Wie man als Student einen Hackathon organisiert 101. Teil Zwei

Hallo nochmal. Dies ist eine Fortsetzung des Artikels über die Organisation eines Studenten-Hackathons.
Dieses Mal erzähle ich Ihnen von den Problemen, die direkt während des Hackathons auftreten, und wie wir sie gelöst haben, von den lokalen Ereignissen, die wir zum Standard hinzugefügt haben: "Viel Codierung und Pizza essen", und von einigen Tipps, welche Anwendungen für die einfachste Organisation von Ereignissen dieser Größenordnung verwendet werden sollen.



Nachdem alle finanziellen Vorbereitungen abgeschlossen sind, beginnt die interessanteste Phase: die Standortvorbereitung. Hier finden Sie die meisten Probleme und Paare, an die Sie nicht einmal denken. Beginnen wir mit der Bestellung verschiedener Snacks und Geräte. Von hier aus ergeben sich unmittelbar zwei Hauptprobleme: Wer wird sie erhalten und wo soll das alles abgelegt werden? Ich erinnere Sie noch einmal daran, dass alle Organisatoren Studenten sind und der Hackathon vom 26. bis 27. Januar stattfand, genau in der Mitte des Trimesters. Für jede Bestellung benötigten wir 4-5 Personen (angesichts des Umfangs der Veranstaltung konnten wir leicht 20-30 Kisten mit Getränken gleichzeitig bekommen) und die einzige Möglichkeit für uns war, unter anderem nach Freiwilligen zu suchen. Natürlich können Sie Facebook-Gruppen verwenden, um sie zu finden, aber Slack ist unser nationaler Kandidat. Für jede Lieferung können Sie einen separaten Kanal erstellen, diese in Trello (eine Anwendung zum Erstellen von Aktionslisten) integrieren und dann diejenigen hinzufügen, die sich bereit erklärt haben, zu helfen und alles aufzuzeichnen, was in Trello empfangen wurde. Also, alles ist eingegangen, sogar angenommen, dass die Lieferung an das richtige Universitätsgebäude erfolgte (ein paar Mal haben sie es zu anderen Gebäuden gebracht und der Imperial war fast vollständig in South Kensington, wir hätten es versehentlich an die Universität von London liefern können) und dass wir genug Leute und mehrere Karren haben Wie geht es beim Transport besonders schwerer Lasten weiter? Was tun mit all dieser Last? Jede große Universitätsgemeinschaft hat ein eigenes kleines Lager für solche Veranstaltungen. Leider passt in einem 2x3-Raum höchstwahrscheinlich nicht alles. Hier kamen uns Universitätssponsoren zu Hilfe. Mehrere Tonnen (!) Getränke und Snacks wurden von der Studentenvereinigung an unseren Partner geliefert. Ein kleiner Exkurs. Jede Fakultät hat ihre eigene Gewerkschaft: Ingenieurwesen, Medizin, Wissenschaft und Geologie. Unser Ingenieur hat ungefähr 2 freie Zimmer (nur shhhh, ich weiß nicht, wie sehr dies im Allgemeinen den Regeln der Universität entspricht), die für eine Veranstaltung vollständig (!) In Lagerhäuser umgewandelt wurden. Dann wird es eine Zeitspanne geben, wie wir diese Dinge da rausgeholt haben. Mein damaliger Dank hat mir überhaupt nicht gedankt. Link

Es ist sehr schwierig zu finden, wo all diese Dinge enthalten sein sollen, es ist noch schwieriger, sie richtig zu verteilen. Als Referenz: die gesamte Zone 3. Untere und 2 obere Hackathons. Die Größen sind ungefähr gleich und im Allgemeinen gibt es keine Probleme mit der Verteilung. Bis Menschen mit besonderen Ernährungspräferenzen auftauchen. Veganer, Vegetarier und viele andere. Wir senden immer im Voraus einen Fragebogen, um zu wissen, wie viel bestellt werden muss. Natürlich werden E-Mails vergessen und gehen verloren. Daher fügen wir der Hauptbestellung immer 20% in Form von speziellen Sonderoptionen wie Margaritas mit glutenfreiem Gebäck hinzu. Teuer? Zweifellos. Aber das Letzte, was wir brauchen, sind kriegerische Veganer, die ohne tierische Produkte nicht genug zu essen hatten. Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen.



Angenommen, alles passt auf wundersame Weise. Magie, sonst nicht. Sogar dass alle für die Nacht in die Luft gesprengt wurden. Was weiter? Erinnerst du dich, dass ich über "Beute" gesprochen habe? Ja, und übrigens, jeder Sponsor hat es. Und jeder ist für mindestens 200 Personen und für große Sponsoren und im Allgemeinen für 300 Personen ausgelegt. Es muss auch aufbewahrt werden, aber die Hauptsache ist nicht einmal das. Ich sagte auch, dass wir unseren eigenen "Beute" haben. Und hier ist es für 500 Menschen. Und das Problem ist seine Fragmentierung. Viele Dinge kamen in der Nacht vor dem Hackathon, und es gab keine Chance, darauf vorbereitet zu sein. Darüber hinaus müssen all diese Dinge ordentlich in Säcken verpackt sein. 500 Stück. 500, Carl. Also musste ich einen improvisierten Förderer organisieren: Es gab Gutscheine für alkoholische Getränke in der Bar, T-Shirts, Sets mit Paste und Pinsel, Tassen, Aufkleber und ich erinnere mich nicht einmal daran, wie viel mehr. Und trotz der Tatsache, dass wir diese Schönheit bei verschiedenen Lieferanten bestellt haben und sie alle zu unterschiedlichen Zeiten kamen. Ich musste schwitzen, um in der Fabrik zusätzliches Geld als Bonus für die Organisation der Veranstaltung selbst zu verdienen. Spoiler: Wir haben das Training um 4 Uhr morgens und den Beginn um 8:30 Uhr beendet. Ich blieb nur bis Mitternacht, um den Rest der Nacht im Dienst zu sein. Dann folgt der ziemlich langweilige Teil über die Anordnung von Tischen, die Anordnung von Verlängerungskabeln und anderen obligatorischen Abfällen.



Die Zeit ist gekommen X. Sponsoren kommen früh, lassen sich nieder, legen taktisch „Beute“ aus, um mehr Studenten anzulocken. Aus dem denkwürdigen: Ein Unternehmen sagte während der Eröffnung, dass es zwei Arten von Arbeitgebern gibt. Wer gut bezahlt, respektiert seine Mitarbeiter und ermöglicht ihnen, sich kreativ zu entwickeln. Wie zum Beispiel (Firmenname). Und ungefähr in der Sekunde können sie anhand ihres Beispiels alle anderen Sponsoren erkennen. Dieser Satz wurde ein Kandidat für den Preis für das beste Mem (über seine Präsentation ganz am Ende des letzten Artikels). Die Schüler kommen so früh wie möglich an, um mehr Dinge kostenlos zu ergattern. Hier sind ein paar Worte darüber, wie wir sie hereinlassen. Tickets werden bei Eventbride gekauft und alle Veranstalter haben eine Scananwendung. Probleme beginnen, wenn die Teilnehmer die Bedingungen nicht lesen: zum Beispiel ein Mindestalter von 18 Jahren oder einen Reisepass mitbringen oder sogar Tickets nicht nach Ablauf der Frist (drei Tage vor dem Hackathon) übertragen werden können. Leider müssen sich viele weigern. Aber soweit ich mich erinnere: zwei, die Pässe aus London vergessen haben, sind einfach nach Hause gegangen und haben sie mitgenommen. Diejenigen, denen wir die Tickets übergeben haben, denen wir nach allen anderen gehen durften, haben die Tickets gescannt, damit ihr Besitzer später nicht versucht, durch den Bonus zu schlüpfen.

Nun ein wenig zu den Problemen mit den Tickets selbst: Es gibt nur etwa 400 davon. Ein paar für Absolventen als Abschiedsgeschenk. Anfangs haben wir sie auf der Website der Universität gespeichert, aber sie fielen 10 Minuten vor Verkaufsbeginn bis 30 Minuten nach dem Start stetig und sie wurden zufällig unter den Teilnehmern verteilt. Ich schweige bereits über die Rennbedingungen, aufgrund derer wir durchschnittlich 20 bis 30 mehr verkauft haben, als wir sollten. Die Lösung war die Eventbride-Website. Es kommt perfekt mit der Ladung zurecht, Tickets fliegen durchschnittlich in 1-3 Sekunden pro Los ab, sie werden pünktlich ausgestellt. Aber dann taucht ein anderes Problem auf: die Ehrlichkeit der Teilnehmer. Über den allerersten Google-Link können Sie den Bot herunterladen und konfigurieren. Im Idealfall versuchen wir, solche Weisen einzuschüchtern, dass wir ihre Tickets storniert haben. In Wirklichkeit ist es fast unmöglich zu beweisen, dass Sie den Bot nicht benutzt haben. Die Tickets wiederum sind in Imperial / alle anderen unterteilt, und (ein wenig Diskriminierung) für unsere Schüler gibt es mehrere weitere. Um der Abteilung zu helfen, gelten solche Regeln.



Weitere spezifischere Trainingsprobleme. Eine der Veranstaltungen, die wir kurz vor Mitternacht abhalten, ist eine offene Bar. In einer Hackathon-Kultur ohne Schlaf ist dies natürlich nicht immer eine gute Idee. Daher besuchen nur wenige Menschen. Aber diejenigen, die kommen, sind immer glücklich, Getränke sind kostenlos (bis zu 5 GBP inklusive), ein ziemlich großer Vorrat an Gutscheinen, und dies ist eine großartige Möglichkeit, sich nach einem Tag ununterbrochenen Hackathons zu entspannen. Nachteile sind für die Organisatoren wahrscheinlicher: Viele sind ruhig, während die Organisatoren es satt haben, alles zu sehen, schaffen sie es, ein gutes Getränk zu bekommen. Natürlich beschäftigen wir uns mit ihnen. Aber es kam nie zu einfachen starken Problemen. Es ist wichtig zu beachten, dass die Abendbar wie der Hackathon einen Sponsor hat. Und dieses Jahr kamen sie voll zur Geltung, nachdem sie all diese anwesenden "Jägerbomben" gekauft hatten. Es war sehr schwer zu erklären (wofür ich völlig da bin, gieße noch etwas ein), dass die halbtoten Teilnehmer auf dem Campus ein bisschen anders sind als die, die sie in ihrer Firma einstellen wollen, und dieses Chaos gegen den 30. Cocktail zu stoppen. Danach war die legendäre Nandos Hühnerlieferung.



Es ist legendär, weil die Besitzer lokaler Restaurants mit Lieferboten kamen, um zu sehen, wer am Samstagabend beschlossen hat, ein paar Tausend auf Hühnchen zu senken. Insgesamt haben wir 2 Stunden und 30 Freiwillige gebraucht, um alles zu entladen und auf die Zonen zu verteilen. Fotos sind beigefügt. Vergessen Sie nicht, "hier zu Veganern" zu rufen, sonst essen sie vegetarisch statt vegan und fluchen dann. Ein weiteres denkwürdiges Ereignis war Karaoke. Alle sind schon rausgekommen, auch wir. Stellen Sie sich vor: 200 Leute, die um 2 Uhr morgens den Hörsaal besetzten und absolut zufällige Lieder sangen (ich sang Let It Go, meine Schwester wäre stolz). Es war ein wunderbares, aber wieder typisches Problem: Ausrüstung zu schleppen, einzurichten, mit dem Sicherheitsdienst und der Bibliothek zu arrangieren (Samstagabend ist eine sehr beliebte Zeit für einen Besuch), damit wir nicht rausgeschmissen werden. Der Wache wurde angeboten zu singen, abgelehnt.



Das alles macht natürlich Spaß. Aber. Der Hackathon dauert zwei Tage: Die Teilnehmer können kommen und gehen. Die Organisatoren sind nicht. Insgesamt habe ich 3,5 Stunden an zwei Tagen und 5 Stunden an einem Tag vor dem Start geschlafen. Und das liegt daran, dass andere Freiwillige gezwungen wurden (und ein Ausflug in die Bar machte sich bemerkbar). Es war möglich, entweder in einem separaten Raum mit Yoga-Teppichen zu schlafen oder dort, wo es funktionierte. Ich habe auf einem Stuhl geschlafen, es ist gesetzlich nicht verboten, ich schlafe wo ich will. Die Hauptsache ist, dass es 3 Leute gibt, die nicht auf jeder Hackzone schlafen. Eine weitere Aufgabe bestand darin, den Projektor regelmäßig zu überprüfen, da er überhitzen konnte und wir definitiv kein zusätzliches Geld für Reparaturen hatten. Um es auszudrücken, wir brauchten 6 Personen und 2 Karren. Im Allgemeinen waren die Angelegenheiten fast immer für Mandeln. Irgendwann fingen wir an, Popcorn und Zuckerwatte zu verteilen, wieder kochten wir. Die Brandschutzbewertung fiel dramatisch, als ich während des Aufwärmens Popcorn zog, "weil es jetzt fliegt und ich nicht verlassen werde".



Dieser Teil ging durch viele Probleme in der Organisation und deren Lösungen. Immerhin Ingenieure. Hinter den Kulissen blieb jedoch eine Vielzahl von Dingen zurück: Was waren die Probleme während des Hackathons selbst, die Wahl der Preise und die Vergabe, wie die „intelligente“ Abstimmung funktionierte, Feedback von Sponsoren und wie wir eine Woche später mit der Reinigung der Räumlichkeiten umgingen. Und noch ein kleiner Flex: Dies ist der erste Studenten-Hackathon, der über die Luftwaffe berichtet. Ich werde darüber in der nächsten Folge dieser Hackathon-Saga schreiben. In naher Zukunft werde ich anfangen zu schreiben, aber im Moment ist hier meine E-Mail: du216@ic.ac.uk und die Projektwebsite: ichack.org.