Die Rolle des Projektmanagements wird immer relevanter, unabhängig davon, in welchem Bereich oder in welcher Branche es umgesetzt wird. Tatsächlich gleicht es alle Projektprozesse und -schritte aus und hilft Projektteams, ihre Ziele zu erreichen.
Das Projektmanagement hilft dabei, Ziele schneller und billiger zu erreichen und Risiken zu vermeiden, und trägt so wesentlich zur Umsetzung der Geschäftsstrategie bei. Mehr Unternehmen können sich ihren Leistungserfolg ohne Projektmanagement als eine der wichtigsten Geschäftskompetenzen nicht vorstellen. Da sich diese Kompetenz aktiv weiterentwickelt, entwickelt sich in gleicher Weise auch eine professionelle Projektmanagementsoftware.
Das Hauptziel professioneller PM-Tools besteht darin, den Erfolg eines Projekts sicherzustellen und selbst den schwierigsten Verwaltungsprozess einfacher und effizienter zu gestalten.
In diesem Beitrag finden Sie eine kurze, aber gültige Übersicht über leistungsstarke Funktionen, die moderne Projektmanagementsoftware zu einer konkurrenzlosen und unaufhaltsamen Leistung im Arsenal der Projektmanager machen.
Eine neue Generation des Projektmanagements
Das Projektmanagement verändert und entwickelt sich wie jede Geschäftsdisziplin. Eine neue
tausendjährige Generation erfordert die Anpassung von Innovationen und die Überarbeitung etablierter Prinzipien und Konzepte. Schauen Sie sich zumindest die Fernarbeit an. War es vor einem Jahrzehnt so beliebt?
Um mit der Generation Y Schritt zu halten, geben die Softwareentwickler auch ihr Bestes, um trendig und relevant zu sein.
Die Leistungsfähigkeit professioneller PM-Software
Die geschäftliche Realität lässt uns zugeben, dass sich die Akzeptanz professioneller Projektmanagementsoftware allmählich ändert.
Im Zeitraum 2017-2018
sank der Anteil der Unternehmen, die Tabellenkalkulationen für die Verwaltung agiler Projekte verwenden
, von 74% auf 67%. Stattdessen wechselten sie erfolgreich zu spezialisierten Projektmanagement-Tools.
Es gibt großartige
Forschungsergebnisse , die belegen, dass die sieben am häufigsten verwendeten und angeforderten Funktionen in Projektmanagement-Software Dateifreigabe, Zeiterfassung, E-Mail-Integration, Gantt-Diagramme, Budgetverwaltung, benutzerdefinierte Berichte und Cloud-Speicherintegration sind.
Die Rolle eines Projektmanagers als Fachmann wird auch für moderne Organisationen immer wichtiger. Nach den neuesten
Statistiken werden 80% der leistungsstarken Projekte von einem zertifizierten Projektmanager geleitet. Aus diesem Grund gibt es immer mehr neue Möglichkeiten, ein
professionelles PM-Zertifikat zu erhalten .
Welche Projektmanagement-Software soll ich wählen?
Wenn Sie das beste Projektmanagement-Tool für Ihre Anforderungen definieren, sollten Sie die
neuesten Projektmanagement-Trends berücksichtigen, die die tatsächliche Geschäftsrealität widerspiegeln. Lassen Sie uns unter allen 5 die wichtigsten skizzieren:
- Die zunehmende Komplexität von Projekten . Projektmanager, die ihren Kunden auf einfache Weise komplexe Prozesse präsentieren können, können großartige Strategien für die Projektförderung entwickeln.
- Kontinuierliche Popularität agiler Methoden . Leistungsstarke agile Techniken gewinnen an Bedeutung und werden für viele Unternehmen in verschiedenen Bereichen zum Standard.
- Praktische Kanban-Boards als eine der effektivsten Methoden zur Visualisierung und Verfolgung von Projekten. Sie werden zunehmend in ein strukturierteres Projektmanagement integriert. Durch die Anwendung von Kanban können Projektmanager Innovationen für die Verwaltung ihrer Projekte nutzen und Aufgaben, Aufgabenlisten und Dateien verwalten.
- Der Faktor der Integration von Projektmanagement-Software . PM-Tools werden immer einfacher zu verwenden und stärker in andere Dienste integriert. Dieser Trend wird von den Entwicklern der PM-Plattformen aktiv unterstützt.
- Das Wachstum von Remote-Teams und Remote-Projektmanagement. Viele Arbeitgeber haben bereits ein höheres Maß an Zufriedenheit der Teams, geringere logistische und administrative Kosten, kürzere Krankheitszeiten und viele weitere Vorteile festgestellt.
Gibt es eine ideale PM-Software? Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Sie können das beste Werkzeug für Ihre Bedürfnisse identifizieren, nur vergleichen Sie viele von ihnen. Hier sammle ich die nützlichsten und leistungsfähigsten Funktionen, die im modernen Projektmanagement nützlich sein sollten. Dort finden Sie auch einige relevante Beispiele für beliebte Plattformen. Diese leistungsstarken Funktionen sind Kanban-Boards, Aufgabenlisten, Meilensteine, Priorisierung, Zusammenarbeit und Zeiterfassungsfunktion.
Kanban-Bretter
Der Projektworkflow beschreibt alle Verfahren, die zum Ausführen von Aufgaben erforderlich sind. Es geht um die definierte Abfolge von Projektschritten, die erforderlich sind, um Ergebnisse zu erzielen.
Durch Anwendung des definierten Workflows können wir Projekte strukturieren und ein gut visualisiertes System erhalten. Der Workflow umfasst Akteure, Aktivitäten, Ergebnisse und Status. All dies wird mithilfe einer intelligenten Projektmanagementsoftware perfekt verwaltet.
Workflow-Tools sind hilfreich bei der Verfolgung von Aufgaben und Projekten, während sie alle Prozessphasen durchlaufen. Kanban-Boards und -Karten werden häufig für diese Ziele verwendet, und
Hygger ist eines der besten Kanban-Board-Tools für Projektmanager.
In Hygger können Benutzer auf einfache Weise praktische Boards für jede Art von Prozess erstellen und verwalten. Die Plattform bietet eine Vielzahl von Funktionen auf Kartenebene (Kommentieren, Dateianhänge, Zuweisen von Mitarbeitern usw.). Die typischsten Spalten, die Benutzer anwenden, sind "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Fertig". Sie können sie jedoch beliebig benennen.
Wenn Sie die Anzahl der aktuellen Aufgaben begrenzen müssen, können Sie die in Hygger verfügbare Option Work in Progress Limits verwenden und auch horizontale Spalten, Swimlanes, anwenden. Für Millenials erscheint es angemessen, da sie, da sie sich immer in der Realität mit mehreren Aufgaben befinden, möglicherweise einen Produktstau aufrechterhalten und eines der integrierten Priorisierungsframeworks verwenden, mit deren Hilfe Ideen und Aufgaben einfach priorisiert und sortiert werden können.
Diese und andere großartige Funktionen machen die Plattform wirklich wettbewerbsfähig und hilfreich.
Aufgabenlisten
Der Wert von Aufgabenlisten sollte nicht abgewertet werden, auch wenn wir heute viele Substitutionen und innovative alternative Optionen haben. Das Erstellen von Listen ist eine äußerst leistungsstarke Funktion, die viele Projektmanagement-Tools bieten.
Sie sind eine der ältesten und einfachsten Möglichkeiten, den Tag oder das bevorstehende Projekt zu organisieren. Projektmanager wissen, wie man Listen erstellt, die Wunder bewirken und die Produktivität beeinflussen können. Sie sind hilfreich bei der Festlegung von Zielen, der Planung von Projektergebnissen, der Planung von Projektschritten usw.
Die Funktion des Auflistens und Organisierens von Informationen ist in
Asana gut dargestellt. Die Plattform ermöglicht das Erstellen und Verwalten von Aufgaben sowie das Teilen von Aufgabenlisten mit Ihren Teammitgliedern.
Jede Aufgabenliste sieht aus wie ein separates Projekt mit Aufgaben, die unter der Projekthierarchie aufgeführt sind. Hier können Sie Unteraufgaben erstellen und jede Aufgabe mit einem Kategorietag definieren, um die Suche zu vereinfachen. Das Anhängen von Dateien ist ebenfalls verfügbar. Darüber hinaus ermöglicht das Tool das schnelle Wechseln zwischen Aufgabenlisten, Kanban-Boards und Kalendern für dieselben Projekte.
Roadmap und Meilensteine
Projektmeilensteine werden verwendet, um wichtige Punkte in einem Projektplan abzugrenzen. Diese Punkte visualisieren den Beginn und das Ende von Projekten und markieren den Abschluss einer wichtigen Arbeitsphase.
Tatsächlich können Meilensteine verwendet werden, um alles zu notieren, was begonnen oder beendet wurde. Sie werden hauptsächlich als Planungswerkzeug verwendet.
Für die Verwaltung von Projektmeilensteinen benötigen Sie eine leistungsstarke Roadmap, die häufig mithilfe praktischer Gantt-Diagramme visualisiert wird.
Diese horizontalen Balken veranschaulichen Projektabschlussdaten, Fortschritt, Meilensteine und Abhängigkeiten. Während Kanban-Boards am besten auf Aufgabenebene verwendet werden, eignen sich Gantt-Diagramme besser für die Verwaltung auf verkleinerter Ebene.
Wrike verfügt über leistungsstarke Gantt-Funktionen und kombiniert erweiterte Projektmanagementfunktionen mit einer benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche. Mit dem Tool können Projektteams Arbeit zuweisen und über ihre Projekte hinweg zusammenarbeiten, um Zeit und Projektressourcen zu verfolgen.
Diese Plattform wurde speziell für Softwareentwicklungsteams entwickelt und ermöglicht es ihnen, die Funktionen des Tools auf benutzerdefinierte Weise zu erweitern.
Priorisierung
Die Priorisierung der Projektarbeit kann für Projektteams aus verschiedenen Branchen eine echte Herausforderung sein. Wenn Sie der Arbeit keine Priorität einräumen, können Sie alle Anstrengungen und Initiativen Ihres Teams beschädigen und sogar die Motivation des Teams beeinträchtigen.
Effektive Priorisierung ist wie eine Kunst, weshalb mehr PM-Software dieser entscheidenden Funktion Aufmerksamkeit schenkt.
Wenn Ihr Produkt-Backlog global "bereinigt" und optimiert werden muss, benötigen Sie auf jeden Fall leistungsstarke Priorisierungsmethoden und Frameworks, um die Dinge schnell erledigen zu können.
Eines der Tools, die eine funktionale Priorisierungsmatrix vorschlagen, ist
ProductBoard .
Mit dieser Matrix können Benutzer den Kompromiss zwischen Wert und Aufwand (Wert / Komplexität) für alle Funktionen visualisieren.
In Hygger.io finden Sie möglicherweise auch eine Reihe von Priorisierungstechniken (Eisenhower-Matrix, Value vs Risk, Value vs Effort, ICE- und RICE-Frameworks und das Weighted Scoring-Modell).
Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit im Team war schon immer ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens und wird jetzt immer wichtiger, da wir weiterhin stärker über Online-Technologien miteinander verbunden sind. Die Verbesserung der Teamzusammenarbeit ist ein ständiges Ziel für alle Arten von Unternehmen.
Bei Projektmanagement-Tools ist es wichtig, dass die Funktionen für die Zusammenarbeit auf der ganzen Welt einfach sind. Einige der bekannten Projektmanagement-Tools haben sich zunächst auf die Zusammenarbeit im Team konzentriert.
Basecamp ist ein anschauliches Beispiel. Basecamp Message Boards, native Chats und Filesharing machen die Plattform zu einer hervorragenden Lösung für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Kunden.
Das System kombiniert Kommunikation, Projektmanagement, Digital Asset Management und grundlegende Zahlungsoptionen an einem Ort.
Zeiterfassung
Während eines Projektkurses können verschiedene Änderungen an den Aktivitäten und Ressourcen vorgenommen werden. Die Verfolgung der für verschiedene Aktivitäten aufgewendeten Zeit ist in vielerlei Hinsicht von entscheidender Bedeutung.
Für Projektmanager ist es wichtig, die Stunden zu verstehen und zu verfolgen, in denen die Ressource verschiedene Aktivitäten ausführt. Durch den richtigen Zeiteintrag können Projektmanager erkennen, dass die Zeit die geschätzte Zeit nicht überschreitet, und potenzielle Risiken im Voraus mindern. Aus diesem Grund scheint diese Funktion bei der Auswahl einer geeigneten PM-Software offensichtlich zu sein.
Mavenlink kann als gutes Beispiel angesehen werden. Es hilft Projektmanagern, das Beste aus ihrem Team herauszuholen. Das System ermöglicht einen detaillierten Einblick in die Arbeitsweise der Teams und den Fortschritt ihrer Projekte. Hier finden Sie komplexe, aber informative Berichte und Datenausgaben.
Die Zeiterfassungsfunktion hilft dabei, die Produktivität des Teams zu verfolgen, die Effizienz zu steigern und Zeitverschwendung zu minimieren. Die Plattform enthält auch Buchhaltungsfunktionen, mit denen Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter verfolgen, Budgets festlegen und Zahlungen erhalten können.
Imbissbuden
Wir sehen nur, dass die Welt des Projektmanagements immer komplizierter wird. Die gute Nachricht ist, dass die Entwicklung der beliebten PM-Tools immer interessanter und aufregender wird.
Bei der Auswahl der besten Software müssen Sie viele Details und funktionale Fähigkeiten berücksichtigen. Probieren Sie einfach viele davon aus, vergleichen Sie sie und stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Tools verwenden.