenn man die aufgelisteten Parameter kennt, kann man nicht definitiv den einen oder anderen Weg einschlagen. Bewerten Sie Ihr Unternehmensumfeld - dies hilft, gleichzeitig das Kräfteverhältnis zu verstehen und festzustellen, welches Modell (oder eine Kombination einiger ihrer Elemente) für Sie geeignet ist.

Einflussfaktoren: Revolution oder Evolution

Das erste, worauf Sie achten sollten, sind Mitarbeiter, die durch die Einführung neuer Software verletzt werden. Tatsächlich ist das Problem, das wir jetzt betrachten, ein rein menschlicher Faktor, daher kann eine Analyse der Auswirkungen auf die Mitarbeiter nicht vermieden werden. Einige davon haben wir bereits oben erwähnt.

• Führungskräfte des Unternehmens bestimmen, wie die neue Software allgemein übernommen wird. Und dies ist nicht der Ort für Werbereden und feurige Reden - es ist wichtig, genau die Notwendigkeit von Änderungen aufzuzeigen, um die Idee zu vermitteln, dass dies nur die Wahl eines cooleren und bequemeren Tools ist, genau wie das Ersetzen eines alten Laptops. Der größte Fehler, den das Management in einer solchen Situation gemacht hat, besteht darin, sich die Hände zu waschen und sich selbst zu eliminieren: Wenn die Chefs keine Unternehmensautomatisierung benötigen, warum sollten sich die Mitarbeiter dafür interessieren? Sei dabei.
  
• Abteilungsleiter (Projektmanager) sind ein Zwischenglied, das in alle Prozesse einbezogen werden muss, Unzufriedenheit bewältigen, Willen zeigen und jeden Einwand von Kollegen ausarbeiten, Qualität und gründliche Schulungen durchführen muss.
  
• Ein IT-Service (oder Systemadministratoren) - auf den ersten Blick sind dies Ihre Frühaufsteher, die anpassungsfähigsten und anpassungsfähigsten, aber ... nein. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen lehnen Systemadministratoren häufig Änderungen (Verbesserungen) der IT-Infrastruktur ab. Dies ist nicht auf technische Gründe zurückzuführen, sondern auf Faulheit und mangelnde Arbeitsbereitschaft. Und wer von uns suchte nicht nach Wegen, sich von der Arbeit zu lösen? Aber lassen Sie dies nicht zum Nachteil des gesamten Unternehmens sein.
  
• Endbenutzer möchten in der Regel einerseits gut und bequem arbeiten und haben wie alle lebenden Menschen Angst vor Veränderungen. Das Hauptargument für sie ist ehrlich und einfach: Warum führen wir ein / ändern uns, was sind die Grenzen der Kontrolle, wie wird die Arbeit bewertet, was wird sich ändern und was sind die Risiken (übrigens sollten die Risiken von allen erkannt werden - obwohl wir Anbieter eines CRM-Systems sind , trauen wir uns nicht zu sagen dass immer alles reibungslos verläuft: Es gibt Risiken in jedem Prozess innerhalb des Unternehmens.
  
• „Behörden“ innerhalb des Unternehmens sind Partisanen, die andere Mitarbeiter beeinflussen können. Dies ist nicht unbedingt eine Person mit einer hohen Position oder viel Erfahrung - im Falle der Arbeit mit der Software kann sich die „Autorität“ als fortgeschrittener Besserwisser herausstellen, der beispielsweise Habr erneut liest und alle einschüchtert, wie alles schlecht wird. Es hat vielleicht nicht einmal den Zweck, den Prozess der Implementierung oder des Übergangs zu ruinieren - zeigen Sie einfach und den Geist des Widerstands - und die Mitarbeiter werden ihm glauben. Es ist notwendig, mit solchen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten: zu klären, in besonders schweren Fällen zu fragen, auf die Konsequenzen hinzuweisen.
  

Es gibt ein universelles Rezept, um zu überprüfen, ob Benutzer wirklich Angst vor etwas haben oder Gruppenparanoia haben, die von einem versierten Anführer angeführt wird. Fragen Sie sie nach den Gründen für Unzufriedenheit, nach Ängsten - wenn dies keine persönliche Erfahrung oder Meinung ist, werden die Argumente auf 3-4 klärende Fragen gestreut.

Zwei wichtige Faktoren für die erfolgreiche Überwindung der „Widerstandsbewegung“.

1. Schulung anbieten: Anbieter und intern. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wirklich verstanden haben, alles gelernt haben und bereit sind, unabhängig vom Ausbildungsstand mit der Arbeit zu beginnen. Ein obligatorisches Attribut der Schulung sind gedruckte und elektronische Anweisungen (Vorschriften) und die vollständigste Dokumentation des Systems (selbst respektierende Anbieter veröffentlichen sie zusammen mit Software und stellen sie kostenlos zur Verfügung).
   
2. Suchen Sie nach Unterstützern und wählen Sie Influencer. Interne Experten und frühe Follower sind Ihre Unterstützung, die Zweifel aufklären und zerstreuen wird. In der Regel helfen die Mitarbeiter ihren Kollegen gerne selbst und stellen ihnen neue Software vor. Ihre Aufgabe ist es, sie vorübergehend von der Arbeit zu entladen oder sie für eine neue Ladung angemessen zu belohnen.
   

Worauf müssen Sie achten?

1. Wie weit sind die Mitarbeiter, die von der Änderung betroffen sind? (Relativ gesehen, wenn sie morgen ein neues Buchhaltungsprogramm erfinden, verbietet Gott Ihnen, mit den Damen über 50 in die Buchhaltung einzusteigen und den Übergang von 1C anzubieten - Sie werden nicht lebend rauskommen).
   
2. Wie stark werden Arbeitsprozesse beeinflusst? Es ist eine Sache, den Messenger in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern zu ändern, eine andere, ein neues CRM-System einzuführen, das den Kern der Schlüsselprozesse des Unternehmens bildet (und nicht nur der Vertrieb, beispielsweise die Einführung von RegionSoft CRM in Senior-Editionen, wirkt sich sowohl auf die Produktion als auch auf das Lager aus Marketing und Top-Manager, die zusammen mit dem Team automatisierte Geschäftsprozesse aufbauen).
   
3. Wird eine Schulung angeboten und auf welchem ​​Niveau?
   

Der einzig logische Übergang im Corporate Thinking System

Was spart den Übergang / die Implementierung neuer Software?

Bevor Sie mir sagen, welche wichtigen Punkte Ihnen helfen, bequem auf die neue Software umzusteigen, konzentrieren wir Ihre Aufmerksamkeit auf einen Punkt. Es gibt etwas, das Sie definitiv nicht tun müssen - Sie müssen keinen Druck auf die Mitarbeiter ausüben und sie durch Entbehrungen, administrative und disziplinarische Sanktionen „motivieren“. Der Prozess wird dadurch nicht besser, aber die Einstellung der Mitarbeiter wird sich verschlechtern: Wenn sie ihn durchsetzen, bedeutet dies, dass es Kontrolle geben wird; mal gezwungen, dann respektiere unser Interesse nicht; Da sie gewaltsam auferlegt werden, bedeutet dies, dass sie uns und unserer Arbeit nicht vertrauen. Deshalb tun wir alles diszipliniert, klar, kompetent, aber ohne Druck und übermäßigen Druck.

Sie müssen einen detaillierten Aktionsplan haben.

Das ist alles, was der Rest vielleicht nicht ist, aber der Plan sollte es sein. Darüber hinaus ist der Plan korrigierbar, aktualisiert, klar und unvermeidlich, steht zur Diskussion und ist für alle interessierten Mitarbeiter transparent. Es ist unmöglich, direkt zu berichten, dass es von 8 bis 10 Uhr und um 16 Uhr Krieg mit England wichtig ist, den gesamten Plan in die richtige Perspektive zu rücken.

Der Plan muss unbedingt die Anforderungen der Mitarbeiter widerspiegeln, die die Endbenutzer sein werden. Jeder Mitarbeiter muss also genau herausfinden, welche Funktion gewünscht wird und wann er sie definitiv nutzen kann. Gleichzeitig ist der Plan des Übergangs oder der Implementierung keine Art unveränderlicher Monolith, es ist notwendig, die Möglichkeit zu lassen, den Plan abzuschließen und seine Attribute zu ändern (jedoch nicht in Form eines endlosen Stroms von Änderungen und neuer „Wunschliste“ und nicht in Form einer ständigen Änderung der Begriffe).

Was sollte im Plan sein?

1. Meilensteine ​​des Übergangs (Phasen) - was getan werden muss.
   
2. Detaillierte Übergangspunkte für jede Phase - wie es gemacht werden sollte.
   
3. Wichtige Punkte und Berichterstattung darüber (Abstimmung der Stunden) - wie wird gemessen, was getan wurde und wer am Kontrollpunkt sein sollte.
   
4. Verantwortlich sind Personen, die kontaktiert und gefragt werden können.
   
5. Termine - Beginn und Ende jeder Phase und des gesamten Prozesses.
   
6. Betroffene Prozesse - Welche Änderungen werden in Geschäftsprozessen auftreten, was muss zusammen mit der Implementierung / dem Übergang geändert werden?
   
7. Abschließende Bewertung - eine Reihe von Indikatoren, Metriken oder sogar subjektiven Bewertungen, die bei der Bewertung der Implementierung / des Übergangs helfen.
   
8. Der Betriebsstart ist der genaue Zeitpunkt, zu dem das gesamte Unternehmen dem aktualisierten automatisierten Prozess beitritt und im neuen System arbeitet.
   

Wir trafen Präsentationen von Implementierern, in denen die rote Linie der Rat ist: Gewalt einführen, die Reaktion ignorieren, nicht mit Mitarbeitern sprechen. Wir sind gegen diesen Ansatz und hier ist der Grund dafür.

Schauen Sie sich das Bild unten an:



Eine neue Maus, eine neue Tastatur, eine Wohnung, ein Auto und sogar die Arbeit sind angenehme, freudige Ereignisse, von denen einige sogar Erfolge sind. Und der Benutzer geht zu Yandex, um herauszufinden, wie er sich daran gewöhnen und sich anpassen kann. So betreten Sie eine neue Wohnung und verstehen, dass sie Ihnen gehört. Öffnen Sie zuerst den Wasserhahn, trinken Sie Tee und gehen Sie zum ersten Mal ins Bett. Wie man sich ans Steuer setzt und sich mit einem neuen Auto anfreundet, deines, aber bisher so fremd. Neue Software am Arbeitsplatz unterscheidet sich nicht von den beschriebenen Situationen: Die Arbeit des Mitarbeiters wird niemals dieselbe sein. Implementieren, anpassen und erweitern Sie daher mit neuer effektiver Software. Und das ist die Situation, über die wir sagen können: beeilen Sie sich langsam.