Viele, insbesondere in großen Unternehmen, fragen sich: „Wie viel wird für dieses oder jenes IT-System ausgegeben?“. Die Frage ist sehr interessant und die Antwort darauf ist nicht immer einfach. Komplexität wird sowohl durch die komplexe Kostenstruktur als auch durch das Management komplexer Änderungen verursacht, die viele IT-Systeme betreffen.

Wir wollten auch genau berechnen, wie viel Geld für welches IT-System ausgegeben wird.

Erklärung des Problems

Unsere Hauptaufgabe bestand darin, festzustellen, wie viel Geld ein Unternehmen für jedes IT-System ausgibt. Mit anderen Worten, wir haben versucht, die Gesamtbetriebskosten (TCO) zu berechnen, indem wir alle IT-Kosten des Unternehmens mit IT-Systemen korreliert haben (die wir als IT-Systeme verstehen, finden Sie in diesem Artikel ). Nur die Ausgaben der Abteilung für Informationstechnologien nahmen an den Berechnungen teil, und die Kosten für AHD, Miete und Gehaltsabrechnung wurden bei den Berechnungen nicht berücksichtigt (es besteht der Wunsch, sie einzubeziehen, aber beim nächsten Mal).

Analyse des aktuellen Zustands

Die erste Phase ist eine Analyse des aktuellen Zustands: Wie erfolgt die Zahlung der IT-Kosten, welche Schlussfolgerungen können wir daraus ziehen und wie werden sie in Zukunft verwendet?

Die Analyse ergab, dass die Zahlungsdokumente keine genauen Daten darüber enthalten, auf welchem ​​System die Zahlung verarbeitet wird. Nach einigen indirekten Anzeichen könnten einzelne Zahlungen mit einem bestimmten System gleichgesetzt werden, ein einziger Ansatz könnte jedoch nicht entwickelt werden. Es war überhaupt nicht möglich, Zahlungen mit Geschäftsaufgaben zu korrelieren. In den meisten Fällen wurde die Arbeit des Teams über einen bestimmten Zeitraum bezahlt. Beispielsweise werden für viele Systeme, die Release Delivery verwenden, die endgültigen Zahlungsdokumente für das gesamte Release und nicht für jede Release-Aufgabe ausgestellt.

Die zweite, nicht weniger wichtige Frage: Ist es möglich, Statistiken über die Lebenszyklen einer Aufgabe oder eines Projekts zu erstellen? Leider implizierte das verabschiedete Budgetierungssystem keine genaue Verwaltung der Lebenszykluskosten. Das heißt, In der ersten Phase wurde diese Idee ebenfalls aufgegeben.

Alle oben genannten Punkte beziehen sich auf Beratungskosten. Der Großteil der mit der Infrastruktur verbundenen Kosten war jedoch überhaupt nicht auf IT-Systeme zu verteilen. Die meisten Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Kauf von Geräten und Arbeiten im Rechenzentrum wurden in einer einzigen Menge ausgeführt. Das heißt, Kollegen vom Department of Infrastructure Operations haben alle Bedürfnisse in einer großen Aktivität zusammengefasst und ihre Ausgaben im Rahmen von Infrastrukturaktivitäten ausgegeben.

Unternehmensbudgetierungssystem

Jetzt müssen wir ein wenig über die Budgetstruktur des Unternehmens sprechen.

Das Budget des Unternehmens ist in folgende Kategorien unterteilt:

1. Direktion, zu der das Budget gehört.
2. Der Tätigkeitsbereich, auf den sich die Kosten beziehen, ist die Finanzlage (z. B. Projektberatung, Telefonabonnementgebühren, Vermietung der Hauptkommunikationskanäle usw.).
3. Ein Projekt ist eine Kombination von Kosten zu einer großen Aktivität.

Budgetkürzungen

In den oben beschriebenen Abschnitten wird das ursprüngliche Budget zugewiesen, das an die Direktion ausgegeben wird. Dann werden Dokumente mit Zahlungen an Auftragnehmer ausgeführt - sie listen die gelieferten Materialien und erbrachten Dienstleistungen, die Anzahl der Verträge und die Anzahl der Auftragnehmer auf.

Im Allgemeinen haben wir ein geplantes Budget im Zusammenhang mit: Management, Finanzlage und Projekt. Das tatsächliche Budget im Kontext: Richtung, Finanzlage, Projekt, Lieferant, Vertrag und Material.

Entwicklung eines Ansatzes zur Kalkulation von IT-Systemen

Um alle oben beschriebenen Probleme zu lösen, haben wir ein System zur Zuordnung von Zahlungen zu IT-Systemen entwickelt. Es basiert auf der unten beschriebenen Methodik.

In der ersten Phase haben wir beschlossen, die Kostenverteilung auf IT-Systeme entsprechend der Tätigkeitsrichtung aufzuteilen. Zu diesem Zweck wurden alle Bereiche in Gruppen unterteilt:

1. Beratungskosten für IT-Systeme: Kosten im Zusammenhang mit der Wartung oder Änderung von IT-Systemen.
2. Infrastrukturkosten.
3. Sonstige Aufwendungen.

Beratungskosten für IT-Systeme

Hier haben wir diesen Ansatz gewählt:

1. Auf alte Kosten, d.h. Im letzten Jahr haben wir jede Zahlung separat analysiert und den Prozentsatz ermittelt, in dem sie sich auf ein bestimmtes IT-System des Unternehmens bezieht. Die Arbeit war nicht so groß, es war notwendig, nur ein paar hundert Zahlungen zu betrachten, es dauerte mehrere Wochen.
2. Für neue Ausgaben haben wir jeden Manager verpflichtet, bei der Zahlung das IT-System anzugeben, auf das sich die Zahlung bezieht. Wenn sich die Zahlung auf mehrere Systeme bezieht, müssen Sie entweder den Betrag durch diese Systeme dividieren oder das Anteilsverhältnis jedes IT-Systems am Gesamtzahlungsbetrag angeben.

Infrastrukturkosten

Da in den meisten Fällen die Infrastrukturkosten im Rahmen großer Aktivitäten berücksichtigt werden, haben wir nicht versucht, jede Zahlung mit dem IT-System zu korrelieren. Stattdessen wurden alle Infrastrukturkosten auf Infrastrukturdienste zurückgeführt (wir haben 26). Als nächstes entwickelten wir eine Methode zur Zuordnung der gesammelten Kosten zu IT-Systemen gemäß einigen Metriken. Beispielsweise weisen wir die Serverkosten gemäß den von IT-Systemen verwendeten Kerneln zu. Das heißt, Wir prüfen, wie viele Kerne insgesamt alle IT-Systeme derzeit verwenden, berechnen dann, wie viel wir pro Jahr für den Kauf aller Server ausgegeben haben, und berechnen die Kosten für einen Kern. Als nächstes verteilen wir alle diese Kosten in IT-Systemen.

Für alle anderen Infrastrukturdienste wurde ungefähr dieselbe Methode eingeführt.
Ich stimme zu, dass das Modell sehr grob ist, aber angesichts der Verwendung von Virtualisierung und häufiger Änderungen in der Infrastruktur ist es sehr schwierig, etwas genaueres zu finden, und es erfordert keinen großen Aufwand, dies zu berücksichtigen.

Das Modell wird in Form einer Excel-Datei implementiert, alle Parameter werden in die Datei geschrieben und die Kosten für Infrastrukturdienste werden auf die IT-Systeme verteilt. In den Freiflächen von Habr war ich überrascht, einen Artikel eines Auftragnehmers zu finden , der uns bei dieser Methodik half und deren Sicht auf unsere Aufgabe beschreibt.

Sonstige Aufwendungen

In der Kostenstruktur der IT-Abteilung wurden Ausgaben gefunden, die nicht direkt mit IT-Systemen zusammenhängen, z. B. Teambuilding-Veranstaltungen. Nach einiger Überlegung wurden diese Kosten von der Analyse ausgeschlossen. Und die Mengen dort sind gering.

Automatisierung

Das manuelle Korrelieren von Kosten und das Neuformatieren von Berichten erfordert viel Zeit und Mühe. Da unser Unternehmen über ein Budgetberichtssystem verfügt, haben wir darin Verteilungsregeln implementiert. Sobald Zahlungsdaten aus dem ERP im Berichtssystem eingehen, werden ihre Daten gemäß den vorgeschriebenen Regeln automatisch auf die IT-Systeme verteilt.

Ein paar Ergebnisse. Nachdem wir alle oben genannten Maßnahmen implementiert hatten, konnten wir für 2018 94% der Zahlungen durch IT-Systeme und Infrastrukturdienste und für 2017 etwa 90% der Zahlungen verteilen.

Da die Kostenstruktur mehr oder weniger konstant ist, müssen häufig keine neuen Regeln festgelegt werden, und die Wartung des Systems erfordert einen geringen Aufwand. Wir haben aber nicht nur die erwarteten Statistiken erhalten, für welche Systeme, wie viel Geld wir ausgeben, welche Auftragnehmer für welche Systeme arbeiten und welche Systeme in verschiedenen Projekten betroffen waren. Es gab interessante „Entdeckungen“.

Zusammenfassung

Nach Einführung der beschriebenen Methodik konnten wir 94% der Zahlungen für 2018 und etwa 90% der Zahlungen für 2017 auf IT-Systeme und Infrastrukturdienste verteilen.

Da die Kostenstruktur mehr oder weniger konstant ist, müssen häufig keine neuen Regeln festgelegt werden, und die Wartung des Systems erfordert einen geringen Aufwand.

Es stellt sich die vernünftige Frage, warum wir diese Daten benötigen. Dank ihnen haben wir folgende Aktivitäten gestartet:

1. Wir haben begonnen, an Kategoriestrategien für jedes IT-System und jeden Anbieter zu arbeiten. Das heißt, nachdem wir die Kostenstruktur herausgefunden haben, können wir die Kostenverteilung für jeden Lieferanten genauer verstehen. Dies ermöglichte es wiederum, den Gesamtarbeitsaufwand jedes Lieferanten in jedem System zu ermitteln und Verhandlungen mit Lieferanten über geplante Mengen für ein Jahr aufzunehmen, um günstigere Bedingungen zu erhalten. Da zuvor das historische Gesamtvolumen nicht immer klar war, führten wir separate Verhandlungen über jedes System, und jedes Projekt konnte seine eigenen Bedingungen haben.
2. Mit Daten zu den Kosten von Systemen haben wir begonnen, die Lebenszyklen von Systemen einzuführen und Strategien zur Aufrechterhaltung dieser Zyklen zu entwickeln. Beispielsweise gelten einige Systeme in unserer IT-Landschaft bereits als veraltet und sollen außer Betrieb genommen werden. Das Modell zeigt jedoch, dass wir immer noch viel Geld dafür ausgeben. Bei einigen Systemen wurde dies als unzumutbar angesehen und die Arbeit auf andere Projekte umverteilt. In einigen Fällen haben wir beschlossen, Migrationsprojekte zu beschleunigen.
   
3. Ein separates Problem sind die Supportkosten. Basierend auf den Modelldaten haben wir die Gesamtkosten des System-Supports ermittelt: Lizenzgebühren und die Kosten des Supports von Drittanbietern. Jetzt entwickeln wir Strategien zur Optimierung der Kosten für die Unterstützung eines Teils der Systeme.
   

Ein weiteres, wenn auch indirektes, aber immer noch sehr interessantes Ergebnis war die Erstellung eines Haushaltsberichts mit einer Plan-Fakten-Analyse. Vor der Erstellung des Modells gab es solche Berichte, die jedoch fragmentiert waren, und die Anzahl der darin enthaltenen Analysten war sehr gering. Bei der Automatisierung des Modells im Berichtssystem haben wir einen Bericht für die Plan-Fact-Analyse erstellt, der die maximale Anzahl von Analysten enthielt. Jetzt können Manager die benötigten Berichte in einem bequemeren Tool erstellen (dies hätte früher geschehen können, aber die Aufgabe wurde jedes Mal als nicht vorrangig verschoben).

Entwicklung

Im Moment haben wir zwei Entwicklungsbereiche identifiziert:

1. Erstellen eines Treiberbudgetmodells für die IT .
   
   Im Rahmen dieses Bereichs erstellen wir ein Budgetmodell für DIT, mit dem Sie ein geplantes Jahresbudget auf der Grundlage der Eingaben von IT-Treibern erhalten können. Wir können das Budget auch schützen und anpassen, basierend auf Änderungen und Anzeigen von Treibern und nicht nur basierend auf Ausgaben. Das Projekt befindet sich derzeit in einer aktiven Phase, und ich plane, einen Artikel über die Ergebnisse zu schreiben.
2. Schaffung einer einheitlichen Methodik zur Pflege von IT-Ressourcen .
   
   Eines der Hauptprobleme bei der Korrelation der Kosten der IT-Infrastruktur mit den IT-Systemen in unserem Unternehmen ist das Fehlen einer einzigen Datenbank mit IT-Assets und einer vollständigen Karte der Beziehungen zwischen IT-Assets und IT-Systemen (außerdem gibt es methodische Diskrepanzen, die als IT-Assets verstanden werden). . Jetzt planen wir, ein großes Projekt zu starten, in dessen Rahmen wir eine vollständige Bestandsaufnahme der Infrastruktur durchführen und die methodischen Probleme bei der Wartung und Bilanzierung von IT-Ressourcen erarbeiten werden. Ich würde gerne über dieses Projekt sprechen, aber es gibt Zweifel, dass dies für viele von Interesse sein wird, da das Thema sehr hoch spezialisiert ist.