Kleinunternehmen: Automatisieren oder nicht?

Zwei Frauen leben in derselben Straße in benachbarten Häusern. Sie kennen sich nicht, aber eines verbindet sie: Beide bereiten Kuchen zu. Beide versuchten 2007, auf Bestellung zu kochen. Man hat sein eigenes Geschäft, hat keine Zeit, Bestellungen zu verteilen, hat Kurse eröffnet und sucht eine permanente Werkstatt, obwohl die Kuchen lecker sind, aber ganz normal, wie ein durchschnittliches Café. Der zweite bereitet etwas unrealistisch Leckeres und Hausgemachtes zu, hat aber gleichzeitig in 12 Jahren nur 4 Verkäufe getätigt und kocht daher nur für Verwandte. Es geht nicht um Alter, Gewissen und Ankunft des SES. Tatsache ist, dass der erste mit der vollständigen Automatisierung von Produktion und Marketing fertig wurde und der zweite nicht. Dies ist zu einem entscheidenden Faktor geworden. Richtig, ein einfaches Haushaltsbeispiel? Und Sie können es auf jede Größe skalieren: von einer Werbeagentur "für drei" bis zu einem Superunternehmen. Ist die Automatisierung so entscheidend? Lassen Sie uns diskutieren.

PS: Für Hardcore-Leser eine alternative Einführung unter dem Schnitt :-)


Oh nein. Ja, was bist du? Niemals in meinem Leben!

7 Elemente im Herzen des Unternehmenslebens

Wir entwickeln unser universelles RegionSoft CRM seit 13 Jahren, haben viel Erfahrung gesammelt und bereits viele Male über verschiedene Aspekte der Automatisierung geschrieben, aber nie verallgemeinert - und was gibt es für jeden Prozess im Unternehmen für Gruppen von Mitarbeitern? Das heißt, aufgrund dessen, was bewirkt die beliebte Werbung „Steigerung der Effizienz, Produktivität und letztendlich des Umsatzwachstums“? Und wenn nicht, müssen Sie es beheben. Lassen Sie es uns nicht herausziehen - das Wichtigste zuerst.

Was sind also die „Komponenten“ in kleinen und mittleren Unternehmen, die für die Existenz eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind?

1. Mitarbeiter sind das wichtigste Element, ohne das das Unternehmen selbst nicht auskommt. Sie müssen verwaltet werden, ihre Arbeit muss so weit wie möglich erleichtert werden, damit sie ihre Anstrengungen auf Aufgaben im Zusammenhang mit Kunden, Entwicklung usw. umverteilen können und nicht in einer monotonen Routine stecken bleiben.
   
2. Management ist auch Mitarbeiter, aber mit besonderen Anforderungen: Für sie ist es wichtig zu sehen, welche Ergebnisse ihre Strategie bringt, wie dynamisch Indikatoren sind und wie effektiv Mitarbeiter (KPI) sind. Das Management benötigt ein Tool, das eine schnelle und umfassende Analyse und einfache Lösung von Problemen ermöglicht (z. B. das Teilen von Leads oder das Abhören von Problemanrufen, wenn Beschwerden von Kunden eingehen).
   
3. Kunden - wir stellen sie bewusst höher als die Produktion, denn egal wie cool und hochentwickelt Ihr Produkt ist, wenn Sie niemanden haben, der es verkauft, werden Sie nichts davon bekommen (außer dem außergewöhnlichen Vergnügen, über die Arbeit Ihrer Hände / Ihres Gehirns nachzudenken, sondern über diese besondere Ästhetik du wirst nicht). Sie brauchen einen coolen, schnellen und jetzt auch persönlichen Service.
   
4. Die Produktion ist der wichtigste Prozess bei der Erstellung eines Produkts, einer Arbeit oder einer Dienstleistung, um all dies gegen Geld von einem Kunden einzutauschen. Es ist wichtig, alle Prozesse so integrieren zu können, dass die Produktion gemäß den Anforderungen der Kunden pünktlich ist.
   
5. Daten sind nicht nur „neues Öl“, sondern eine wertvolle Sache, die nicht untätig sein sollte: Es ist wichtig, die notwendigen und relevanten Informationen zu sammeln, zu verarbeiten und zu interpretieren, um nicht mit den Bemühungen des Unternehmens Spatzen aus der Kanone zu schießen, sondern genau auf das Ziel zu treffen.
   
6. Managementmodell - ein System bestehender Beziehungen und Beziehungen innerhalb des Unternehmens, wenn Sie möchten - ein Netz Ihrer Geschäftsprozesse. Es muss ständig aktualisiert werden und sollte transparent und klar sein.
   
7. Vermögenswerte und Ressourcen - alle anderen Instrumente, Produktionsmittel und sonstigen Kapital, ohne die ein Unternehmen nicht existieren kann. Dazu gehören Sachanlagen im wirtschaftlichen Sinne, Patente, Know-how, Software, Internet und sogar Zeit. Im Allgemeinen die gesamte Umgebung im Unternehmen.
   

Eine beeindruckende Liste von 7 Elementen, von denen jedes ein separates riesiges System ist. Trotzdem sind alle 7 Elemente in jedem Unternehmen vorhanden, auch im kleinsten. Sie brauchen Automatisierung. Betrachten Sie es am Beispiel von CRM (hier nehmen wir im Vorgriff auf Kommentare eine Reservierung vor, dass wir von unserem Standpunkt aus über CRM sprechen, dh als universelles, umfassendes Produkt, das die Automatisierungsaufgaben des gesamten Unternehmens abdeckt, und nicht als „Verkaufsprogramm“).

Also auf den Punkt.

Was hilft und was verhindert die Automatisierung all dieser Personen und Daten?

Mitarbeiter

Wie hilft es?

• Organisiert und beschleunigt die Arbeit. Lesen und hören Sie wiederholt die Meinung, dass das Bewerten von Daten in CRM / ERP eine zusätzliche Arbeit ist, die für einen Mitarbeiter Zeit in Anspruch nimmt. Das ist natürlich reine Sophistik. Ja, ein Mitarbeiter verbringt viel Zeit damit, Daten über einen Kunden und sein Unternehmen einzugeben, speichert diese jedoch ständig: bei der Erstellung eines Geschäftsvorschlags, der technischen Dokumentation, aller Primärdokumentation, Konten, der Suche nach Kontakten, dem Wählen von Nummern, dem Senden von Briefen usw. Dies ist eine enorme Einsparung. Hier ein einfaches Beispiel: Es dauert 10 Minuten, um einen kleinen Akt + eine Rechnung manuell zu erstellen, das Formular auszufüllen und in RegionSoft CRM zu erstellen - 1-3 Minuten, abhängig von der Anzahl der Elemente oder Arbeiten. Die Beschleunigung erfolgt buchstäblich ab den ersten Betriebstagen des Systems.
  
• Es vereinfacht die Kommunikation mit Kunden: Alle Informationen sind verfügbar, es ist einfach, den Verlauf anzuzeigen und den Kunden auch 10 Jahre nach dem ersten Kontakt namentlich zu kontaktieren. Was ist das Das ist richtig - das Marketingwort "Loyalität", das das von allen geliebte Wort "Einkommen" bildet.
  
• Macht jeden Mitarbeiter zu einer obligatorischen und pünktlichen Person - dank Planung, Warnungen und Erinnerungen wird kein einziger Job, kein einziger Anruf die Aufmerksamkeit selbst des abwesendsten Managers auf sich ziehen. Und wenn der Manager plötzlich sehr stur in seiner Schlaffheit ist, können Sie ihn fangen, seine Nase in den Kalender stecken und fragen, ob er keine Benachrichtigung erhält (tun Sie das nicht, seien Sie nicht böse).
  
• Es hilft, schnell, klar und idealerweise die schlimmste Arbeit zu erledigen - die Dokumentation für den Druck zu erstellen und vorzubereiten. Natürlich nicht in allen, aber in großen CRMs können Sie problemlos die gesamte primäre Organisation bilden und mit wenigen Klicks schöne und korrekte gedruckte Formulare auf der Grundlage zuvor eingegebener Daten erstellen. In einer noch geringeren Anzahl von Systemen ist es möglich, Verträge und kommerzielle Angebote abzuschließen. Bei der Entwicklung von RegionSoft CRM sind wir den ganzen Weg gegangen: Sogar TKP (technischer und kommerzieller Vorschlag), ein komplexes, aber sehr notwendiges Dokument, kann mit uns berechnet und erstellt werden.
  
• Hilft bei der Verteilung der Last innerhalb des Teams - dank Planungswerkzeugen. Dies erleichtert die Arbeit erheblich, wenn Sie zum Kalender gehen, die Geschäftigkeit des gesamten Unternehmens oder der gesamten Einheit anzeigen und mit drei Klicks Aufgaben zuweisen oder eine Besprechung planen können. Keine Anrufe, Kundgebungen und andere Nebengespräche, sehr zeitaufwändig.
  

Sie können ein Dutzend weitere Funktionen auflisten, aber wir haben die wichtigsten benannt - diejenigen, die selbst der leidenschaftlichste Gegner der Automatisierung zu schätzen wissen wird.

Was stört dich?

Jede Automatisierung verhindert, dass Mitarbeiter bei der Arbeit arbeiten, bei der Arbeit arbeiten - das heißt, sie machen ihr eigenes Geschäft, organisieren fast ihr eigenes unabhängiges Geschäft: ihre Kunden, ihre Geschäfte, ihre Vereinbarungen. Das gleiche CRM macht den Kundenstamm zu einem Vermögenswert des Unternehmens und nicht zu einem Vermögenswert einzelner Mitarbeiter. Sie müssen zustimmen, dass dies zutrifft, da der Mitarbeiter Gehälter und Prämien vom Unternehmen erhält. Und es stellt sich wie in einem Witz heraus, bei dem der Polizist dachte, sie hätten eine Waffe gegeben und sich nach Belieben umgedreht.

Anleitung

Wie hilft es?

Neben den aufgeführten Punkten für alle Mitarbeiter gibt es für Manager separate Vorteile.

• Leistungsstarke Analyse für die Entscheidungsfindung - Wenn Sie sogar über eine sehr mittelmäßige Software verfügen, sammeln sich immer noch Informationen an, die gesammelt, analysiert und verwendet werden können und sollten. Datenmanagement ist ein professioneller Ansatz, Buckelmanagement ist das Mittelalter. Wenn Ihr Chef eine ausgezeichnete Intuition hat, verfügt er höchstwahrscheinlich über ein Analysesystem oder eine Art geheimes Verzeichnis mit Zeichen.
  
• Sie können Mitarbeiter anhand ihrer tatsächlichen Arbeit bewerten - zumindest anhand der Arbeitsaktivitäten und Mitarbeiterprotokolle im System. Und wir haben zum Beispiel den coolen KPI-Designer heruntergespült - und in RegionSoft CRM können Sie das komplexeste und komplizierteste System von Schlüsselindikatoren für alle konfigurieren, auf die es angewendet werden kann.
  
• Einfacher Zugriff auf alle Betriebsinformationen.
  
• Eine Wissensbasis zur schnellen Anpassung und zum Training für Anfänger.
  
• Sie können die Arbeit leicht überprüfen und ihre Qualität im Falle von Beschwerden oder Konflikten bewerten.
  

Was stört dich?

Jedes Automatisierungstool stört das Management in genau einem Fall: Wenn Sie dafür bezahlen müssen (oder bereits einmal bezahlt haben) und es gleichzeitig im Leerlauf ist, von Mitarbeitern boykottiert wird oder sogar für die Show existiert. Geld geht, Investitionen in Software oder ein physisches System der Arbeitsautomatisierung zahlen sich nicht aus. Ein solcher Vermögenswert muss natürlich entsorgt werden. Nun, oder verstehen Sie, was Sie falsch machen, und korrigieren Sie die Situation so schnell wie möglich.

Kunden

Wie hilft es?

Der Kunde denkt nie darüber nach, ob Sie über CRM verfügen oder nicht - er spürt es nur in seinem eigenen Tempo, je nach Servicelevel, und entscheidet auf dieser Grundlage bereits, ob er Ihnen oder Ihrem Konkurrenten Geld bringt, das bis an die Zähne automatisiert ist.

• Automatisierung erhöht die Geschwindigkeit des Kundendienstes: Er hat Sie in der Firma angerufen, und er muss nicht sagen, dass es Ivan Ivanovich aus Wologda ist. Vor einem Jahr hat er einen Mähdrescher von Ihnen gekauft, dann eine Sämaschine gekauft und jetzt braucht er einen Traktor. Der Manager sieht den gesamten Hintergrund und stellt sofort klar, dass Sie, Iwan Iwanowitsch, mit dem Mähdrescher und der Sämaschine zufrieden sein müssen. Der Kunde ist begeistert, Zeit wird gespart, + 1 auf die Wahrscheinlichkeit einer neuen Transaktion.
  
• Automatisierung verkörpert - Dank CRM, ERP und sogar Mailing-Automatisierungssystemen können Sie jeden Kunden anhand seiner spezifischen Anforderungen, Ausgaben, Historie usw. kontaktieren. Und wenn Sie personifiziert sind, sind Sie ein Freund, und warum nicht von Freunden kaufen? Ein bisschen übertrieben und vereinfacht, aber so etwas funktioniert es.
  
• Der Kunde mag es, wenn alles pünktlich passiert: Lieferung von Arbeit, Anrufe, Besprechungen, Sendungen usw. Durch die Automatisierung von Workflows in CRM oder BPM können Sie eine optimierte Arbeit garantieren.
  

Was stört dich?

Die Automatisierung stört Kunden nur, wenn sie nicht vorhanden oder nicht vollständig automatisiert ist. Ein einfaches Beispiel: Sie haben auf der Website Pizza bestellt und festgestellt, dass Sie mit Karte bezahlen und bis 17:00 Uhr liefern. Und als der Pizzeria-Manager Sie anrief, stellte sich heraus, dass er nur Bargeld akzeptiert, der Manager jedoch die von Ihnen angegebene Zeit nicht sah, da er "diese Informationen werden nicht an die Anwendung übertragen". Das Ergebnis ist, dass Sie das nächste Mal höchstwahrscheinlich Pizza über das Internet in dieser Pizzeria bestellen, in der alles klar funktioniert, es sei denn natürlich, in der ersten Pizzeria ist die Pizza selbst nicht so lecker, dass Sie die anderen kleinen Dinge ignorieren können!

Produktion und Lager

Wie hilft es?

• Ressourcenkontrolle - Mit einer gut abgestimmten Automatisierung der Produktions- und Lagerverwaltung werden die Lagerbestände immer pünktlich aufgefüllt, und die Arbeit erfolgt ohne Ausfallzeiten.
  
• Die Automatisierung des Lagers hilft dabei, den Warenverkehr, die Abschreibungen und das Sortiment zu kontrollieren, die Relevanz der Waren und die Nachfrage danach zu bewerten und somit die beiden schrecklichsten Probleme eines Unternehmens mit einem Lager zu minimieren: Diebstahl und Überbestände.
  
• Die Pflege von Lieferantenverzeichnissen, Nomenklaturen und Preisen hilft dabei, die Kosten und Kosten von Produkten schnell und korrekt zu berechnen und technische und kommerzielle Vorschläge für Kunden zu erstellen.
  

Was stört dich?

Manchmal treten Konflikte bei der Integration klassischer Produktionsmanagementsysteme und Unternehmenssoftware auf. In solchen Fällen ist es manchmal ratsam, Konnektoren zu schreiben und den Igel immer noch mit einer Schlange zu überqueren. In den meisten Fällen ist es jedoch besser, nur zwei Systeme zu verwenden: eines als automatisiertes Prozessleitsystem, das andere für die operative Arbeit (Aufträge, Dokumentation, Bestandskontrolle usw.). In kleinen Unternehmen sind solche Kollisionen jedoch nicht häufig. In den meisten Fällen reicht ein integriertes System für Verwaltung, Fertigung und Lager wie RegionSoft CRM Enterprise aus .

Daten

Wie hilft es?

Ein automatisches System muss Daten erfassen. Wenn dies nicht der Fall ist, ist dies etwas anderes mit einem obszönen Namen.

• Die Daten in CRM, ERP, BPM werden in der Regel vereinheitlicht, von Duplikaten befreit und für die Verarbeitung und Analyse normalisiert (relativ gesehen, wenn ein Manager 12.900% statt 12.900 Rubel verdient und erzielt, schwört das System und lässt dies nicht zu einen Fehler machen). So wird keine Zeit für all diese verrückten Sortierungen und Formatierungen in Excel verschwendet - zum Beispiel.
  
• Daten werden mit maximaler Tiefe und dank vorgefertigter Berichte (es gibt über hundert in RegionSoft CRM ) und Filtern gespeichert , die für jeden Zeitraum und in jedem Abschnitt verfügbar sind.
  
• Daten aus Software sind ziemlich schwer zu stehlen oder diskret zu kompromittieren, daher ist Software auch ein wichtiges Infrastrukturelement der Informationssicherheit.
  

Was stört dich?

Wenn es in der Software selbst keine Möglichkeiten gibt, Daten zu steuern (z. B. Eingabemasken oder Überprüfungen mit regulären Ausdrücken), können die Daten ziemlich unübersichtlich und für die Analyse ungeeignet sein. Sie sollten nicht viel Nutzen von solcher Software erwarten.

Managementmodell

Wie hilft es?

• Wenn Ihre Software Prozesse automatisieren kann, denken Sie daran, dass Sie den Jackpot knacken, und es ist eine Sache für Sie: Um die Prozesse zu verstehen, entfernen Sie alle unnötigen Dinge und starten Sie zusammen mit dem Anbieter die schrittweise Automatisierung. Dann hat jeder Routineprozess im Unternehmen seine eigenen Verantwortlichkeiten, Fristen, Meilensteine ​​usw. Es ist sehr bequem zu arbeiten - vergeblich hat das kleine Unternehmen Angst vor Prozessdesignern (in RegionSoft CRM haben wir beispielsweise keine Notationen - es ist ein einfacher, verständlicher nativer Prozesseditor und ein Prozessassistent).
  
• Bei ordnungsgemäßer Konfiguration kopiert ein Automatisierungssystem wie CRM oder ERP Ihr Steuerungsmodell und ermöglicht es Ihnen, alles Überflüssige, Unnötige und Veraltete aus dem Prozess auszuschließen. Es ist cool, Ihr Unternehmen von außen zu betrachten, auch wenn Sie nur Ihr CRM-System betrachten.
  

Was stört dich?

Wenn Sie das Chaos automatisieren, erhalten Sie ein automatisiertes Chaos. Dies ist ein heiliger Zauber für alle CRM-Entwickler.

Wann brauchen Sie Automatisierung?

Ja, es gibt Fälle, in denen keine Automatisierung erforderlich ist oder sich nicht lohnt.

• Wenn Automatisierung teurer ist als potenzielle Einnahmen: Bis Sie verstehen, wie profitabel Ihr Unternehmen ist und ob es bereit ist, in Automatisierung zu investieren, sollten Sie die Implementierung nicht in Angriff nehmen.
  
• Wenn Sie nur sehr wenige Kunden haben und die Besonderheiten des Geschäfts mit einer geringen Anzahl von Transaktionen verbunden sind (komplexe Technologiesektoren, staatliche Unternehmen mit einem langen Betriebszyklus usw.).
  
• Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine effektive Automatisierung bereitzustellen: nicht nur den Kauf von Lizenzen, sondern auch die Implementierung, den Abschluss, die Schulung usw.
  
• Wenn sich Ihr Unternehmen auf eine Umstrukturierung vorbereitet.
  
• Wenn Sie kein Verständnis für die Prozesse, Debugging-Beziehungen und alles haben, was zu Ihnen in diesem Unternehmenschaos passt. Wenn Sie die Situation ändern möchten, liegt die Automatisierung der Prozesse in Ihren Händen.
  

Im Allgemeinen ist die Automatisierung des Unternehmens immer ein Segen, aber unter einer Bedingung - Sie müssen an der Automatisierung arbeiten, dies ist kein Zauberstab und nicht die Schaltfläche „Machen Sie einen Hack“.

So automatisieren Sie: schnelle Tipps

In der Fußzeile des Artikels finden Sie eine Liste ausführlicher und detaillierter Artikel zu verschiedenen Aspekten der Implementierung von CRM-Systemen, in denen Sie im Prinzip viel Nützliches für die Automatisierung lernen können. Und hier ist eine sehr kurze Checkliste der Prinzipien kompetenter Automatisierung. Möge es zehn Gebote geben.

1. Sie müssen sich auf die Automatisierung vorbereiten: Überprüfen Sie die Prozesse im Unternehmen, erfassen Sie die Anforderungen von Mitarbeitern und Abteilungen, erstellen Sie eine Arbeitsgruppe, überprüfen Sie die IT-Infrastruktur, wählen Sie interne Experten aus und erstellen Sie Vorschläge auf dem Markt.
   
2. Sie müssen im gleichen Geschirr wie der Anbieter automatisieren - vertrauen Sie den Entwicklungsunternehmen, hören Sie ihnen zu: Sie verfügen über umfangreiche Erfahrung und können manchmal wirklich mit den Schultern zucken, was wie Unternehmenskummer aussieht.
   
3. Keine Eile - schrittweise automatisieren.
   
4. Sie können nicht an Schulungen sparen: Dies ist nicht der teuerste Service in der Preisliste des Anbieters, und es ist schwierig, ihn zu überschätzen. Geschulter Mitarbeiter = furchtloser und schnell arbeitender Mitarbeiter.
   
5. Arbeiten Sie nicht ohne technische Spezifikationen (TOR) - dies ist eine Garantie dafür, dass Sie und der Anbieter sich richtig verstanden haben und dieselbe Sprache sprechen. Ein Auto mit geretteten Nerven - 100%.
   
6. Achten Sie auf die Sicherheit: Überprüfen Sie die Bereitstellungsmethode des Systems, informieren Sie sich beim Anbieter über die Schutzmethoden, prüfen Sie, ob das Minimum mindestens ein Minimum ist - Trennung der Zugriffsebenen der Mitarbeiter auf die Systemabschnitte.
   
7. Organisieren Sie Prozesse vor der Implementierung - Sie werden sehen, wie viel schneller und transparenter die Arbeit wird.
   
8. Kontinuierliche Automatisierung: Aktualisieren Sie die installierte Software, nehmen Sie alle im Unternehmen vorgenommenen Änderungen vor und bestellen Sie eine Revision, wenn Sie bestimmte Geschäftsanforderungen haben.
   
9. Speichern Sie keine Streichhölzer. Wenn Sie ein Implementierungsprojekt gestartet haben, nutzen Sie alle Möglichkeiten, die Sie benötigen - ein verspätetes Verständnis der Bedürfnisse kann teurer sein.
   
10. Erstellen Sie Backups. Manchmal rettet es das Leben des gesamten Unternehmens.
    

Automatisierung ist für jedes Unternehmen erforderlich, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Es handelt sich nicht nur um Ihre interne Software, sondern auch um einen Wettbewerbsvorteil, da die Zusammenarbeit mit Kunden stark vorangetrieben wurde. Wenn ein Pferd und ein Karren alle glücklich wären, hätten sie am Ende kaum ein Auto erfunden. Perspektiven, sie sind in der Evolution.

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