Digitale Transformation für kleine Unternehmen zum Selbermachen

Ein häufiger Fehler von Geschäftsanfängern besteht darin, dass sie der Erfassung und Analyse von Daten, der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Überwachung von Schlüsselindikatoren nicht genügend Aufmerksamkeit schenken. Dies führt zu einer verringerten Leistung und einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Bei schlechten Prozessen müssen Sie dieselben Fehler mehrmals korrigieren. Mit zunehmender Anzahl von Kunden verschlechtert sich der Service, und ohne Datenanalyse gibt es kein klares Verständnis dafür, was verbessert werden muss. Infolgedessen werden Entscheidungen aus einer Laune heraus getroffen.

Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen moderne Unternehmen neben hochwertigen Produkten und Dienstleistungen transparente Prozesse haben und analytische Daten sammeln. Ohne dies ist es schwierig, den tatsächlichen Stand der Dinge in der Wirtschaft zu verstehen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Daher ist es wichtig, die erforderlichen Tools in Ihrem Arsenal zu haben, die nicht nur bequem zu verwenden sind, sondern auch die Arbeit vereinfachen und die transparentesten Prozesse erstellen.

Heute gibt es eine Vielzahl von Tools und Lösungen. Die meisten Unternehmer verwenden sie jedoch nicht, weil sie entweder die Werte in ihnen nicht sehen oder nicht verstehen, wie sie verwendet werden sollen, entweder teuer oder schwierig, und weitere 100.500. Aber diejenigen, die solche Werkzeuge selbst herausgefunden, gefunden oder geschaffen haben, haben mittelfristig bereits einen Vorteil.

Seit mehr als 10 Jahren entwickle ich IT-Produkte und -Lösungen, mit denen Unternehmen durch Automatisierung und digitale Transformation von Prozessen ihre Gewinne steigern können. Ich war an der Gründung eines Dutzend Startups beteiligt und habe Dutzende von Online-Tools erstellt, die von Hunderttausenden Menschen auf der ganzen Welt verwendet werden.

Hier ist ein gutes Beispiel in meiner Praxis, das die Vorteile der digitalen Transformation zeigt. Für eine kleine amerikanische Anwaltskanzlei haben mein Team und ich ein Tool zur Erstellung von Rechtsdokumenten entwickelt, mit dem Anwälte Dokumente schneller erstellen können. Später haben wir durch die Erweiterung der Funktionalität dieses Tools einen Onlinedienst erstellt und das Unternehmen vollständig verändert. Jetzt bedienen sie Kunden nicht nur in ihrer Stadt, sondern im ganzen Land. In drei Jahren ist die Kapitalisierung des Unternehmens um ein Vielfaches gewachsen.

In diesem Artikel werde ich Ihnen echte Erfahrungen bei der Schaffung eines transparenten Systems zur Überwachung grundlegender Geschäftsindikatoren mitteilen. Ich werde versuchen, den Wert der Verwendung digitaler Lösungen zu vermitteln. Ich werde zeigen, dass dies nicht schwierig und nicht immer teuer ist. Also lass uns gehen!

Wie alles begann

Wenn Sie etwas haben möchten, das Sie nie hatten, müssen Sie das tun, was Sie nie getan haben.
Coco Chanel

Meine Frau hatte es satt, im Mutterschaftsurlaub zu sitzen, und wir beschlossen, ein kleines Geschäft zu eröffnen - ein Kinderspielzimmer. Da ich mein eigenes Geschäft habe, ist der Ehepartner vollständig im Spielzimmer beschäftigt und ich helfe in strategischen Angelegenheiten und bei der Entwicklung.

Die Details der Unternehmensgründung sind eine völlig andere Geschichte. Bei der Datenerfassung und Analyse der Wettbewerber haben wir jedoch nicht nur die spezifischen Probleme dieses Unternehmens hervorgehoben, sondern auch die Probleme der internen Prozesse berücksichtigt, mit denen die meisten Wettbewerber nicht zu kämpfen hatten.

Zu meiner Überraschung hat im 21. Jahrhundert praktisch niemand CRM zumindest in irgendeiner Form durchgeführt, viele haben Aufzeichnungen schriftlich in Notizbüchern geführt. Gleichzeitig beschwerten sich die Eigentümer selbst darüber, dass die Arbeiter stahlen, Fehler bei der Berechnung machten und viel Zeit für das Nachzählen und Vergleichen mit Einträgen im Geschäftsbuch aufwenden mussten. Daten über Rüstungen und Ablagerungen gingen verloren, Kunden blieben aus für sie unverständlichen Gründen zurück.

Bei der Analyse der gesammelten Daten haben wir festgestellt, dass wir ihre Fehler nicht wiederholen möchten und ein transparentes System benötigen, das diese Risiken minimiert. Als erstes suchten wir nach vorgefertigten Lösungen, konnten jedoch unsere Anforderungen nicht vollständig erfüllen. Und dann habe ich beschlossen, mein System zu machen, wenn auch nicht perfekt, aber funktionierend und kostengünstig (fast kostenlos).

Bei der Auswahl eines Werkzeugs habe ich die folgenden Kriterien berücksichtigt: Es sollte kostengünstig sein, Flexibilität und Erschwinglichkeit aufweisen und einfach zu bedienen sein. Ich könnte ein vollständiges, leistungsfähiges und teures System für dieses Unternehmen schreiben, aber wir hatten wenig Zeit und ein kleines Budget. Außerdem haben wir bis zum Ende nicht verstanden, ob unser Projekt ausgelöst werden würde, und es wäre unvernünftig, viele Ressourcen für dieses System aufzuwenden. Zum Zeitpunkt des Testens der Hypothese habe ich mich daher entschlossen, mit MVP (Minimum Viable Product - das Minimum Viable Product) zu beginnen und in kürzester Zeit mit minimaler Investition eine funktionierende Version zu erstellen und diese schließlich zu ändern oder zu wiederholen.

Infolgedessen fiel meine Wahl auf Google-Dienste (Laufwerk, Blätter, Kalender). Die Hauptquelle für die Eingabe / Ausgabe von Informationen ist Google Sheets. Da meine Frau Erfahrung mit Tabellenkalkulationen hat, kann sie bei Bedarf selbst Änderungen vornehmen. Ich habe auch die Tatsache berücksichtigt, dass das Tool von Mitarbeitern verwendet wird, die möglicherweise nicht sehr gut mit einem Computer umgehen können, und es wird viel einfacher sein, ihnen das Eingeben von Daten in eine Tabelle beizubringen, als ihnen das Arbeiten mit einem speziellen Programm wie 1C beizubringen.

Die in die Tabellen eingegebenen Daten werden in Echtzeit geändert. Das heißt, Sie können jederzeit den Zugriff auf bestimmte Personen einschränken, wenn Sie die Situation des Unternehmens und die integrierte Sicherheit sehen können.

Gestaltung der Architektur und Datenstruktur

Ein Kinderspielzimmer bietet mehrere grundlegende Dienstleistungen.

• Ein Standardbesuch ist, wenn ein Kunde Zeit kauft, die er im Spielzimmer seiner Kinder verbringt.
• Betreuter Besuch - wenn ein Kunde Zeit im Spielzimmer seiner Kinder kauft und die Aufsicht extra bezahlt. Das heißt, der Klient kann das Kind verlassen und seinen Geschäften nachgehen, und der Zimmerarbeiter wird das Kind während der Abwesenheit des Elternteils beobachten und mit ihm spielen.
• Offener Geburtstag - Der Kunde mietet einen separaten Tisch zum Essen und zur Unterbringung der Gäste und bezahlt einen normalen Besuch im Spielzimmer, während der Raum normal funktioniert.
• Geschlossener Geburtstag - der Kunde mietet das gesamte Zimmer, das Zimmer akzeptiert während der Mietzeit keine anderen Kunden.

Für den Eigentümer ist es wichtig zu wissen, wie viele Personen den Raum besucht haben, wie alt, wie viel Zeit sie verbracht haben, wie viel Geld sie verdient haben, wie viel sie ausgegeben haben (es kommt häufig vor, dass der Administrator etwas kaufen oder für etwas bezahlen muss, zum Beispiel für Lieferung oder Wasser). Wie viele Geburtstage gab es?

Wie bei jedem IT-Projekt habe ich zunächst die Architektur des zukünftigen Systems durchdacht und die Datenstruktur entwickelt. Da die Ehefrau geschäftlich tätig ist, weiß sie alles, was sie sehen, kontrollieren und regieren muss, und handelt daher als Kunde. Gemeinsam haben wir ein Brainstorming durchgeführt und die Systemanforderungen erstellt, auf deren Grundlage ich über die Systemfunktionalität nachgedacht und die folgende Datei- und Ordnerstruktur in Google Drive erstellt habe:



Das konsolidierte Dokument enthält allgemeine Informationen zum Unternehmen: Einnahmen, Ausgaben, Analysen



Das Dokument „Aufwendungen“ enthält Informationen zu den monatlichen Aufwendungen des Unternehmens. Für mehr Transparenz, unterteilt in Kategorien: Bürokosten, Steuern, Personalkosten, Werbekosten, sonstige Kosten.


Monatliche Ausgaben


Übersichtstabelle der Ausgaben für das Jahr

Im Ordner "Umsatz" befinden sich 12 Google Sheets-Dateien, eine für jeden Monat. Dies sind die wichtigsten Arbeitsdokumente, die Mitarbeiter täglich ausfüllen. Sie enthalten eine obligatorische Dashboard-Registerkarte und Registerkarten für jeden Arbeitstag. Auf der Registerkarte Dashboard werden alle erforderlichen Informationen für den aktuellen Monat angezeigt, um ein schnelles Verständnis der Dinge zu erhalten. Außerdem können Preise festgelegt und Dienste hinzugefügt werden.


Registerkarte "Dashboard"


Täglicher Tab

Im Verlauf der Geschäftsentwicklung tauchten zusätzliche Bedürfnisse in Form von Rabatten, Abonnements, zusätzlichen Dienstleistungen und Veranstaltungen auf. Wir haben dies alles auch im Laufe der Zeit implementiert, aber dieses Beispiel zeigt die Basisversion des Systems.

Funktionserstellung

Nachdem ich die Hauptindikatoren herausgefunden und die Architektur und den Datenaustausch zwischen Entitäten durchgearbeitet hatte, begann ich mit der Implementierung. Zunächst habe ich im Ordner "Einkommen" ein Google Sheet-Dokument erstellt. Er erstellte zwei Registerkarten: das Dashboard und den ersten Tag des Monats, in den er die folgende Tabelle einfügte.


Hauptarbeitsblatt

Dies ist das Hauptarbeitsblatt, mit dem der Administrator arbeiten wird. Er muss nur die erforderlichen Felder (rot markiert) ausfüllen, und das System berücksichtigt unabhängig alle erforderlichen Indikatoren.

Um Eingabefehler und Bequemlichkeit zu reduzieren, wurde das Feld "Art des Besuchs" mit einer Dropdown-Liste der Dienste implementiert, die wir auf der Dashboard-Seite bearbeiten können. Fügen Sie dazu diesen Zellen eine Datenüberprüfung hinzu und geben Sie den Bereich an, von dem aus Daten abgerufen werden sollen.



Um das menschliche Versagen bei den Berechnungen zu reduzieren, habe ich eine automatische Berechnung der vom Kunden im Raum verbrachten Stunden und die Berechnung des zu zahlenden Geldbetrags hinzugefügt.

Dazu sollte der Administrator einfach die Ankunftszeit des Kunden (Spalte E) und die Abfahrtszeit (Spalte F) im Format HH: MM markieren. Um die Gesamtzeit zu berechnen, die der Kunde im Spielzimmer verbracht hat, verwende ich diese Formel:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8) 

Für die automatische Berechnung des Geldbetrags für die Nutzung der Dienste musste ich eine komplexere Formel verwenden, da der Preis einer Stunde je nach Art des Dienstes variieren kann. Daher musste ich die Daten mit der Funktion QUERY an die Servicetabelle auf der Dashboard-Seite binden:

 =ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0) 

Zusätzlich zu den Hauptaktionen habe ich zusätzliche Funktionen hinzugefügt, um unerwünschte IFERROR- oder ISBLANK-Fehler zu beseitigen, sowie die ROUNDDOWN-Funktion. Um mich nicht mit den kleinen Dingen herumzuschlagen, habe ich den endgültigen Betrag in Richtung Client abgerundet.

Neben dem Haupteinkommen (Mietzeit) gibt es beim Kinderspiel ein zusätzliches Einkommen in Form von Dienstleistungen oder dem Verkauf von Spielzeug, und die Mitarbeiter machen einige kleine Ausgaben, z. B. für Trinkwasser zu bezahlen oder Süßigkeiten für Komplimente zu kaufen. All dies muss ebenfalls berücksichtigt werden.

Daher habe ich zwei weitere Tablets hinzugefügt, in denen wir diese Daten korrigieren werden:



Um die Arbeit mit Tablets zu vereinfachen, habe ich sie eingefärbt und die Zellen bedingt formatiert.

Die Haupttabellen sind fertig. Jetzt müssen Sie die Hauptindikatoren in einer separaten Tabelle zusammenfassen, damit Sie deutlich sehen können, wie viel pro Tag verdient wurde und wie viel von diesem Geld zur Verfügung steht und welches auf der Karte steht.



Für die Gesamtberechnung des Geldes nach Zahlungsart habe ich wieder die Funktion QUERY verwendet:

 =QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''"»  «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''") 

Am Ende des Arbeitstages muss der Administrator nur die Einnahmen überprüfen und nicht manuell neu berechnen. Wir zwingen die Person nicht zu zusätzlichen Arbeiten, und der Eigentümer kann die Situation jederzeit betrachten und kontrollieren.

Alle erforderlichen Tabellen sind fertig. Duplizieren Sie jetzt einfach die Registerkarte für jeden Tag, nummerieren Sie sie und erhalten Sie Folgendes.



Großartig! Fast alles ist fertig, es bleiben alle Hauptindikatoren für den Monat auf der Registerkarte Dashboard angezeigt.

Um den Gesamtbetrag des Einkommens pro Monat zu erhalten, können Sie die folgende Formel schreiben

 ='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+ '12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+ '22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1 

Dabei ist D1 die Zelle mit den täglichen Einnahmen und '1', '2' usw. der Name der Registerkarte. Genauso bekomme ich Daten über zusätzliche Einnahmen und Ausgaben.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit habe ich beschlossen, den Gesamtertrag nach Kategorien anzuzeigen. Dazu musste ich auf allen Registerkarten eine komplexe Auswahl und Gruppierung vornehmen und dann leere und unnötige Zeilen filtern und entfernen.


Rentabilität nach Kategorien

Das Tool zur Grundeinkommensabrechnung ist fertig. Jetzt duplizieren Sie einfach die Datei für jeden Monat des Jahres.

Nachdem ich das Tool zur Einkommensabrechnung und -kontrolle erstellt hatte, begann ich mit der Erstellung einer Aufwandsentabelle, in der alle monatlichen Ausgaben berücksichtigt werden: Miete, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuern, Einkauf von Waren und andere Ausgaben.

Im Ordner des laufenden Jahres erstellte er ein Google Sheet-Dokument und fügte 13 Registerkarten, ein Dashboard und zwölf Monate hinzu.


Registerkarte "Dashboard"

Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurden auf der Registerkarte Dashboard alle erforderlichen Informationen zu den Finanzausgaben für das Jahr zusammengefasst.

Und in jedem Tab des Monats habe ich eine Tabelle erstellt, in der wir alle Ausgaben des Unternehmensgeldes nach Kategorien auflisten.


Registerkarte Monat

Es hat sich als sehr praktisch herausgestellt. Jetzt können Sie alle Ausgaben des Unternehmens anzeigen und steuern und bei Bedarf die Historie einsehen und sogar Analysen durchführen.

Da sich die Informationen zu Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Dateien befinden und die Überwachung nicht sehr bequem ist, habe ich beschlossen, eine Datei zu erstellen, in der alle relevanten Informationen zusammengefasst sind, die der Eigentümer zur Kontrolle und Verwaltung des Unternehmens benötigt. Ich habe diese Datei "Konsolidiert" genannt.


Übersichtstabelle

In dieser Datei habe ich eine Tabelle erstellt, die monatliche Daten von Tabellen empfängt. Dazu habe ich eine Standardfunktion verwendet:

 =IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1") 

Dabei ist das erste Argument die ID des Dokuments und der zweite Parameter der importierte Bereich.

Dann brachte er den jährlichen Saldo zusammen: wie viel verdient wurde, wie viel ausgegeben wurde, welcher Gewinn, welche Rentabilität. Visualisierte die notwendigen Daten.

Und damit der Geschäftsinhaber alle Daten an einem Ort sehen und nicht durch die Dateien laufen kann, habe ich die Möglichkeit integriert, jeden Monat des Jahres auszuwählen und die Hauptindikatoren in Echtzeit anzuzeigen.

Zu diesem Zweck habe ich eine Reihe von Monats- und Dokument-IDs erstellt



Dann habe ich mit "Daten -> Datenüberprüfung" eine Dropdown-Liste erstellt, den Bereich der Verknüpfung angegeben und den Import mit einer dynamischen Verknüpfung zum Dokument konfiguriert

 =IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8") 

Fazit

Wie Sie sehen, ist die Verbesserung der Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht so schwierig, wie es scheint, und Sie benötigen hierfür keine Superfähigkeiten. Natürlich hat dieses System eine große Anzahl von Nachteilen, und mit dem Wachstum des Geschäfts wird es unmöglich sein, es zu verwenden, aber für ein kleines Unternehmen oder zu Beginn beim Testen einer Hypothese ist dies eine ausgezeichnete Lösung.

Dieses Spielzimmer arbeitet seit dem dritten Jahr an dieser Entscheidung. Erst in diesem Jahr, wenn wir alle Prozesse bereits klar verstehen, kennen wir unseren Kunden und den Markt. Wir haben uns entschlossen, ein vollständiges Online-Business-Management-Tool zu erstellen. Demo-App auf Google Drive

PS

Es ist nicht sehr praktisch, Google-Tabellen zu verwenden, um Ihr Unternehmen zu überwachen, insbesondere von Ihrem Telefon aus. Deshalb habe ich eine PWA-Anwendung erstellt , die alle wichtigen Geschäftsindikatoren in einem praktischen Format in Echtzeit anzeigt