Schweiß, Tränen und Zeiterfassung - wie wir die Rentabilität des Unternehmens gesteigert haben

Wir teilen weiterhin das Innere von WebCanape und enthüllen all unsere schlimmsten Geheimnisse. Das letzte Mal habe ich darüber gesprochen, wie wir CRM für SEO-Spezialisten entwickelt haben , und jetzt werde ich Ihnen sagen, wie wir die Arbeitszeiten verfolgen und warum wir das überhaupt tun.



Das Unternehmen beschäftigt 90 Mitarbeiter. Das Management und die Kontrolle so vieler Mitarbeiter ist überhaupt nicht gut. Aufgrund eines ineffektiven Managements kann die Qualität der Unternehmensdienstleistungen sinken, die Projektrentabilität kann sinken und das allgemeine Büroklima kann sich verschlechtern. Um dies zu vermeiden, haben wir eine Überwachung der Mitarbeiterleistung implementiert.

Dies ist ein umfassendes System, bei dem nicht nur die Zeit berücksichtigt wird, die Mitarbeiter für Aufgaben in Projekten aufwenden, sondern auch andere wichtige Aspekte ihrer Arbeit überwacht werden. In einer Situation, in der jeder auf flexible Entwicklungsmethoden umstellt (und wir uns auch im Übergangsprozess befinden), ist es wichtig, die Qualität und Rentabilität von Projekten zu überwachen, und die Zeiterfassung ist die Grundlage aller Arbeiten.

Dieses System gab uns die Möglichkeit:

• die Geschwindigkeit der Aufgaben erhöhen und die Fristen für Projekte verkürzen;
• Erstellen Sie einen Monat im Voraus echte Prognosen zur Produktionslast.
• Prognostizieren Sie den Bedarf an neuen Mitarbeitern und planen Sie die Einstellung
• Einführung eines Management Reporting Tools;
• Bringen Sie mehr als 90% der Projekte in die Rentabilitätszone

.
Jetzt erzähle ich Ihnen, wie wir dazu gekommen sind.

Systemarchitektur für die Leistungsüberwachung

Die Arbeitskontrolle basiert auf vier Säulen: Berücksichtigung der Arbeitskosten, Berücksichtigung der Zeit am Arbeitsplatz, Überwachung der Arbeitsbelastung und Kontrolle der Rentabilität. Für jede dieser Aufgaben wird ein separates Tool verwendet - nur vier, und zwei davon sind unsere eigenen Entwicklungen.

• Bilanzierung der Arbeitskosten. Zu diesem Zweck verwenden wir Redmine. Hier stellen wir uns gegenseitig Aufgaben und sparen die jeweils aufgewendete Zeit.
• Berücksichtigung der am Arbeitsplatz verbrachten Zeit. Jeder Mitarbeiter hat einen individuellen elektronischen Schlüssel, mit dem er die Tür zum Büro öffnet. Wir haben das Bolid-Zugangskontrollsystem installiert, das alle Daten zum Ein- und Ausgang von Mitarbeitern sammelt. So wissen wir, wie viel Zeit jede Person im Büro hat.
• Canape STAT Production Monitoring - Eigenentwicklung. Hier werden alle Arbeitsdaten von Redmine und Informationen über die Arbeitszeit von SKD gesammelt. So erhalten wir ein vollständiges Bild aller Mitarbeiter sowie der Arbeitsbelastung der Abteilungen (Anzahl der Stunden / Aufgaben pro Abteilung und jedes Mitarbeiters).
• Rentabilitätskontrolle in Canape CRM (ebenfalls von uns entwickelt). Das System enthält Daten zu allen Arbeitskosten von Redmine, und wir können verfolgen, wann ein Projekt in eine Risikozone fällt, dh die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden überschreitet die geschätzte Zeit.

Details zu jedem Instrument und seiner Arbeit sind unten angegeben.

Staatsstruktur: wessen Zeit und wie wir denken

Von den über 90 Vollzeit-Studioangestellten sind etwa 30% Manager. Der Rest sind Produktions- und Verwaltungspersonal.


Jetzt arbeitet die Produktionsabteilung an einem Kaskadenmodell, aber wir führen Agile schrittweise bei großen Projekten ein. Mitarbeiter in der Produktion - Entwickler, Designer, Layouter und andere - haben drei Kategorien von Arbeitskräften:

• Aufgabenerfüllung.
• Kommunikation zur Aufgabe.
• Selbstbildung.

Unsere Mitarbeiter können 20% ihrer Arbeitszeit damit verbringen, neue Technologien, Dienstleistungen und Werkzeuge zu studieren, Kurse zu belegen und Fachliteratur zu lesen. Die einzige Voraussetzung ist, dass diese Selbstentwicklung im Rahmen des Entwicklungsvektors des Unternehmens und der aktuellen Aufgaben erfolgt.

Die Arbeitskosten des Verwaltungspersonals werden nach der im Büro verbrachten Zeit erfasst.

Die Art der Arbeit des Managers unterscheidet sich stark von der Art und Zusammensetzung der Aufgaben anderer Mitarbeiter. Daher berücksichtigen wir nicht die Zeit, die für die Arbeit von Managern und Kundenbetreuern aufgewendet wird. Wir haben uns geweigert, ihre Arbeitskosten zu berücksichtigen, denn wenn der Manager mehr als 10 Projekte durchführt (und in unserem WebCanape sieht es so aus), erhöht sich mit der manuellen Zeiterfassung die Zeit für den Wechsel zwischen Systemen. Wir haben noch nicht begonnen, diesen Prozess zu automatisieren, da es sich als schwierig herausstellte, die Zeit für Telefongespräche, die Kommunikation per E-Mail und das automatische Festlegen von Aufgaben in unserer Infrastruktur zu berechnen. Und jetzt ist dies nicht unsere Priorität - die interne Entwicklungsabteilung ist mit Releases neuer Versionen von Canape CMS geladen.

Empirisch haben wir festgestellt, dass das Projekt durchschnittlich 10% der darin festgelegten Stunden in Anspruch nimmt, sodass wir diese Zahl sofort in die Schätzung einbeziehen. Wenn der Manager die Projektaufgabe selbst ausführt (z. B. eine Strategie entwickelt oder Fotos hochlädt), dh die bei der Bewertung des Projekts berücksichtigte Zeit verbringt, gibt er die Stunden an, die für die entsprechende Aufgabe aufgewendet wurden.

Wie wir Buchhaltungssysteme in die Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert haben

Wir sind nicht sofort zum aktuellen System gekommen. Zuerst lösten sie Probleme punktuell und kombinierten dann alle Lösungen zu einem Komplex.

	Das Problem	Lösung
1	Projektverzögerung Es scheint, dass alle wie gewohnt gearbeitet haben, aber immer häufiger wurden die Fristen für den Abschluss des Projekts unterbrochen. Es war notwendig zu verstehen, in welchem ​​Segment der Kette das Problem auftrat. Personal: bis zu 20 Personen	Zeiterfassung für Entwickler Um zu verstehen, wo sich die Löcher bilden, haben wir begonnen, die von den Entwicklern aufgewendete Zeit zu berücksichtigen, zu analysieren und die Struktur von Aufgaben und Arbeitsplänen anzupassen.
2	Projektzeit überschritten Als sie begannen, die Zeit der Entwickler klar zu kontrollieren, reichten die Stunden, die während des Verkaufs in das Projekt gelegt wurden, nicht aus, und die Projekte erwiesen sich als unrentabel. Mitarbeiter: 35 Personen	Berechnung der Projektrentabilität Durch die Analyse der Rentabilität von Projekten konnten wir die Schätzung der Arbeitskosten für Projekte anpassen und mehr als 90% in die Rentabilitätszone bringen.
3	Fehlende konsolidierte Produktionsladedaten Es gab immer mehr Projekte, Fristen mussten eingehalten werden, die Produktion begann zu „ersticken“. Einige Abteilungen wurden einige Wochen im Voraus beladen, während andere die meisten Projekte übergaben und unterlastet waren. Es gab nicht genügend zusammenfassende Daten zu den Lasten für jede Abteilung, so dass die Arbeit an den Projekten korrekt verteilt werden konnte. Mitarbeiter: 40 Personen	Visualisierung von Arbeits- und Ladedaten Um alle Daten zum Laden von Mitarbeitern zu visualisieren, haben wir unseren eigenen Service entwickelt, der Daten von Redmine erhielt. Die Anzeige aller Informationen erfolgt in Form einer Heatmap, wobei der Farbcode die Unter- / Überlastung eines bestimmten Mitarbeiters / einer bestimmten Abteilung angibt.
4	Personalerweiterung -> schwer zu kontrollieren Mit einer Steigerung der Rentabilität begannen wir, uns schneller zu entwickeln, mehr in Marketing zu investieren, was zu einer Erhöhung des Anwendungsflusses und infolgedessen zu einer Erweiterung des Teams führte, sodass diese Anwendungen verarbeitet und verarbeitet werden konnten. Es besteht Bedarf an einer Automatisierung der Mitarbeiterkontrolle. Mitarbeiter: 60 Personen	Integration in das Zugangskontrollsystem Ein großes Team ist schwer zu managen. Um die Arbeitsdisziplin auf dem Niveau zu halten, haben wir begonnen, die Zeit zu berücksichtigen, die die Mitarbeiter im Büro verbringen. Alle unsere Mitarbeiter sind offiziell im Unternehmen beschäftigt. Daten zu Arbeitskosten, Anzahl der Aufgaben und Zeit am Arbeitsplatz wurden in einem System zusammengefasst und erhielten ein klares Bild der Abteilungen.
5	Erhöhung des Auftragsvolumens -> Notwendigkeit einer Optimierung der Arbeit Mit dem Anstieg des Auftragsvolumens reichte es nicht aus, nur die Rentabilität und den Zeitaufwand der Beschäftigten zu berücksichtigen. Ich wollte die Prozesse optimieren, um ein größeres Auftragsvolumen zu verarbeiten, ohne das Personal zu erweitern. Mitarbeiter: 90 Personen	Identifizierte Probleme lösen und Leistung optimieren Wir haben uns dafür interessiert, wie wir Bestellungen kostengünstiger gestalten und Vorlaufzeiten verkürzen können. Zu diesem Zeitpunkt haben wir begonnen, nach „dünnen Stellen“ in der Produktion zu suchen und über Optimierungsmethoden nachzudenken, um in Zukunft noch mehr zu verdienen.

Lassen Sie uns genauer betrachten, welche Arbeiten wir in jeder dieser Phasen ausgeführt haben.

Schritt 1. Arbeit zählen

Wir haben klein angefangen - einen Task-Tracker eingeführt. Sie haben keine zusätzlichen Timer implementiert, sondern alles in Redmine und ihrem eigenen CRM erledigt. Dies gab ein Verständnis dafür, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe benötigt wird. All dies wurde normalisiert - Standards für Arten von Aufgaben erschienen.


Danach legen sie den Stundenlohn für Entwickler fest. Dank dieser Maßnahmen hat sich unsere Arbeitsdisziplin verbessert und es hat sich ein Verständnis dafür entwickelt, wie rentabel die Projekte sind.

Schritt 2. Behalten Sie die Rentabilität und die Fristen im Auge

Um die Rentabilität und Kontrolle der Projektfristen zu berücksichtigen, haben wir seit langem ein eigenes Projektmanagementsystem Canape CRM entwickelt, in dem wir alle Dienstleistungen des Unternehmens erbringen: von der Entwicklung bis zur Website-Werbung. Die Fristen für jedes Projekt sind im Vertrag festgelegt. Wir haben diese Begriffe in CRM visuell dargestellt.


Der Manager sieht klar, in welchem ​​Zeitraum sein Projekt eingereicht werden soll, wie viele Tage noch verbleiben, und kann die Arbeit für den Zeitpunkt der Genehmigung einstellen. Dadurch konnten wir auch alle Zeitdaten auf einem großen Monitor anzeigen, der in der Mitte des Büros hängt. Eine solche Visualisierung stimuliert einen gesunden Wettbewerb zwischen Managern, ermutigt Entwickler, Manager achten ebenfalls auf diese Berichte und sind möglicherweise am Fortschritt des Projekts interessiert.



Neben der pünktlichen Lieferung von Projekten sehen wir in CRM auch deren Rentabilität. Der Bericht enthält eine Zusammenfassung der zugesagten und verbrachten Stunden für jeden Vertrag.



Basierend auf diesen Daten ist es nicht schwer zu schließen, dass jeder Manager effektiv ist. Es ist ersichtlich, wie viele Projekte jeweils eingereicht wurden, wie viele davon - pünktlich, wie viel sie für das Unternehmen verdient haben.



Dies ist eine offene Statistik - Mitarbeiter können sehen, wer besser und wer schlechter ist. Im CRM-System wird die Bewertung automatisch erstellt.

Es ist kein Geheimnis, dass die Konfrontation im Hauptbüro die Konfrontation zwischen dem Manager und dem Entwickler ist. Was tun, wenn ein Entwickler ein Projekt herauszieht? Wir sind aus dieser Situation herausgekommen, indem wir die Anzahl der Projekte und die Fristen für ihre Einreichung beim KPI-Manager und -Entwickler zusammengenäht haben. Der Manager bemüht sich daher, die Entwickler so zu kontrollieren, dass sie ihre Fristen für Aufgaben nicht überschreiten und sie pünktlich spenden. Wir haben begonnen, die Aktualität der Lieferung von Projekten zu berücksichtigen, wenn Entwickler in die nächste Klasse versetzt wurden.

Infolgedessen haben wir begonnen, die Belastung von Managern und Ausführenden, ihre Effektivität und die Rentabilität ihrer Projekte zu überwachen. Basierend auf diesen Daten formulieren wir Wachstums- und Entwicklungspläne und wenden die mit finanziellen Anreizen erhaltenen Daten an. All dies führt zu einer Steigerung des Kundenservice.

Wir sehen die Bewertungen, die Kunden hinterlassen. Wenn wir die Fristen nicht einhalten, warnen und erklären wir die Gründe. Jetzt wird es vom Produktionsleiter gesteuert.

Schritt 3. Visualisieren Sie die Last

Nach dem vorherigen Schritt gab es einige Probleme, eines davon war, dass wir keine Daten zu den Ladeabteilungen hatten. Wir wussten nicht und konnten nicht vorhersagen, wann beispielsweise Layoutdesigner die Linien harken und wieder Projekte aufnehmen können. Das heißt, wir hatten tatsächlich alle diese Daten, jedoch in fragmentierter Form. Es war nicht möglich, sie richtig zu interpretieren.

Um das Problem zu lösen, haben wir einen weiteren internen Service entwickelt - Canape STAT. Das Redmine-System stellt diesem Service alle Daten zu Arbeitskosten, Aufgaben und Projekten zur Verfügung, wobei die Arbeitskosten und die Last für jeden Entwickler im Heatmap-Format angezeigt werden. Dies ist die eigentliche Arbeit, die der Mitarbeiter für Aufgaben in Redmine geleistet hat.



Gleichzeitig sehen wir sofort, ob irgendwo ein Überschuss vorliegt, eine deutliche Abweichung von den erforderlichen Stunden, Mängel und andere Problembereiche. In unserem Unternehmen muss ein Spezialist 7 Stunden am Tag Aufgaben erledigen. So sehen Manager und Spezialisten, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat, es gibt spürbare Mängel und Verarbeitung.



Im System können Sie einen Spezialisten auswählen und sehen, welche Aufgaben er an einem bestimmten Tag erledigt hat, wie viele Stunden er damit verbracht hat und welche Kommentare er hinterlassen hat. So können Sie den Grund für die Abweichung von der Norm identifizieren.

Schritt 4 - Integration in ACS

Nachdem wir diese Daten in unser System gebracht hatten, mussten sie noch durch einige Informationen ergänzt werden, die uns fehlten - Daten über die im Büro verbrachte Zeit. Deshalb haben wir das System der Stundenlohnabrechnung mit dem Zugangskontrollsystem kombiniert.



Jetzt sehen wir, wie viel Zeit eine Person für Aufgaben aufgewendet hat und wie viel sie gleichzeitig im Büro war. Dies eliminiert die Manipulation der Arbeit. Wenn der Mitarbeiter 6 Stunden am Arbeitsplatz war und 10 Stunden Aufgaben festlegte, hat der Manager oder Vorgesetzte Fragen. Das System hilft auch bei der Aufrechterhaltung der Arbeitsdisziplin. Wir sehen, wer ständig zu spät kommt und wer pünktlich kommt. Wenn das Büro mehr als 50 Personen hat und diese auf zwei Etagen und in einem anderen Büro sitzen, ist es schwierig, solche Dinge im Auge zu behalten.

Im selben System geben unsere HR-Spezialisten Daten zu Urlaub, Feiertagen, Krankheitsurlaub ein und füllen den Produktionskalender aus.



Manager und Kollegen sehen, wenn jemand in den Urlaub oder krankgeschrieben wird. Dies vereinfacht die Kommunikation im Team. Alle Statistiken stehen den Mitarbeitern offen.

Außerdem wird die geplante Anzahl von Stunden für jede Abteilung und für jeden Mitarbeiter sowie die Anzahl der Stunden angezeigt, die in diesem Monat tatsächlich gearbeitet wurden. Dank dieser Personalabteilung ist die Berichterstattung einfacher geworden. Wir konnten die Zeit für die Selbstentwicklung planen, als wir die Standardstundenzahl pro Monat schätzten und mit den Arbeitskosten für kommerzielle Aufgaben verglichen.

Schritt 5 - Prozesse optimieren

Alles sah bereits gut genug aus und es wurde einfacher, die Prozesse zu steuern, aber ein Problem wurde überhaupt nicht gelöst - es war nicht möglich, Aufgaben richtig zu priorisieren. Das Standardprinzip „Was brennt - wir tun zuerst“ hat nicht funktioniert, da bei diesem Ansatz alle Aufgaben früher oder später zu brennenden wurden, da sie ständig verschoben wurden, um dringendere zu erreichen. Dementsprechend war es notwendig zu verstehen, was schneller zu tun ist und wer Entscheidungen treffen sollte.

Um dieses Problem zu lösen und dem Mitarbeiter ein Verständnis für das Herunterladen zu vermitteln, haben wir Canape STAT erneut fertiggestellt. Jetzt sehen Experten ihre Aufgaben, die ungefähr anderthalb Wochen im Voraus verteilt sind, und können sie systematisch ausführen, wenn die verbleibende Zeit für die Aufgabe und die Darsteller innerhalb dieser Aufgabe verbleiben.



Der Manager und der Entwickler müssen nicht miteinander klären, wer was wann und welche Aufgabe tun wird. Alles ist im System. Aufgaben mit den Status "Evaluierung" (Sie müssen einem neuen Kunden eine Antwort geben) und "Zur Anzeige" (wenn Sie etwas auf eine Live-Site stellen müssen) werden standardmäßig zuerst ausgeführt. Es gibt Aufgaben mit dem Status "Nicht verkauft". Dies bedeutet, dass das Projekt definitiv gestartet wird, Zeit dafür zugewiesen werden muss, aber es ist noch nicht möglich, die Aufgabe zu starten, da einige Daten dazu noch angegeben werden. Zu den Aufgaben gehört auch das Etikett „Priorität“ - dies sind die dringendsten Aufgaben, und nur der Abteilungsleiter kann ein solches Etikett festlegen.

Zu was sind wir gekommen?

Dies ist ein langer Weg, den wir noch nicht zu Ende gebracht haben. Wie in jedem Unternehmen haben wir immer noch Engpässe, an denen wir arbeiten. Die Zwischensummen lauten wie folgt:

• Verbesserung der Geschwindigkeit bei der Erledigung von Aufgaben und der Bereitstellung von Projekten.
• Prognose der Produktionslast für einen Monat im Voraus.
• Prognose des Personalbedarfs.
• Management Reporting Tool.
• Über 90% der Projekte in der Profitabilitätszone.
• Ein weiterer interner Service :(

Der letzte Punkt ist für uns nicht sehr erfreulich, aber als wir diesen Prozess starteten, waren weder Bitrix noch AmoCRM da. Wir haben unser eigenes Tool für uns geschrieben, ohne auf externe Services angewiesen zu sein. Wenn solche Probleme jetzt vor uns gekommen wären, hätten wir natürlich nebenbei nach einer Lösung gesucht, und heute ist dies unser Engpass. Die Wartung und Verbesserung des Systems erfordert viele Ressourcen und Entwicklungsanstrengungen. Es gibt jedoch einen positiven Punkt - dies ist eine ernsthafte Herausforderung für neue Mitarbeiter. Sie pumpen ihre Fähigkeiten auf unsere heimischen Produkte.

Logik des Abrechnungssystems der Arbeitszeit

• Beeinträchtigt den Workflow nicht.

Für Mitarbeiter in unserem System ist es am schwierigsten, ihre Zeit für Aufgaben festzulegen und einen Pass im Passsystem anzuwenden. Es ist schwer vorstellbar, dass jemand damit nicht umgehen kann.

• Deckt alle Mitarbeiter ab.

Direktor, Abteilungsleiter, Teamleiter, Linienmitarbeiter, Verwaltungsmitarbeiter - die Regeln gelten für absolut jeden. Alle führen Aufzeichnungen über die Arbeitskosten und berichten über die am Arbeitsplatz verbrachte Zeit. Auf diese Weise können wir die Rentabilität von Projekten und die Kosten interner Aufgaben genau verfolgen.

• Offen für alle.

Jeder kann zu Canape STAT gehen und sehen, wie viel Zeit er oder sein Kollege an dem Projekt gearbeitet haben, wenn sie kommen und gehen, sich mit dem Team vergleichen.

• Blockiert Abteilungsleiter.

Wir vertrauen den Mitarbeitern, kontrollieren sie aber. Der Leiter überprüft die Arbeitsdisziplin ungefähr einmal im Monat und führt bei systematischen Verstößen ein Gespräch mit dem Mitarbeiter. Er ist verantwortlich für die Überlastung der Abteilung, die Unterleistung der Untergebenen und deren geringe Produktivität, da er über alle Werkzeuge verfügt, um einzugreifen, bevor das Problem kritisch wird.

• Gebaut um Rentabilität.

Das Erreichen und Verbessern der Rentabilität ist das Hauptziel der Implementierung dieses Systems. Alle Tools in diesem System sind darauf ausgerichtet, die wirtschaftlichen Auswirkungen des Unternehmens zu maximieren.

• Es wird schrittweise eingeführt.

Globale Änderungen können nicht in großen Mengen eingegeben werden.Dies kann zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter und Verwirrung bei der Rechnungslegung führen. Wir haben die neuen Buchhaltungstools schrittweise integriert, damit sich alle neu organisieren und an neue Bedingungen anpassen können.

Wir überdenken ständig unsere internen Prozesse, um die Zeiterfassung vollständiger und für die Mitarbeiter weniger anstrengend zu gestalten. Sagen Sie uns, wie es mit Ihnen organisiert ist? Welche Metriken verwenden Sie, um die Rentabilität von Projekten zu bewerten?

Jetzt bereiten wir ein weiteres Material darüber vor, wie und warum wir unser eigenes CRM entwickelt haben. Abonnieren Sie den Kanal in Telegram , um ihn nicht zu verpassen.