Drei Zeitmanagement-Tipps für diejenigen, die alles versucht haben.

Zeit- und Zeitplanoptimierung muss keine schwierige mathematische Aufgabe sein

Wenn Sie im Internet nach „Zeitmanagement-Tipps“ suchen, finden Sie viele Seiten mit Empfehlungen - von persönlichen Blogs bis hin zu von Experten geprüften Artikeln -, auf denen Sie auf jeden Fall über einen einfachen Trick informiert werden, mit dem Sie Zeit sparen, Stress abbauen und die Produktivität steigern können.

Viele der Empfehlungen sind hilfreich, während andere zu gut klingen, um wahr zu sein. Tatsächlich wird der richtige Ansatz jedoch von der Art der Personen, Aufgaben, Teams und Anforderungen bestimmt.

Das Erlernen des Umgangs mit der eigenen Zeit kann schwierig sein, und jeder hat seinen eigenen Weg. In diesem Artikel werden einige häufig vorkommende fehlerhafte Ansätze sowie effektive Strategien erörtert, die stattdessen verwendet werden können.

Übersetzt nach Alconost

1. Dringende Aufgaben sollten nicht immer zuerst ausgeführt werden

Manchmal hört man, dass man sich zuerst mit weniger zeitaufwändigen, dringenden Aufgaben befassen muss, da es angenehmer ist, sie vom Weg zu nehmen und an Dynamik zu gewinnen, um sich auf das Wichtige zu konzentrieren. Unter dem Einfluss dessen, was Wissenschaftler als „ vorherrschende Wirkung der Dringlichkeit “ bezeichnen (dringende Aufgaben haben Vorrang vor wichtigen), besteht jedoch die Gefahr, dass Sie die strategische Planung und den Einsatz kreativen Denkens vergessen.

Für ein effektiveres Zeitmanagement ist es erforderlich, einen kritischen Ansatz für das Filtern und Organisieren von Aufgaben zu wählen und Prioritäten zu vermeiden, die vom Dringlichkeitsgefühl der Aufgabe abhängen. Die Festlegung langfristiger Ziele hilft dabei.

„Wenn Sie nicht die wichtigsten Aufgaben priorisieren oder versuchen, zu viel zu übernehmen, wird es schwierig sein, nicht in ein Schwarzes Loch zu fallen“, schreibt Michael Watkins , Autor von The First 90 Days . Er schlägt vor, einige klare, langfristige Ziele zu berücksichtigen: „Nehmen Sie sich Zeit, um diese zu klären und Unterstützung zu erhalten. Schreiben Sie sie auf und befestigen Sie sie an der Wand. Schauen Sie sich diese Ziele jeden Tag an und fragen Sie sich: "Wie hilft mir das, mich in diese Richtung zu bewegen?"

Einer der besten Tipps für das Zeitmanagement, um die Auswirkungen der Priorisierung aufgrund der Dringlichkeit zu verringern, besteht darin, die Zeitschätzungen für die Fertigstellungstermine des Projekts zusammenzufassen. „Ein guter Ausgangspunkt wäre zu berücksichtigen, dass das Projekt 10 bis 25% mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet“, schreibt Art Markman, Professor an der University of Texas in Austin. "Dies ermöglicht ... eine Reserve für die blinden Flecken des Gehirns zu bilden, die für die Zeitplanung verantwortlich sind."

Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es keine einzige „richtige“ Art der Planung gibt - es ist durchaus möglich, dass es in Ihrem Fall am effektivsten ist, unter dem Druck der Dringlichkeit von Aufgaben zu arbeiten. Wenn Sie bewusst Prioritäten setzen, mit den Teams kommunizieren und die erforderlichen Arbeiten ausführen, ist auch Ihr Ansatz korrekt.

2. Konzentrieren Sie sich auf das Verwalten der Aufmerksamkeit und nicht auf die Planung

Zeitplanungsempfehlungen besagen normalerweise, dass eine detaillierte Zeitplanentwicklung dazu beiträgt, alles unter Kontrolle zu halten und Zeit effektiv zuzuweisen, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte mit unterschiedlichen erwarteten Ergebnissen haben. In einigen Fällen kann die ganztägige Planung jedoch zu unnötigen Einschränkungen führen.

Wie Chris Bailey , Autor von Hyperfocus, schreibt. Da ich gelernt habe, mehr zu tun, weniger Zeit zu verbringen , ist das Verwalten der Aufmerksamkeit viel wichtiger als das Verwalten Ihrer Zeit: „Sie können zur festgelegten Zeit bei Besprechungen erscheinen, Sie können den Zeitplan einhalten - die meisten von uns sind gut darin, unsere Zeit zu verwalten. Dies kann jedoch nicht über die Verwaltung Ihrer eigenen Aufmerksamkeit gesagt werden. “

Selbst der am besten geplante Tag kann völlig unproduktiv sein, wenn wir abgelenkt sind, und es ist nicht so einfach, die Aufmerksamkeit auf den richtigen Weg zu lenken. Um zu lernen, wie man die Aufmerksamkeit besser „verwaltet“, schlägt die Wirtschaftsausbilderin Monique Walcourt vor , täglich Zeit für die Selbstreflexion aufzuwenden : Dies kann helfen, zu verstehen, was sich als nützlich erwiesen hat, was nicht und wie man morgen vorgeht. "Wenn ein Ansatz nicht funktioniert, setzen Sie keine erfolglosen Versuche fort, sondern versuchen Sie es mit einer anderen Option", schreibt sie.

Sie können tief in die Planung einsteigen oder ohne engen Zeitplan handeln - die Hauptsache ist, dass es in Ihrem Fall funktioniert. „Produktivitätsstrategien ... verlieren ihr Motivationspotential, wenn sie bedeutungslos erscheinen“, sagt Walcourt. "Versuchen Sie zu überdenken, was auf der Grundlage Ihrer eigenen Hauptprinzipien getan werden muss. Dies wird dazu beitragen, sich besser zu konzentrieren und den Fokus aufrechtzuerhalten."

3. Überlegen Sie, was das Ergebnis sein wird, und streichen Sie nicht nur Aufgaben durch

Einer der bewährten Tipps zum Zeitmanagement besteht darin, den Tag mit einer Aufgabenliste zu beginnen. Und in der Tat: Für viele ist die Arbeit mit ihm eine beruhigende und lohnende Tätigkeit, aber andere können aus diesem Grund in der Routine stecken bleiben.

In einer makellosen Welt helfen uns Aufgabenlisten dabei, den Überblick darüber zu behalten, ob wir mit Aufgaben fertig werden und nichts verpassen, und geben ein Gefühl der Leistung, wenn wir einen anderen Punkt streichen. Indem wir uns auf Erfolge konzentrieren und der Produktivität Vorrang einräumen, können wir die Freiheit des kreativen Denkens einschränken. Aufgabenlisten liefern oft gute Ergebnisse, da sie einen klaren Weg zu einem bestimmten Ergebnis bieten: A, dann B, dann C. Eine Studie an der Wisconsin School of Business zeigt jedoch, dass eine bestimmte Aufgabe mit einer klaren Lösung begrenzt werden kann.

Versuchen Sie es mit einem lockeren Zeitmanagement-Ansatz - konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse und nicht auf die Erledigung von Aufgaben. „Dieser Ansatz konzentriert Menschen und Teams auf ein bestimmtes Ergebnis und nicht auf einen Prozess, um es zu erreichen“, sagt Jennifer Robison , Senior Editor bei Gallup Business Journal . „So erhalten Mitarbeiter mehr Freiheit, ihre eigenen einzigartigen Talente einzusetzen, um Ziele auf ihre eigene Weise zu erreichen.“

Durch die Implementierung einer ergebnisorientierten Unternehmenskultur können Manager das Innovationspotenzial und das Engagement aller Mitarbeiter steigern. Wenn Sie und Ihr Team sich nicht vollständig auf die Ergebnisse konzentrieren können, versuchen Sie eine Alternative zum individuellen Aufgabenmanagement. Beispielsweise kann ein Team bei täglichen Planungsbesprechungen über Prioritäten sprechen und das Aufgabenmanagement kann asynchron online erfolgen - oder es kann in den Händen eines Projektmanagers zentralisiert werden.

Kombinieren Sie Zeitmanagement-Tipps

Wenn jemand das nächste Mal sagt, dass er eine magische Lösung zur Steigerung der Produktivität gefunden hat, denken Sie daran, dass es wichtig ist, auf eine für Sie bequeme Weise zu handeln. Unsere persönlichen Produktivitätssysteme und -gewohnheiten lassen Raum für Kreativität und ermöglichen es uns, uns auf das Wichtigste zu konzentrieren. Achten Sie mehr darauf, was, wie und warum Sie tun (auf eine für Sie bequeme Weise), und Sie befinden sich auf dem Weg, Ihr Arbeitsleben so produktiv wie möglich zu gestalten.

Über den Übersetzer

Der Artikel wurde von Alconost übersetzt.

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