Wie führe ich ein beeindruckendes Kanban-StandUp-Meeting durch?

Tägliche interne Besprechungen im Format Stand-up oder nur ein kurzes Teamtreffen zielen darauf ab, die Arbeitsprozesse zu optimieren und die Arbeit zu synchronisieren. Die Tradition, solche 15 bis 20-minütigen Treffen zu organisieren, ist in den Aktivitäten der meisten modernen Unternehmen fest verankert. Agile Entwicklungsteams üben auch diese täglichen Besprechungen. Kanban-, Scrum- oder XP-Meetings unterscheiden sich jedoch und enthalten ihre eigenen Regeln und Prinzipien.

Hier finden Sie einige wesentliche Argumente, um die Bedeutung der täglichen Kanban-Meetings zu unterstützen. Wir möchten unsere Gedanken über das Hauptkonzept von Kanban-Meetings, deren Wert für den Workflow und Tipps zur richtigen Abhaltung teilen.



Es scheint, dass die Durchführung eines täglichen Kanban-Meetings kein großes Talent ist. Es sieht einfach aus, wie bei jedem anderen Treffen. Die Projektmanager werden jedoch wahrscheinlich darauf bestehen, dass diese alltägliche Veranstaltung ein Muss ist und es sich lohnt, sie durchzuführen, da sie als einer der wichtigsten „Hebel“ des Produktmanagements angesehen werden kann.

Zunächst ist es wichtig zuzugeben, dass jedes interne Meeting eines der Kernelemente einer Unternehmenskultur ist. Unabhängig von der Tagesordnung des Meetings: Um das neue Design der Begrüßungs-E-Mail zu besprechen oder eine neue Produktfunktion zu planen, soll Transparenz geschaffen werden.

Simulieren Sie keine Effizienz und führen Sie das Meeting nicht als Formalität aus. Sie benötigen nicht mehr als 15 Minuten pro Tag. Nehmen Sie sich also Zeit, um produktiv zu arbeiten, da selbst diese verschwendete Arbeitszeit für jedes Teammitglied für Ihr Unternehmen viel kosten kann.

Die Praxis zeigt, dass die meisten täglichen Stand-up-Meetings für 11-12 Uhr geplant sind. Was eher überraschend ist - über 60% von ihnen starten ohne vorbereitete Agenda.

Wenn Sie zur Realität der agilen Teams zurückkehren, besteht der Kern der täglichen Besprechungen darin, alle Aufgaben schnell, zuverlässig und qualitativ zu erledigen.

Projektmanager (manchmal Produktmanager oder Geschäftsinhaber), die häufig solche Besprechungen organisieren, kümmern sich darum, wie Routine bei Aufgaben vermieden werden kann, und sind bereit, sich des Verhaltens der Teilnehmer und der aktuellen Dinge bewusst zu sein.

Unerwünschte Besprechungsteilnehmer

Es gibt ziemlich schädliche und irgendwie gefährliche Rollen, die beseitigt werden sollten:

• " Ein pseudo-arbeitsabhängiges Teammitglied ", das immer sehr beschäftigt zu sein scheint. Sie werden normalerweise mit einem Laptop geliefert, da während des Meetings Dutzende kritischer Herausforderungen zu lösen sind.
• " Eine Person ist es gewohnt, anzugeben " - wahrscheinlich der aktivste Mitarbeiter aller Zeiten, der gerne unkonstruktiv kritisiert und kommentiert. Ihr Hauptziel ist es, dass jeder seine aktive Position schätzt.
• " Ein Schlafen mit offenen Augen ", der teilnimmt, nur weil das Treffen die Formalität ist. Sie hören aufmerksam zu, verstehen aber eigentlich nichts.
• „ Ein Ablenker “ - ein Teammitglied, das die Meeting-Agenda leicht verlässt und abrupt zu einem anderen Thema wechseln kann.
• „ Ein Self-PR-Hersteller “, der sich hauptsächlich auf die eigene Arbeit und ihre globale Bedeutung für das Produkt oder das gesamte Unternehmen konzentriert.

Oft unterscheiden die Leute nicht zwischen täglichen Meetings in Kanban und Scrum. Hier sind die wichtigsten Unterschiede:

Kanban- und Scrum-Meetings

Die Hauptsache ist: Das Scrum-Meeting konzentriert sich auf Menschen, Kanban Stand Up konzentriert sich auf Aufgaben.

Beliebte agile Methoden unterscheiden sich in den täglich arrangierten Meetings, die von ihren Teams durchgeführt werden.

• Ein Scrum-Meeting soll verfolgen, ob das Team die gesamte Iteration ausführen kann. Es hilft auch, die Gründe zu identifizieren, warum sie nicht (wenn ja) so früh wie möglich ausgeführt werden können. Während des kurzen Meetings teilen die Teilnehmer ihre Ergebnisse vom Vortag und den Status ihrer aktuellen Aufgaben mit. Sie geben sich gegenseitig Versprechen, an diesem Tag bestimmte Aufgaben zu erledigen. Die möglichen Herausforderungen werden ebenfalls geteilt.
• Ein tägliches Kanban-Stand-up-Meeting konzentriert sich auf die Minimierung des Zeitaufwands für die Aufgaben in allen Phasen. Oft ist eine solche Besprechung nicht erforderlich, kann jedoch die Arbeitsprozesse erheblich beeinflussen. Die Diskussionen laufen normalerweise um ein bestimmtes Forum und identifizieren aktuelle Engpässe.

Tägliches Kanban-Treffen: Wie passiert das normalerweise?

• Es gibt einen Moderator, der alle Teilnehmer zusammenbringt. Diese Rolle führt normalerweise einen Produktmanager aus.
• Das Team konzentriert sich auf ein Kanban-Board , das als physisches Whiteboard visualisiert oder mithilfe eines Kanban-ähnlichen Projektmanagement-Tools präsentiert werden kann . Wenn Teammitglieder an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Ländern verteilt sind, können Manager einen Anruf arrangieren.
• Die Teammitglieder untersuchen Aufgaben von rechts nach links von oben nach unten. Sie besprechen die Optionen für den schnellsten Übergang zur nächsten Stufe.
• Jeder hat bei Bedarf eine Rede.
• Je schneller jede einzelne Aufgabe in die Spalte ganz rechts gelangt, desto weniger Zeit wird für die Bearbeitung benötigt. Die Spalte ganz rechts ist der Abschluss der Arbeit; Die Aufgaben, die dem Abschluss am nächsten kommen, haben hohe Priorität.
• Die Gründe, die verhindern, dass eine bestimmte Aufgabe in die Spalte "Fertig" verschoben wird, sind definiert. Wenn die Aufgabe blockiert ist, wird sie markiert und mit einem Kommentar versehen, warum sie blockiert wurde.
• Jedes Teammitglied übernimmt Aufgaben, um sie beim nächsten Aufstehen in die nächste Spalte zu verschieben.

Die relevanten Fragen zum Scrum-Meeting können auch während des Kanban-Stand-Ups mit Schwerpunkt auf Aufgaben gestellt werden:

• Woran habe ich gestern gearbeitet?
• Woran arbeite ich heute?
• Welche Probleme blockieren mich?

Vermeiden verzögerter Aufgaben

Wenn Sie wissen, warum sich bestimmte Aufgaben verzögern, können Sie die richtigen Schritte unternehmen, um sie effektiv zu beschleunigen.

Die üblichen Gründe für verspätete Aufgaben sind folgende:

• Eine Aufgabe, die bereits das Ende erreicht hat, kann häufig ihre Priorität verlieren. Der Darsteller wechselt automatisch zu neuen Aufgaben. Daher kann diese Aufgabe, die noch nicht vollständig abgeschlossen wurde, lange verzögert werden.
• Einige Aufgaben können während der Genehmigungsphase „hängen bleiben“. Dies kann aufgrund des Geschäfts des Produktmanagers oder Projektmanagers auftreten.
• Wenn die Arbeit die dafür ausgewählte Zeit ausfüllt. Alle Aufgaben befinden sich in einem beliebigen Teil des Boards, bis die Iteration abgeschlossen ist. Wenn eine Aufgabe früher erledigt wird, erreicht sie möglicherweise einfach nicht die letzte Stufe. Sie müssen die Aufgaben also bis zur Veröffentlichung „vorantreiben“, da das Ziel des Kanban-Meetings darin besteht, den Zeitaufwand für die Arbeit an der Aufgabe zu reduzieren.

Einfache Schritte zur Optimierung des Kanban-Meetings

Als einfache Anweisung sollte jedes agile Teammitglied während des Kanban-Meetings einige Regeln beachten, die dazu beitragen, Aufgabenroutinen zu vermeiden:

• Pünktlichkeit ist einer der Schlüssel zum Erfolg. Seien Sie nicht zu spät und gewöhnen Sie sich daran, dass die festgelegte Zeit für das interne Meeting ein Muss in den Zeitplänen der Teammitglieder ist. In vielen IT-Unternehmen gibt es eine Bestrafung, die darauf abzielt, dass die Teilnehmer vergessen, zu spät zu kommen. Zum Beispiel können sie auswendig ein Gedicht für das nächste Stand-up-Meeting lernen.
• Geräte sind während eines Kanban-Stand-Ups schädlich. Lassen Sie Ihre Smartphones und Laptops vor dem Meeting in Ihrem Arbeitszimmer. Außerdem sind 15 Minuten ohne Geräte nützlich, um Ihre Augen auszuruhen.
• Das Kanban-Meeting sollte nicht in eine lange Sitzung oder ein langes Verfahren umgewandelt werden. Das Format eines kurzen Meetings bedeutet eine schnelle Diskussion wesentlicher geschäftlicher Probleme. Um kreativ zu sein und die Zeit kontrollieren zu können, verwenden Sie einen Spielball, um das Wort an die nächste Person weiterzugeben.
• Ein kurzes Kanban-Meeting ist nicht für Diskussionen über große Themen gedacht. Versuchen Sie also nicht, globale Probleme zu lösen. Es ist besser, ein besonderes Treffen für sie zu vereinbaren.
• Informationen teilen, aber nicht melden. Ihr Kanban-Meeting ist kein gewöhnliches Team-Meeting, daher müssen Sie Daten mit allen teilen.
• Kümmere dich jedes Mal um deine rednerischen Fähigkeiten. Vermeiden Sie vage Formulierungen und drücken Sie Ihre Gedanken klar aus. Teilen Sie die wichtigsten Dinge mit und hinterlassen Sie technische Details.
• Kennen Sie die Agenda. Erforschen und analysieren Sie vor dem täglichen Kanban alle Status Ihrer Aufgaben.
• Respektieren Sie schließlich Ihr Publikum und unterbrechen Sie es nicht.

Letzte Gedanken

Wenn Sie alle Grundregeln berücksichtigen und verschiedene kreative Ansätze für die Organisation von Besprechungen ausprobieren, können Sie ein effektives und produktives tägliches Kanban-Meeting für Ihr Team durchführen.

Jeder erfolgreiche Kanban-Auftritt muss mit frischen Ideen, brillanten Entscheidungen und einem kurzfristigen Aktionsplan enden. Produktmanager und alle Teammitglieder sollten mit einem vollständigen Verständnis ihres Status als Gesamtprojektstatus an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Jeder sollte einige notwendige Notizen in seinen Kanban-Boards haben und über das Statusmeeting am nächsten Tag nachdenken.

Wie sieht Ihr typisches tägliches Kanban-Meeting aus? Schenken Sie diesem Teil des Kanban-Konzepts genügend Aufmerksamkeit? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Gedanken mit.